2.3.2 .Những tồn tại và nguyên nhân
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠ
3.2.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác nghiên cứu, đánh giá hồ sơ mời thầu
Cần xem xét kỹ khi tham gia đấu thầu, cần có hồ sơ tài liệu một cách đầy đủ, chính xác, từ đó đưa ra quyết định có tham dự thầu hay khơng. Bài học này được rút ra từ việc công ty đã thua thầu một cách đáng tiếc trong một số gói thầu mà ngun nhân thua thầu khơng được làm rõ. Từ đó đặt ra u cầu cụ thể với cơng tác nghiên cứu hồ sơ mời thầu như sau :
Khi nhận được thông tin về việc tổ chức đấu thầu, trưởng phòng kinh tế kĩ thuật xem xét các yêu cầu của khách hàng, khai thác tìm hiểu để có được những thơng tin cần thiết về dự án bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung dưới đây:
+ Loại cơng trình: Tên cơng trình, địa điểm, quy mơ cơng trình + Chủ đầu tư
+ Nguồn vốn
+ Tư vấn thiết kế, Tư vấn đấu thầu + Hình thức đấu thầu
+ Số lượng nhà thầu tham gia + Thời gian mở thầu
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật + Tiến độ thi công
+ Tổng mức đầu tư, dự tốn cơng trình
Lợi thế của Cơng ty trong mối quan hệ với Chủ đầu tư, tư vấn.
Sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết nêu trên, các phịng ban có liên quan phân tích về khả năng thắng thầu khi tham dự thầu. Từ đó đi đến quyết định có tham dự thầu hay khơng.
Một hạn chế có thể nhận thấy đối với vấn đề tổ chức nhân sự thực hiện công tác đấu thầu của cơng ty là cơng ty chưa có phịng chức năng riêng với các cán bộ kinh tế chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường. Trong thời gian tới, phòng kinh tế- kĩ thuật vẫn phải đảm nhiệm đồng thời chức năng này. Như vậy cần phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để trao đổi, phân tích, tổng hợp thơng tin liên quan đến gói thầu. Phạm vi tìm hiểu thơng tin bao gồm :
- Tìm hiểu nhu cầu xây lắp, từ đó tiếp cận các gói thầu mới.
- Tìm hiểu thơng tin về giá cả, trên cơ sở đó có biện pháp điều chỉnh chi phí kịp thời. Cần đặc biệt quan tâm đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu vì nó liên quan đến giá vận chuyển, một trong các yếu tố có thể đẩy giá dự thầu lên cao.
- Nhu cầu máy móc thiết bị và lao động : nên th ngồi hay vận chuyển đến cơng trình.
- Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh : một hạn chế của công ty cổ phần LICOGI 13 là khi đã mua HSMT thì gần như chắc chắn sẽ tham dự mặc dù trong q trình phân tích đã phát hiện ra nhiều hạn chế của mình so với đối thủ cạnh tranh. Điều này dẫn tới một kết quả xấu, gây lãng phí cả về thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực của công ty, mặc dù kết quả này gần như đã được dự tính trước. Như vậy, trong thời gian tới, công ty cần chú ý hơn trong việc đánh giá lợi thế của mình so với đối thủ cạnh tranh. Trong trường hợp đánh giá khả năng thắng thầu thấp so với các đối thủ thì nên rút lui ngay từ đầu để tránh lãng phí nguồn lực cho cơng ty.
Để có nguồn thơng tin đầy đủ và chính xác, nhà thầu cần xây dựng mối quan hệ tốt với các chủ đầu tư, ban quản lý dự án, cơ quan chức năng có thẩm quyền ra quyết định đầu tư và có trách nhiệm tổ chức đấu thầu, đồng thời tích cực tìm hiểu thơng tin về gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Về mặt lâu dài, đối với vấn đề nhân sự, cơng ty cần phải xây dựng cho mình một đội ngũ các cán bộ kinh tế chuyên mơn về phân tích thị trường như phân tích biến động giá cả, phân tích báo cáo tài chính, phân tích và đánh giá rủi ro...
3.2.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác lập hồ sơ dự thầu
Trong tất cả các nhân tố tác động đến kết quả của hoạt động tham dự thầu thì chất lượng HSDT vẫn là nhân tố có ảnh hưởng quyết định nhất. Do đó, khi đề xuất biện pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu thì khơng thể khơng chú ý tới các giải pháp nâng cao chất lượng HSDT. Về mặt quy trình, cần phân chia việc thực hiện lập hồ sơ dự thầu làm ba mảng cơng việc chính :
+ Mảng kĩ thuật + Mảng tài chính + Mảng pháp lý
Mảng tài chính là một nội dung đặc biệt quan trọng trong hồ sơ dự thầu. Trong quá trình mở thầu, đây sẽ là nội dung được đưa ra xem xét đầu tiên, và có ảnh hưởng quyết định đến kết quả tham dự thầu. Khi chuẩn bị nội dung mảng tài chính, nhà thầu nên thực hiện theo quy trình sau :
Khi thực hiện theo quy trình trên cần chú ý khi sau khi xác định giá dự thầu, nếu thấy giá không hợp lý với giá trị gói thầu hoặc với tiềm lực tài chính của cơng ty thì cần quay lại nghiên cứu, bóc tách lại bản tiên lượng để đưa ra giá dự thầu hợp lý hơn.
Để có một bộ hồ sơ dự thầu khả thi cần chuẩn bị tốt cả về mặt nội dung và hình thức
- Về hình thức: cần có phương pháp sắp xếp các giấy tờ có liên quan, trình bày thơng tin cần thiết một cách đầy đủ, rõ rang và khoa học, tránh gây khó khăn cho bên mời thầu trong việc chấm điểm hồ sơ dự thầu.
- Về nội dung: hồ sơ dự thầu cần trình bày đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của HSMT và các văn bản pháp quy có liên quan. Đặc biệt chú ý tới việc tính giá dự thầu. Theo kết quả thống kê, đa số các cơng trình trượt thầu đều xuất phát từ nguyên nhân giá dự thầu cao hơn nhà thầu khác. Từ đó giải pháp khắc phục chính là cần điều chỉnh lại giá dự thầu, bắt đầu từ các yếu tố cấu thành nên chi phí thực hiện gói thầu.
Giá dự thầu của một gói thầu bao gồm các mảng chi phí lớn sau : - Chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nhân cơng
- Chi phí máy móc thiết bị
Trên cơ sở đó, giải pháp được đưa ra dựa trên việc tính tốn, điều chỉnh chi phí của từng mảng sao cho hợp lý, tối ưu nhất
Đối với nguyên vật liệu :
Trước khi tiến hành lập hồ sơ dự thầu cần nghiên cứu giá cả nguyên vật liệu tại địa phương nơi cơng trình sẽ được thi công. Cần đảm bảo chắc chắn về nguồn cung cấp nguyên vật liệu trong q trình thi cơng nếu thắng thầu. Chi phí nguyên vật liệu cấu thành nên giá dự thầu sẽ được tính theo giá nguyên vật liệu dự tính tại địa phương trong thời gian thi cơng cơng trình.
Thơng thường các ngun vật liệu mua về thường là nguyên vật liệu thô, chưa qua xử lý. Việc tiến hành gia cơng và vận chuyển đến chân cơng trình cũng góp phần làm gia tăng giá thành nguyên vật liệu đầu vào một cách đáng kể. Do đó, việc đưa ra giải pháp để hạ chi phí này xuống mức thấp nhất có thể cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Một trong những giải pháp được đưa ra là tổ chức gia công và xử lý nguyên vật liệu thô ngay tại công trường để giảm chi phí vận chuyển.
Đối với máy móc thiết bị và lao động :
Cần tính tốn, so sánh giữa các phương án đi th máy móc và lao động tại địa phương với phương án di chuyển các nguồn lực này từ công ty đến cơng trường. Phương án nào có chi phí thấp nhất sẽ là phương án tối ưu.
Về lâu dài, đối với máy móc thiết bị cần cân nhắc một số vấn đề sau :
- Đối với một số máy móc thiết bị cịn có thể cải tiến, nâng cao công nghệ hiện tại ( máy trộn vữa, máy trộn bê tông, máy ép cọc...) thì chỉ cần mua linh kiện để thay thế và lắp ráp
- Đầu tư mới vào các thiết bị có tính chất quan trọng, quyết định phần lớn giá trị cơng trình và phải được sử dụng thường xuyên : máy đầm đất, máy phát hầm...
- Cần cân nhắc mua hay thuê ngoài đối với các thiết bị có cơng nghệ thay đổi liên tục và được sử dụng ít.
- Có kế hoạch quản lý chặt chẽ việc sử dụng hiệu quả tài sản cố định. - Đối với việc hạch toán giá dự thầu, cán bộ quản lý giá có nhiệm vụ : - Dự tốn chính xác giá cho từng phần riêng của gói thầu
- Dự báo về các chi phí cho từng phần lựa chọn khác nhau - Lập kế hoạch chi phí
- Lập ngân sách cho đấu thầu
Một vấn đề nữa trong hồ sơ dự thầu9 mà có thể là một trong các nguyên nhân gây ra thất bại của cơng ty, đó là phần trình bày khả năng ứng vốn. Đối với LICOGI 13, dường như đây là một chi tiết thể hiện hạn chế về mặt năng lực tài chính, mà vấn đề này đối với chủ đầu tư và bên mời thầu sẽ có ảnh hưởng một phần đến việc cân nhắc giao thầu. Bởi lẽ, một nhà thầu có khả năng ứng vốn bằng 0 thì khơng có gì đảm bảo cơng trình anh ta thi cơng khơng bị gián đoạn giữa chừng vì thiếu vốn. Khắc phục vấn đề này chính là nâng cao năng lực tài chính của cơng ty.
3.2.3.Khắc phục ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan
Đối với nhóm yếu tố khách quan, công ty cần chủ động phân tích, dự báo xu hướng diễn biến, đánh giá tác động của chúng và nhanh chóng đề ra biện pháp khắc phục ảnh hưởng cho phù hợp.
Trong tình hình nền kinh tế đang gặp nhiều bất ổn như hiện nay, công ty cần vạch ra các biện pháp khắc phục các tác động tiêu cực của cuộc khủng hoảng toàn cầu.
Theo nhận định của các nhà kinh tế, cuộc khủng hoảng kinh tế lần này có thể sẽ kéo dài trong khoảng từ 2-4 năm tiếp theo. Xây dựng là một trong các lĩnh vực chịu tác động trực tiếp và lớn nhất trong nền kinh tế. Diều đó cũng đồng nghĩa với việc để giành được các hợp đồng thi công trong thời gian tới sẽ vơ cùng khó khăn. Do đó nếu không đưa ra được biện pháp đối đầu với nhân tố tác động tiêu cực này trong thời gian tới thì cơng ty khó có thể tồn tại và phát triển được.
Bên cạnh đó, cần xác định rằng trong thời kỳ khủng hoảng, giá xây dựng ( bao gồm giá nguyên vật liệu, giá th máy móc, giá nhân cơng...) sẽ có nhiều biến động. Cần có biện pháp đánh giá được những biến động về giá để đưa ra giá dự thầu hợp lý và có tính cạnh tranh.
3.2.4. Giải pháp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sức cạnh tranh của một doanh nghiệp là năng lực, ưu thế của doanh nghiệp đó so với các đối thủ hoạt động trong cùng lĩnh vực. Tương tự như uy tín hay thương hiệu, nó là tài sản vơ hình của một doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sức cạnh tranh đối với một nhà thầu còn gọi là năng lực dự thầu. Năng lực này phụ thuộc vào nhiều yếu tố: chất lượng đội ngũ lao động, năng lực máy móc thiết bị, năng lực tài chính, uy tín và kinh nghiệm của công ty. Như vậy, muốn nâng cao sức cạnh tranh của nhà thầu cần phải đầu tư nâng cao chất lượng máy móc thiết bị, chất lượng nguồn nhân lực, năng lực tài chính cũng như củng cố, nâng cao uy tín của cơng ty. Bên cạnh đó cũng cần làm tốt cơng tác marketing, tiếp thị hình ảnh của cơng ty đến với các nhà đầu tư.
Trong bối cảnh nền kinh tế nói chung và cơng nghiệp xây dựng nói riêng đang có những bước phát triển không ngừng, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phải đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt trong nội bộ ngành. Trước tình hình đó, ban lãnh đạo công ty đã đưa ra một số biện pháp cụ thể nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của nhà thầu như sau:
Đối với vấn đề nâng cao chất lượng nguồn nhân lực :
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, nguồn nhân lực luôn là một yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Như đã nói, chất lượng đội ngũ lao động có ảnh hưởng quyết định đến sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp.
Đối với vấn đề đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, mục tiêu cụ thể của công ty trong thời gian tới như sau:
Một là, từng bước xây dựng đội ngũ lao động có tính kỉ luật cao, có ý chí quyết
tâm cao, trình độ chun mơn kĩ thuật, kĩ năng trong thực hiện nhiệm vụ hợp tác đoàn kết thực hiện công việc
Hai là, đào tạo bồi dưỡng và đầu tư cho cơng tác đào tạo cán bộ trẻ có tố chất trở
thành các nhà quản lý, lãnh đạo có trình độ chun mơn, có kiến thức pháp luật và quản lý đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong công việc, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và phát triển của nền kinh tế thị trường
Ba là, cần có chiến lược thu hút nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của cơng tác đấu thầu và có cơ chế giữ vững ổn định nguồn nhân lực hiện có
Với đội ngũ cán bộ gốm hơn 1000 kỹ sư, công nhân kỹ thuật lành nghề được đào tạo chính quy ở trong nước cũng như ở nước ngồi, tích lũy nhiều kinh nghiệm trong quản lý, có khả năng ứng dụng các cơng nghệ tiên tiến nhất để hội nhập thị trường xây dựng trong khu vực và hệ thống máy móc cơng nghệ thường xun được cập nhật, đổi mới, LICOGI 13 tự tin về khả năng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng trong những cơng trình địi hỏi áp dụng công nghệ phức tạp và tiên tiến nhất.
Nhìn chung, cơng ty cần đầu tư nhiều hơn nữa cho việc đào tạo đội ngũ nhân sự thực hiện cơng tác đấu thầu để có một đội ngũ chun gia giỏi, có khả năng chuyên mơn cao trong việc phân tích, đánh giá hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu, đảm bảo khả năng thắng thầu cao
Đối với vấn đề nâng cao năng lực máy móc thiết bị :
- Nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản hiện có, đồng thời tăng cường chú ý đến vấn đề bảo trì, bảo dưỡng để đảm bảo chất lượng của máy móc thiết bị.
- Tích cực đầu tư mới vào các trang thiết bị hiện đại để nâng cao năng lực thi cơng. Tuy nhiên, cần có phương án đầu tư mua sắm hợp lý, đặc biệt đối với các máy móc thiết bị có cơng nghệ liên tục thay đổi, nếu khơng thường xuyên sử dụng thì đặc biệt hạn chế việc đầu tư mới. Trong trường hợp này, giải pháp hợp lý nhất là đi thuê máy thi công để tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.
- Sử dụng máy móc thiết bị đúng cơng suất, đúng kĩ thuật để đảm bảo an tồn cho máy móc cũng như cho người lao động. Tránh việc lạm dụng quá mức khả
năng hoạt động của máy móc để tăng ca máy, gây q tải, thậm chí hỏng hóc và nguy hiểm cho người lao động.
Đối với vấn đề nâng cao năng lực tài chính của nhà thầu :
Năng lực tài chính trước hết chứng tỏ khả năng đảm bảo về vốn cho q trình thi cơng. Muốn tạo lịng tin đối với nhà đầu tư, trước hết nhà thầu cần chứng tỏ mình có khả năng đảm bảo cho vốn được giải ngân đều. Có như vậy chất lượng và thời gian hồn thành cơng trình mới được đảm bảo. Chính vì thế, việc nâng cao năng lực tài chính của nhà thầu cũng là một vấn đề hết sức quan trọng góp phần nâng cao sức cạnh tranh của nhà thầu.
Để nâng cao năng lực tài chính, cơng ty có thể tham khảo các biện pháp sau :
- Sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn hiện có. Đặc biệt tránh tình trạng sử dụng lãng phí và kém hiệu quả vốn đầu tư. Để làm tốt điều này, công ty cần