II. Quy Trình X ut Khu Nơng n
2.5 Làm th tc Hi quan
Do chính sách khuy n khích đ y m nh xu t kh u c a Nhà n c nên th t c H i quan t ng đ i nhanh g n.
*L p t khai H i quan
Nhân viên chi nhánh đánh máy đ y đ vào các n i dung c a các m c trong t khai hàng xu t kh u ph n dành cho ng i khai H i quan, chú ý khơng đ c ghi tr c s t khai. Hàng xu t kh u thu c di n mi n thu , thu su t b ng 0% nên chi nhánh khơng ph i áp mã tính thu , khi hồn t t n i dung khai báo thì giám đ c chi nhánh ký tên, đĩng d u vào t khai.
Ti p theo, nhân viên ph trách s chu n b b ch ng t đ đ ng ký t khai g m: 02 Gi y ti p nh n h s (theo m u c a H i quan)
02 T khai H i quan
03 Phi u đĩng gĩi (b n chính) 01 Hĩa đ n th ng m i
01 H p đ ng ngo i th ng (sao y b n chính)
01 Gi y ch ng nh n đ ng ký kinh doanh (sao y b n chính) V i nh ngtr ng h p sau c n b sung:
01 B n sao h p đ ng u thác (n u chi nhánh nh n xu t kh u u thác)
01 b n sao kèm b n chính v n b n cho phép xu t kh u c a b chuyên ngành c p (đ i v i nh ng m t hàng thu c di n qu n lý chuyên ngành)
* ng ký t khai H i quan
Sau khi chu n b đ y đ b ch ng t , nhân viên mang b ch ng t đ n H i quan c a kh u Cát Lái đ đ ng ký t khai. Nhân viên đánh d u nh ng gi y t c n thi t ph i n p vào 02 phi u ti p nh n h s H i quan và n p cùng b ch ng t t i phịng ti p nh n t khai. T i đây nhân viên H i quan s ki m tra h s đã đ y đ hay ch a,
ki m tra n i dung khai báo trên t khai, ki m tra s đ ng b , tính chân th c c a b ch ng t . Ki m tra xong, n u th y n i dung chi nhánh khai báo là chính xác khơng cĩ v n đ gì thì nhân viên H i quan đĩng d u “ Ã TI P NH N T KHAI” và ghi s t khai lên phi u ti p nh n h s , tr l i nhân viên chi nhánh 01 phi u đ đem
đ n phịng thu phí H i quan đ n p l phí, l y 02 biên lai thu l phí. Cu i cùng nhân viên H i quan chuy n b h s cho b ph n ki m hố. *Ki m hố
M t hàng nơng s n thu c di n mi n ki m tra nên khơng ph i ki m hố cho lơ hàng. Sau khi nhân viên chi nhánh xu t trình biên lai n p l phí H i quan, Phĩ chi c c tr ng xem xét h s , quy t đ nh hình th c ki m tra là mi n ki m tra sau đĩ
đĩng d u “HÀNG MI N KI M TRA, HÀNG HỐ C THƠNG QUAN THEO N I DUNG KHAI C A NG I KHAI H I QUAN” và giao Seal cho nhân viên chi nhánh đ b m seal vào container.
Cơng vi c cu i cùng c a phịng đ ng ký ki m hố là ký tên, đĩng d u “ Ã LÀM TH T C H I QUAN”, ghi rõ ngày tháng vào m c 26 c a t khai, m c này do Phĩ c c tr ng chi c c H i quan c a kh u Cát Lái th c hi n, cịn m c 27 do C c tr ng c c H i quan Cát Lái đĩng d u, ghi rõ h tên vào ph n xác nh n th c xu t,
đ i di n chi nhánh ký tên xác nh n vào m c 22, lúc này H i quan m i tr t khai l i cho nhân viên chi nhánh.
2.6 Giao hàng cho ng i v n t i
Sau khi nh n l i t khai, nhân viên chi nhánh đem t khai đ n phịng đ ng ký tàu xu t t i trung tâm đi u đ khu xu t đ h ki m tra vào s tàu, sau đĩ ghi tên
đĩng d u “ Ã VÀO S TÀU” vào t khai hàng xu t kh u và tr l i cho nhân viên chi nhánh.
n đây thì cơng vi c làm th t c H i quan và vi c giao hàng cho tàu hồn t t.
2.7 L y v n đ n
Sau khi cĩ chính xác s container, s seal, s hàng th c xu t, nhân viên chi nhánh s fax b n nháp v n đ n đ n đ i lý hãng tàu đ h l p v n đ n g c cho chi nhánh. N i dung ghi trên vân đ n ph i th c s chính xác tuy t đ i v i các ch nh t khác trong b ch ng t thanh tốn, v i yêu c u c a L/C đ tránh tình trang b ngân hàng t ch i thanh tốn khi xu t trình b ch ng t .
Nhân viên chi nhánh s đ n đ i lý hãng tàu đ nh n v n đ n, đĩng l phí c p v n đ n. H s c p 03 b ng v n đ n g c cĩ đĩng d u ORIGINAL và 01 b n sao v n đ n. T t c đ u là v n đ n s ch.
2.8 Xin gi y ch ng nh n xu t x
Sau khi l y đ c v n đ n, nhân viên chi nhánh l p h s xin C/O form A g m: n xin c p gi y ch ng nh n xu t x C/O form A theo m u, chi nhánh ph i đi n đ y đ n i dung vào gi y, các mã s và s C/O đ n v đ c phịng Th ng m i và Cơng nghi p (VCCI) c p khi chi nhánh đ ng ký xin C/O l n đ u tiên, cu i cùng giám đ c chi nhánh ký tên, đĩng d u xác nh n n i dung khai báo.
Phi u đĩng gĩi Hĩa đ n th ng m i
H p đ ng ngo i th ng (sao y b n chính)
C/O 01 b n chính, 03 b n ph đ c chi nhánh mua s n ghi các n i dung c n thi t tr c khi n p
B n sao v n đ n đ ng bi n (Bill of Lading) kèm b n g c đ i chi u T khai H i quan đã làm th t c H i quan (sao y b n chính) kèm b n g c
đ i chi u
Phi u n p/ nh n h s t i VCCI HCM cĩ ghi rõ các gi y t nhân viên n p.
H s đ c n p t i Phịng Th ng M i và Cơng Nghi p Vi t Nam chi nhánh TP. HCM, s 171 Võ Th Sáu, qu n 3. Nhân viên c a c quan này s ki m tra tính h p l , chân th c c a b h s nh m tránh vi c c p kh ng C/O.
N u chi nhánh ký h p đ ng ngo i th ng thanh tốn b ng L/C, khi xin c p C/O nhi nhánh yêu c u VCCI ghi lùi ngày c p, t c ngày c p C/O ph i tr c ngày v n
đ n nh m tránh tr ng h p b ngân hàng t ch i thanh tốn vì lý do là L/C đã m
đ c áp d ng “Quy t t th ng nh t v tín d ng ch ng t UCP 500” do Phịng Th ng M i Qu c T ban hành, quy đ nh ngày c p C/O ph i tr c ho c trùng v i ngày v n đ n. N u thanh tốn b ng ph ng th c nh thu thì khơng c n lùi ngày vì theo “Quy t t th ng nh t v nh thu URC 522” quy đnh ngày c p C/O cĩ th trùng ho c sau ngày v n đ n.
Khi ki m tra xong nh n th y khơng cĩ v n đ gì, nhân viên ki m tra s ký tên
đĩng d u, tr l i phi u n p/ nh n h s cho nhân viên chi nhánh và h n hơm sau t i
l y C/O. khi đ n l y C/O, nhân viên chi nhánh n p l i phi u n p/ nh n h s t i phịng c p C/o đ phịng này ki m tra, đ a gi y thơng báo n p l phí c p C/O, nhân viên chi nhánh s đ n phịng n p l phí, l y biên lai tr v phịng c p C/O h m i c p C/O form A ch ng nh n hàng hố cĩ ngu n g c xu t x t i Vi t Nam cho chi nhánh g m 01 b n g c g i cho nhà nh p kh u và 01 b n sao l u l i.
2.9 Thơng báo k t qu giao hàng
Sau khi cĩ đ y đ các ch ng t g i hàng g m Bill of Lading, C/O, Packing List, Comercial Invoice, gi y ch ng nh n ki m d ch, th i gian tàu ch y, th i gian d ki n tàu đ n, chi nhánh s thơng báo cho nhà nh p kh u bi t k t qu giao hàng đ h chu n b các cơng vi c c n thi t đ nh n hàng khi tàu đ n, đ c bi t là chu n b b ti n thanh tốn cho chi nhánh khi b ch nh t đ c ngân hàng g i t i.
2.10 L p b ch ng t thanh tốn
Sau khi ngân hàng c a phía chi nhánh (Vietcombank) ki m tra tính h p l c a b ch ng t v i nh ng đi u kho n và đi u ki n c a th tín d ng s đánh đi n địi ti n ngân hàng đ c ch đ nh trong th tín d ng hay ngân hàng phát hành. Trên đi n
địi ti n Vietcombank ph i xác nh n tính h p l c a b ch ng t và g i ngay b
ch ng t này đ n ngân hàng đ c ch đnh trong th tín d ng hay ngân hàng phát hành.
Vì v y sau khi giao hàng l y v n đ n, xin C/O, gi y ki m d ch th c v t…chi nhánh ti n hành l p b ch ng t theo yêu c u trong h p đ ng ngo i th ng c a nhà nh p kh u.
B ch ng t g m
Invoices (hố đ n th ng m i) Bill of lading (v n đ n)
Certificate origin form A (gi y ch ng nh n xu t x hàng hố) Packing list (phi u đĩng gĩi)
Phytosanitary certificate (gi y ch ng nh n ki m d ch th c v t) Certified weight list (ch ng nh n tr ng l ng)
2.11 Quy t tốn
K t thúc h p đ ng, đ bi t hi u qu c a rh ng v đĩ, chi nhánh th c hi n quy t tốn các chi phí cĩ liên quan nh chi phí v n t i n i đa, ti n hàng ch a tr h t cho b n hàng, đ ng th i theo dõi, gi i quy t các khi u n i v hàng hố (n u cĩ).
CH NG III: M T S NH N XÉT, GI I PHÁP VÀ KI N
NGH NH M Y M NH HO T NG KINH DOANH T I
CHI NHÁNH
I. Nh n Xét
Dù m i đi vào ho t đ ng t tháng 11/2004 nh ng trong th i gian qua chi nhánh
đã cĩ nhi u c g ng s p x p, c ng c b máy t ch c; phát huy nh ng l i th s n cĩ
nh ngu n nhân l c; kh n ng huy đ ng v n; c s v t ch t; đ y m nh ho t kinh doanh, ti p th và đã đ t đ c nh ng thành qu nh t đ nh, t ng kh n ng c nh tranh trên th ng tr ng. Hi n t i, chi nhánh đang áp d ng ph ng th c tìm ki m khách hàng thơng qua m ng Internet và chào hàng thơng qua email nên ti t ki m đ c chi phí và cĩ hi u qu .
Tuy nhiên bên c nh đĩ chi nhánh cịn g p ph i nh ng h n ch , khĩ kh n, cĩ th th y rõ nh t là đ i ng nhân viên ít so v i kh i l ng cơng vi c ngày càng nhi u, c th là m t nhân viên kinh doanh ph i làm nhi u vi c t khâu nh p hàng vào kho đ n c vi c marketing nghiên c u th tr ng, tìm ki m khách hàng và ti p theo là xu t kh u hàng hố. i u này s d n đ n vi c b ph n kinh doanh khơng cĩ đ nhân l c, th i gian đ ti n hành nghiên c u k l ng, chuyên sâu vào th tr ng, khách hàng, t đĩ nh ng d báo v c h i c ng nh r i ro khơng chính xác và cĩ th ch m tr . M t v n đ h n ch th hai là hi n nay các m t hàng nơng s n ch y u xu t qua Hàn Qu c, Trung Qu c, An , đây là nh ng th tr ng t ng đ i d tính tuy nhiên cơng tác tìm ki m khách hàng đ cung ng v n ch a đáp ng đ c s mong đ i c a chi nhánh và c a cơng ty.
V n đ v v n c ng là m t v n đ đáng quan tâm. S h n ch m c v n vay c a cơng ty áp d ng cho chi nhánh đã tr thành rào c n, gây khĩ kh n cho chi nhánh khi ph i th c hi n h p đ ng cĩ giá tr l n.
V v n đ marketing, do chi nhánh ch a cĩ b ph n marketing và c ng do nhân s ít nên cơng tác marketing ch a đ t hi u qu , cơng tác tìm ki m khách hàng ch d a vào m ng Internet, email và thơng qua các khách hàng thân thu c. H n n a, vi c d đốn tình hình th tr ng, tình hình các m t hàng ch d a vào báo đài và
nh ng tin t c t th tr ng nên ch cĩ tác d ng trong ng n h n nên đĩ c ng tr thành m t đe do cho chi nhánh khi cĩ bi n đ ng giá c đ t ng t.
Bên c nh các y u t n i t i nh trên thì ho t đ ng kinh doanh c a chi nhánh hi n nay ph i ch u s qu n lý c a cơng ty. Khi mu n kinh doanh thêm ngành hàng m i ho c vay v n, ký h p đ ng cĩ giá tr l n h n giá tr cơng ty quy đnh, chi nhánh ph i báo cáo và đ c cơng ty phê duy t b ng v n b n m i đ c phép th c hi n, chi nhánh m t nhi u th i gian cho nh ng ho t đ ng này.
Ngồi s qu n lý c a cơng ty là s qu n lý c a Nhà n c. Quá trình xu t nh p kh u ph i tuân theo các v n b n pháp lý đi u hành kinh doanh xu t nh p kh u. Cách làm vi c khơng th ng nh t, đ n c nh tr ng h p n p h s làm th t c, cĩ nhân viên yêu c u n p gi y phép kinh doanh và c b n sao đ đ i chi u, c ng cĩ nhân viên yêu c u ch c n b n sao y là đ , ho c tr ng h p nhân viên h i quan, nhân viên c a c ng xu t hàng yêu c u ph i cĩ chi phí b i d ng, n u khơng s gây khĩ kh n kéo dài th i gian thơng quan, ho c nh vi c phân b nhân viên ki m hố ch m làm cho vi c ki m hố kéo dài.
II. Gi i Pháp Và Ki n Ngh
1. K t C u Hàng Xu t Kh u
T khi thành l p và chính th c đi vào ho t đ ng đ n nay, chi nhánh ch kinh doanh các m t hàng đã đ ng ký v í cơng ty, nh ng ngành ngh này khơng đ đáp
ng đ y đ nhu c u ngày càng đa d ng c a th tr ng l n khách hàng. Vì v y ngồi vi c kinh doanh nh ng m t hàng truy n th ng c a mình chi nhánh c n đa d ng k t c u m t hàng xu t kh u đ thúc đ y ho t đ ng th ng m i.
Chi nhánh cĩ th nh m vào các m t hàng cao su ho c các m t hàng th cơng m ngh , g m s v n đang đ c ng i n c ngồi a chu ng và tìm mua khi du l ch t i Vi t Nam, đ c bi t nên nh m vào các m t hàng mang b n s c v n hố dân t c nh tranh thêu, l a t t m, đ n i th t, v t d ng làm t g , s i đay, l c
bình…nh ng m t hàng này r t khĩ b t ch c cơng ngh s n xu t nên s h n ch
đ c s b t ch c c nh tranh c a đ i th t i th tr ng n c ngồi mà chi nhánh
Cơng ty cĩ th th c hi n thơng qua các bi n pháp:
H p tác, liên k t v i các c s s n xu tcác m t hàng này đ cĩ ngu n hàng xu t kh u ho c tìm ki m các doanh nghi p s n xu t nh ng khơng cĩ kh n ng xu t kh u.
Tìm mua các m t hàng này,đi u này c ng cĩ ngh a là chi nhánh ph i cĩ ngu tài chính l n, b sung đ i ng nhân viên n ng đ ng, nhi t tình, gi i chuyên mơn, linh ho t trong cơng tác thu mua hàng.
2. Ch t L ng Hàng Xu t Kh u
Ch t l ng hàng hố nh h ng tr c ti p đ n doanh thu, l i nhu n và c uy tín c a chi nhánh trên th tr ng. Ch t l ng đĩng vai trị r t quan tr ng trong vi c tái ký k t h p đ ng ngo i th ng, h p tác kinh doanh lâu dài v i đ i tác n c ngồi, thâm nh p và m r ng th tr ng, ví v y c n chú tr ng đ n vi c cung c p nh ng m t hàng cĩ ch t l ng t t cho khách hàng b ng cách c ng c m i quan h t t đ p gi a chi nhánh và các cơng ty trung gian đ cĩ ngu n hàng n đ nh, cĩ ch t l ng t t, đ ng đ utrong tồn b lơ hàng nh p. Cĩ th th c hi n vi c tr g i đ u ti n hàng tr c đ đ m b o h giao hàng cĩ ch t l ng t t và s l ng n đnh.
3. i Tác
Vi c ch n l a đ i tác là m t cơng tác c n quan tâm chú ý đ n hàng đ u. N u