STT Bộ phận Số
lượng Trình độ
1 Kế tốn Kế tốn trưởng 1 Đại học
Nhân viên 2 Đại học
2 Hành chính –
Nhân sự Trưởng phòng 1 Đại học
Nhân viên 2 Đại học/ Cao đẳng
3 Xuất nhập khẩu Trưởng phòng 1 Đại học
Nhân viên 4 Đại học/ Cao đẳng
4 Kinh doanh Trưởng phòng 1 Đại học
Nhân viên 17 Đại học
Nhân viên 9 Cao đẳng/ trung cấp
5 Kho Thủ kho 1 Đại học
Nhân viên kho 2 Đại học/ Cao đẳng
Vận tải 3 Cao đẳng/ trung cấp
6 Lãnh đạo Giám đốc 1 Đại học
Phó giám đốc 1 Đại học
Tổng số: 46
Sự thay đổi của các bộ phận, các phịng ban chức năng trong mơ hình này sẽ giúp nâng cao tính chun mơn hóa cơng tác quản trị của ban lãnh đạo công ty cũng như của các phịng ban chức năng. Mơ hình vẫn đảm bảo được tính thống nhất và tập trung trong quá trình ra quyết định.
Q trình hồn thiện cơ cấu tổ chức sẽ kéo dài xuyên suốt cùng với hoạt động kinh doanh, vì thế cơng ty cần lưu ý đến công tác tổ chức bộ máy quản trị sao cho phù hợp với sự thay đổi của các yếu tố khách quan mà vẫn phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty. Khi cơ cấu tổ chức mới đi vào hoạt động, lãnh đạo công ty cần tiến hành kiểm tra thường xuyên và liên tục ở các phịng ban để phát hiện những sai sót, yếu kém trong hoạt động quản lý để từ đó có biện pháp tác động kịp thời nhằm hạn chế những rủi ro và tồn thất gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của cơng ty.
Công ty đang trong giai đoạn mở rộng phạm vi hoạt động, tăng thêm quy mơ, do đó cơng tác quản lý cũng sẽ khó khăn và phức tạp hơn. Do đó, địi hỏi các nhà quản trị cần có bản lĩnh vững vàng, trình độ chun sâu để có thể ứng phó linh hoạt trước những thay đổi. Sau khi xây dựng bộ máy tổ chức mới, cần vạch ra những kế hoạch cụ thể để vận hành bộ máy một cách linh hoạt và mang lại hiệu quả.
Một ví dụ về sự hợp lý trong thay đổi bộ phận kế tốn trong mơ hình tổ chức đề xuất mới của cơng ty.
Nếu như ở mơ hình đang hoạt động hiện tại thì bộ phận kế tốn được gộp cùng bộ phận hành chính tổng hợp, phải kiêm nhiệm các cơng việc: lập báo cáo tài chính, hạch tốn kế tốn, thu – chi, quản lý cả về hành chính, nhân lực của cơng ty. Tức là, với bốn nhân viên hiện tại thì một người đóng vai trị lãnh đạo bộ phận, ba người còn lại mỗi người sẽ phụ trách một mảng riêng biệt là: kế tốn, hành chính, nhân sự nhưng vẫn dưới sự quản lý của trưởng bộ phận. Như vậy, một nhân viên sẽ gánh một khối lượng công việc lớn, không đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc, cũng đồng thời không tạo ra được nhiều sự sáng tạo trong q trình tác nghiệp, đổi mới chính sách và những phương thức làm việc.
Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, thấy được sự bất cập và chưa hợp lý trong bộ máy tổ chức, dẫn đến sự phân chia cơng việc giữa các phịng ban và giữa các nhân viên trong phịng ban khơng đồng đều, chưa mang lại hiệu quả trong công việc. Em xin đề xuất giải pháp tách bộ phận Kế tốn – hành chính của cơng ty thành hai bộ phân riêng biệt là Kế tốn và Hành chính nhân sự, đồng thời bổ sung nguồn nhân lực làm việc trực tiếp cho hai bộ phận này.
GVHD: PGS.TS Trần Hùng 36 SVTH: Vũ Thị Loan
- Bộ phận Kế toán: Bao gồm 3 nhân viên bao gồm 1 kế toán trưởng và 2 nhân viên kế tốn, chỉ làm các cơng việc chun mơn, nghiệp vụ của kế toán. Do yêu cầu của kế tốn địi hỏi sự chính xác và khoa học cao, nên đội ngũ nhân viên kế tốn phải đảm bảo đạt trình độ đại học trở lên. Khi công ty tiếp tục mở rộng thị trường, tuyển dụng thêm nhiều lao động thì đây sẽ trở thành đội ngũ đào tạo chính của cơng ty.
- Bộ phận Hành chính – nhân sự: Do số lượng nhân viên trong tồn cơng ty khơng q nhiều nên mỗi cơng việc Hành chính hay Nhân sự chỉ cần do một nhân viên đảm nhiệm. Chính vì vậy, bộ phận này sẽ bao gồm hai nhân viên và một quản lý, người này trực tiếp lãnh đạo trong phòng, nhận nhiệm vụ và báo cáo lên ban lãnh đạo thường xuyên. Đối với cán bộ quản lý địi hỏi phải có trình độ đại học trở lên, phải nắm bắt được các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, có khả năng chun mơn và quản lý tốt. Đối với nhân viên, tuy là không yêu cầu phải đảm bảo phải đạt trình độ đại học nhưng để có thể làm tốt cơng việc thì cũng địi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm, có hiểu biết và được bồi dưỡng, trau dồi kiến thức chuyên môn thường xuyên.
Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của cơng ty
- Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Cơng ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để
tăng tính ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chun mơn cao vì mục tiêu chung của cơng ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phòng ban, nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn cơng việc.
Thường xun kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện cơng việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
- Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị
cấp thấp hơn: trưởng phòng, trưởng bộ phận…, nên rộng rãi hơn trong phân quyền. Giám đốc công ty TNHH Thanh Phương chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính chủ động, sáng tạo và nâng
cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Do vậy giám đốc công ty cần phải:
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền. Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3.3.1.2. Hồn thiện cơng tác phân quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty
Tăng thêm quyền quyết định cho các trưởng phòng, trưởng bộ phận. Việc làm này giúp cho giám đốc giảm áp lực công việc, tập trung giải quyết cơng việc cấp bách hơn. Mặt khác, nó cịn là cơ hội cho nhà quản trị các cấp có cơ hội thể hiện mình và rèn luyện kỹ năng quản lý tổng hợp. Tăng cường sự phối hợp giữa ban giám đốc với các phòng ban và giữa các phịng ban với nhau trong cơng ty Sự phối hợp giữa các cấp quản lý có những lợi ích nhất định khi triển khai hoạt động kinh doanh. Giữa nhà quản trị với các phòng ban, sự phối hợp đó giúp cho cơng tác ra quyết định và tiếp cận quyết định được chính xác và hiệu quả. Còn giữa các phòng ban, sự phối hợp nhịp nhàng cho phép công việc của từng bộ phận diễn ra sn sẻ cũng như của hoạt động của tồn bộ cơng ty… Do đó, cơng ty cần tăng cường khai thác thế mạnh của từng mối quan hệ này. Để có thể làm đạt được mối quan hệ tốt đẹp đó, cơng ty cần chú ý những điều sau: - Lãnh đạo luôn phải gương mẫu để nhân viên học tập; luôn thân thiện cởi mở tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao, khơng thối thác đùn đẩy cho cấp dưới.
- Quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới phải tạo ra sự chân thành, cởi mở. Cấp dưới tuân thủ chỉ đạo của cấp trên, ngược lại cấp trên cần tơn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý tránh gây sự chồng chéo cơng việc giữa các phịng ban, giữa các nhân viên với nhau và tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng. Ban lãnh đạo cần đánh giá kết quả đạt được của nhân viên một cách chính xác để trên cơ sở đó có chính sách thưởng phạt cơng minh, tránh tình trạng mất đồn kết trong cơng ty.
- Cơng ty cần xây dựng cho mình một kênh thơng tin khoa học và thơng suốt từ
GVHD: PGS.TS Trần Hùng 38 SVTH: Vũ Thị Loan
cấp cao cho đến các nhân viên; thiết lập một chế độ báo cáo đồng bộ trong các phòng ban; tăng cường sự giao lưu giữa các phịng ban trong cơng ty.
- Công ty đặc biệt quán triệt tư tưởng “hợp tác vì lợi ích chung” cho từng nhân viên trong công ty.
3.3.1.3 Một số giải pháp khác
Nâng cao chất lượng cơng tác bố trí và sử dụng nhân sự trong cơng ty.
Như đã đề cập ở trên, công ty gặp một số vấn đề trong việc sử dụng nhân sự, như là: số lượng nhân viên trong một số phịng ban cịn thiếu; phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên chưa phù hợp với trình độ năng lực của họ. Trước tình hình đó, cơng ty nên:
- Bổ sung nhân viên có kỹ năng văn phịng và nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự vào phịng tổ chức hành chính.
- Giám đốc cũng như trưởng các bộ phận chức năng cần dựa vào năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân để giao nhiệm vụ cho phù hợp và tạo động lực cho nhân viên khi làm việc.
- Trong quá trình kinh doanh, tránh các đột biến về nhân sự từ vấn đề hưu trí, bỏ việc, thun chuyển cơng tác… cơng ty nên chủ động xây dựng cơ cấu lao động đa dạng về thâm niên công tác cũng như độ tuổi lao động của nhân viên từng phòng ban.
- Cơng ty cũng có thể sử dụng đa dạng các hợp đồng lao động đối với nhân công trong phân xưởng sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí nhân cơng.
Giáo dục và đào tạo
Giáo dục và đào tạo là một giải pháp hữu ích, giúp cho doanh nghiệp nâng cao trình độ của cán bộ cơng nhân viên, từ đó giúp công ty tận dụng tốt hơn những ưu điểm của bộ máy quản trị của cơng ty. Do đó cơng ty có điều kiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Do đó cơng ty nên chú trọng giải pháp giáo dục đào tạo. Đặc biệt thực trạng của cơng ty, ngồi giám đốc và phó giám đốc có trình độc thạc sĩ thì hầu hết các CBCNV đều dừng lại ở trình độ đại học, bên canh đó tỷ lệ CBCNV có trình độ đại học vẫn cịn thấp, do đó để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty cần nâng cao tỷ lệ này lên. Nâng cao trình độ của nhà quản lý, cử người đi học các công nghệ tiên tiến về để đào tạo công nhân, nhân viên.
Xây dựng mơi trường văn hóa của cơng ty
việc của cơng nhân viên. Đặc biệt mơi trường văn hóa của cơng ty có ảnh hưởng rất quan trọng đến hiệu quả phối hợp hoạt động của các phòng ban, giữa các cá nhân trong công ty. Cơng ty xây dựng được mơi trường văn hóa sẽ giúp gắn kết được các thành viên và các phịng ban của cơng ty với nhau, sự phối hợp trở lên nhịp nhàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Nhân viên coi cơng ty như gia đình thứ hai của mình, họ sẽ gắn bó và làm việc cống hiến hết năng lực cho cơng ty, góp phần làm cho cơng ty ngày càng phát triển.
Hồn thiện cơng tác đãi ngộ công nhân viên
Công tác đãi ngộ nhân viên có vai trị rất quan trọng, nó góp phần đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho cơng nhân viên, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm của họ với cơng việc và nhiệm vụ được giao. Để hồn thiện được cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, công ty cũng nên xem xét hồn thiện cơng tác đãi ngộ cơng nhân viên. Cải thiện chính sách tiền lương, tăng các khoản hỗ trợ, phúc lợi cho công nhân viên để họ yên tâm làm việc. Họ gắn bó hơn với cơng ty, họ có tinh thần làm việc tốt hơn, có trách nhiệm cao hơn với cơng việc và nhiệm vụ của họ, và họ sẽ hồn thành nhiệm vụ tốt hơn. Từ đó góp phần nâng cao sự tín nhiệm của ban lãnh đạo đối với nhân viên, công tác phân quyền được thực hiện nhiều hơn và có hiệu quả hơn.
3.3.2. Một số kiến nghị
3.3.2.1. Kiến nghị với nhà nước
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung cũng như cơng tác hồn thiện cơ cấu tổ chức sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi có sự hỗ trợ từ phía Cơ quan Nhà nước. Sử dụng quyền lực của Nhà nước thực hiện chức trách và nhiệm vụ nhằm hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp, thúc đẩy nền kinh tế nước nhà phát triển.
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật về kinh tế để tạo ra khuôn khổ pháp lý thống nhất và đồng bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phát huy cao nhất mặt tích cực và hạn chế tối đa những khuyết tật của nền kinh tế thị trường.
- Tăng cường ổn định kinh tế vĩ mô nhằm tạo mơi trường bình đẳng cạnh tranh và hợp tác phát triển giữa các doanh nghiệp thông qua chiến lược, quy hoạch, kế hoạch chính sách phù hợp.
- Tiếp tục đổi mới các công cụ quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với kinh tế. Đổi mới các công tác kế hoạch hóa theo hướng gắn chặt với thị trường. Nâng cao chất
GVHD: PGS.TS Trần Hùng 40 SVTH: Vũ Thị Loan
lượng công tác xây dựng chiến lược, quy hoạch kế hoạch hỗ trợ doanh nghiệp.
- Đẩy mạnh cải cách hành chính nhằm xây dựng nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội.
+ Cải cách tổ chức bộ máy các cấp từ trung ương đến địa phương theo hướng tinh gọn, có hiệu lực, hiệu quả, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
+ Cải cách công cụ và chế độ công chức, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức trong sạch tinh nhuệ.
+ Cải cách thủ tục hành chính theo hướng thống nhất, cơng khai, minh bạch, tiếp tục rà sốt đơn giản hóa các thủ tục hành chính tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, doanh nghiệp. Thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo hướng một cửa tiến tới một dấu; triển khai ứng dụng giao dịch điện tử, Chính phủ điện tử…
- Tăng cường sự kiểm tra giám sát của Nhà nước theo quy định của pháp luật và đưa ra các quy định chặt chẽ trong việc thi hành pháp luật về xử lí hàng lậu, hàng nhái, gian lận thương mại… đảm bảo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các doanh nghiệp.
- Đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, thơng tin liên lạc tài chính ngân hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp trong công tác đào tạo nhân lực, xây dựng các chính