3.3 Các giải pháp để vận dụng kế toán quản trị tại Samyang
3.3.3. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
3.3.3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản hiện tại
Khi chuyển sang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho, đề nghị công ty hủy bỏ các tài khoản sau:
61110: mua nguyên vật liệu. 61120: mua công cụ, dụng cụ. 63100: Giá thành sản xuất.
(do các tài khoản này chỉ sử dụng trong hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Ngồi ra, cơng ty cần phải mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản mục chi phí phát sinh trong chi phí bán hàng. Hiện tại khoản mục chi phí bán hàng được cơng ty theo dõi chung tất cả các loại chi phí trên tài khoản 64100.
Chi phí bán hàng hiện tại ở công ty gồm 2 khoản mục chủ yếu là: chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu và lương nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu. Vì thế tác giả đề nghị cơng ty mở thêm hai tài khoản để theo dõi các loại chi phí này: tài khoản 64110 “Chi phí vận chuyển”, tài khoản 64120 “lương bộ phận xuất nhập khẩu”.
3.3.3.2. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống tài khoản cho kế tốn quản trị tại cơng ty sẽ tận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tài chính hiện có và xây dựng cho phù hợp yêu cầu của kế toán quản trị. Hệ thống tài khoản phải phản ánh được chi phí phát sinh thuộc loại nào, biến phí hay định phí, phát sinh ở đâu và cho loại sản phẩm nào.
Qui tắc mã hóa hệ thống trong kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam được thiết kế theo thứ tự như sau:
Mã tài khoản.mã loại chi
phí. mã trung tâm trách nhiệm. mã sản phẩm
-Mã tài khoản: sử dụng hệ thống tài khoản cấp ba đã được sử dụng tại cơng ty
-Đối với mã loại chi phí được ký hiệu: 1 - biến phí, 2 - định phí
-Mã trung tâm trách nhiệm: dựa vào mã trung tâm trách nhiệm ở phần xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm (được trình bày ở trang 73).
-Đối với mã sản phẩm: tận dụng mã loại sản phẩm đã được Nike In-house Incorporation cho từng loại hàng. Hiện tại công ty đang sản xuất 62 loại giày khác nhau, trong mỗi loại giày lại có nhiều chủng loại khác nhau.
Theo qui tắc trên, việc thiết kế tài khoản kế toán quản trị khi xuất nguyên liệu chính cho xưởng outsole (xưởng đế) để sản xuất loại sản phẩm Air Wave, thì tài khoản chi phí ngun vật liệu trực tiếp được minh họa như sau:
62100.1.13.310218-661
3.3.4. Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán3.3.4.1. Hệ thống sổ sách 3.3.4.1. Hệ thống sổ sách
Về hệ thống sổ sách kế tốn quản trị khơng bắt buộc lập theo mẫu qui định. Căn cứ vào mục đích quản lý của các nhà quản trị, kế tốn quản trị sẽ lập ra một
hệ thống sổ sách để theo dõi và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Hệ thống sổ sách phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Theo dõi thơng tin rõ ràng và có trình tự. Dễ dàng truy xuất khi lập báo cáo. Dễ dàng áp dụng vào máy vi tính.
Ngồi các sổ doanh thu, chi phí của kế tốn tài chính, kế tốn quản trị sẽ dựa vào cơ sở dữ liệu đã nhập chi tiết trên máy tính để lập ra các sổ sách chi tiết theo yêu cầu quản lý như: sổ chi phí theo từng loại sản phẩm, sổ chi phí theo từng bộ phận sản xuất, sổ theo dõi doanh thu theo từng loại giày…Các loại sổ này cơng ty có thể tự thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý của cơng ty.
3.3.4.2. Hệ thống báo cáo kế tốn quản trị
Cũng giống như hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo kế tốn quản trị cũng khơng tuân theo mẫu biểu qui định. Báo cáo kế toán quản trị lập ra để cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu của các nhà quản trị.
Yêu cầu khi lập các báo cáo trên:
Kịp thời.
Thông tin phải được truyền đạt rõ ràng.
Thống nhất và dễ hiểu và dễ liên hệ từ bộ phận thấp nhất đến bộ phận cao nhất.
Các báo cáo cần lập
Báo cáo thực hiện định mức chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giúp các nhà quản lý cơng ty kiểm sốt chi phí một cách hiệu quả.
Báo cáo về tình hình thực hiện giá thành sản phẩm: đánh giá tình hình thực hiện giá thành (giữa giá thành thực tế và giá thành định mức) sản phẩm của từng bộ phận sản xuất.
Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý, trong đó doanh thu và chi phí được phân tích thành doanh thu và chi phí có thể kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được.
Trong mỗi loại báo cáo phải đảm bảo trình bày được 3 nội dung cơ bản sau: Phần dự toán
Phần thực tế
Phần chênh lệch giữa thực tế và dự toán
3.4. Các giải pháp hỗ trợ
3.4.1. Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị.
Để bộ phận kế toán quản trị hoạt động có hiệu quả. Trước hết công ty phải chuẩn bị cho được những người vận hành bộ phận này. Do đặc điểm kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý vì thế trong q trình làm việc ngồi việc tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên kế tốn quản trị cần phải đưa ra các xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ngồi ra nhân viên kế tốn quản trị cịn biết được các bí mật nội bộ mà các phịng ban khác khơng thể biết được, chính vì thế khi tuyển dụng, đào tạo một nhân viên kế tốn quản trị cơng ty cần chú ý đến các vấn đề sau:
Về năng lực chuyên môn: nhân viên kế tốn quản trị phải có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực hiện cơng việc của mình nhằm cung cấp các thông tin đáng tin cậy cho nhà quản lý.
Tính bảo mật: nhân viên kế toán quản trị phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của cơng ty. Khơng được tiết lộ thơng tin ra bên ngồi hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích riêng cá nhân.
Trung thực và khách quan: nhân viên kế toán quản trị phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, không được làm méo mó sai lệch thơng tin để hưởng lợi hoặc thông đồng với bộ phận khác để hưởng lợi từ bên thứ 3.
Chính các đặc điểm và yêu cầu như trên của nhân viên kế tốn quản trị, cơng ty phải có chính sách về:
Đào tạo: các nhân viên cấp cao có thể hướng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau được khuyến khích. Ngồi ra định kỳ cơng ty phải tài trợ kinh phí để các nhân viên kế toán quản trị tham gia các lớp nâng cao trình độ chun mơn ở các trường đại học hoặc công ty kết hợp với các trường đại học để mở lớp huấn luyện tại công ty.
Lương: công ty phải có chính sách trả lương và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của công nhân viên kế tốn quản trị để họ gắn bó và cùng phát triển với công ty
Môi trường làm việc: quan hê giữa nhân viên Việt Nam và quản lý Hàn Quốc và giữa các nhân viên Việt Nam với nhau phải có sự tơn trọng lẫn nhau, thân thiện trong công việc, cùng nhau phát triển
Các chính sách trên cũng khơng nằm ngồi ý tưởng bồi dưỡng nhân tài và cùng nhân tài phát triển của công ty.
3.4.2 Thông tin và truyền thông giữa bộ phận kế tốn quản trị với các phịng ban khác.
Bộ phận kế toán quản trị phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong tồn cơng ty để thu nhận và truyền đạt thông tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thơng đó là thơng tin từ bên ngoài vào bộ phận kế toán quản trị và thơng tin tin từ bộ phận kế tốn quản trị ra bên ngồi.
u cầu đối với luồng thơng tin đầu vào
Chất lượng thông tin: bộ phận kế toán quản trị phải xem xét đánh giá chất lượng thông tin được cung cấp từ các phịng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thông tin trước khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho cơng việc của kế tốn quản trị.
Tính kịp thời của thông tin: các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian qui định.
Mẫu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu quy định. Yêu cầu đối với thông tin đầu ra.
Xác định phạm vi báo cáo: thơng tin kế tốn quản trị sẽ được báo cáo đến ai, phịng ban nào, thơng tin nào được báo, những thơng tin nào không được báo cáo ra khỏi bộ phận kế tốn quản trị. Thơng tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tượng nhận thơng tin.
Tính kịp thời: phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho cơng việc trong q trình sản xuất kinh doanh.
Trình bày mẫu biểu: rõ ràng dễ hiểu.
3.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn.
Thơng tin đóng vai trị quan trọng trong việc ra quyết định. Thông tin kịp thời, đáng tin cậy sẽ giúp cho các nhà quản trị có quyết định đúng đắn. Ngược lại thông tin không kịp thời, khơng đáng tin cậy sẽ gây ra khó khăn trong việc ra quyết định và có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Hoạt động ở công ty Samyang Việt Nam tương đối phức tạp, các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, do kế tốn được thực hiện thủ cơng nên xử lý dữ liệu luôn luôn bị ứ đọng, không cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh vì vậy cơng ty nên tin học hóa hệ thống thơng tin.
Tuỳ theo tình hình tài chính cơng ty có thể thực hiện ngay hệ thống ERP (Enterprise Resource planning): hệ thống hoạch định nguồn lực công ty là một giải pháp tin học phục vụ cho việc quản trị toàn cơng ty từ kế tốn, nhân sự cho đến hoạch định sản xuất hoặc thực hiện từng phần nếu khơng đủ về tài chính. Bước đầu sẽ tin học hóa hệ thống tin học kế tốn, tiếp sau đó sẽ tin học hóa các bộ phận khác như quản trị tài chính, quản trị tồn kho, quản trị nhân sự, quản trị sản xuất và quản trị các nguồn lực khác tại cơng ty. Có hai cách để tin học hóa hệ thống kế tốn.
Cá
c h 1 : Cơng ty có thể th viết phần mềm phù hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh và yêu cầu quản lý.
Cá
c h 2 : Mua phần mềm có sẵn bán tên thị trường với các tính năng phù hợp với yêu cầu hiện tại và có thể mở rộng sau này. Khi lựa chọn phần mềm, bộ phận kế toán phải lập ra tất cả các yêu cầu để xem phần mềm có thể đáp ứng được hay khơng cả về nội dung và hình thức, kiểm tra tính lơgic, tính hợp lý của phần
mềm, đặc biệt là khả năng truyền dữ liệu qua mạng. Kết hợp với bộ phận IT (Information technology) để xem xét khả năng mở rộng phần mềm trong tương lai.
Khi thực hiện tin học hóa, cơng ty phải chú ý đến vấn đề bảo vệ và phân quyền khi sử dụng nhất là đối với thông tin kế tốn quản trị. Tránh để thơng tin rị rỉ ra bên ngồi thơng qua hệ thống mạng. Định kỳ phải cập nhật và lưu trữ dữ liệu ở nơi an tồn, phịng chống virus từ trên mạng và các vấn đề bảo trì khác.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Thông qua việc nghiên cứu quá trình tổ chức quản lý, quá trình sản xuất, kinh doanh, đặc điểm hoạt động, đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin kế toán quản trị từ các nhà quản lý, em kiến nghị xây dựng lại bộ phận kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam thơng qua việc xác lập mục tiêu hồn thiện, trên cơ sở đó tổ chức lại bộ máy kế tốn có áp dụng kế tốn quản trị, xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo sổ sách.
Sau khi tổ chức xong bộ máy kế tốn có áp dụng kế toán quản trị, vận dụng những nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào thực tiễn tại công ty Samyang Việt Nam, nhằm phục vụ tốt hơn cho các nhà quản trị trong hoạch định, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, kiểm soát hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh.
KẾT LUẬN
Samyang Việt Nam là cơng ty có qui mơ tương đối lớn và có ảnh hưởng lớn đến đời sống của hơn 6.000 công nhân Việt Nam và có những đóng góp đáng kể cho huyện Củ Chi. Vì vậy việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị để giúp cho các nhà quản lý công ty lập kế hoạch, đưa ra những quyết định đúng đắn, tăng cường khả năng cạnh tranh trong việc giành đơn đặt hàng với các đối thủ cạnh tranh là điều rất cần thiết.
Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam, kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 6 sigma sẽ cũng cố hơn nữa việc quản lý chất lượng tại cơng ty. Từ đó cũng cố và tăng cường hình ảnh và vị thế của Samyang trên thương trường quốc tế.
Để hệ thống kế toán quản trị thực sự phát huy được sức mạnh và mang lại hiệu quả, thì các nhà quản lý tại công ty Samyang Việt Nam phải quan tâm hơn nữa việc tổ chức và vận hành hệ thống kế tốn quản trị tại cơng ty.
Mặc dù kế tốn tài chính và kế tốn quản trị có nhiều điểm khác nhau, song kế tốn tài chính và kế tốn quản trị vẫn có những điểm khác nhau và có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy, việc xây dựng bộ phận kế tốn quản trị tại cơng ty Samyang Việt Nam không tách rời với bộ phận kế tốn tài chính mà hai bộ phận này kết hợp với nhau, hỗ trợ cho nhau trong q trình thực hiện cơng tác kế tốn tại cơng ty. Việc tổ chức hệ thống kế tốn quản trị tại cơng ty Samyang Việt Nam phải bắt đầu từ việc tổ chức tốt các khâu xây dựng hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản, sổ sách, báo cáo để thu thập và theo dõi số liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng các thông tin này để phân tích, đánh giá và ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp
2. TS Phạm Văn Dược, trường ĐH Kinh Tế TP HCM (2002), Vận dụng kế
toán quản trị vào các doanh nghiệp Việt Nam, đề tài nghiên cứu khoa học,
TP Hồ Chí Minh.
3. Tập thể tác giả khoa Kế Toán Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (1997), Kế Tốn Quản Trị, Nxb Tài Chính.
4. Trần Anh Hoa (2003), xác lập nội dung và vận dụng kế toán quản trị váo
các doanh nghiệp Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học, trường Đại Học
Kinh Tế TP.HCM, TP.HCM.
5. Nguyễn Khắc Thìn, Trịnh Thị Ninh biên soạn theo Masaaki Imai (1994),
Kaizen-chìa khóa của sự thành công về quản lý của Nhật Bản, Nxb
Thành Phố Hồ Chí Minh.
6. Khoa Quản Lý Công Nghiệp, trường Đại Học Bách Khoa TP.HCM (2001), tài liệu huấn luyện 6 Sigma tại công ty Samyang Việt Nam.
7. http://www.google.com.vn 8. http://www.webketoan.com.vn 9. http://www.vietmanagement.com 10. http://www.lefaso.org.vn