Các bản tường trình có thể là nguồn dữ liệu hữu ích cho phân tích sự cố. Các bản tường trình cần:
- Chứa các thơng tin các cá nhân theo trình tự và thời gian
của sự cố
- Vai trò rõ ràng của các cá nhân liên quan đến sự cố
- Ghi nhận các khó khăn họ gặp phải
- Các vấn đề liên quan (ví dụ: máy hỏng...) thường khơng được ghi trong hồ sơ bệnh án
Các tài liệu liên quan sự cố
Một vài vấn đề có thể là chủ đề tốt trong cuộc trao đổi, chẳng hạn như:
- Không được hỗ trợ kịp thời
- Không được theo dõi phù hợp
Các thông tin trong các các bản tường trình sẽ được tích hợp với các nguồn dữ liệu khác để có được bức tranh tồn cảnh về các yếu tố có ảnh hưởng đến sự cố. Chẳng hạn như:
- Các bản báo cáo lúc kiểm tra - Chất lượng lúc đầu
- Lịch sử bảo trì
- Các ghi chú y khoa
- Phiếu công khai thuốc...
Các tài liệu liên quan sự cố
Số tham chiếu
Nguồn thông tin/dữ liệu
Ngày yêu
cầu Ngày nhận Lưu trữ tại
Case 25/02 Bảng sao form
cáo báo sự cố
24/10/01 24/10/01 Ngăn A RM Office
Case 25/02 Phần ghi chép của
Điều dưỡng
24/10/01 25/10/01 Ngăn A RM Office
Case 25/02 Phần ghi chép bác
sĩ
24/10/01 26/10/01 Ngăn A RM Office Thông tin của sự cố:
- Được thu thập càng sớm càng tốt ngay sau sự cố xảy ra.
- Hệ thống đánh số tham chiếu sẽ giúp việc tiếp cận thơng tin dễ dàng hơn.
Ví dụ cho lưu trữ thông tin:
Các tài liệu liên quan sự cố
Mục đích việc thu thập thơng tin trong bước này nhằm:
- Bảo vệ thơng tin để chắc rằng chúng có sẵn để sử dụng
trong quá trình điều tra và sau đó nếu liên quan đến pháp lí.
- Cho phép một mơ tả phù hợp cho sự cố, bao gồm trình tự các sự việc đưa đến sự cố.
- Tổ chức lại các thơng tin
- Cung cấp hướng dẫn ban đầu cho nhóm điều tra. - Xác định các chính sách và qui trình phù hợp
Các tài liệu liên quan sự cố
Là một trong những công cụ tốt nhất để ghi nhận thông tin từ nhân viên và các cá nhân liên quan đến sự cố.
Nhóm phỏng vấn sẽ cần xác định:
- Ai sẽ được phỏng vấn
- Sắp xếp các cuộc phỏng vấn càng sớm càng tốt.
Các cuộc phỏng vấn là yếu tố then chốt giúp điều tra hiệu quả. Các cuộc phỏng vấn đặc biệt có sức mạnh khi chúng tìm
ra được:
- Các yếu tố ảnh hưởng một cách hệ thống
- Cho phép các thành viên phối hợp với nhau một cách hiệu quả trong qui trình điều tra và phân tích sự cố.