vật liệu ở công ty cổ phần Giấy Hà Nội.
1. Lập "Sổ danh điểm vật liệu"
Để công tác quản lý vật liệu đợc tốt, tránh lầm lẫn, thiếu sót cơng ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu".
"Sổ danh điểm vật liệu" là sổ tập hợp hoàn bộ các vật liệu mà công ty đâ vỡ đang sử dụng. Trong "Sổ danh điểm vật liệu" đợc theo dõi theo từng nhóm, từng thứ, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch tốn vật liệu ở cơng ty đợc thống nhất và dễ dàng.
Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm đợc quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, rất thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác công ty cần tạo lập bộ mã vật liệu để quản lý bằng máy vi tính.
Để lập đợc "Sổ danh điểm vật liệu" điều quan trọng nhất là phải xây dựng đợc một bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, khơng trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới, thuận tiện và hợp lý. Cơng ty có thể xây dựng bộ mã dựa trên những đặc điểm sau:
+ Dựa vào loại vật liệu.
+ Dựa vào số, nhóm vật liệu trong mỗi loại. + Dựa vào số thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm. + Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Trớc hết bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp II.
Vật liệu chính: 1521 Vật liệu phụ: 1522 Nhiên liệu: 1523 Phụ tùng thay thế: 1524 Thiết bị XDCB: 1525 Phế liệu: 15265
Trong mỗi loại vật liệu, ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. Số nhóm vật liệu ở cơng ty trong mỗi loại thờng dới 10 nhóm nên ta chỉ cần một chữ số để biểu thị:
* Vật liệu chính - Nhóm da 1521 - 1 - Nhóm giả da 1521 - 2 - Nhóm vải 1521 - 3 * Vật liệu phụ - Nhóm chỉ 1522 - 1 - Nhóm khố 1522 - 2 - Nhóm keo 1522 - 3
* Nhiên liệu
- Nhóm xăng 1523 - 1
- Nhóm dầu 1523 - 2
- Nhóm than 1523 - 3
...
Vật liệu phụ của cơng ty trong mỗi nhóm vật liệu dù nhiều cũng khơng tới 1000 thứ nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị. Còn quy cách vật liệu trong từng thứ nếu thật chi tiết thì cũng khơng tới 100 thứ nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị.
Nh vậy 1 mã số vật liệu bao gồm 10 chữ số trong đó: 4 chữ số đầu biểu thị loại vật liệu
1 chữ số tiếp theo (thứ 5) biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại
3 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu trong mỗi nhóm 2 chữ số cuối biểu thị quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu phát sinh kế toán vật liệu phải xác định loại và nhóm vật liệu đó, sau đó căn cứ vào "sổ danh điểm vật liệu" để xác định những chữ số còn lại rồi lên sổ sách.
2. Lập biên bản kiểm nghiệm vật t
Do đặc điểm vật liệu của công ty mua về phát sinh không nhiều lân trong tháng nên không cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm vật t mà chỉ cần lập "biên bản kiểm nghiệm vật t". Biên bản này sẽ do những ngời chịu trách nhiệm về vật t của cơng ty kiêm nhiệm, trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hố đơn, nếu cha có hố đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp
đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau.
3. Hồn thiện cơng tác kế toán chi tiết vật liệu
Phơng pháp kế tốn chi tiết vật liệu cơng ty áp dụng là ph- ơng pháp "sổ số d" nhng cha vận dụng đúng phơng pháp ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu. Thực tế "Sổ số d" kế tốn sử dụng ở cơng ty là sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu số lợng. Mặt khác, số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của công ty trong kỳ khơng nhiều. Vì vậy, để hồn thiện hơn cơng tác kế tốn chi tiết vật liệu, nên chăng công ty áp dụng phơng pháp "thẻ song song". Theo nguyên tắc của phơng pháp này thì ở kho ghi chép về mặt lợng, phịng kế tốn ghi chép cả về số lợng về giá trị.
4. Hồn thiện kế tốn vật liệu
Cần hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi của công ty không đợc tiến hành thủ tục nhập kho, không ghi tăng vật liệu của cơng ty, do đó cần hạch tốn thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi theo bút toán.
Nợ TK 152
Kết luận
Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định cơng tác quản lý hạch tốn vật liệu có vai trị quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kế tốn vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất theo dõi đợc chặt chẽ vật liệu cả về số l- ợng, chất lợng, chủng loại, giá trị nhập, xuất, tồn kho. Thơng qua đó cơng ty có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm đợc các loại vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần vào việc tăng tích luỹ, tái sản xuất xã hội.
Cơng ty cổ phần Giầy Hà Nội là một doanh nghiệp nhận sản xuất gia cơng các mặt hàng cho nớc ngồi, mặc dù phần lớn vật liệu là cho bên gia công cung cấp nhng cơng ty đã hiểu có đợc vai trị của vật liệu và đa việc hạch toán vật liệu dần dần đi vào nề nếp. Tuy nhiên, để kế tốn nói chung và kế tốn vật liệu nói riêng thực sự trở thành cơng cụ quản lý kinh tế, cơng ty cần kiện tồn và tổ chức cơng tác kế tốn một cách chính xác, khoa học hơn.
Xin chân thành cảm ơn thầy giáo cùng ban lãnh đạo cơng ty, phịng Tài vụ công ty cổ phần Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này.