II. Sự ảnh hưởng của văn hóa Nhật Bản đến kinh doanh quốc tế:
5. Phong cách kinh doanh của người Nhật:
Với nền kinh tế lớn nhất châu Á và thứ 2 thế giới, Nhật Bản đang là thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp VN. Do vậy, việc nắm rõ đặc điểm tiêu dùng và tính cách kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp VN giao tiếp và kinh doanh thành công với họ.
Thị hiếu của người tiêu dùng Nhật Bản rất đa dạng nhưng cũng khá độc đáo. Theo Thương vụ VN tại Nhật Bản, người tiêu dùng Nhật rất chú ý đến chất lượng hàng hóa. Sống trong mơi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản thường địi hỏi rất khắt khe về chất lượng hàng hóa, bao gồm cả vấn đề vệ sinh, hình thức và dịch vụ hậu mãi. Những vết xước hàng hóa trong q trình vận chuyển cũng có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến q trình tiêu thụ cả lơ hàng và ảnh hưởng đến uy tín.
Ngồi ra, người Nhật Bản cũng rất nhạy cảm với giá tiêu dùng hàng ngày. Sau cuộc khủng hoảng kinh tế bong bóng vào cuối những năm 90 của thế kỷ trước, người Nhật không chỉ quan tâm đến vấn đề chất lượng mà còn rất chú ý đến sự thay đổi giá cả.
Đối tượng mua hàng chủ yếu là những phụ nữ nội trợ đi mua hàng ngày, có nhiều thời gian (tình trạng sau khi lấy chồng sẽ bỏ việc làm tại cơng ty vẫn cịn phổ biến) nên họ rất quan tâm đến sự thay đổi về giá và về mẫu mã hàng hóa. Tuy vậy, tâm lý thích dùng hàng xịn, hàng đồ hiệu cho dù với giá rất cao vẫn không thay đổi nhiều so với trước đây. Bên cạnh đó, họ cũng quan tâm nhiều đến vấn đề thời trang và màu sắc hàng hóa phù hợp theo từng mùa xuân, hạ, thu, đơng. Mặt khác, tính đa dạng của sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng cho việc thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong các siêu thị ở Nhật Bản có vơ số những kiểu dáng, loại của cùng một loại hàng tiêu dùng.
Thương vụ VN tại Nhật Bản cũng cho biết, gần đây, mối quan tâm đến vấn đề sinh thái của người Nhật ngày càng nâng cao. Các cửa hàng đang liên tục cải tiến cách đóng gói sản phẩm để làm sao vừa đẹp, vừa đơn giản và bao bì có thể tận dụng bằng các ngun liệu tái sinh.
Theo một số chuyên gia chuyên nghiên cứu về Nhật Bản, khi kinh doanh với người Nhật, các doanh nghiệp VN cần lưu ý tới một số điểm sau đây:
1. Đừng quá vội vàng bắt tay với doanh nhân Nhật Bản.
Nói chung, người Nhật tránh sự tiếp xúc quá thân mật trong kinh doanh. Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự. Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình.
2. Sẵn sàng tơn trọng sự khác biệt về văn hoá. Khi gọi tên người Nhật bạn nhớ bỏ từ “Mr” ở đằng trước và thêm từ “san”- nghĩa là Ông, Bà, Anh, Chị… vào sau Họ của người đó để thể hiện sự kính trọng. Ví dụ : Mr. Fujita được gọi là
“Mr. Jones-san”. Lưu ý là người Nhật gọi Họ chứ không gọi tên. Gọi tên được xem là thiếu lịch sự.
3. Khi kết thúc câu chào hỏi, đừng bao giờ quên trao “card visit”, đây là điều quan trọng nhất.
Hầu hết người Mỹ nhận card của đối phương liếc nhìn rất nhanh rồi cất vào túi áo vét trong khi người Nhật xem card rất cẩn thận cả mặt trước và mặt sau. Họ giới thiệu, chứ không chỉ đơn thuần đưa cho bạn, và cầm card với dịng chữ in xi chiều về phía bạn để bạn dễ nhìn. Có thể kèm theo một cái cúi đầu nhẹ và nhanh. Chiếc card của người Nhật to hơn card của người Mỹ một chút và được in trên giấy chất lượng tốt hơn. Việc in có thể bằng tiếng Anh một mặt và mặt kia in bằng tiếng Nhật.
4. Vị trí ngồi vào bàn làm việc
Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đồn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa.
5. Trường hợp bạn nhận được nhiều card visit một lúc:
Đặt card visit mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn. Người Nhật cũng sắp xếp card visit mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi
đối diện tương tự như vậy.
Bạn có thể nhìn vào card visit để nhớ tên của người đó. Điều này có thể chấp nhận được. Tên của người Nhật Bản có thể khó nhớ, nhưng tên của người nước ngồi cũng khó nhớ đối với người Nhật.
6. Khi bạn là khách ở các văn phòng của người Nhật bạn sẽ được mời uống trà xanh, đây là truyền thống của người Nhật. Nhưng người Nhật cũng uống cafe.
7. Nói chậm và đúng sự thật
Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ khơng gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “cơng việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hồ”, “khơng thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” .
8. Trong đàm phán, học cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng khơng nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây.
9. Tránh dùng từ “no” (khơng), vì được xem là thiếu lịch sự . Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”.
10. Cuối cùng, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván gơn. Người Nhật thích chơi gơn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi mơn thể thao tạo sự thân thiện này
Ngồi ra cần chú tâm đến một số đặc điểm như sau:
- Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ
tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tượng trong
buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi các doanh nghiệp VN khơng thực hiện được lời hứa, thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.
- Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù
là cơng ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn.
Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.
- Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài
đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía VN khơng đủ kiên trì để tiếp tục nên đã khơng nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.
- Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó khơng
chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà cịn khẳng định tính thường xuyên, ổn định trong kinh doanh với khách hàng cũ.
Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể những mẫu mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những khách hàng truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trước đó.
- Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng
không được ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua, lại. Phải ln đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn.
- Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay
(đặc biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách khơng bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.
- Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng
danh thiếp nhất thế giới. Việc khơng có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.
- Trực công ty: Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện
đến cơng ty mà khơng thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.
- Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.
- Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách
Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường.
- Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là khơng quan trọng lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.
- Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7),
dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống.
- Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc
mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).
- Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lơi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản đối với một số mặt hàng như hàng q tặng, chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong giá thành sản phẩm.
Suy ra những lưu ý khi đàm phán với người Nhật:
Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.
“Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì dùng tên. Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào
nhau, cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.
Khi bắt tay với họ thì khơng nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất bước ra khỏi phòng trước.
Làm quen: giai đoạn làm quen trong kinh doanh bắt đầu trong những lần gặp
gỡ đầu tiên, giai đoạn này không được quá hấp tấp. Chỗ ngồi với người Nhật phải theo cấp bậc và có thể trao đổi những vấn đề chung như thời tiết, gia đình, du lịch… Nên giới thiệu từng thành viên trong buổi gặp mặt cùng với cấp bậc và vị trí từ cao đến thấp. Sau lần gặp này, họ thường mời bạn dùng cơm tối với họ và đây cũng là cách để xây dựng mối quan hệ thân mật hơn.
Thu thập thông tin: Hãy để cho người cấp cao nhất hoặc trợ lý của ông ta đề
cập đến mục đích của cuộc gặp mặt, đây cũng là dấu hiệu để chúng ta biết cuộc thương thảo sắp bắt đầu. Mục đích của cuộc gặp gỡ là thu thập thông tin từ đối tác, nên bạn phải chuẩn bị thật chi tiết những đề nghị của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời rất nhiều câu hỏi từ phía họ, và người Nhật thường khơng ra quyết định cho lần gặp gỡ này.
Đùa cợt không được chấp nhận khi thương lượng: Rất nghiêm túc trong
công việc nên người Nhật không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ được năng lực của mình. Đùa giỡn thường là sau khi đã hồn thành công việc hoặc sau giờ làm việc.
Thỏa thuận bằng miệng: Người Nhật tin vào thỏa thuận bằng miệng, những
hợp đồng được chuẩn bị chi tiết gây cảm giác rằng lịng tin chưa có từ hai phía. Họ thích linh động, thiện chí, có thể điều chỉnh trong thương thảo, họ cho rằng sự tranh chấp có thể làm giảm đi sự hịa thuận.