431 Thu quỹ cụng bằng tiền mặt Chi quỹ cụng bằng tiền mặt
3.3.1. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn trong kế toỏn ngõn sỏch xó
3.3.1. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn trong kế toỏn ngõn sỏch xó kế toỏn ngõn sỏch xó
Xuất phỏt từ thực trạng mối quan hệ giữa cỏc tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn với hiệu lực quản lý tài chớnh trong xó, để nõng cao hiệu quả giữa tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn gắn với nõng cao hiệu quả kiểm soỏt tỡnh hỡnh tài chớnh trong xó thỡ cần tăng cường thực hiện cỏc giải phỏp sau:
Đối với khõu lập chứng từ: Để khắc phục hạn chế trong khõu lập chứng từ thỡ khi lập chứng từ phải tuõn thủ theo Chế độ chứng từ kế toỏn hiện hành. Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đỳng mẫu, đảm bảo lập theo đỳng cỏc yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đú phản ỏnh trung thực nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, trỏnh tỡnh trạng mẫu chứng từ lập tựy tiện khụng thống nhất về hỡnh thức, nội dung trờn chứng từ khụng phản ỏnh rừ ràng gõy khú khăn cho việc thanh tra, kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Đối với yếu tố nội dung trờn bản chứng từ cần được ghi cụ thể rừ ràng, khụng ghi chung chung để dễ dàng cho việc phõn loại đối tượng kế toỏn và
hạch toỏn chi tiết theo từng đối tượng kế toỏn. Cỏc chứng từ cựng loại, kế toỏn nờn lập thành cỏc bản tổng hợp cựng loại để hạch toỏn vào sổ kế toỏn một lần nhằm giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soỏt.
Đối với khõu kiểm tra chứng từ: Khõu kiểm tra chứng từ trong đơn vị nếu khụng thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nờn đối với những chứng từ kế toỏn do đơn vị lập cần phải căn cứ vào cỏc yếu tố cơ bản trờn bản chứng từ lập theo đỳng quy định. Đối với cỏc chứng từ tiếp nhận từ bờn ngồi về kế toỏn xó cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tớnh hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toỏn, cỏc yếu tố kiểm tra bao gồm: tờn chứng từ; ngày, thỏng, số thứ tự; tờn, địa chỉ của cỏc bờn tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mụ về mặt số lượng và giỏ trị; chữ ký của cỏc bờn và chữ ký của người phờ duyệt chứng từ. Để hạn chế đến mức tối đa những sai sút về mặt chứng từ thỡ kế toỏn cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả cỏc loại nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kể cả thu, chi trong đơn vị, chứng từ kế toỏn phỏt sinh liờn quan đến bộ phận nào thỡ bộ phận đú phải cú trỏch nhiệm kiểm tra và cụng việc kiểm tra phải được thực hiện một cỏch thường xuyờn, liờn tục và phải coi là một khõu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ. Đặc biết, ngoài việc kiểm tra về mặt hỡnh thức của chứng từ thỡ kế toỏn cũn phải chỳ trọng đến việc kiểm soỏt nội dung trờn chứng từ xem việc thu, chi cú đỳng dự toỏn, theo kế hoạch, cỏc khoản chi xem cú đỳng định mức, đỳng mục đớch sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngõn sỏch nhà nước hay khụng. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thỡ định kỳ khi đúng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế. Kế toỏn phải thực hiện kiểm tra, kiểm soỏt lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sút về mặt chứng từ.
Trong khõu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế toỏn tại cỏc đơn vị cũn chưa được chỳ trọng, chưa cú sự phõn loại hợp lý theo nội dung kinh tế cỏc chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toỏn sau khi sử dụng xong phải đúng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, khụng để tỡnh trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa
học theo thời gian và nội dung kinh tế như chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, cỏc khoản thanh toỏn…để dễ dàng tỡm thấy khi cần thiết.
Cần tiến hành xõy dựng cỏc nội quy chứng từ nhằm thực hiện tốt tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn theo quy định của Bộ Tài chớnh, trờn cơ sở nội quy chứng từ cho phộp đơn vị thực hiện kiểm soỏt tốt hơn về quyền lợi cũng như trỏch nhiệm đối với từng đối tượng liờn quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong đơn vị. Từ đú giỳp cho việc quản lý tài chớnh trong đơn vị hiệu quả hơn.