Chức năng:
- Phịng kinh doanh có chức năng chính là nơi đưa ra những ý kiến tham mưu, những chiến lược về vấn đề phân phối sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.
- Bên cạnh việc tham mưu và đưa ra chiến lược thì phịng cịn là nơi chịu trách nhiệm chính trong việc nghiên cứu và phát triển những dịch vụ trong cơng ty. Tìm ra những thị trường tiềm năng cho hàng hóa dịch vụ của cơng ty.
- Ngồi ra thì nhân viên phịng kinh doanh cịn có nhiệm vụ xây dựng mạng lưới, xây dựng phễu thu hút khách hàng, triển khai và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tham mưu và thực hiện các hợp đồng cung ứng.
- Phòng kinh doanh hỗ trợ giám đốc và phối kết hợp với các phòng ban khác về công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và dịch vụ. Là phịng có chức năng huy động vốn trên thị trường và thanh toán quốc tế...
Nhiệm vụ:
Thực hiệc việc tham mưu cho Ban Giám đốc trong các công tác phân phối thị trường cho sản phẩm hàng hóa và dịch cho doanh nghiệp, phụ trách chính trong các cơng tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường cho sản phẩm với đội ngũ nhân viên, chuyên viên phát triển thị trường, công tác xây dựng & phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng. Báo cáo kế hoạch thường niên về các hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
3.1.1 Sơ đồ tổ chức phịng kinh doanh
Hình 3.1 sơ đồ tổ chức phịng kinh doanh
Hiện nay phòng kinh doanh có 1 trưởng phịng, 1 trợ lý kinh doanh, 3 chuyên viên kinh doanh và 15 nhân viên kinh doanh, Đa phần các nhân viên tại phòng kinh
Trưởng phòng kinh doanh
Trợ lý kinh doanh Nhân viên kinh
Thái Xuân Trường 25 Quản trị kinh doanh A– K63
doanh đều có trình độ đại học trở lên, người có kinh nghiệm ít nhất là 1 năm, người có kinh nghiệm nhiều nhất là 5 năm.
3.1.2 Nhiệm vụ từng vị trí của phịng kinh doanh 3.1.2.1. Trưởng phòng
Trưởng phịng là người đóng vai trị quan trọng trong phịng Kinh doanh, có nhiều năm kinh nghiệm. Trưởng phịng có nhiệm vụ chính trong việc triển khai để thực hiện kế hoạch bán hàng, đảm bảo mục tiêu doanh số theo chỉ tiêu của bạn Giám đốc trung tâm.
3.1.2.2. Trợ lý kinh doanh
Trợ lý kinh doanh đóng vai trị như người hỗ trợ trực tiếp cho Trưởng phịng Cơng việc chính hàng ngày là hoàn thành và cung cấp các giấy tờ cần thiết (như ứng trước hợp đồng sử dụng dịch vụ) cho nhân viên kinh doanh khi có yêu cầu.
3.1.2.3. Nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh là đội ngũ quan trọng nhất của phòng Kinh doanh. Nhiệm vụ chính là:
- tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ - Tiếp nhận chỉ tiêu kinh doanh từ quản lý.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Tiếp xúc khách hàng, tiếp nhận thông tin, tư vấn khách hàng chọn lực sản phẩm, dịch vụ phù hợp.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến độ giao hàng.
- Phối hợp nhân viên kế toán trong việc hồn thiện hồ sơ thanh tốn và đơn đốc thu hồi công nợ đến hạn, quá hạn.
- Báo cáo quản trị khách hàng tiềm năng, báo cáo quản trị khác theo yêu cầu. 3.1.2.5 bộ phận chăm sóc khách hàng
Thái Xuân Trường 26 Quản trị kinh doanh A– K63
Hình 3.2: Quy trình phối hợp cơng việc kinh doanh 3.2. Mô tả cơng việc bán hàng
Tìm kiếm đưa ra cơ hội kinh doanh
Thống kê các cơ hội kinh doanh phân thích thị trng
Phân loại, xắp xếp các cơ hội kinh doanh theo nhóm
Tìm ra đắc trưng của mỗi nhóm và lưa chọn
Đưa ra cách thức kinh doanh hiệu quả
Xây dựng kế hoạch kinh doanh
Căn cứ vào khách hàng
Căn cứ vào khả năng doanh nghiệp
Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh
Thái Xuân Trường 27 Quản trị kinh doanh A– K63
Công việc Trách nhiệm Nhiệm vụ
1.Nhận mọi thông tin về của khách hàng và đưa ra phương hướng xử lý
Tìm hiểu về sản phẩm ( thuốc thực phẩm chức năg)
Nhận báo cáo thông tin về sản phẩm
Đọc về thông tin sản phẩm Thắc mắc với cấp trên khi không hiểu
Báo cáo lại với cấp trên Tiếp nhận khiếu nại Nhận kiếu nại từ khách
hàng
Nhận các thông tin sản phẩm từ khách hàng Kiểm tra đối chiếu sản phẩm
Xử lý nếu trong khả năng Lưu thông tin khách hàng, sản phẩm , đơn khiếu nại Hỗ trợ khách hàng Tiếp nhận thắc mắc từ khách hàng Xác nhận thơng tin sản phẩm Tìm hiểu về sản phẩm Giải đáp thắc mắc
Nếu ngoài tầm khả năng để xử lý thì chuyển lên cấp cao hơn để xử lý Phối hợp với các vị trí khác trong phòng kinh doanh và các phòng ban khác
Ghi nhận lại khiếu nại của khách hàng
Hỗ trợ chuyển khiếu nại đến các vị trí liên quan
Thảo luận trong cuộc họp
Thái Xuân Trường 28 Quản trị kinh doanh A– K63
Cung cấp thông tin khách hàng và sản phẩm cho bộ phận khác : phòng cung ứng
Xử lý khiếu nại Trong khả năng thì chủ động liên lạc với khách hàng
Giải đáp khiếu nại của khách
Lưu lại thông tin khiếu nại và cách xử lý
Trình báo cáo lên các cấp trên 2. Khảo sát và tìm kiếm khách hàng Phân tích lợi ích khách hàng Thu thập các kết quả khảo sát thị trường
Tìm hiểu về các vấn đề người dùng quan tâm Phân chia khách hàng theo các nhóm theo từng đặc điểm
Tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của từng khách hàng
Hỗ trợ phát triển kênh thông tin quảng cáo và bán hàng (website, zalo, facebook, tiki, shoppe.…)
Tìm hiểu về thông tin sản phẩm
Hỗ trợ thiết lập kênh thông tin
Quản lý kênh thông tin
Trả lời thắc mắc của khách hàng trên các kênh trên
Thái Xuân Trường 29 Quản trị kinh doanh A– K63
Tư vấn sản phẩm Phối hợp với các vị trí trong phịng kinh doanh Cung cấp thông tin sản phẩm
Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục
Giải đáp thắc mắc Lấy thông tin khách hàng
Ghi nhận ý kiến khách hàng
Đăng tải các mẫu, bài đánh giá
Thu thập ý kiến khách hàng
Tổng hợp và sàng lọc ý kiến khách hàng
Ghi nhận lại vào hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ Theo dõi mức độ hài lòng
của khách hàng
Thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng
Liên lạc để khảo sát mức độ hài lòng
Hỗ trợ khách hàng Ghi nhận lại sự hài lòng của khách hàng
Báo cáo lên cấp trên
3. Kí hợp đồng phân phối thuốc thực phẩm chức năng Thực hiện các thủ tục hồ sơ Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục Soạn thảo và chỉnh sửa hợp đồng mua bán
Kiểm tra số liệu và chứng từ
Thái Xuân Trường 30 Quản trị kinh doanh A– K63
Ghi nhận và báo cáo cấp trên
Thực hiện các công việc liên quan đến đối soát hàng
Gọi điện đối chứng với người mua hàng
Gửi thông tin người nhân và đơn hàng lên cấp trên
Tổng hợp và điều phối qua đơn vị vẩn chuyển
Kiểm tra đơn vị vận chuyển đã giao hàng chưa
4. Hỗ trợ soạn thảo doanh số theo tuần
Cập nhật dữ liệu Lấy số liệu về lượng, loại sản phẩm,…
Lấy thông tin chi tiết các hợp đồng đã kí
Tổng hợp theo mẫu và gửi cho cấp trên
3.2.1.. quy trình thực hiện các cơng việc bán hàng.
Cơng việc 1: khảo sát và tìm kiếm khách hàng
Hình 3.3: Quy trình khảo sát và tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm thị trường kinh doanh
Tiến hành khảo sát
Thu thập và tổng hợp thông tin Viết và nộp báo cáo
Thái Xuân Trường 31 Quản trị kinh doanh A– K63
Bước 1: tìm kiếm thị trường kinh doanh
Tiến hành khảo sát thị trường để biết các nhu cậu thị hiếu của khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Trưởng phòng là người quyết định thị trường kinh doanh để tiến hành khảo sát và nhắc nhở nhân viên chuẩn bị để tiến hành khảo sát
Bước 2: tiến hành khảo sát việc này giúp nhân viên kinh doanh có cơ hội tiếp cận và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng hiều từ đó đưa ra phương án kinh doanh hợp lý.
Thơng qua hình thức phát hành tờ rơi…. Nhân viên kinh doanh trực tiếp giới thiệu với khách hàng những sản phẩm của công ty đem đén với khách hàng. Khi tư vấn cần chú ý đến: hiệu quả của sản phẩm mang lại, các chương trình khuyến mãi mà cơng ty đang ưu đãi với khách hàng.
Bước 3 thu thập và tổng họp thơng tin
Khi khách hàng có ý định sử dụng sản phẩm nhưng chưa mua sản phẩm, nhân viên kinh doanh có thể xin thơng tin của khách hàng để gọi và tư vấn sau.
Bước 4: viết và nộp báo cáo
Viết báo cáo về thông tin khách hàng đã thu thập được, tổng hợp số lượng khách hàng đã sử dụng sản phẩm. đề xuất phương án tiếp cận khách hàng.
Bước 5: tổng hợp báo cáo
Trưởng phòng xem sét và tổng họp báo cáo khảo sát. Sau đó tiếp tục cùng nhân viên kinh doanh tiến hành thảo luận và đề ra phương án tiếp cận đến người tiêu dùng.
Thái Xuân Trường 32 Quản trị kinh doanh A– K63
Hình 3.4: quy trình hỗ trợ chăm sóc khách hàng Bước 1: nhận ý kiến
nhân viên kinh doanh sẽ nhận cuộc gọi từ khách hàng. Tơi có nhiệm vụ ghi chép lại các thơng tin về hợp đồng, thơng tin khách hàng. Sau đó đăng nhập vào hệ thống thông tin khách hàng để kiểm ra thông tin khách hàng vừa cung cấp.
Bước 2: Phân loại
nhân viên kinh doanh tiến hành phân loại và tiến hành giải đáp thắc mắc của khách hàng đối với sản phẩm trong phạm vi giải quyết của mình. Nếu nằm ngồi khả năng thì sẽ được chuyển đến phịng chăm sóc khách hàng để được giải quyết.
Bước 3: Giaỉ quyết
trực tiếp giải quyết vấn đề của khách hàng, tuỳ theo mức độ để chuyển đến các bộ phận liên quan
Bước 4: Viết và nộp báo cáo
Thu thập thông tin, ghi chép và lưu trữ, viết báo cáo từng ngày về các trường Nhận ý kiến
Phân loại
Giải quyết
Customer service
Viết và nộp báo cáo
Thái Xuân Trường 33 Quản trị kinh doanh A– K63
hợp của khách hàng cần hổ trợ và nộp lịa cho trưởng phòng Bước 5: Lưu báo cáo
Trưởng phòng sẽ lưu báo cáo và đề xuất ra phương án xủa lý phù họp hiệu quả, tất cả nhằm mục đích năng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng thường xuyên.
Cơng việc 3: Kí hợp đồng
Hình 3.5: Quy trình kí hợp đồng
Bước 1: Nhân viên kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng để xác nhận thông tin khách hàng và hẹn lịch ký hợp đồng mua bán sớm nhất có thể
Bước 2: Trợ lý kinh doanh tiến hành soạn thảo hợp đồng đưa ra những điều kiện có lợi cho 2 bên với mức giá cả cạnh tranh tổng hợp và chuyển hợp đồng lên cấp cao hơn để xác nhận hợp đồng
Bước 3: Nhân viên kinh doanh phối hợp với phòng cung-ứng kiểm tra sản phẩm xem có đáp ứng đủ với yêu cầu của bên mua.
Bước 4: Tiến hành kí kết hợp đồng. nếu khách hàng có thắc măc thì nhân viên kinh doanh giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Bước 5: Nhân viên nộp hợp đồng cho phịng kế tốn và tài chính, tiến hành thức hiện hợp đồng.
Cơng việc 4: Hỗ trợ soạn thảo doanh số
Xác nhận thông tin Soạn thảo hợp đồng, giá cả cạnh tranh
Kiểm tra Thực hiện hợp
Thái Xuân Trường 34 Quản trị kinh doanh A– K63
Hình 4.6: quy trình hỗ trợ soạn thảo doanh số bán hàng
Bước 1: Theo thời gian quy đinh nhân viên ở phịng kế tốn-tài chính sẽ kết số. sau đó, hệ thống sẽ tự động cập nhận về phòng kinh doanh cho trợ lý kinh doanh. Trợ lý kinh doanh dựa trên kết quả đó lưu lại và so sánh với chỉ tiêu được giao.
Bước 2: Rà sốt lại thơng tin hợp đồng
Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại thong tin doanh số theo cơ sở dự liệu của hệ thống tự động và qua các nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng đó đẻ đảm bảo tính chính xác về số lượng hợp đồng đã ký,…
Bước 3: viết và nộp báo cáo doanh số
Nhân viên kinh doanh tiến hành viết báo cáo theo mẫu đã có sẵn. Bước 4: xem xét
Trường phòng tiến hành xem xét bảng báo cáo doanh số, căn cứ theo sự theo dõi cá nhân để xem mức độ phù hợp bảng báo cáo.
Bước 5: lưu báo cáo
Trưởng phịng lưu lại, sau đó sẽ dùng để báo cáo trong cuộc họp với giám đốc kinh doanh
Kết Luận Chung
Tổng Quát: Là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ với cơ cấu tổ chức bộ máy tinh gọn và hiệu quả Công ty cổ phần bê tông và xây dựng thành nam đã đạt được một số kết quả kinh doanh nhất định. Để làm được điều này phải kể đến là hiệu quả của hoạt động tổ chức cơng tác kế tốn, tài chính, phân tích kinh tế tại cơng ty, tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm này cũng
Tổng hợp doanh số theo ngày
Rà sốt lại thơng tin hợp đồng đã kí
Viết và nộp kết quả báo cáo kinh doanh Xem xét
Thái Xuân Trường 35 Quản trị kinh doanh A– K63
có một số hạn chế, cụ thể:
Ưu điểm: Là doanh nghiệp trong lĩnh vực dược phẩm có uy tín và thương hiệu với khách hàng.
Có hệ thống khách hàng hợp tác lâu năm.
Thiết bị sau đầu tư đã dần ổn định và phát huy cơng suất.
Tập thể người lao động có truyền thống đồn kết, có tinh thần lao động sản xuất phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Nhược điểm: Nguyên liệu, nhiên liệu nhiều lúc không ổn định do ảnh hưởng thời tiết và thị trường
Các vật tư phụ tùng cịn hạn chế, máy móc thiết bị hay hỏng hóc sự cố. Tài chính sau đầu tư cịn khó khăn, cơng nợ tồn đọng cao,tồn kho nhiều, tự chủ tài chính nhập ngun liệu khơng được nhập uỷ thác
Lực lượng lao động còn yếu về tay nghề, một số ý thức chưa cao, chưa thực sự làm chủ dây chuyền.
Môi trường ngày càng khắt khe, quản lý nhà nước ngày càng chặt chẽ. Thủ tục dự án kéo dài và dự án phải tạm dừng.
*Những nội dung cơ bản mà sinh viên đã nắm bắt được từ thực tế:
Khả năng tổ chức, tư duy logic và có hệ thống. Kỹ năng phân tích, làm việc dựa trên số liệu tốt.
Kiến thức rộng về các lĩnh vực của phần mềm mà các team đang thực hiện. Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ team và các team khác để khai thác thông tin
về sản phẩm, dự án và ứng dụng nó vào việc xây dựng hệ thống quy trình. Kỹ năng giao tiếp.