I. KHÁI QUÁT VỀ UNIMEX HÀ TÂY
2. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công
2.1 Sơ đồ t ổ chức q u ả n lý Bộ máy gồm: - Giám đốc. - Phó giám đốc. - Các phịng ban chức năng: + Phòng kế hoạch thị trường. + Phịng kế tốn tài chính. + Phịng tổ chức hành chính.
+ Các văn phịng đại diện ở các tỉnh và nước ngoài. - Các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh trong công ty:
+ Các phịng nghiệp vụ kinh doanh. + Xí nghiệp tơ thảm thêu xuất khẩu. + Các trạm kinh doanh. + Các chi nhánh. Sơ đồ: Giám đốc Phó giám đốc Phịng KH-TT Phịng TCHC Phịng Kế tốn V.phịng đại diện Các
chi nhánh K. doanhCác trạm Xí nghiệpTơ thảm thêu Nghiệp vụ KDCác phịng
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp.
Quan hệ chỉ đạo phối hợp.
2.2
Chức n ă ng nh i ệ m v ụ c ủ a các phòng ban trong b ộ máy:
Giám đốc, Phó giám đốc do Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm để thay mặt Nhà nước điều hành toàn bộ hoạt động của cơng ty. Có trách nhiệm quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn đưa vào sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức thực hiện đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước tại công ty, thường xuyên chăm lo bồi dưỡng giáo dục đào tạo đội ngũ
cán bộ công nhân viên chức, chăm lo việc làm, đời sống của cán bộ công nhân viên chức. Thực hiện thiết chế dân chủ trong doanh nghiệp.
+ Giám đốc là người đại diện cho công ty trước pháp luật. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính về mọi cơng việc tổ chức và điều hành công ty. Trực tiếp phụ trách phịng Kế hoạch tổng hợp, phịng Kế tốn tài chính, phịng Tổ chức hành chính, các phịng nghiệp vụ kinh doanh và xí nghiệp tơ thảm thêu xuất khẩu.
+ Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công trực tiếp phụ trách điều hành các chi nhánh, các trạm và tham gia chỉ đạo kinh doanh các mặt hàng có tính thời vụ, giá trị lớn.
Các phịng ban của cơng ty có chức năng nhiệm vụ sau:
+ Phịng kế hoạch thị trường:
- Xây dựng định hướng phát triển kinh doanh dài hạn( 5 năm- 10 năm ) của tồn cơng ty.
- Tổng hợp kế hoạch quý, năm của các đơn vị trực tiếp kinh doanh - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phối hợp với phịng kế tốn tài chính giám sát việc sử dụng vốn của các đơn vị thành viên.
- Kiểm tra các hợp đồng kinh tế, thẩm định các phương án sản xuất kinh doanh, đề xuất ý kiến với giám đốc, kiểm tra thẩm định thời gian không quá 2 ngày kể từ khi nhận được hợp đồng và phương án các đơn vị gửi đến.
- Chịu trách nhiệm liên đới khi xảy ra kinh doanh thua lỗ hoặc thất thoát vốn do yếu tố chủ quan gây ra.
+ Phịng kế tốn tài chính:
- Phối hợp với phòng KH-TT xây dựng kế hoạch tài chính tồn cơng ty và kế hoạch từng đơi vị thành viên.
- Các phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt trong thời hạn 3 ngày phải đáp ứng vốn để các đơn vị thực hiện hợp đồng.
- Thanh toán tiền hành với bạn hàng trong nước và nước ngoài. - Giám sát việc sử dụng vốn của các đơn vị, đôn đốc thu hồi vốn, lãi tiền vay.
- Lựa chọn phương án hạch toán phù hợp và hướng dẫn kế toán các đơn vị trong cơng tác hạch tốn. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo kế toán, thống kê thuế kịp thời chính xác đúng quy định.
- Kế tốn trưởng từng q báo cáo ban giám đốc tình hình quản lý sử dụng vốn, các khoản công nợ trong hạn, đến hạn và nợ quá hạn, đề xuất biện pháp sử lý.
- Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị và đề xuất giám đốc khen thưởng.
- Kế toán trưởng liên đới chịu trách nhiệm khi để các đơn vị trực thuộc sử dụng vốn sai mục đích, làm thất thốt vốn.
+Phịng tổ chức hành chính:
*Tham mưu giúp Giám đốc về công tác tổ chức cụ thể.
- Xây dựng phương án bố trí sắp xếp cán bộ viên chức tồn cơng ty và từng đơn vị.
- Xây dựng quy hoạch cán bộ và kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
- Làm công tác khác về tổ chức: quản lý hồ sơ cán bộ viên chức, làm các thủ tục về tiếp nhận, nghỉ hưu thôi việc, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ.
*Tham mưu giúp Giám đốc về cơng tác hành chính quản trị cụ thể: - Xây dựng phương án bảo vệ đảm bảo cơng tác an ninh trật tự an tồn cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, quản lý dấu Công ty, dấu chức danh.
- Quản lý nhà khách, đảm bảo các yêu cầu vật chất cho công tác điều hành hàng ngày.
- Đảm bảo công tác vệ sinh mơi trường cơ quan.
+Văn phịng đại diện ở các tỉnh:
- Giúp Giám đốc làm công tác tiếp thị. Trong một số trường hợp đặc biệt trưởng văn phòng đại diện được giám đốc uỷ nhiệm ký một sốvăn bản của Công ty. Tổ chức xuất nhập khẩu hàng hoá do tự khai thác được thị
trường đảm bảo có hiệu quả, chấp hành tốt chính sách và các quy định của nhà nước, của địa phương nơi đặt văn phòng đại diện.
+ Các đơn vị trực tiếp sản xuất-kinh doanh trong công ty:
Các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh hoạt động trên nguyên tắc khốn với 3 hình thức:
* Đối với hàng hố xuất nhập khẩu có điều kiện( do giám đốc công ty giao)giám đốc cơng ty khốn các chi phí, 100% lợi tức nộp cơng ty.
* Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu do các đơn vị tự khai thác: giám đốc cơng ty khốn lợi tức phải nộp cho công ty( mức nộp tuỳ theo từng mặt hàng ).
* Đối với hàng xuất nhập khẩu uỷ thác qua cơng ty và hàng hố kinh doanh nội địa Giám đốc công ty quy định mức lợi tức phải nộp cho cơng ty ( % )tính trên hoa hồng uỷ thác hoặc tính trên doanh số kinh doanh đối với hàng nội địa.
Với sự hoạt động trên nguên tắc khoán, trong phạm vi của mình các dơn vị có thể tự trực tiếp xuất nhập khẩu, xuất nhập khẩu uỷ thác qua các đơn vị khác, xuất khẩu, nhập khẩu mặt hàng của đơn vị khác, hợp đồng gia công, kinh doanh mua bán hàng nội địa, nhận đại lý mua bán hàng dưới sự chỉ đạo và giám sát của ban lãnh đạo công ty. Tuy vậy,, hàng năm cawn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty các đơn vị được giao một phần kế hoạch sản xuất kinh doanh đó. Điều này cho chúng ta thấy rõ hai nhiệm vụ cơ bản của các đơn vị trong cơng ty là hồn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do công ty giao và đáp ứng nhu cầu thị trường. Đây là hướng đi táo bạo và đúng đắn của công ty nhằm từng bước gắn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty với thị trường trong điều kiện mới của cơ chế thị trường nói chung điều kiện nước ta hiện nay nói riêng và nó phát huy tối đa sự năng động, sự sáng tạo của các đơn vị trong công ty. Các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh thuộc cơng ty gồm có:
- Các phịng nghiệp vụ kinh doanh: Cơng ty hiện có 6 phịng nghiệp vụ kinh doanh tổng hợp và phòng mây tre đan.
- Xí nghiệp tơ thảm thêu xuất khẩu chuyên sản xuất các mặt hàng thảm len, thêu may, quần áo dệt kim… xuất khẩu.
- Các trạm Ba Vì, Chương Mỹ…
- Các chi nhánh Lạng Sơn, Thành phố Hồ Chí Minh.