Các nhiệm vụ chính của phòng nhân sự

2.2 .Quy mô nguồn vốn

3.1 Phân tích công tác tổ chức ở phòng nhân sự

3.1.2 Các nhiệm vụ chính của phòng nhân sự

• Cơng tác hoạch định và phát triển tở chức

- Tham gia vào tiến trình hoạch định cơ cấu tổ chức, đánh giá và xác định cơ cấu tổ chức, thiết kế công việc và hoạch định nguồn nhân lực. Đảm bảo tối ưu hóa biên chế nhân sự. - Tham gia vào tiến trình phát triển tổ

nguồn nhân sự kế nhiệm, phát triển lực chốt, thiết kế tổ chức, nâng cao hiệu quả

chức, tập trung vào những vấn đề như hoạch định lượng lao động hiện tại, duy trì đội ngũ nhân sự chủ của dòng công việc và quản lý sự thay đởi.

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với định hướng và chiến lược phát triển của công ty. - Thiết lập và triển khai các thủ tục, quy trình và phương pháp cần thiết để tuyển dụng và duy trì lực lượng lao động có năng lực đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Giám sát việc thực hiện và quản lý các chính sách, chương trình và thủ tục về nguồn nhân lực.

- Nghiên cứu và đề xuất với ban giám đốc giải quyết những vấn đề về quản lý nguồn nhân lực (các phương án hoặc giải pháp đề bạt, thay thế, luân chuyển và bổ sung nhân sự).

- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các đơn vị. - Xây dựng chương trình tuyển dụng cho từng đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. Tiếp nhận và xử lý tất cả các đề nghị tuyển dụng một cách có hiệu lực và hiệu quả.

- Phát triển các kênh tuyển dụng và ứng dụng các phương pháp cần thiết để thu hút ứng viên. - Tổ chức thực hiện hoạt động tuyển dụng: tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn và đề xuất ứng viên.

- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng chính sách và quy trình tuyển dụng; hỗ trợ trưởng các đơn vị những phương pháp, kỹ năng cần thiết để phỏng vấn và lựa chọn nhân sự có hiệu quả. - Duy trì và cập nhật các báo cáo tiến độ tuyển dụng, cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng và toàn bộ những trao đổi thông tin liên quan đến việc bố trí nhân sự.

- Quản lý chương trình định hướng cho người lao động về môi trường và văn hóa công ty. - Thực hiện các thủ tục đánh giá nhân viên sau thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động. - Quản lý hồ sơ và lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty. Theo dõi và cập nhật thường xuyên hồ sơ nhân sự (chi tiết nhân sự, ví trí công tác, mức lương, kết quả đánh giá công việc, các hồ sơ về việc nghỉ phép, đào tạo và khen thưởng).

- Phân tích, đánh giá về chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, lập các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng nguồn nhân lực và đưa ra các đề xuất cần thiết.

- Thực hiện việc điều động, thuyên chuyển nhân sự và thống kê tình hình biến động nhân lực. - Theo dõi việc thực thi hệ thống đánh giá kết quả làm việc của cán bộ công nhân viên.

- Tổ chức định kỳ đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên. - Xây dựng, thực hiện và kiểm soát ngân sách nhân sự hàng năm.

• Công tác đào tạo và phát triển nguồn lực

- Đề xuất và tổ chức thực hiện các sáng kiến đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nhằm đáp ứng các yêu cầu về năng lực hiện tại cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như các nhu cầu đào tạo để thích ứng với những thay đổi hoặc thách thức trong tương lai.

- Xác định các kỹ năng then chốt, kỹ năng chuyên môn đối với các chức danh công việc và đề xuất nhu cầu đào tạo thích hợp cho từng nhóm chức danh công việc.

- Hỗ trợ các đơn vị trong việc đánh giá kỹ năng của nhân viên và xác định nhu cầu đào tạo để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, giúp họ đáp ứng được các yêu cầu công việc. - Xây dựng các kế hoạch và chương trình đào tạo (định kỳ hoặc đột xuất).

- Liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài để thực hiện các chương trình đào tạo nhằm đáp ứng các yêu cầu về năng lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh (khi cần thiết).

- Tổ chức thực hiện các khóa đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo đối với những nội dung: đào tạo định hướng cho người lao động mới tuyển dụng; đào tạo kiến thức và kỹ năng cho công nhân tại nơi làm việc; đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên các phòng ban; đào tạo các kỹ năng cho đối tượng quản lý cấp trung; đào tạo định kỳ về công tác an toàn, sức khỏe lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ; đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng hoặc môi trường; hướng dẫn thực hiện các thủ tục, quy trình của công ty, v.v.

- Quản lý, trao đổi thông tin và chuyển giao những dự án đào tạo và phát triển nguồn nhân lực quan trọng hoặc có tác động trên diện rộng tới các bộ phận khác trong toàn công ty. - Phối hợp với các đơn vị theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc sau đào tạo.

- Trực tiếp hoặc phối hợp nghiên cứu, thiết kế và biên soạn các tài liệu đào tạo nội bộ. - Nghiên cứu và xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho cán bợ cơng nhân viên

• Cơng tác lao đợng tiền lương và chế độ chính sách

- Xây dựng, triển khai và tổ chức thực hiện các chiến lược, chính sách và cơ cấu chi trả lương phù hợp với các mục tiêu dài hạn của công ty. Đề xuất và hỗ trợ ban giám đốc trong việc đưa ra các quy chế, quy định có liên quan đến công tác lao động tiền lương và chế độ chính sách. - Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện các phương pháp, hình thức chi trả lương, thưởng và phụ cấp phù hợp với lợi ích hợp pháp của cả công ty và người lao động.

- Đề xuất các kế hoạch phúc lợi có hiệu quả về mặt chi phí, theo dõi môi trường phúc lợi trong và ngoài ngành để vừa đảm bảo thu hút nguồn nhân lực vừa tối ưu hóa chi phí lao động. - Thực hiện việc tính lương, thưởng, phụ cấp chính xác và kịp thời cho cán bộ công nhân viên.

- Tổ chức thực hiện việc chi trả lương (tiền công, lương, thưởng, làm thêm giờ và phụ cấp các loại) cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo cho hoạt động chi trả lương thông suốt và hiệu quả. - Theo dõi và báo cáo kịp thời với ban giám đốc về bất cứ chênh lệch nào giữa tổng quỹ lương được duyệt theo ngân sách và tổng chi lương thực tế cũng như mức thu nhập bình quân.

- Thu thập dữ liệu cần thiết để xác định chuẩn mức so sánh tiền lương và các khoản phúc lợi. - Tổ chức việc theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng các quy định của nhà nước.

- Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.

- Trình kế hoạch và tổ chức thực hiện đối với các chế độ tiền thưởng nhân dịp lễ, tết, v.v. - Theo dõi việc nghỉ lễ tết, nghỉ phép, nghỉ việc riêng và nghỉ chế độ của người lao động. - Tổng hợp các dữ liệu cần thiết để thực hiện việc phân tích, đánh giá kết quả công việc và xét điều chỉnh lương hàng năm trong toàn công ty.

- Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh lương theo đúng quy định của công ty. - Giao dịch với các cơ quan nhà nước để giải quyết các chế đợ chính sách cho người lao đợng

• Cơng tác xây dựng, tổ chức và giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục và quy định

- Tổ chức xây dựng các quy chế, chính sách, quy định nhằm khuyến khích, động viên người lao động làm việc, đồng thời bảo vệ các quyền lợi và nghĩa vụ của công ty và người lao động. - Nghiên cứu, soạn thảo và cải tiến các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc nằm trong các hệ thống quản lý đang vận hành tại công ty (hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, phương pháp thực hành 5S, Kaizen, v.v.)

- Phối hợp phổ biến, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá và đề xuất các biện pháp khắc phục phòng ngừa cần thiết để duy trì và cải tiến các hệ thống quản lý đang vận hành tại công ty (hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, phương pháp thực hành 5S, Kaizen, v.v.).

- Hoạch định, triển khai thực hiện và quản lý các chương trình, thủ tục và hướng dẫn nhằm giúp cán bộ công nhân viên thực hiện và đạt được những mục tiêu chiến lược của công ty. - Đề xuất phương án và tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của ban giám đốc.

- Giám sát việc thực hiện các quyết định, quy định của ban giám đốc, đồng thời báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ do ban giám đốc giao. - Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình chấp hành quy định về kỷ luật lao động, quy chế và nội quy lao động của cán bộ công nhân viên trong phạm vi toàn công ty. - Phối hợp tổ chức định kỳ đánh giá nội bộ đối với hệ thống quản lý chất lượng theo đúng quy định

• Cơng tác an toàn lao đợng, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường làm việc

- Thiết kế và thực thi các hệ thống đảm bảo an toàn, sức khỏe nghề nghiệp, vệ sinh công nghiệp và môi trường làm việc, nhằm ngăn ngừa hoặc loại trừ mọi tác động tiêu cực từ các hoạt động sản xuất kinh doanh đối với sự an toàn, sức khỏe của nhân viên và môi trường làm việc.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động hàng năm hoặc đột xuất. - Xây dựng, hoàn thiện và phổ biến các văn bản, tài liệu hướng dẫn về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường làm việc và phòng chống cháy nổ.

- Cập nhật và phổ biến các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn về an toàn và vệ sinh lao động của nhà nước, các nội quy, quy định về bảo hộ lao động của công ty cho người lao động.

- Triển khai, tổ chức thực hiện và đảm bảo việc tuân thủ các chính sách, quy định và tiêu chuẩn liên quan đến an toàn lao động, sức khỏe nghề nghiệp, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ và bảo vệ môi trường do công ty quy định hoặc theo yêu cầu của pháp luật. - Đề xuất việc tổ chức các hoạt động tuyên truyền về an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp.

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xác định những yếu tố nguy hiểm, độc hại tác động tới người lao động khi vận hành dây chuyền sản xuất và môi trường lao động.

- Tổ chức cấp phát trang thiết bị, phương tiện bảo hộ lao động cá nhân cho người lao động, đồng thời giám sát việc sử dụng trang thiết bị, phương tiện bảo hộ lao động trong công ty.

- Đề xuất quy trình, biện pháp kỹ thuật an toàn lao động và phòng chống cháy nổ, biện pháp kỹ thuật vệ sinh công nghiệp, cải thiện điều kiện làm việc nhằm chăm sóc sức khỏe cho người lao động, đề xuất các phương án phòng ngừa bệnh nghề nghiệp và sự cố tai nạn lao

động.

- Theo dõi và cấp phát bồi dưỡng độc hại cho các đơn vị.

- Giám sát công tác bảo hộ lao động, kiểm tra việc chấp hành các chế độ bảo hộ lao động, tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh công nghiệp trong phạm vi công ty, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục phòng ngừa cần thiết.

- Lập biên bản các sự vụ vi phạm và các phiếu khắc phục phòng ngừa đối với các hiện tượng hoặc nguy cơ gây mất an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và môi trường làm việc.

- Điều tra và thống kê các vụ tai nạn lao động xảy ra trong công ty.

- Tư vấn cho ban giám đốc các phương pháp nhằm hạn chế các rủi ro đới với người lao đợng

• Cơng tác hành chính và quản trị trang thiết bị văn phòng

-Quản lý các trang thiết bị văn phòng (hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy chiếu, điện thoại, tivi, đầu kỹ thuật số, v.v.).

- Phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác bảo dưỡng định kỳ và cung cấp dịch vụ sửa chữa hệ thống trang thiết bị văn phòng trong phạm vi toàn công ty.

- Quản lý các loại công văn, giấy tờ đi đến, sổ sách hành chính.

- Thực hiện việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ liên quan đến chức năng quản trị nhân sự như hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ thanh toán lương và các tài liệu công chứng, v.v.

-Thực hiện việc soạn thảo công văn, thông báo, quyết định, v.v. ; sao chụp các văn bản, giấy tờ có liên quan đến nhiệm vụ được giao; giao nhận hàng hóa, công văn, tài liệu đến các đơn vị.

- Tổ chức tiếp đón và thực hiện lịch làm việc với các cơ quan chức năng về những vấn đề liên quan đến công tác của phòng hành chính nhân sự.

- Tổng hợp kết luận của buổi làm việc, báo cáo và đề xuất phương án với ban giám đốc để kịp thời giải quyết những đề xuất, kiến nghị của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. - Theo dõi và kiểm soát các chi phí hành chính như: điện thoại, văn phòng phẩm, xe, bếp ăn tập thể… đúng theo định mức đã xây dựng và phê duyệt.

- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống trao đổi thông tin (nội bộ và bên ngoài). Quản lý bộ phận bếp ăn tập thể: thực hiện công tác kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm; theo dõi định mức sử dụng và tồn kho thực phẩm; tổng hợp số suất ăn và thanh toán tiền mua thực phẩm; thực hiện cung cấp suất ăn đạt tiêu cho người lao động.

- Cung cấp các dịch vụ vệ sinh cho toàn công ty.

- Thực hiện các công việc khánh tiết (treo cờ, khẩu hiệu, băng rôn, dán thông cáo, v.v.). - Hỗ trợ cho các đơn vị có liên quan về công tác hành chính

Công tác pháp chế, quản lý các mối quan hệ lao động và truyền thông nội bộ

- Nghiên cứu và nắm vững các quy định pháp luật có liên quan đến các hoạt động của công ty nhằm đảm bảo cho các hoạt động của công ty luôn phù hợp với các quy định của pháp luật. - Đề xuất các chính sách và mục tiêu liên quan đến lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực nhằm tạo dựng mối quan hệ tích cực giữa người sử dụng lao động và cán bộ công nhân viên; thúc đẩy tinh thần và động cơ làm việc của cán bộ công nhân viên; phù hợp với các chính sách, thủ tục, chương trình của công ty và các quy định của pháp luật.

- Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước.

- Duy trì và nâng cao hình ảnh của công ty đối với nhân viên và cộng đồng xã hội thông qua việc xây dựng và phổ biến các thông tin quảng cáo, thông cáo báo chí, thông cáo nội bộ, v.v.