D/ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
2. Quản lý thông tin
- Phân nhóm thơng tin
Phân nhóm thơng tin nhằm để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp (phần mềm quản lý) và chương trình quản lý thơng tin (thời gian cập nhật, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ). Tránh thu thập những thông tin trùng lặp, sai lệch trong quá trình triển khai và thực hiện dự án. Thơng tin báo cáo đầy đủ góp phàn vào việc dự tốn thời gian và chi phí vượt q mức. Tồn bộ thơng tin được phân thành 5 nhóm
28 + Nhóm 1: Tài liệu dự án bao gồm các tài liệu bao quát về nội dung dự án (mục đích, nội dung, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án, các tài liệu được chính thức thơng qua với các bên liên đới, các hướng dẫn điều hành, chương trình và lịch làm việc…
+ Nhóm 2: Tài liệu hợp tác với các bên liên quan bao gồm các văn bản kí kết, các nội dung thoả thuận, các văn bản pháp luật sử dụng
+ Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động dự án bao gồm các thông tin bao quát về hoạt động của dự án (mua sắm các trang thiết bị, th nhân cơng, các cơng việc đó và đang thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu vào, đầu ra…)
+ Nhóm 4: Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án là những dữ liệu do dự án thu thập nhằm xây dựng dự án, được dùng để thực hiện, đánh giá như nhu cầu, điều kiện kinh tế xã hội…, các dữ liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án. Tránh những thông tin bất khả kháng xảy ra khi thực hiện dự án
+ Nhóm 5: Hệ thống báo cáo là báo cáo tổng hợp như báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kế, báo cáo tài chính,…
- Phân loại thông tin
Phân loại thông tin nhằm để xác định nguồn thông tin nào cần phải thu thập thì ta cần phải hiểu rõ chất lượng của từng loại thơng tin gồm 2 nhóm chính: thơng tin bên ngồi và thơng tin nội bộ
- Phân phối thông tin
Dựa trên kế hoạch thơng tin đó được lập trước cộng với các kết quả cơng việc, phịng thơng tin sẽ theo dõi được những thông tin nào vào, ra, cần lấy thơng tin gì, ở đâu và đưa thơng tin cho ai. Sau đó tổng hợp báo cáo đến các phịng ban thích hợp và thơng qua đó, ban quản lý sẽ có những chỉ đạo, phân cơng, phân bổ cơng việc và thời gian thích hợp. Tuy nhiên phải thường xuyên phải chắt lọc những thông tin không cần thiết đối với dự án, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án