II. Các loại sản phẩm dịch vụ e-banking
6. Dịch vụ ngân hàng qua mạng máy tính toàn cầu (Internet banking)
6.2 Cách thức sử dụng internet banking
Để có thể sử dụng internet banking, trước hết khách hàng cần phải mở một tài khoản giao dịch (tài khoản vãng lai hoặc tiền gửi không kỳ hạn) tại ngân
hàng. Nếu là tài khoản chung từ hai người trở lên thì phương thức điều hành tài khoản phải là mỗi đồng chủ tài khoản có thể độc lập thực hiện giao dịch thì mới có thể sử dụng được internet banking.
Sau đó, khách hàng sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ internet banking với ngân hàng. Trong đơn đăng ký sử dụng internet banking, khách hàng cần cung cấp các thông tin cá nhân như họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và số điện thoại liên hệ, các số tài khoản mà khách hàng muốn sử dụng internet banking và quan trọng nhất là mật khẩu an toàn (security password). Mật khẩu an toàn này (có thể bao gồm chữ và/hoặc số) do khách hàng tự đặt ra và được lưu lại trong hệ thống máy tính của ngân hàng.
Bước tiếp theo, ngân hàng sẽ liên lạc lại với khách hàng (bằng thư hoặc email…) để báo cho họ biết mã số đăng ký khách hàng (còn gọi là số CRN hay Customer Registration Number) và số điện thoại của Trung tâm hỗ trợ khách hàng về internet banking.
Sau đó, khách hàng sẽ gọi điện tới ngân hàng theo số điện thoại này để lấy mật khẩu tạm thời để sử dụng internet banking. Trước khi cung cấp mật khẩu tạm thời, nhân viên ngân hàng phải xác nhận được người đang liên hệ chính là chủ tài khoản bằng cách hỏi mật khẩu an toàn và một số thông tin cá nhân khác mà khách hàng đã cung cấp khi đăng ký. Lúc này khách hàng có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ internet banking.
Khi cần sử dụng internet banking, khách hàng sẽ kết nối vào địa chỉ trang web của ngân hàng và lựa chọn dịch vụ internet banking. Sau đó hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng nhập số CRN và mật khẩu tạm thời. Nếu đây là lần đầu tiên khách hàng sử dụng dịch vụ này, họ sẽ phải chấp nhận các Điều khoản và điều kiện sử dụng bằng cách nhắp chuột vào nút "đồng ý" trên màn hình. Các
Điều khoản và điều kiện này qui định các quyền lợi và nghĩa vụ có liên quan đến việc sử dụng internet banking. Khách hàng nên đọc và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện sử dụng này để sử dụng internet banking tốt hơn. Nếu không đồng ý, dịch vụ internet banking sẽ không được cung cấp. Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng phải đổi mật khẩu tạm thời do ngân hàng cung cấp sang mật khẩu riêng của mình. Số ký tự của mật khẩu khác nhau tuỳ qui định của từng ngân hàng nhưng thông thường là 8 ký tự. Để tăng thêm tính an toàn, mật khẩu này thường thuộc loại có phân biệt dạng chữ (case-sensitive). Điều này có nghĩa là nếu trong mật khẩu có chữ hoa và chữ thường, ví dụ như "10To56Kt", thì khi nhập mật khẩu vào máy khách hàng phải đánh đúng như vậy. Khi chọn mật khẩu, khách hàng cần tránh lấy những mật khẩu mà người khác dễ đoán ra như tên mình hoặc tên vợ (chồng), con cái hoặc ngày sinh của họ, số điện thoại, … Nên chọn mật khẩu kết hợp nhiều loại ký tự như chữ hoa, chữ thường, số… và nên thay đổi thường xuyên để đảm bảo an toàn. Cũng như số PIN của thẻ rút tiền, mật khẩu này cũng phải giữ tuyệt đối bí mật vì nếu không người xấu khi biết mật khẩu có thể rút tiền khỏi tài khoản của khách hàng. Cũng để đảm bảo cho tính an toàn khi sử dụng internet banking, hệ thống này sẽ không cho phép truy cập thông tin nếu mật khẩu bị nhập sai ba lần. Để sử dụng trở lại, khách hàng cần liên lạc với Trung tâm trợ giúp khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng quên mật khâủ, họ sẽ cần phải liên hệ với Trung tâm hỗ trợ khách hàng để yêu cầu được cấp lại mật khẩu khác. Và khi nhập mật khẩu mới này vào máy, hệ thống sẽ yêu cầu khách đổi lại mật khẩu khác của riêng mình.
Ngoài các biện pháp đảm bảo an toàn bằng mật khẩu nói trên, các ngân hàng còn sử dụng một loạt các biện pháp bổ trợ khác như hệ thông tường lửa (fire walls) và mã hoá dữ liệu (data encryption).
Sau khi đã kết nối thành công vào dịch vụ internet banking của ngân hàng, khách hàng có thể tuỳ ý lựa chọn các dịch vụ theo yêu cầu như:
Xem số dƣ tài khoản:
Dịch vụ này cho phép khách hàng xem chi tiết số dư các tài khoản có kết nối vào internet banking. Khách hàng chỉ cần đơn giản nhắp đúp chuột vào số tài khoản cần xem. Khách hàng không chỉ biết số dư hiện thời trên tài khoản mà còn cả số dư được phép sử dụng nữa. Số dư được phép sử dụng là số tiền thực có trong tài khoản và không bao gồm bất kỳ khoản tiền gửi nào chưa được bù trừ hoặc giá trị nào chưa được hạch toán so với số dư. Ví dụ: số dư tài khoản đang là 5 triệu đồng, nếu khách hàng đi mua sắm bằng thẻ hết 300.000 đồng thì số tiền này sẽ được giữ lại nhưng chưa trừ ngay vào tài khoản. Như vậy, số dư hiện thời của tài khoản là 5 triệu đồng và số dư được phép sử dụng là 4.700.000 đồng.
Xem các giao dịch đã xảy ra trên tài khoản:
Số lượng các giao dịch có thể xem được tuỳ thuộc vào hệ thống của từng ngân hàng, có thể từ 10 giao dịch gần nhất đến các giao dịch trong vòng vài tháng trở lại. Các thông tin này được cập nhật tới từng phút nên các khách hàng, đặc biệt là khách hàng công ty có thể theo dõi tình hình tài chính của mình một cách hiệu quả.
Không những thế, khách hàng còn có thể chuyển các thông tin này xuống phần mềm kế toán của mình để tự thiết kế ra báo cáo riêng.
Chuyển tiền giƣã các tài khoản trong cùng hệ thống
Với dịch vụ này khách hàng có thể chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng hệ thống của ngân hàng. Các tài khoản trong cùng hệ thống này có thể là tài
khoản của cùng một khách hàng hoặc của khách hàng này trả cho một người khác cũng có tài khoản tại ngân hàng đó. Giao dịch này thường có giá trị ngay lập tức và không có giới hạn về số tiền chuyển, miễn là có đủ tiền trong tài khoản. Khách hàng có thể lập lệnh chuyển tiền loại này bất cứ lúc nào phù hợp, kể cả nửa đêm hay ngày nghỉ hoặc ngày lễ và lệnh thanh toán sẽ có giá trị ngay trong ngày. Tuy nhiên, do những hạn chế được qui định trong luật của từng quốc gia mà một số ngân hàng chỉ cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản có cùng một loại tiền tệ như cùng là tiền VND hoặc cùng là USD.
Lập lệnh chuyển tiền:
Khách hàng có thể lập lệnh chuyển tiền đến một hạn mức theo qui định của ngân hàng. Nếu vào ngày thanh toán, khách hàng bận hoặc đi công tác xa, họ có thể lập lệnh chuyển tiền sớm, có ngân hàng cho phép lập lệnh sớm đến một năm. Nếu lệnh chuyển tiền vượt quá hạn mức thanh toán qui định hoặc không có đủ tiền trong tài khoản vào ngày thanh toán thì lệnh đó sẽ không được thực hiện. Thông thường, khách hàng sẽ được báo khi lệnh chuyển tiền bị từ chối bằng một thông báo hiện trên màn hình máy tính hoặc bằng thư. Trong trường hợp khách hàng làm nhiều lệnh chuyển tiền một lúc đi từ cùng một tài khoản, ngân hàng sẽ có quyền xác định thứ tự ưu tiên thực hiện các lệnh này. Thường thì khoảng 3 ngày làm việc sau thì người thụ hưởng sẽ nhận được tiền.
Các lệnh thanh toán định kỳ (standing orders) và lệnh ghi nợ trực
tiếp (Direct Debits)
Khi cần phải thanh toán các khoản tiền cố định theo một chu kỳ nhất định như tiền phí bảo hiểm nhân thọ hay tiền thuê nhà chẳng hạn, nếu đến ngày thanh toán khách hàng quên hoặc đi công tác vắng nên không thể thực hiện được thì khách hàng có thể phải trả tiền phạt do trả chậm hoặc thậm chí bị huỷ hợp đồng. Mà trong cuộc sống hàng ngày, có khá nhiều thứ phải thanh toán như vậy thì làm sao có thể nhớ hết. Standing order sẽ mang lại sự thanh thản cho
khách hàng. Lệnh standing order cho phép khách hàng chỉ cần lập một lần, sau đó lệnh sẽ được tự động thực hiện theo một chu kỳ nhất định do khách hàng lựa chọn. Chu kỳ thanh toán rất đa dạng, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay vào một ngày nhất định nào đó trong tháng… Không chỉ có những khoản thanh toán định kỳ với số tiền cố định mà trong cuộc sống hàng ngày ta còn phải thanh toán rất nhiều loại hoá đơn với số tiền "không biết trước" như tiền điện, điện thoại, cước internet,…Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức nếu cứ phải làm từng lệnh thanh toán, kể cả khi thực hiện bằng internet. Để thoát khỏi những phiền toái này, khách hàng chỉ cần sử dụng dịch vụ lệnh ghi nợ trực tiếp (Direct Debit). Direct Debit là một lệnh chuyển tiền điện tử từ tài khoản giao dịch của người trả tiền mà lệnh thanh toán do người thụ hưởng đưa ra. Khi muốn sử dụng Direct Debit với một công ty nào đó, khách hàng sẽ phải ký một bản thoả thuận. Theo bản thoả thuận này, khách hàng sẽ đồng ý cho công ty đó thu tiền thanh toán cho các hoá đơn dịch vụ trực tiếp từ tài khoản của khách hàng vào một ngày nhất định trong kỳ. Khách hàng sẽ giữ lại một bản thoả thuận để tham khảo khi cần. Lưu ý rằng, một khi bản thoả thuận đã được ký, công ty đó có quyền truy nhập vào tài khoản của khách hàng mà không phải có sự cho phép gì thêm từ phía khách hàng trừ khi khách hàng yêu cầu huỷ bản thoả thuận. Một số công ty có thể sẽ yêu cầu khách hàng phải thông báo trước một số ngày bằng văn bản khi muốn huỷ bản thoả thuận sử dụng thanh toán bằng Direct Debit. Hàng tháng khách hàng sẽ kiểm tra tất cả các khoản thanh toán được liệt kê trên bản báo cáo tài khoản xem có chính xác không. Nếu phát hiện ra bất cứ sai sót gì trên báo cáo tài khoản, cần báo ngay cho ngân hàng biết. Ngân hàng sẽ có trách nhiệm xem xét lại giao dịch đó, nếu đúng là có sai sót phải sửa ngay trong ngày hoặc nếu không phải trả lời bằng văn bản cho khách hàng.
Với internet banking, khách hàng có thể xem, sửa đổi các chi tiết trên lệnh standing order hoặc huỷ standing order. Khách hàng cũng có thể xem các lệnh standing order hoặc các lệnh Direct Debit đã bị huỷ hoặc hết hạn.
Lệnh ngừng thanh toán séc
Với dịch vụ này khách hàng có thể yêu cầu ngân hàng ngừng thanh toán cho một hoặc nhiều séc, tất nhiên với điều kiện là các séc này chưa được thanh toán. Khách hàng có thể phải trả phí cho dịch vụ này.
Thay đổi địa chỉ và thông tin cá nhân
Khách hàng có thể thông báo cho ngân hàng bất cứ thay đổi nào về địa chỉ liên lạc và thông tin cá nhân của mình như số điện thoại, số fax, địa chỉ email... Tuy nhiên, một số thông tin không thể thay đổi bằng internet banking như họ của khách hàng chẳng hạn. Nếu có thay đổi họ (ví dụ ở nước ngoài, sau khi phụ nữ lấy chồng thì đổi sang họ của chồng), khách hàng cần cung cấp cho ngân hàng một số giấy tờ chứng minh như giấy đăng ký kết hôn chẳng hạn.