3. Tổ chức thực hiện hợp đồng 1 Lập phương án vay vốn
3.2 Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T.R
- Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện được các hợp đồng nhập khẩu quy định thanh tốn bằng L/C. Đối với các hợp đồng thanh tốn qua L/C thì cán bộ vật tư cần lập đơn đề nghị mở L/C gửi cho
phịng kế tốn để phịng kế tốn chịu trách nhiệm mở L/C thanh tốn cho nhà
cung cấp ( đơn đề nghị mở L/C xem phụ lục số 2 ). Theo như việc đàm phán
trước khi ký hợp đồng, cơng ty và đối tác nước ngồi đã thoả thuận mở L/C tại ngân hàng xác định, do đĩ sau khi ký hợp đồng cơng ty chỉ việc chuẩn bị các
giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đĩ để làm thủ tục xin mở L/C. Các ngân
hàng mà cơng ty Việt á thường mở là ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội (MCSB), ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng ngoại thương ( Vietcombank)
Để tiến hành mở L/C, cơng ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng
nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của từng
KILOBOOKS.COM
theo quy định. Ngồi đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao
hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh tốn của cơng ty được chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng
về việc mở L/C. Thơng thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là
0,35% giá trị hợp đồng, mức ký quỹ là 10% giá trị hợp đồng đối với những hợp
đồng được mở tại ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội, ngân hàng cổ phần
nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển. Cũng cĩ trường hợp cơng ty khơng cần ký quỹ khi cơng ty và ngân hàng cĩ quan hệ giao dịch thường xuyên và đã hồn tồn tin tưởng vào nhau như ngân hàng Ngoại thương (VIETCOMBANK). Hoặc cũng cĩ trường hợp cơng ty phải ký quỹ 100% khi cơng ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa cĩ đủ độ tin cậy nhất định. Ví dụ trong hợp đồng số 02-CT-005/VA-
oristar ngày 23 tháng 4 năm 2002, oristar là đối tác mới, độ tin cậy chưa cao và
đối tác lại yêu cầu mở L/C tại ngân hàng thương mại cổ phần á Châu Hà Nội
(ACB Hà Nội) là ngân hàng mà cơng ty chưa mở tài khoản nên khi tiến hành mở L/C cơng ty phải ký quỹ 100%.
Sau khi đã làm xong mọi thủ tục mở L/C, ngân hàng sẽ phát hành một
L/C, cơng ty phải kiểm tra nếu thấy L/C đúng thì yêu cầu ngân hàng chuyển cho bên xuất khẩu, nếu thấy chưa đúng yêu cầu ngân hàng sửa đổi. ( mẫu L/C xem phụ lục số 3)
- Với những hợp đồng thanh tốn bằng phương thức chuyển tiền
thì cán bộ vật tư làm đơn đề nghị chuyển tiền rồi chuyển lên cho kế tốn để kế tốn làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi chuyển tiền
cán bộ vật tư cần bản T.T.R ngân hàng chứng nhận đã chuyển
tiền vào tài khoản người hưởng lợi để scan lên rồi gửi cho nhà
KILOBOOKS.COM
cầu nhà cung cấp chuyển hàng và gửi invoice, packing list để cán bộ vật tư liên hệ với hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải ( với những hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOB). ( mẫu T.T.R xem phụ lục số 4 )
3.3. Thuê phương tiện vận tải
Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOB thì Việt á cần liên hệ với các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải
Bảng 6: Số lượng hợp đồng được thực hiện.
Đơn vị: hợp đồng
Năm 2004 2005 2006
Số hợp đồng được thực hiện 15 28 46
Số hợp đồng ký kết theo điều kiện
FOB, EXW 4 6 8
Tỷ lệ (%) 22% 23% 18%
Nguồn: báo cáo tình hình nhập khẩu từ năm 2004-2006.
Một số cơng ty hàng hải mà cơng ty cĩ quan hệ giao dịch đĩ là: cơng ty thuê tàu và mơi giới hàng hố (Vietfracht), cơng ty đại lý tàu biển (VOSA) và các hãng vận tải nước ngồi cĩ đại lý tại Việt Nam.
Khi nhà cung cấp thơng báo hàng đã sẵn sàng được giao thì cán bộ vật tư sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung cấp những thơng tin cần thiết như trọng lượng hàng, kích thước của hàng ( chiều dài, chiều rộng, chiều cao ) để cĩ thơng tin
yêu cầu các hãng vận tải báo mức cước phí, cán bộ vật tư cần yêu cầu ít nhất 3 hãng vận tải báo cước phí vận tải. Sau khi nhận được báo giá của các hãng vận tải cán bộ vật tư lập bảng đánh giá nhà cung cấp để so sánh lựa chọn hãng vận tải phù hợp nhất đĩ là hãng vận tải chào được mức cước tốt nhất cũng như cĩ
khả năng giao hàng cho Việt á trong thời gian ngắn nhất. Sau khi chọn được
hãng vận tải phù hợp, cán bộ vật tư gửi chấp nhận chào giá vận tải cho hãng tàu, khi hãng tàu nhận được thơng báo chấp nhận chào giá vận tải của Việt á thì hãng tàu sẽ fax cho Việt á “ booking note “ ( mẫu booking note xem phụ lục số 5) lúc này cĩ thể coi như hợp đồng vận tải đã được kí kết giữa hãng tàu và Việt á.
KILOBOOKS.COM
Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIP
hay CIF thì Việt á sẽ thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hố.
Cơng ty TNHH thiết bị điện Việt á thường mua bảo hiểm hàng hố nhập
khẩu tại cơng ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, do đây là cơng ty Nhà nước được cơng ty tín nhiệm, bên cạnh đĩ cơng ty cũng mua bảo hiểm của cơng ty cổ
phần bảo hiểm Bưu điện. Thơng thường cơng ty mua bảo hiểm chuyến, với trách nhiệm đối với tổn thất cả hàng nhập khẩu của cơng ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho, cịn cơng ty cũng cĩ nghĩa vụ phải nộp phí bảo hiểm cho chuyến hàng đĩ, với cơng ty Bảo Việt thì tỷ lệ phí bảo hiểm là
0,35% giá trị bảo hiểm, cịn đối với cơng ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,50% giá trị bảo hiểm. Khi đĩ, cơng ty Việt á gửi “giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hố” đến cơng ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho hàng nhập khẩu trong chuyến đĩ. Sau đĩ, cơng ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho cơng ty một “đơn bảo hiểm hàng hố” dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty gửi đến.
Trong quá trình thực hiện khâu này, cơng ty luơn cố gắng để mua được
bảo hiểm một cách sớm nhất cĩ thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn đề phịng những bất trắc cĩ thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ
cơng ty thường lưu ý các điểm sau:
+ Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF hoặc CIP của hàng nhập khẩu.
+ Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử
dụng trong L/C.
+ Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác.
+ Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn.
KILOBOOKS.COM
+ Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống.
+ Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày khơng trễ hơn ngày gửi hàng như
đã thể hiện trong vận đơn.
3.5. Làm thủ tục hải quan
Sau khi thực hiện các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, cơng ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan ngay khi nhận được thơng báo từ hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu là hàng đã về đến cảng. Mẫu tờ khai hải quan hiện tại cơng ty sử dụng là HQ2002-NK, với mã số thuế là 0900223538. Trước khi làm thủ tục hải quan cán bộ vật tư cần kiểm tra xem doanh nghiệp mình cịn nợ thuế khơng thì yêu cầu kế tốn trả hết thuế rồi mới cĩ thể làm thủ tục hải quan để tiếp tục nhập khẩu hàng hố. Qui trình làm thủ tục hải quan cụ thể theo các bước sau:
Bước 1: Khai báo Hải quan: Trong bước này, cơng ty thực hiện theo từng giai đoạn sau:
- Cán bộ vật tư tự kê khai, áp mã, và tính thuế XNK, tự kê khai đầy
đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, nếu cĩ
nhiều mục hàng hố thì cần kèm theo phụ lục tờ khai hải quan để khai được chi tiết đơn giá của hàng hố, ngồi ra cịn cĩ tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu ( nếu hàng nhập khẩu được áp mức thuế suất = 0% thì khơng cần loại tờ khai này ), tất cả các tờ khai
đều cần làm hai bản, 1 bản Việt á giữ cịn 1 bản sẽ lưu tại chi cục
hải quan. Ngồi ra bộ chứng từ đi kèm theo tờ khai hải quan là : hợp đồng nhập khẩu 1 bản sao ( chú ý danh mục vật tư đặt hàng
trên hợp đồng phải thể hiện được đơn giá cho từng loại thiết bị,
nếu khơng hợp đồng này sẽ khơng được hải quan chấp nhận ), hố
KILOBOOKS.COM
hàng hố , B/ L hoặc AWB 1 bản gốc một bản copy. Chú ý trên tất cả các bản copy đều phải cĩ dấu sao y bản chính và cĩ dấu
giáp lai.
- Khi khai tờ khai hải quan cần chú ý ngày hết hạn L/C, ngày tàu đến trên vận đơn và ngày hết hạn giao hàng trên hợp đồng phải khớp nhau, nếu khơng khớp nhau thì bộ chứng từ đĩ sẽ khơng hợp lê. Nhân viên Hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình XNK thì cho đăng ký mở tờ khai.
- Nhận thơng báo thuế của Hải quan và tổ chức để Hải quan kiểm hố hàng.
Bước 2: Căn cứ vào kết quả kiểm hố và khai báo của cơng ty, Hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà cơng ty phải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần. Đối với việc nộp thuế lúc này sẽ cĩ hai trường hợp
xảy ra : nếu cơng ty đang bị cưỡng chế thuế ( đang nợ thuế ) thì cơng ty phải nộp ngay thuế của lơ hàng đang làm thủ tục hải quan đĩ, cịn nếu cơng ty khơng bị
cưỡng chế thuế và doanh nghiệp cĩ thẻ ưu tiên thì tiền thuế của lơ hàng đang
làm thủ tục hải quan được phép nộp chem. trong vịng 30 ngày. Nếu cĩ mâu
thuẫn giữa hải quan và doanh nghiệp về mã số thuế áp cho hàng hố trong hợp
đồng nhập khẩu thì hàng sẽ được đưa về trung tâm thí nghiệm điện I tại Hồng
Quốc Việt hay tại Gia Lâm để giám định. Kết luận của trung tâm giám định sẽ là kết quả cuối cùng.
Bước 3: Sau khi đã hồn tất thủ tục hải quan, Hải quan đĩng dấu “đã làm thủ tục hải quan” lên trang đầu tờ khai và giao cho cơng ty nhận một bản. Từ đây, hàng của cơng ty đã được giải phĩng.
KILOBOOKS.COM
3.6. Nhận hàng
Sau khi hồn thành thủ tục hải quan, cơng ty tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào loại mặt hàng và quốc gia xuất khẩu mặt hàng đĩ mà cơng ty nhận được hàng hố ở những địa điểm khác nhau. Thơng thường, hình thức nhận
hàng chủ yếu là bằng đường biển và đường hàng khơng. Nếu cơng ty nhập khẩu hàng hố với khối lượng nhỏ thì hình thức vận chuyển hàng bằng đường hàng
khơng và nhận tại sân bay Nội Bài. Nếu cơng ty nhập khẩu hàng với số lượng lớn thì hàng được vận chuyển bằng đường biển và nhận tại cảng Hải Phịng,
cảng Đà Nẵng... Do cảng cĩ trách nhiệm tiếp nhận hàng hố nhập khẩu từ tàu
nước ngồi, bảo quản hàng hố trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên cơng ty Việt á phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện cơng việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi “Giấy báo hàng đến” cho cơng ty biết và đến nhận “Lệnh giao hàng” - D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận hàng D/O cần mang
theo “Vận đơn gốc” - OB/L và “Giấy giới thiệu của đơn vị”. Đại lý tàu giữ lại
OB/L và trao 3 bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến thì cơng ty phải đến ngân hàng mở L/C xin
giấy bảo lãnh của ngân hàng để đi nhận hàng. Kèm theo Giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc ( mẫu B/L xem phụ lục số 6), cùng với các Chứng từ khác (cĩ thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường nào đĩ như bằng DHL, hoặc gửi kèm theo hàng...Cán bộ vật tư đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đĩng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau
đĩ mang “Biên lai thu phí lưu kho”, 4 bản D/O, Invoice, Packing list đến đại lý
tàu xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O, cán bộ vật tư mang 2
D/O cịn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến hải quan
cảng, mời hải quan kiểm hố, sau khi hải quan xác nhận “Hồn thành thủ tục hải quan”, hàng được xuất kho.
KILOBOOKS.COM
3.7. Làm thủ tục thanh tốn
a) Nếu việc thanh tốn được thực hiện bằng phương thức tín dụng chứng từ: Khi bộ chứng từ gốc của nhà cung cấp nước ngồi về đến ngân hàng mở L/C, cơng ty sẽ phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ thì cơng ty trả tiền cho ngân hàng
b) Nếu thanh tốn bằng phương thức chuyển tiền T.T.R:
Sau khi cơng ty tiến hành kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ thì cơng ty sẽ ra lệnh cho ngân hàng của mình chuyển trả tiền cho nhà cung cấp hàng nhập khẩu
3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình nhận, kiểm tra hàng hố nếu phát sinh các trường hợp phải khiếu nại, cơng ty sẽ lập hồ sơ khiếu nại, bao gồm: Thư dự kháng, các loại biên bản cần thiết, vận đơn, hố đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu và chứng nhận bảo hiểm. Do mặt hàng nhập khẩu của cơng ty đa dạng, cĩ nhiều hàng hố phức tạp nên thời gian và cách giải quyết khiếu nại, người bị khiếu nại rất da dạng, phong phú.
- Đối với những hàng hố bằng trực quan cĩ thể phát hiện ra ngay khơng
đúng quy định thì thời hạn khiếu nại thường là 7 ngày.
- Đối với các máy mĩc, thiết bị chỉ đến khi đưa vào sử dụng, lắp ráp, vận hành mới phát hiện khơng đúng quy cách hoặc thiếu linh kiện, phụ tùng thì thời hạn khiếu nại thường dài hơn.
Khi cĩ các trường hợp khiếu nại xảy ra, nếu đĩ là trách nhiệm của người vận tải hay các tổn thất là do các rủi ro đã được bảo hiểm gây ra thì cơng ty gửi bộ hồ sơ khiếu nại đến người vận tải hoặc cơng ty bảo hiểm. Nếu trách nhiệm
thuộc về bên xuất khẩu thì cơng ty thường đề nghị ngay cách giải quyết trên tình thần hợp tác, cố gắng giảm phiếu chi phí cho cả hai bên nhằm mục đích duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng. Nếu sau khi thuê Vinacontrol giám định và kết
KILOBOOKS.COM
luận đĩ là lỗi của nhà cung cấp thì cán bộ vật tư sẽ gửi bản chứng nhận này cho nhà cung cấp ( nếu biên bản này cấp bằng tiếng việt thì cán bộ vật tư sẽ dịch