6. Kết cấu đề tài
2.1 Khái quát về doanh nghiệp
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
- Chức năng
+ Tổ chức sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký với các cơ quan chức năng của Nhà nước.
+ Thực hiện theo đúng quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động, đồng thời ưu tiên sử dụng lao động của địa phương.
+ Tìm kiếm, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước.
+ Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của Nhà nước.
- Nhiệm vụ
+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty với phương châm năm sau cao hơn năm trước. Làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước về việc nộp đầy đủ các khoản tiền cho ngân sách Nhà nước dưới hình thức thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất. Quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín với khách hàng.
+ Làm tốt cơng tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường.
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là các sản phẩm nội thất và thiết kế
nội thất văn phòng, nhà ở.
Cơng ty cịn mở rộng thêm loại hình hoạt động của mình như một số ngành nghề: - Dịch vụ thiết kế, in banner quảng cáo…
- Mua bán và lắp đặt thiết bị văn phòng, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, đồ điện gia dụng.
- Tư vấn thiết kế và lắp đặt hệ thơng thiết bị mạng, mua bán máy móc thiết bị và phụ kiện thay thế.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường giai đoạn 2014-2016.
2.1.4.1 Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2014 Năm2015 2016 Số tiền2015/2014Tỷ lệ Số tiền2016/2015Tỷ lệ
Vốn lưu động 6 125 6 180 5 933 55 100,9% -247 96%
Vốn cố định 13 753 19 159 18 218 5406 139,01% -941 95,09%
Tổng 19878 25 339 24 151 5461 127,47% -1188 95,31%
Nguồn: Phịng Kế Tốn Tài chính
Tài sản lưu động của cơng ty trong 3 năm gần đây (2014-2016) luôn nhỏ hơn nhiều so với tài sản cố định. Điều này xuất phát từ nhiều lý do: do cơ sở vật chất đòi hỏi cần phải đầu tư một khoản vốn ban đầu để xây dựng nhà xưởng, mua trang thiết bị máy móc phải địi hỏi một nguồn tài sản cố định đủ lớn để đáp ứng các mục tiêu dài hạn; mặt khác cũng có thể do làm việc với các đối tác nước ngồi nên việc thanh tốn diễn ra nhanh chóng và dễ dàng, ít tồn tại các khoản nợ phải thu vì thế mà tài sản lưu động luôn giữ dao động trong khoảng 6 tỷ đồng. Qua bảng nhận thấy tổng mức đầu tư của nguồn vốn tăng mạnh trong năm 2015 (tăng 127,47%), nhưng sang năm 2016 thì con số này có dấu hiệu chững lại khi chỉ bằng 95,31% so với năm trước đó. Điều này có thể giải thích bởi năm 2015, cơng ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường đã bỏ ra một lượng vốn để đầu tư cũng như thay mới một số lượng lớn máy may đã sử dụng lâu năm, đồng thời mua thêm một oto để vận chuyển hàng hóa.
Bảng 2.2. Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty
Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2015/2014 2016/2015 2014 2015 2016 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Nợ phải trả 11 031 16 217 15 186 5 186 147% -1 031 93,6% Vốn chủ sở hữu 8 847 9 122 8 965 275 103,1% -157 98,3% Tổng 19 878 25 339 24 151 5 461 127,5% -1 188 95,3%
Trong cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn nợ phải trả lớn hơn so với nguồn vốn chủ sở hữu. Cụ thể, năm 2014 sự chênh lệch chỉ là 3 tỷ đồng nhưng đến năm 2015 và 2016 thì con số này lên đến 7 tỷ đồng. Nguồn vốn nợ phải trả chủ yếu đến từ các ngân hàng tín dụng. Từ đó ta có thể thấy hoạt động kinh doanh của cơng ty tương đối khả quan khi biết tận dụng tốt nguồn vốn từ bên ngồi cơng ty. Mặt khác, ta cũng nhận thấy nguồn vốn năm 2016 có xu hướng giảm so với năm trước (giảm 95,3%), trong khi đó nguồn vốn của năm 2015 tăng mạnh mẽ so với năm 2014 (tăng 127,5%)
Bảng 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường từ 2014 đến 2016
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2014 2015 2016
So sánh
2015/2014 2016/2015 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Doanh thu thuần 50 514 56 572 63 018 6 058 111,9% 6 446 111,4%
Giá vốn hàng bán 33 325 35 016 39 162 1 691 105,1% 4 146 111,8%
Chi phí tài chính 374 410 467 36 109,6% 57 113,9%
Chi phí bán hàng 511 552 607 41 108% 55 109,9%
Chi phí quản lý
doanh nghiệp 12 102 15 037 16 935 2 935 124,3% 1 898 112,6%
Lợi nhuận thuần 4 202 5 557 5 847 1 355 132,2% 290 105,2%
Lợi nhuận sau thuế 3 152 4 168 4 385 1 016 132,2% 217 105,2%
Nguồn: Phịng Kế Tốn Tài chính
Qua bảng số liệu trên, dễ dàng nhận thấy doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty tăng dần qua các năm. Sự chêch lệch lớn nhất diễn ra vào năm 2015 khi lợi nhuận tăng 132,2% so với năm trước. Điều này được giải thích bởi, năm 2015 cơng ty mở rộng sang thị trường Nhật Bản, hoạt động này giúp công ty thu về được nhiều hợp đồng hơn do vậy mà lợi nhuận tăng thêm đáng kể. Do có nhiều hợp đồng cần giải quyết nên ta có thể dễ dàng thấy được tất cả chi phí dành cho năm 2015 tăng mạnh so với năm trước: chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 124,3%, chi phí tài chính tăng 109,6% ... Tuy vậy sang năm 2016 đã có sự chững lại về mặt lợi nhuận, doanh nghiệp
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường
2.2.1 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường
2.2.1.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường qua kết quả nghiên cứu dữ liệu sơ cấp.
Phiếu điều tra: Phát ra 40 phiếu phiếu, thu về 40 phiếu.
Bao gồm: 25 phiếu điều tra Nhân viên trong Công ty với 17 câu hỏi và 15 phiếu điều tra Nhà quản trị mỗi phiếu 20 câu hỏi.
Bảng 2.4: Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường 3 năm 2014, 2015, 2016.
STT Các tiêu chí đánh giá Số phiếu Tỷ lệ (%)
1. Cơ cấu tổ chức tốt 2/40 5%
2. Cơ cấu tổ chức khá tốt 15/40 38%
3. Cơ cấu tổ chức trung bình 16/40 40%
4. Cơ cấu tổ chức kém 7/40 17%
(Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm)
Dưới đây là đánh giá của các nhân viên và Nhà quản trị về thực trạng hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức tại Công ty như sau:
Biểu đồ 2.1 : Đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường (%)
5% 38% 41% 17% Tốt Khá tốt Trung bình Kém
Cụ thể các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức như sau:
- Hiệu quả kinh tế: Theo kết quả phiếu điều tra các Nhà Quản trị của Công ty
TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường cho thấy 35% trong số những người điều tra cho rằng tình hình kinh doanh của Cơng ty trong 3 năm qua là tốt. Như vậy, thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty, có thể nói cơ cấu tổ chức hoạt động có
- Số lượng, trình độ lao động của Cơng ty: Mặt bằng chung về trình độ của đội
ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong Cơng ty cịn ở mức thấp, cụ thể theo điều tra khảo sát các Nhà quản trị của Công ty, 65% số người cho rằng hiệu quả làm việc của nhân viên đáp ứng yêu cầu của cơng việc ở mức độ trung bình và thấp. Số lượng lao động hiện tại của Công ty khá hợp lý với 360 người (năm 2016) và 45% các Nhà quản trị được hỏi cho rằng số lượng này là hồn tồn hợp lý với u cầu của Cơng ty.
- Mức độ chun mơn hóa trong cơ cấu tổ chức: Mỗi phịng ban đều có cơng việc, chức năng, nhiệm vụ cụ thể, hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình. Theo kết quả điều tra thu được từ các Nhà quản trị 60% trong số các Nhà quản trị được hỏi cho rằng mức độ chun mơn hóa trong cơng việc cao trong công việc.
- Mối quan hệ về quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn trong Công ty: Một số nhân viên được phân công công việc chưa phù hợp với chuyên môn và hạn chế trong việc trao quyền theo đúng phạm vi nhiệm vụ của họ và yêu cầu của công việc, theo kết quả điều tra nhân viên có 35% trong số họ cho rằng khơng phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn của họ.
- Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phịng ban trong Cơng ty: Giữa các phòng
ban chức năng đã có sự liên hệ, giúp đỡ nhau trong q trình làm việc. Qua điều tra nhân viên của Cơng ty cho thấy, 35% nói rằng các phịng ban trong Cơng ty có mối liên hệ rất thân thiết với nhau. Chứng tỏ đã có sự phối hợp, chia sẻ thơng tin nhịp nhàng trong quá trình làm việc giữa các phịng ban chức năng trong Cơng ty.
- Điều kiện tổ chức nơi làm việc trong Công ty: Là một doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên 5 năm nên máy móc, trang thiết bị cịn nghèo nàn, khơng đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động SXKD của Công ty, qua điều tra cho thấy 70% cho rằng cơ sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu của hoạt động SXKD, điều kiện tổ chức nơi làm việc cho nhân viên còn nhiều hạn chế.
- Mơi trường văn hóa của Cơng ty: Phát huy truyền thống quý báu của mình,
Cơng ty đã xây dựng một mơi trường văn hóa thân thiện, tạo điều kiện cho các thành viên phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Bảng kết quả điều tra về số lượng phòng ban:
Bảng 2.5: Kết quả điều tra mức độ phù hợp về số lượng phịng ban của Cơng ty
Tiêu chí đánh giá Số phiếu Tỷ lệ (%)
Phù hợp 10/40 25%
Dưới đây là đánh giá của các Nhân viên và Nhà quản trị về mức độ phù hợp về số lượng phịng ban của Cơng ty như sau:
Biểu đồ 2.2: Mức độ phù hợp về số lượng phịng ban của Cơng ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường
25%
75%
Phù hợp Chưa phù hợp
Theo kết quả điều tra cho thấy 75% các nhân viên và Nhà quản trị cho rằng số lượng các phịng ban trong Cơng ty là chưa hợp lý. Cơng ty cần bổ sung thêm Phịng Marketing. Vì hiện tại chức năng và nhiệm vụ của Phòng Marketing đang được Phòng Kinh doanh đảm nhận.
2.2.1.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường qua kết quả nghiên cứu dữ liệu thứ cấp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp.
Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính
Hình 2.1. Mơ hình cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
Ban giám đốc Phòng sản xuất Phịng Kế tốn Tài Chính Phịng kinh doanh
Xưởng sản xuất Phịng kỹ thuật Cửa hàng
Phịng Hành chính - Nhân sự
Nhận xét: Theo kết quả điều tra, mơ hình tổ chức của Cơng ty là mơ hình cơ cấu
tổ chức trực tuyến chức năng, các bộ phận của Cơng ty được hình thành dựa trên chức năng, nhiệm vụ.
- Ưu điểm:
Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức giúp san bớt gánh nặng công việc cho các Nhà quản trị
cấp cao, giúp họ tập trung thời gian và trí tuệ vào những mục tiêu chiến lược của Cơng ty.
Thứ hai: Với cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Cơng ty có thể phát
huy năng lực chun mơn của từng phịng ban mà vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống chức năng, các phòng ban tuy có chức năng riêng nhưng ln gắn kết thống nhất, phối hợp hoạt động với nhau một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả trong suốt quá trình SXKD
Thứ ba: Cơ cấu tổ chức giúp tạo ra môi trường thân thiện và dân chủ trong mọi
hoạt động của Công ty.
- Hạn chế:
Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức còn quá cồng kềnh, phức tạp, kém linh hoạt gây lãng
phí về thời gian, lãng phí nhân lực và vật lực, làm tăng chi phí quản lý và hạn chế khả năng truyền đạt và phản hồi thông tin, làm giảm hiệu quả hoạt động của Công ty.
Thứ hai: Việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các phòng ban chưa hợp
lý. Về số lượng lao động ở các phòng ban cũng như số lượng các Phịng ban chức năng thì vừa thừa lại vừa thiếu gây nên tình trạng phải làm thêm giờ ở một số phòng ban khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và hiệu quả làm việc không cao.
Thứ ba: Hạn chế đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên bởi họ chỉ làm tốt
trong lĩnh vực hoạt động chun mơn của mình, bộ phận mình chứ khơng nắm được hoạt động của các bộ phận, phòng ban khác.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị trong công ty
Giám đốc: Phụ trách tổng quát, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, đồng
thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, các cửa hàng trực thuộc. Giám đốc có trách nhiệm tổng hợp các đề xuất của bộ máy giúp việc, ra quyết định trong tồn Cơng ty, xây dựng kế hoạch hàng năm, hàng quý và lên phương án liên doanh liên kết.
Phòng kinh doanh
+ Lập kế hoạch kinh doanh
+ Kí kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm + Tổ chức các hoạt động marketing
+ Thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm , đảm bảo kế hoạch đề ra
+ Báo cáo đúng thực trạng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường nêu rõ nguyên nhân thực trạng đó và tìm ra giải pháp trong từng thời kì kinh doanh.
+ Tìm hiểu thị trường : thu thập các thơng tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng, thu thập các thông tin của đối thủ cạnh tranh , phân tích các thơng tin đó hiệu quả nhất để đề xuất những chiến lược kinh doanh trong từng thời kì.
Phịng Kế tốn – Tài chính: do bà Nguyễn Thị Duyên là trưởng phòng, phụ trách
các nhiệm vụ hạch tốn và kiểm tra các chi phí mà cơng ty phải chi trả trong q trình hoạt động kinh doanh, các khoản lương, phúc lợi phải trả cho người lao động và các khoản phải chi khác. Ngồi ra phịng Kế tốn Tài chính cũng chịu trách nhiệm tính tốn các yếu tố để có thể đưa ra chính sách giá để tối đa hóa lợi nhuận, hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc đàm phán hợp đồng.
Phòng Sản xuất: chuyên trách về nhiệm vụ thực hiện hợp đồng mà phòng kinh
doanh đã đàm phán với đối. Phòng sản xuất gồm 3 bộ phận nhỏ: Phòng kỹ thuật, xưởng sản xuất và kho. Phòng kỹ thuật thực hiện chức năng giám sát quy trình sản xuất, tìm ra phương pháp cải tiến năng suất lao động, nâng cao chất lượngCác tổ hoạt