Cũng giống như các hoạt động nghiệp vụ khác, hoạt động tự doanh không có một quy trình chuẩn hay bắt buộc nào. Các CTCK tùy theo cơ cấu tổ chức của mình sẽ có các quy trình nghiệp vụ riêng, phù hợp. Tuy nhiên trên giác độ chung nhất, quy trình hoạt động tự doanh bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xây dựng chiến lược đầu tư
CTCK phải xác định rõ chiến lược trong hoạt động tự doanh của mình là chủ động, thụ động hay bán chủ động, đầu tư vào những ngành nghề hay lĩnh vực nào.
- Thực trạng nền kinh tế
- Khả năng nắm bắt và xử lí thông tin - Trình độ và khả năng phân tích
- Khả năng quản trị điều hành của ban lãnh đạo công ty…
Bước 2: Khai thác tìm kiếm cơ hội đầu tư
Theo mục tiêu đã được xác định, công ty sẽ chủ động tìm kiếm mặt hàng, nguồn hàng, khách hàng, cơ hội đầu tư. Việc khai thác tìm kiếm cơ hội đầu tư được tiến hành cả ở thị trường phát hành và thị trường lưu thông, cả chứng khoán đã niêm yết và chưa niêm yết.
Bước 3: Phân tích, đánh giá chất lượng, cơ hội đầu tư
Bộ phận tự doanh phải triển khai và kết hợp với bộ phận phân tích để thẩm định, phân tích các khoản đầu tư để có các kết luận cụ thể về các cơ hội đầu tư (mặt hàng, số lượng, giá cả, thị trường nào…).
Bước 4: Thực hiện đầu tư
Sau khi đã đánh giá phân tích các cơ hội đầu tư, bộ phận tự doanh sẽ triển khai các hoạt động giao dịch, mua bán chứng khoán. Cơ chế giao dịch sẽ tuân thủ các quy định của pháp luật và các chuẩn mực chung trong ngành.
- Nếu mua chứng khoán trên thị trường sơ cấp, bộ phận tự doanh phải tuân thủ đúng quy trình đấu thầu, hoặc bảo lãnh phát hành, hoặc thỏa thuận với các tổ chức phát hành trong các công đoạn chuẩn bị phát hành.
- Nếu mua bán chứng khoán trên thị trường thứ cấp, bộ phận tự doanh phải đặt lệnh giao dịch theo phương thức khớp lệnh hoặc giao dịch thỏa thuận (trên SGD) hoặc khớp giá (trên sàn OTC). Sau đó nhân viên tự doanh kết hợp với bộ phận kế toán để xác nhận kết quả giao dịch, hoàn tất các thủ tục thanh toán chứng khoán và tiền.
Lệnh giao dịch của bộ phận tự doanh sẽ được chuyển từ bộ phận tự doanh của công ty sang phòng môi giới như lệnh của một khách hàng, trừ việc kiểm tra kí quỹ. Nếu lệnh tự doanh và lệnh của khách hàng được chuyển cho phòng môi giới cùng một thời gian thì lệnh của khách hàng được ưu tiên truyền đi trước.
Bước 5: Quản lí đầu tư và thu hồi vốn
Trong khâu này, bộ phận tự doanh có trách nhiệm theo dõi các khoản đầu tư, đánh giá tình hình và thực hiện những hoán đổi cần thiết, hợp lí cũng như tìm kiếm những cơ hội đầu tư mới.
Đối với trái phiếu công ty phải thường xuyên theo dõi mọi biến động về lãi suất, tỉ giá hối đoái, biến động kinh tế để kịp thời điều chỉnh. Công ty cần có những dự đoán về lãi suất của các trái phiéu theo các kì hạn khác nhau trên cơ sở chu kì kinh tế và triển vọng
kinh tế, từ đó thực hiện những thay đổi phù hợp trong quản lí danh mục trái phiếu.
Đối với cổ phiếu, công ty phải thường xuyên theo dõi danh mục cổ phiếu của mình trên cơ sở phân tích và dự đoán kinh tế vĩ mô, ngành, thực trạng tình hình các cổ phiếu đang nắm giữ, định giá chúng để quyết định tiếp tục nắm giữ hay bán đi.