Sau khi phân tích về những thuận lợi cũng như khó khăn của Vithaco – Hồ Chí Minh có thể thấy rằng để hoạt động tốt hơn trong thời gian tới công ty phải tự khách quan đánh giá những ưu điểm của mình và phát huy nó, đồng thời khắc phục những hạn chế, yếu kém đang tồn tại. Bên cạnh đó, xin đưa ra một số giải pháp cụ thể như sau:
3.3.1.Thành lập bộ phận Marketing
Hoạt động kinh doanh trong một xã hội đa thị trường, đa hàng hóa, đa nhu cầu như hiện nay địi hỏi các doanh nghiệp ngồi làm tốt vai trị kinh doanh của mình cũng cần phải chú trọng đến khâu Marketing. Vithaco – Hồ Chí Minh đang trong giai đoạn tái cơ cấu và chưa có bộ phận thực hiện hoạt động Marketing cho công ty nên bộ phận này khi thành lập cần đáp ứng yêu cầu là cơ cấu gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn phải thực hiện được các chức năng chính.
Cụ thể kế hoạch là chỉ thành lập một bộ phận gồm 2 người chịu trách nhiệm về mảng Marketing thay vì thành lập phịng Marketing như những công ty khác. Nhân viên sẽ được tuyển chọn thông qua nộp đơn và phỏng vấn, yêu cầu là những người có khả năng về vi tính, ngoại ngữ và có sự am hiểu khái quát về kinh doanh xuất nhập khẩu. Công việc của bộ phận này bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch Marketing và tham vấn Ban Giám đốc để có sự điều chỉnh và cùng phối hợp thực hiện
- Cập nhật các thông tin về công ty, các sản phẩm lên trang web thường xuyên để quảng bá về hình ảnh cơng ty đến khách hàng
- Gửi thư chào hàng đến các khách hàng để tìm kiếm thêm những đối tác mới và mở rộng thị trường đặc biệt là các nước châu Âu, Trung Đông
- Nắm bắt thông tin về thị trường xuất khẩu như giá cả, sản phẩm của các công ty nội địa hay thị hiếu của người tiêu dùng nhằm tăng tính hiệu quả trong q trình đàm phán và ký kết hợp đồng
- Nghiên cứu, tổng hợp các thơng tin về thuế quan, chính sách ngoại thương hay quy chế xuất khẩu của Nhà nước và nước đối tác
- Đăng ký tham gia các Hội chợ triễn lãm hàng hóa quốc tế để tiếp cận gần hơn với khách hàng mục tiêu và học hỏi kinh nghiệm của các công ty khác.
3.3.2.Đầu tư tổ chức đội xe chuyên chở
Do ảnh hưởng của lạm phát mà các chi phí đầu vào đều tăng cao đó là điều khơng thể tránh khỏi và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đều chịu ảnh hưởng. Nhưng để chủ động hơn trước những biến động của thị trường công ty cần đầu tư tổ chức đội xe chuyên chở riêng để phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa từ kho ra cảng nhằm giảm bớt chi phí th phương tiện vận tải ngồi như vẫn tiến hành từ trước tới giờ.
Việc tổ chức đội xe chuyên chở riêng cơng ty có thể liên kết với các hợp tác xã vận tải, ưu điểm của hình thức này là có sẵn đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và thơng thạo đường sá đồng thời tiết kiệm chi phí mua và quản lý phương tiện nhưng nhược điểm là quy trình hạch tốn phức tạp và mức độ an tồn, tin cậy trong q trình vận chuyển hàng hóa khơng được đảm bảo. Vì vậy, cơng ty cần xem xét và lập kế hoạch cụ thể trước khi có quyết định thành lập đội xe này.
3.3.3.Tăng cường huy động và quản lý vốn
Nguồn vốn có vai trị quan trọng trong việc giúp công ty phát triển hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng phục vụ. Những khó khăn do hạn chế về vốn mang lại như đã phân tích ở trên có thể được cải thiện phần nào theo 2 cách sau:
Thứ nhất, cơng ty có thể liên doanh, liên kết với một số đơn vị sản xuất trong nước hay với các đơn vị xuất khẩu khác. Điều này có thể giúp cơng ty chủ động trong sản xuất và hạn chế những rủi ro biến động về nguồn hàng.
Thứ hai, cơng ty có thể phát hành cổ phiếu để tranh thủ nguồn vốn từ các cổ đơng bởi vì sau gần 20 năm hoạt động cơng ty đã được nhiều người biết đến và tín nhiệm. Nguồn vốn này sẽ hỗ trợ tốt cho các kế hoạch và hoạt động của công ty.
3.3.4.Tiết kiệm chi phí trong quy trình nghiệp vụ
Trong quy trình thực hiện xuất khẩu theo một đơn hàng bao gồm rất nhiều công đoạn khác nhau và làm phát sinh nhiều khoản chi phí cho doanh nghiệp xuất khẩu. Với một cơng ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này như Vithaco thì việc quản lý các khoản chi phí trên là hồn tồn có thể nhưng trên thực tế những năm gần đây cho thấy sự thiếu khoa học trong việc thống kê và tổng hợp các khoản chi phí này. Chính vì vậy xin đưa ra một số giải pháp như sau:
- Khi gửi bảng báo giá cho khách hàng cần tính tốn sự chênh lệch giá có thể phát sinh từ thời điểm này cho đến khi thực hiện hợp đồng chứ không nên làm theo một khung giá thống nhất áp dụng cho nhiều năm như hiện nay. Cụ thể là chênh lệch về giá mua và giá bán, chi phí vận tải, làm thủ tục thông quan, giao nhận chứng từ, thanh tốn…
- Khi ký kết hợp đồng, đa số cơng ty xuất khẩu theo điều kiện FOB nên giá xuất khẩu có sự khác biệt giữa các thị trường, nguyên nhân là do điều kiện sản xuất và cước phí. Chính vì vậy, để tiết kiệm chi phí và chủ động trong q trình vận chuyển cơng ty nên ký các hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CFR hoặc CIF.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng cần chú ý đến các chi phí như thư từ, điện thoại, fax… vì những chi phí này tuy nhỏ nhưng rườm rà nếu hạn chế được có thể giúp tạo ra một phong cách làm việc gây ấn tượng tốt với đối tác.
- Tìm kiếm những cơ hội kinh doanh và tiến hành ký kết các hợp đồng thơng qua thương mại điện tử. Đây là hình thức cịn khá mới ở Việt Nam nhưng có ưu điểm là nhanh chóng, khơng cần qua trung gian mơi giới nên tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và giấy tờ phức tạp. Thêm nữa là khi tiến hành thanh tốn cũng chính xác hơn, cơng ty có thể nhanh chóng hu hồi vốn tuy nhiên hình thức này cũng có một số rủi ro nhất định cho nhà xuất khẩu. Chính vì vậy để áp dụng hình thức này cơng ty cần có những nhân viên thông thạo và am hiểu về thương mại điện tử.
Năm 2005, Vithaco – Hồ Chí Minh có thực hiện tái tái cơ cấu và tiến hành thuyên chuyển một số nhân viên của mình ra làm việc tại các chi nhánh khác và tại cơng ty do lúc đó khối lượng công việc chưa nhiều. Nhưng từ năm 2006, khi Vithaco – Hồ Chí Minh có sự thay đổi Giám đốc mới tình hình kinh doanh tại đây cũng tăng dần. Số lượng container xuất khẩu trong một tháng có thể lên đến 40 cont, vì vậy cần có sự linh hoạt trong phân cơng cơng việc. Cụ thể là cần tăng thêm 2 nhân viên làm chứng từ và 1 nhân viên lo về thủ tục hải quan và những nhân viên này sẽ được điều động từ các chi nhánh hoặc tổng cơng ty về. Sự điều chỉnh này có thể thực hiện trong ngắn hạn, tiết kiệm chi phí và sẽ góp phần cải thiện áp lực cơng việc hiện tại cho các nhân viên của phòng kinh doanh.