Ưu điểm:
Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép doanh nghiệp đạt được đồng thời nhiều mục đích.
Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ ràng, có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận.
Giúp rèn luyện các kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị.
Nhược điểm:
Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận tồn tại hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh.
Có sự chanh chấp quyền lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Sự phức tạp của cơ cấu tổ chức dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.
Giám Đốc Trưởng phịng kinh doanh Trưởng phịng nhân sự Trưởng phịng tài chính Trưởng phịng marketing Trưởng phịng dự án 1 Trưởng phịng dự án 2
Vì vậy cơng ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat đã lựa chọn mơ hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp.
1.2.2. Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Các hình thức phân quyền
Phân quyền theo chức năng: là hình thức phân quyền theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…
Phân quyền theo chiến lược: là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạnh hóc sản phẩm…
1.2.2.2. Các bước phân quyền
Dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ tiến hành giao việc cho các thành viên. Đồng thời với đó thì các nhà quản trị phải giao cho các nhân viên dưới quyền nhứng quyền hạn cần thiết để họ có thể hàn thành nhiệm vụ được giao. Để phân quyền hợp lý, đúng người đùng việc thì các nhà quản trị cần thực hiện quá trình giao quyền theo 4 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.
Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:
Cho phép NQT cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang tính chiến lược. Các NQT cấp cao giao quyền hạn cho NQT trung gian, và các NQT cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hiệu quả các quyết định của họ.
Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức. Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của NQT cấp thấp hơn, NQT khu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
Giảm chi phí quản lý. Khi các NQT cấp thấp hơn được giao quyền ra các quyết định quan trọng sẽ có ít NQT giám sát họ và nói họ là phải làm gì. Ít NQT hơn kéo theo giảm chi phí quản lý.
Như vậy phân quyền giúp NQT giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hồn thành cơng việc trong phạm vi chức trách tốt hơn.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.
NQT tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó
thấy được trách nhiệm của mình.
Mỗi NQT trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng quyền lực phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm.
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: Thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhệm vụ của người được giao quyền để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay khơng. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu khơng thực sự hữu hiệu.
Trong q trình phân quyền như trên khơng thể tách rời các bước, vì điều khó khăn nhất với các nhà quản trị là làm sao giao quyền cho đúng người, phù hợp với năng lực đối với người được giao quyền. Các nhà quản trị phải tạo lòng tin đối với người dưới quyền, rèn luyện khả năng làm việc của họ và để họ tơn trọng và tín nhiệm mình. Giao quyền cần phải rõ ràng nhằm giúp cho người tiếp nhận quyền hạn phân biệt được rõ ràng giữa cấp trên với cấp dưới, hay cùng cấp.
1.2.2.3. Các yêu cầu khi phân quyền
Nhằm giúp q trình phân quyền được thực hiện có hiệu quả, đồng thời thể hiện nghệ thuật sử dụng quyền hạn của nhà quản trị thì các nhà quản trị cần quan tâm đến những yêu cầu sau:
Nhà quản trị cần phải biết rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe quá với
họ. Tuy nhiên, sự rộng rãi này không làm mất đi uy nghiêm của nhà quản trị.
Phải biết tin tưởng ở cấp dưới, có tin tưởng thì nhà quản trị mới tạo điều kiện
cho họ làm việc và cấp dưới sẽ làm việc hết mình để đạt hiệu quả cao trong công việc.
Nhà quản trị phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định,
kể cả quyền ra quyết định.
Phải biết chấp nhận sự thất bại của cấp dưới, nếu không chấp nhận thất bại của
cấp dưới thì nhà quản trị sẽ mất lịng tin ở họ, mặt khác lại gây ức chế cho người dưới quyền.
Phải biết các tổ chức kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ và sử
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.3.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng cơ cấu tổ chức là” Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh”. Tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Những thay đổi trong chiến lược kinh doanh sẽ kéo theo những thay đổi của cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi của cơ cấu tổ chức.
Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp
Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể, những công việc này đỏi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật và qui trình cơng nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau và cách thức khác nhau trong việc sử dụng nguồn lực đó. Và khi đó cơ cấu tổ chức phải thể hiện được những khâu khác nhau đó. Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại có mơ hình tổ chức khác nhau với một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ. Do đó việc xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị là khác nhau ở mỗi doanh nghiệp.
Quy mô doanh nghiệp.
Qui mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có qui mơ càng lớn, cơ cấu tổ chức quản trị càng phức tạp, phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn, nhiều bộ phận, đơn vị hơn và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với doanh nghiệp có qui mơ nhỏ.
Cơng nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Kỹ thuật công nghệ của tổ chức là tập hợp các phương tiện cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng để biến các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn. Mỗi doanh nghiệp với đặc trưng sản phẩm, ngành nghề kinh doanh sẽ cần một kỹ thuật công nghệ với mức tự động hóa khác nhau. Do đó việc sắp xếp bố trí cơng việc cũng như sử dụng và quản lý lao động ở các bộ phận chức năng cũng khác nhau. Tất cả các yếu tố đó đều ảnh hưởng đến việc lựa chọn mơ hình tổ chức của doanh nghiệp.
Trong thời buổi hiện đại hóa hiện nay, trang thiết bị quản trị càng ngày càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp vì trong cơng tác quản trị nhân sự phải biết sử dụng các nhân viên có năng lực quản trị phù hợp. Với đội ngũ quản lý có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ sử dụng một số ít nhân lực song vẫn đảm bảo hồn thành cơng việc quản trị với chất lượng cao. Cùng với yếu tố trình độ con người, thì trang thiết bị hiện đại cũng là yếu tố tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị có tốt và hiệu quả hay không, bởi đội ngũ nhân viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy tính và các phần mềm làm việc nhanh, gọn, hiệu quả là thật sự cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và tăng cường sức sáng tạo của các nhân viên lên rất nhiều do đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn.
1.3.2. Các nhân tớ bên ngồi doanh nghiệp
Mơi trường bên ngồi tổ chức là những nhân tố nằm ngồi tầm kiểm sốt của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả kinh doanh của tổ chức. Từ đó ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức. Cụ thể như:
- Đối với môi trường vi mô:
Khách hàng: Là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp. Các yếu tố thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng là cơ sở tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phục vụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mơ hình cơ cấu tổ chức thích hợp.
Ví dụ như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm, nếu ổn định thì có thể chọn mơ hình chức năng… Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu cho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng.
Người cung ứng: là nguồn cấp tài chính, lao động, hàng hóa, ngun vật liệu, thông tin…cho doanh nghiệp. Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xun, đều đặn của q trình kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Do vậy, đó là cơ sở để ra các quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Đối thủ cạnh tranh: là những đối tượng có cùng phân khúc, cùng sản phẩm, giá tương đồng và có sức mạnh cạnh tranh trên cùng phân khúc thị trường. Trên thị trường hiện nay tại bất cứ ngành nghề đều xuất hiện các đối thủ cạnh tranh, chỉ khác nhau ít nhiều là mạnh hay yếu. Do đó cần có cơ cấu tổ chức hợp lí để phát triển công ty, giữ vững và gia tăng thị phần trước sự cạnh tranh của các đối thủ.
- Đối với môi trường vĩ mơ:
Mơi trường kinh tế
Mơi trường kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do đó cũng có tác động đến cấu trúc tổ chức của công ty. Một số yếu tố ảnh hưởng lớn hoạt động kinh doanh có thể kể đến như : tốc độ tăng trưởng nền kinh tế, tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái… Khi nền kinh tế tăng trưởng và phát triển tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp, tỷ lệ lạm phát thấp, tỷ lệ lãi suất thấp giúp doanh nghiệp dễ dàng huy động ngồn vốn để đầu tư, mở rộng quy mô, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngược lại, khi nền kinh tế suy thối, mơi trường kinh doanh đa dạng phức tạp, mức độ cạnh tranh cao, doanh nghiệp cần tiếp cận, kiểm sốt tốt các thơng tin về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, phạm vi địa lý, nguồn tài nguyên,…để có thể đưa ra các chiến lược, quyết định đúng đắn. Như vậy, môi trường kinh tế luôn chứa đựng những cơ hội và đe dọa khác nhau, có ảnh hưởng tới chiến lược của doanh nghiệp, địi hỏi doanh nghiệp cần có một cơ cấu tổ chức hồn chỉnh, phù hợp để có thể thích nghi và ứng phó kịp thời với những biến đổi trên.
Mơi trường chính trị- pháp luật
Mơi trường chính trị- pháp luật cũng có ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Các yếu tố như : thể chế chính trị, sự ổn định hay biến động về chính trị trong quốc gia, khu vực, hệ thống luật pháp,… là những điều kiện giúp nhà quản trị nhận diện đâu là cơ hội, đâu là nguy cơ của doanh nghiệp để từ đó xây dựng mục tiêu, chiến lược kinh doanh, cũng như lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong mơi trường chính trị ổn định, hệ thống pháp luật rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp có mơi trường kinh doanh bình đẳng, lành mạnh đồng thời cũng là ràng buộc đòi hỏi các doanh nghiệp khác phải kinh doanh chân chính, có trách nhiệm. Ngược lại, nếu mơi trường chính trị bất ổn, hệ thống pháp luật không hồn thiện sẽ gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải nắm rõ và chấp hành tốt quy định pháp luật, hiểu biết về pháp lý trong kinh doanh, muốn vậy doanh nghiệp phải không ngừng xậy dựng, củng cố hồn thiện cơ cấu tổ chức của mình, nhằm tận dụng được các cơ hội từ nền chính trị ổn định và từ các điều khoản pháp lý mang lại, đồng thời có những đối sách ứng phó kịp thời trước những nguy cơ, rủi ro có thể xảy đến, tránh được những thiệt hại, tổn thất cho doanh nghiệp.
Môi trường văn hóa- xã hội
Sự tác động của các yếu tố văn hóa xã hội thường có tính dài hạn, tinh tế với phạm vi rất rộng. Các khía cạnh hình thành mơi trường văn hóa- xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các hoạt động kinh doanh như : những quan niệm về đạo đức, thẩm mỹ, về lối sống, nghề nghiệp; những phong tục tập quán truyền thống ; những quan tâm, ưu tiên của xã hội; trình độ nhận thức, học vấn chung của xã hội,… Tất cả những yếu tố văn hóa- xã hội đó đều có tác động đến nhu cầu, thị hiếu, thói quen tiêu dùng của khách hàng, từ đó quyết định mặt hàng, sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, những hiểu biết về văn hóa- xã hội sẽ là cơ sở quan trọng trong việc xây dựng các chiến lược kinh doanh tại doanh nghiệp như : chiến lược sản phẩm, chiến lược thị trường, chiến lược tiếp thị, phân phối… Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức với các bộ phận phòng ban hợp lý để triển khai được các mục tiêu, chiến lược kinh doanh trên, đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường và giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển, lớn mạnh .
CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ
VẬT LIỆU XÂY DỰNG VINMAT
2.1 Khái quát về công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Vinmat 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Vinmat
Công Ty TNHH thiết bị Vật liệu xây dựng Vinmat là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp, bán buôn thiết bị vật liệu xây dựng tại Việt Nam.
Trụ sở chính: 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Cầu Giấy - Hà Nội Tel: 043 2047 888 Fax: 043 2047 888 Email: vinmat.vn@gmail.com Website: http://vinmat.vn Năm thành lập: 2014 Vốn điều lệ: 1.800.000.000 ( VNĐ )
Để đáp ứng những yêu cầu rất khắt khe của Khách hàng, tiền thân là nhà chuyên