Chức năng này thực hiện khi người phát triển chương trình có ý định viết các chương trình bổ sung cho các mục đích phát sinh tạm thời.
Các tên chương trình và chức năng của chương trình bổ sung được lưu trong các file: ...\DBF\CHNG\<x>bar.dbf
Trong đó <x> là chữ viết tắt của các phân hệ (Ví dụ: Sbar.dbf cho phân hệ QLSV). Sau khi đã định nghĩa tên của chương trình bổ sung, hãy tạo file chương trình này vào thư mục ...\DBF\CHNG\, chương trình sẽ thể hiện một mục trên menu Bổ sung ở góc phải phía trên màn hình.
Lưu ý: Khi có hai chương trình trùng tên nhau: Một của hệ thống và một của người phát triển (lưu trong thư mục ...\DBF\CHNG\), thì chương trình của người phát triển sẽ được ưu tiên thực hiện.
16) Khóa/mở quyền khai thác theo học kỳ :
Chức năng này thực hiện khi quản trị viên có ý định :
• Khóa hoặc mở khóa quyền khai thác các phân hệ trên từng học kỳ.
• Khóa hoặc mở khóa số liệu phát sinh thu/chi học phí học kỳ.
• Khóa hoặc mở khóa số liệu phát sinh thu/chi học phí năm tài chính.
16.1. Khóa/mở quyền khai thác các phân hệ trên từng học kỳ :
Các phím chức năng :
^Q Khóa/mở khóa
^A Tạo năm học HKỳ F5 Thêm mới năm học HKỳ
^T Xóa 1 học kỳ
Hình 12 : Khóa mở quyền khai thác các phân hệ từng học kỳ.
Khóa quyền khai thác ở học kỳ làm cho số liệu của học kỳ đó (thuộc phân hệ qui
định) sẽ khơng có khả năng thay đổi được (mức chương trình).
Trước khi khóa nên tạo một bản copy số liệu ngay thời điểm khóa và ghi chú thời điểm khóa vào bộ dữ liệu lưu này để khi cần có thể so sánh lại.
Phải kết hợp với phân quyền read-only cho các thư mục bị khóa ở mức mạng, để số liệu khơng có khả năng thay đổi mức file, như vậy dữ liệu khóa sẽ được an tồn hơn. Việc khóa và mở khóa có thể chọn học kỳ tùy ý, không theo qui luật thời gian, tuy nhiên cũng nên khóa lần lượt theo học kỳ và rất hạn chế việc mở khóa trở lại. Khi đã mở khóa trở lại, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng nhanh càng tốt.
16.2. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ :
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ làm cho số liệu về học phí của học kỳ đó trở về trước khơng được phép phát sinh thêm (vì đã tổng kết số liệu học phí).
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí học kỳ phải khóa lần lượt theo trình tự thời gian (học kỳ).
Khi khóa, chương trình sẽ tính tất cả các khoản học phí phát sinh đến thời điểm đó của học kỳ khóa và ghi vào file tổng kết.
Khi cần số liệu học phí trước học kỳ đã khóa, chương trình sẽ lấy số liệu tổng kết mà khơng cần tính tốn lại. Điều này làm cho việc xử lý sẽ nhanh chóng hơn,
Khi cần mở khóa để thay đổi số liệu trong học kỳ đã khóa, phải tuân thủ: nguyên tắc “khóa sau mở trước”, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng nhanh càng tốt.
16.3. Khóa/mở quyền phát sinh thu/chi học phí theo năm tài chính :
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí theo năm tài chính để chọn ra thời điểm lấy số dư đầu kỳ theo năm tài chính.
Khóa quyền phát sinh thu/chi học phí năm tài chính phải khóa lần lượt theo trình tự thời gian (q).
Khi khóa, chương trình sẽ tính tất cả các khoản học phí phát sinh đến thời điểm q đó và ghi vào file tổng kết.
Khi cần mở khóa để thay đổi số liệu trong q đã khóa, phải tn thủ: ngun tắc
“khóa sau mở trước”, nên ghi nhật ký các sửa đổi khi mở khóa và khóa lại càng nhanh
càng tốt.
sổ, khơng thể có một con số chính xác nào cho ý niệm này (vì việc phải thu phát sinh
và biến động liên tục khơng theo trình tự thời gian).