Mục tiêu:
Học xong chương này, học sinh có khả năng:
- Trình bày đƣợc các khái niệm liên quan đến thƣ điện tử - Tạo lập và sử dụng đƣợc các hòm thƣ điện tử gmail, yahoo, outlookpress…
- Nghiêm túc, cẩn thận, chính xác, đảm bảo an tồn khi sử dụng máy tính, và các thiết bị điện.
Nội dung chương: 1. Các khái niệm cơ bản
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ nhưng thông qua mạng Internet. Dịch vụ này được sử dụng rất phổ biến và khơng địi hỏi hai máy tính gửi và nhận thư phải kết nối online trên mạng.
Tại mỗi Mail Server thông thường gồm hai dịch vụ: POP3 (Post Office Protocol 3) làm nhiệm vụ giao tiếp mail giữa Mail Client và Mail Server, SMTP (Simple E-mail Transfer Protocol) làm nhiệm vụ giao tiếp mail giữa các máy Mail Server
38
Thơng thường có hai loại mail thơng dụng là WebMail và POP Mail. Webmail là loại mail mà hình thức giao dịch mail giữa Client và Server dựa trên giao thức Web (http), thơng thường Webmail là miễn phí. Cịn POP Mail là loại mail mà các Mail Client tương tác với MAIL SERVER bằng giao thức POP3.
39
Mail loại này tiện lợi và an tồn hơn nên thơng thường là phải đăng ký thuê bao với nhà cung cấp dịch vụ.
Kiến trúc và ho t động của hệ thống thƣ điện tử
Muốn gửi thư điện tử người gửi cần có một tài khoản (account) trên một máy chủ thư.
Một máy chủ có thể có một hoặc nhiều account. Mỗi account đều mang một tên khác nhau (UserID). Mỗi account đều có một hộp thư riêng (mailbox) cho account đó. Thơng thường thì tên hộp thư sẽ giống như tên của account ngồi ra máy vi tính đó phải được nối trực tiếp hoặc gián tiếp với hệ thống Internet nếu muốn gửi nhận thư điện tử toàn cầu. Người sử dụng máy vi tính tại nhà vẫn có thể gửi nhận thư điện tử bằng cách kết nối máy vi tính của họ với một máy vi tính bằng modem. Có một số nơi cấp phát account thư điện tử miễn phí cho các máy vi tính tại nhà có thể dùng modem để kết nối với máy vi tính đó để chuyển nhận thư điện tử như hotmail.com hoặc yahoo.com .v.v.
Ngồi ra, cịn có rất nhiều cơ quan thương mại cung cấp dịch vụ hoặc account cho máy vi tính tại nhà nhưng người sử dụng phải trả tiền dịch vụ hàng tháng.
Đƣờng đi của thƣ:
Mỗi một bức thư truyền thống phải đi tới các bưu cục khác nhau trên đường đến với người dùng.
Tương tự thư điện tử cũng chuyển từ máy máy chủ thư điện tử này (mail server) tới máy chủ tư điện tử khác trên internet. Khi thư được chuyển đến đích thì nó được chứa tại hộp thư điện tử tại máy chủ thư điện tử cho đến khi nó được nhận bởi người nhận.
Tồn bộ q trình xử lý chỉ xảy ra trong vài phút, do đó nó cho phép nhanh chóng liên lạc với mọi người trên toàn thế giới một cánh nhanh chóng tại bất cứ thời điểm nào dù ngày hay đêm.
Gửi, nhận và chuyển thƣ:
Để nhận được thư điện tử bạn cần phải có một tài khoản (account) thư điện tử.
40
Nghĩa là bạn phải có một địa chỉ để nhận thư. Một trong những thuận lợi hơn với thư thơng thường là bạn có thể nhận thư điện tử từ bất cứ đâu. Bạn chỉ
41
cần kết nối vào Server thư điện tử để lấy thư về máy tính của mình. Để gửi được thư bạn cần phải có một kết nối vào internet và truy nhập vào máy chủ thư điện tử để chuyển thư đi. Thủ tục tiêu chuẩn được sử dụng để gửi thư là SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Nó được kết hợp với thủ tục POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) để lấy thư.
Trên thực tế có rất nhiều hệ thống vi tính khác nhau và mỗi hệ thống lại có cấu trúc chuyển nhận thư điện tử khác nhau. Vì có sự khác biệt như vậy nên việc chuyển nhận thư điện tử giữa hai hệ thống khác nhau rất là khó khăn và bất tiện. Do vậy, người ta đã đặt ra một nghi thức chung cho thư điện tử. Có nghĩa là các hệ thống máy vi tính đều đồng ý với nhau về một nghi thức chung gọi là Simple Mail Transfer Protocol viết tắt là SMTP. Nhờ vào SMTP này mà sự chuyển vận thư từ điện tử trên Internet đã trở thành dễ dàng nhanh chóng cho tất cả các người sử dụng máy vi tính cho dù họ có sử dụng hệ thống máy vi tính khác nhau.
Khi gửi thư điện tử thì máy tính của bạn cần phải định hướng đến máy chủ SMTP.
Máy chủ sẽ tìm kiếm địa chỉ thư điện tử (tương tự như địa chỉ điền trên phong bì) sau đó chuyển tới máy chủ của người nhận và nó được chứa ở đó cho đến khi được lấy về.
Bạn có thể gửi thư điện tử đến bất cứ ai trên thế giới mà có một địa chỉ thư điện tử. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Internet đều cung cấp thư điện tử cho người dùng internet.
Chuyển thƣ (Send Mail):
Sau khi người sử dụng máy vi tính dùng chương trình thư để viết thư và đã ghi r địa chỉ của người nhận thì máy tính sẽ chuyển bức thư điện đến hộp thư người nhận.
SMTP sử dụng nghi thức TCP (TCP protocol) để chuyển vận thư. Vì nghi thức TCP rất hữu hiệu và có phần kiểm soát thất lạc mất mát cho nên việc gửi thư điện có hiệu suất rất cao. Khi nhận được mệnh lệnh gửi đi của người sử dụng, máy vi tính sẽ dùng nghi thức TCP liên lạc với máy vi tính của người nhận để chuyển thư. Đơi khi vì máy vi tính của người nhận đã bị tắt điện hoặc đường dây kết nối từ máy gửi tới máy nhận đã bị hư hỏng tạm thời tại một nơi nào đó (tranmission wire failure), hoặc là có thể là Máy
42
Chuyển Tiếp (routers) trên tuyến đường liên lạc giữa hai máy tạm thời bị hư (out of order) thì máy gửi khơng cách nào liên lạc với máy nhận được. Gặp trường hợp như vậy thì máy gửi sẽ tạm thời giữ lá thư trong khu vực dự trữ tạm
43
thời. Máy gửi sau đó sẽ tìm cách liên lạc với máy nhận để chuyển thư. Những việc này xảy ra trong máy vi tính và người sử dụng sẽ khơng hay biết gì. Nếu trong khoảng thời gian mà máy vi tính của nơi gửi vẫn khơng liên lạc được với máy nhận thì máy gửi sẽ gửi một thơng báo cho người gửi nói rằng việc vận chuyển của lá thư điện đã không thành công.
Nhận Thƣ (Receive Mail):
Nếu máy gửi có thể liên lạc được với máy nhận thì việc chuyển thư sẽ được tiến hành. Trước khi nhận lá thư thì máy nhận sẽ kiểm sốt tên người nhận có hộp thư trên máy nhận hay khơng. Nếu tên người nhận thư có hộp thư trên máy nhận thì lá thư sẽ được nhận lấy và thư sẽ được bỏ vào hộp thư của người nhận. Trường hợp nếu máy nhận kiểm soát thấy rằng tên người nhận khơng có hộp thư thì máy nhận sẽ khước từ việc nhận lá thư. Trong trường hợp khước từ này thì máy gửi sẽ thơng báo cho người gửi biết là người nhận khơng có hộp thư (user unknown).
Sau khi máy nhận đã nhận lá thư và đã bỏ vào hộp thư cho người nhận thì máy nhận sẽ thơng báo cho người nhận biết là có thư mới . Người nhận sẽ dùng chương trình thư để xem lá thư. Sau khi xem thư xong thì người nhận có thể lưu trữ (save), hoặc xóa (delete), hoặc trả lời (reply) v.v... Trường hợp nếu người nhận muốn trả lời lại lá thư cho người gửi thì người nhận khơng cần phải ghi lại địa chỉ vì địa chỉ của người gửi đã có sẵn trong lá thư và chương trình thư sẽ bỏ địa chỉ đó vào trong bức thư trả lời.
Tr m Phục Vụ Thƣ (Mail Se ve ) :
Trên thực tế, trong những cơ quan và hãng xưởng lớn, máy vi tính của người gửi thư khơng gửi trực tiếp tới máy vi tính của người nhận mà thường qua các máy chủ thư điện tử (mail servers).
44
Như hình vẽ cho thấy, nếu như một người ở máy A gửi tới một người ở máy B một lá thư thì trước nhất máy A sẽ gửi đến máy chủ thư điện tử X. Khi trạm phục vụ thư X nhận được thư từ máy A thì X sẽ chuyển tiếp cho máy chủ thư điện tử Y. Khi trạm phục vụ thư Y nhận được thư từ X thì Y sẽ chuyển thư tới máy B là nơi người nhận. Trường hợp máy B bị trục trặc thì máy chủ thư Y sẽ giữ thư. Thơng thường thì máy chủ thư điện tử thường chuyển nhiều thưcùng một lúc cho một máy nhận. Như ví dụ ở trên trạm phục vụ thư Y có thể chuyển nhiều thư cùng một lúc cho máy B từ nhiều nơi gửi đến. Một vài công dụng khác của máy chủ thư là khi người sử dụng có chuyện phải nghỉ một thời gian thì người sử dụng có thể u cầu máy chủ thư giữ giùm tất cả những thư từ trong thời gian người sử dụng vắng mặt hoặc có thể yêu cầu máy chủ thư chuyển tất cả thư từ tới một cái hộp thư khác.
2. Sử dụng thƣ điện tử GMAIL
Hộp thư Gmail đã trở nên khá phổ biến và quen thuộc bởi có nhiều tính nhấp dẫn vượt trội:
- Dung lƣợng lớn, hiện tại là 6911 MB, tƣơng đƣơng với gần 7 Gigabytes, và dung lƣợng này vẫn đang tiếp tục tăng lên.
- Tốc độ đọc, đăng nhập/đăng xuất, gửi/nhận thƣ, đính kèm file rất nhanh. - Đƣợc sử dụng các dịch vụ hấp dẫn của Google: Google Docs,
Googlepages, Google Groups, Google Blogs...
2.1. Đăng ký hộp thƣ Gmail
Bước 1: Để đăng ký một tài khoản Gmail, truy cập vào trang http://gmail.com. Trong trang Gmail, bạn click vào dòng chữ Tạo tài khoản để đăng ký.
45
Bước 2: Trong trang Tạo tài khoản Google, bạn điền đầy đủ các thông tin gồm: Họ, tên, tên người dùng, mật khẩu
46
47
Bước 4: Google sẽ gửi cho bạn điều khoản và chính sách quyền riêng tư, nhấp chọn Tôi đồng ý
Bước 5: Nếu bạn đăng nhập bằng số điện thoại Google sẽ gửi một mã code gồm 6 ký tự qua số điện thoại đã được đăng ký thông qua tin nhắn SMS. Chọn nút Send để Google tiến hành gửi code
Bước 6: Sau khi nhận được code gồm 6 ký tự từ Google, nhập vào mục Enter verification code, chọn nút Verify để tiếp tục.
48
Bước 7: Chọn nút Skip để tiếp tục.
49
2.2. Sử dụng hộp thƣ Gmail 2.2.1. Đăng nhập
Để đăng nhập vào hộp thư, truy cập vào địa chỉ http://gmail.com, điền username + password
2.2.2. Gửi thƣ:
51 - Đến: Nhập địa chỉ email ngƣời nhận
- Chủ đề: nhập tiêu đề cho lá thƣ. Nếu muốn gửi cho nhiều ngƣời thì nhấp chữ Thêm CC rồi nhập vào email của những ngƣời cần gửi, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy (,).
- Khung lớn nhất phần chứa nội dung của email: bạn nhập vào nội dung của lá thƣ. Nếu muốn gửi tập tin đính kèm theo thƣ cho ngƣời nhận (nhƣ hình ảnh, văn bản...) thì bạn click chữ Đính kèm tệp và chỉ ra tập tin cần đính kèm.
Lưu ý: Khơng thể đính kèm file có dung lượng lớn hơn 25M. Lúc này, chúng ta có thể dùng Google Drive hoặc một dịch vụ Drive nào khác, sau đó upload file đó lên rồi chia sẻ link chứa file. Gmail sẽ quét file này, nếu file này chứa virus nó sẽ khơng cho phép gửi.
- Chèn tập tin lên Google Drive: Nếu sử dụng dịch vụ Drive của Google, chúng ta có thể chèn tập tin từ Google Drive vào email.
- Chèn ảnh: Hình ảnh để chèn vào email có thể từ: Google Drive, máy tính hoặc link chứa ảnh. Sau khi chèn ảnh xong, chúng ta có thể chỉnh kích thƣớc hình ảnh hoặc xóa đi nếu muốn.
- Chèn liên kết: Để chèn liên kết tới một trang Web khác, trong phần chỉnh sửa liên kết, chúng ta nhập nội dung liên kết và địa chỉ tới trang Web đó. Liên kết có thể đƣợc thay đổi hoặc xóa nếu muốn.
- Chèn biểu tƣợng cảm xúc: Chúng ta có thể chèn những hình ảnh vui nhộn từ kho hình ảnh của Google. Khi chèn, chúng ta có thể giữ phím Shift và chọn biểu tƣợng để chèn nhiều biểu tƣợng cảm xúc vào nội dung email.
- Cuối cùng là click nút Gửi để gửi thư đi. Tốc độ gửi thư và tập tin đính kèm đi khá nhanh. Nếu trong khi bạn soạn thư thì Gmail sẽ lưu lại thư của bạn dưới dạng thư nháp cứ vài phút một lần (tránh tình trạng mất thư, phải gõ lại từ đầu).
2.2.3. Đọc thƣ :
Khi có thư thì Gmail tự động phân loại thư vào mục tương ứng rồi hiện thơng báo cho bạn biết, ví dụ: Hộp thư đến (1) tức là có 1 lá thư mới chưa đọc trong Hộp thư đến, bạn click vào Hộp thư đến rồi click vào tiêu đề lá thư để xem nội dung của thư đó.
- Nếu muốn biết rõ thơng tin của người gửi thư, click dịng Hiển thị chi tiết để xem.
52
Khi nhận được một email, sau khi đọc xong nội dung, ta có thể thực hiện các hành động sau:
– : chỉ gửi email trả lời đến người gửi.
– : gửi email trả lời đến tất cả mọi người (người gửi và các người cùng nhận khác).
– : chuyển tiếp nội dung email đến một hay nhiều người nhận khác.
2.3. Sử dụng hộp thƣ Yahoo mail 2.3.1. Đăng ký
Truy cập vào trang web www.yahoomail.com. Click vào chữ Sign Up như hình dưới đây để bắt đầu đăng ký.
Một trang web khác sẽ hiện ra để bạn điền đầy đủ các thông tin cần đăng ký vào. Nếu như muốn sử dụng giao diện tiếng Việt thì tại dịng I prefer content from Yahoo! US in English ta chọn Yahoo! Việt Nam
Sau khi chọn Yahoo! Việt Nam xong thì ngay lập tức giao diện của trang web Yahoo sẽ biến thành tiếng Việt. ta có thể bắt đầu điền
53
thông tin đăng ký được rồi như Tên, Họ, Giới tính, Ngày tháng năm sinh, Quốc gia
54
Chọn ID và mật khẩu: tại ô nhập Yahoo! ID và Email bạn gõ một nickname (biệt danh) hay một nick cần đăng ký vào. Sau đó click nút Kiểm tra để xem nick này có thể sử dụng được hay khơng (vì do tài khoản Yahoo được đăng ký rất nhiều cho nên trùng nick là chuyện bình thường, bạn có thể thêm các con số, các ký tự như gạch nối - gạch dưới _ để không bị trùng lặp)
Mật khẩu: nhập vào mật khẩu từ 6 đến 32 ký tự (lưu ý không dùng dấu cách, tên hoặc Yahoo! ID). Mỗi khi đăng nhập vào Yahoo thì bạn sẽ dùng Yahoo! ID (hay thường gọi là nick) và mật khẩu (password) để xác nhận việc đăng nhập. Chú ý không nên gõ sai quá nhiều lần (sẽ bị khóa tài khoản tạm thời).
Đánh Lại Mật Khẩu: bạn gõ lại chính xác mật khẩu đã g ở trên (mục đích xác nhận bạn đã g đúng mật khẩu, tránh sai xót)
Email Thay Thế Khác: bạn nhập một địa chỉ email khác nào đó mà bạn đang sử dụng hoặc sở hữu (nhập hay không cũng được). Nó được dùng khi bạn quên mật khẩu email này
Câu hỏi Bảo Mật: bạn lựa chọn một trong những câu hỏi có sẵn trong danh sách. Dùng khi quên Yahoo! ID hoặc mật khẩu
Câu Trả Lời của bạn: bạn gõ vào câu trả lời cho câu hỏi trên. Lưu ý : khi
55
quên
Yahoo! ID hoặc mật khẩu, bạn sẽ dùng chức năng quên mật khẩu của
Yahoo để lấ lại, khi đó Yahoo sẽ hỏi bạn câu hỏi bí mật và câu trả lời này, bạn
56
cần phải ghi nhớ chính xác thơng tin mình đã đăng ký thì mới có cơ hội để lấy lại Yahoo! ID hoặc mật khẩu
Đánh vào mã số trong hình: bạn nhập vào chuỗi ký tự và số có bên dưới cho đúng (xác nhận việc bạn muốn đăng ký), nếu không đọc được thì click vào dịng Thử hình ảnh khác để đổi chuỗi ký tự khác
Bạn đồng ý không?: bạn phải đồng ý với các điều khoản mà Yahoo đưa ra về việc sử dụng tài khoản của Yahoo. Click vào nút bên cạnh để đồng ý (khơng đồng ý thì khơng đăng ký được)
Click vào nút Lập Tài Khoản để kết thúc việc đăng ký. Nếu cịn thiếu xót thơng tin nào đó thì Yahoo sẽ đưa bạn quay trở lại trang điền thông tin để bạn bổ sung cho đầy đủ. Nếu đã đầy đủ thủ tục thì bạn sẽ được đưa đến trang Chúc mừng như hình bên dưới.
Click vào nút Lập Tài Khoản để kết thúc việc đăng ký. Nếu cịn thiếu xót thơng tin nào đó thì Yahoo sẽ đưa bạn quay trở lại trang điền