1. Biên tập nội dung
1.1 Nội dung dạng text
- Những nội dung khá dài hay cần biên tập kỹ nên lập thàng dạng file hoàn chỉnh với font unicode ( Arial hay Times new roman) . Các file có sẵn từ font VNI phải được convert qua unicode.
- Khi dán thông tin từ file phải gỡ bỏ các định dạng word .
- Khi thấy yêu cầu loại bỏ định dạng word thì chọn OK không chọn Cancel
- Dán thông tin vào hộp thoại “Dán với định dạng word” rồi click “ gỡ bỏ các định dạng style “ và không chọn “chấp nhận các địng dạng font”, sau đó mới chọn Đồng ý.
Trong trường hợp cần dán một biểu bảng excel, cần kiểm tra và chỉnh sửa kích thước biểu bảng cho phù hợp. Biểu bảng word nên hạn chế dán vào vì dễ làm hư giao diện ( khi dán một file word có biểu bảng, nếu thấy giao diện bị “banh “ rộng ra đó là do biểu bảng, phải bỏ đi và tạo table ngay tại website hoặc excel).
1.2 Nội dung dạng hình ảnh
- Việc chuẩn bị hình ảnh rất cần phải lưu ý. Vì website thường chứa khá nhiều hình ảnh, thậm chí cả film ngắn nên dung lượng rất lớn .
- Dung lượng của hình ảnh làm ảnh hưởng nhiều đến tốc độ truy cập, thậm chí phát sinh lỗi.
- Hình ảnh phải được cắt chỉnh phù hợp về kích thước đưa lên, ngay cả khi đưa lên ở cửa sổ mới cũng không nên rộng quá 800 pixel.
- Tùy theo vị trí muốn đưa lên mà hình ảnh cắt ra cho phù hợp.
- Sau khi chỉnh sửa vừa ý, lưu lại ở chế độ “save for web”, chất lượng “high” đuôi .JPEG là tốt nhất.
2. Thời gian làm việc
Để đảm bảo an toàn cho website, hệ thống quy định thời gian làm việc cho mỗi thao tác cập nhật của người admin là không quá 30 phút. Nếu sau 30 phút mới đặt lệnh “cập nhật” cho thao tác thì sẽ không có kết quả. Đó là tình trạng “hết giờ” .
“Hết giờ” (timeout) thường xảy ra trong các trường hợp sau :
1. Do chưa chuẩn bị kỹ thông tin, nên khi muốn đăng tin tức hay cập nhật sản phẩm, người admin quay ra tìm thêm thông tin, hình ảnh, chỉnh sửa hình ảnh, đôi khi ngồi thiết kế mới, thậm chí đi chụp ảnh. Khi có thông tin, thấy trang web vẫn còn trong tình trang đã login nên lại tiếp tục cập nhật thêm thông tin vào đó rồi chọn update. Nếu bị timeout sẽ không có kết quả, mất luôn cả phần phía trên, phải làm lại.
2. Cập nhật thông tin bằng cách soạn trực tiếp lên web, nhưng do thông tin quá dài, phải tập trung suy nghĩ và tận tụy làm quá lâu (“không để ý”) đến khi update thì mất tiêu luôn, làm lại cũng khó khăn vì đó là ý nghĩ bị trôi qua. Do đó nên vừa làm vừa update, sau đó vào edit lại, làm tiếp.
3. Do bận đột xuất việc khác nên bỏ dở, sau đó quay lại làm tiếp, nhưng khi update thì không được, phải làm lại.
3. Chỉnh sửa, bỏ thông tin
- Khi đưa thông tin sai hoặc thông tin test, sau đó muốn chỉnh sửa hay bỏ đi làm lại, admin có thể chọn bỏ hay chỉnh sửa (edit) thông tin.
- Lưu ý bỏ thông tin không thực hiện bằng cách delete trang hay module. Trang có thể còn liên kết với trang khác . Còn các module đã cài lên cho website thường có giá trị sử dụng hợp lý và có khi liên kết rất phức tạp, nếu bỏ 1 cái có thể gây lỗi toàn hệ thống.
- Cần phải tuân theo hướng dẫn sử dụng của từng module đã được hướng dẫn chi tiết . Chỉnh sửa hay bỏ đi trực tiếp thông tin đó tại chỗ mà nó được đưa vào . Còn module hay trang thể hiện thông tin đó có thể chỗ khác và còn dùng cho nhiều thông tin khác nữa.