gửi ngõn hàng. Cỏc khoản lói phải trả đối với cỏc khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lónh hay phờ duyệt cỏc khoản thấu chi. Kiểm tra cỏc tớnh hiện hữu của cỏc tài sản thế chấp hay bảo lónh ghi chộp trờn sổ sỏnh, chứng từ của cụng ty.
6 Kiểm tra lại tất cả cỏc khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với bỏo cỏo ngõn hàng sau ngày khoỏ sổ.
Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển
7 Đối chiếu cỏc sộc chưa về tài khoản tiền gửi và cỏc khoản khỏc (như chuyển khoản, cỏc nghiệp vụ chuyển tiền giữa cỏc đơn vị nội bộ và rỳt tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngõn hàng tại ngày lập bảng cõn đối kế toỏn. Kiểm tra cỏc khoản
tiền đú được ghi chộp vào sổ phụ của thỏng tiếp sau ngày khoỏ sổ.
Xỏc minh những sộc lớn chưa về trong thỏng tiếp sau ngày khoỏ sổ.
Kiểm tra sổ theo dừi tiền gửi ngõn hàng để đối chiếu cỏc sộc chuyển trả thanh toỏn cho nhà cung cấp tại ngày khoỏ sổ với sổ phụ thỏng tiếp sau ngày khoỏ sổ.
8 Soỏt xột cỏc khoản thu chi trước và sau ngày khoỏ sổ, ghi chỳ cỏc khoản lớn hoặc bất thường. Xỏc định xem chỳng đó được ghi vào đỳng kỳ hay khụng?
9 Cỏc thủ tục khỏc:
- Xem xột việc ỏp dụng tỷ giỏ chuyển đổi sang đồng tiền hạch toỏn tại thời điểm bỏo cỏo đối với cỏc tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cỏi, kiểm tra việc tớnh toỏn và hạch toỏn chờnh lệch tỷ giỏ; đỏnh giỏ số dư ngoại tệ cuối kỳ.
- Xem xột việc kiểm soỏt ỏp dụng tỷ giỏ chuyển đổi đối với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chộp và hạch toỏn cỏc nghiệp vụ đú trong kỳ.
- Xem xột và yờu cầu khỏch hàng đưa ra cỏc bằng chứng của cỏc nghiệp vụ phỏt sinh cú liờn quan đến bờn thứ ba. - Chỳ ý cỏc khoản thường ghi thiếu như lói tiền gửi, lệ
phớ ngõn hàng, cỏc khoản thu hoặc chi tiền gửi ngõn hàng phải cú giấy bỏo Nợ hoặc bỏo Cú của ngõn hàng. - Chỳ ý đến tớnh chất hợp phỏp, hợp lý của chứng từ về
mặt đảm bảo cỏc yếu tố cơ bản của chứng từ, cú đầy đủ chứng từ gốc chứng minh hay khụng.
IV
(Trớch hồ sơ kiểm toỏn)
Lập kế hoạch kiểm toỏn giỳp cho kiểm toỏn viờn thu được bằng chứng cú giỏ trị và đầy đủ cỏc tỡnh huống và để trỏnh những bất đồng với khỏch hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toỏn là cụng cụ kiểm soỏt chất lượng kieemr
toỏn vụ cựng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toỏn. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm toỏn chất lượng cao, cũn nếu lập kế hoạch khụng tốt thỡ cuộc kiểm toỏn sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toỏn, ảnh hưởng đến hoạt động của Cụng ty. Vỡ vậy để kiểm soỏt tốt chất lượng cuộc kiểm toỏn thỡ ngay trong khõu đầu tiờn của cuộc kiểm toỏn là lập kế hoạch kiểm toỏn phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toỏn cao nhất.
Kiểm soỏt hồ sơ kiểm toỏn
í nghĩa của Hồ sơ kiểm toỏn là vụ cựng quan trọng, VAE cũng đó cú hệ thống hồ sơ kiểm toỏn thống nhất. Trong đú mục tiờu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toỏn hướng tới những yếu tố sau:
- Dễ dàng trong kiểm tra soỏt xột hồ sơ.
Đối với KTV phụ trỏch chớnh cuộc kiểm toỏn, nhỡn vào hồ sơ kiểm toỏn KTV cú thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đú Chủ nhiệm kiểm toỏn, KTV nờu lờn những cụng việc cần làm tiếp theo, chất lượng cụng việc cũng như sự cú mặt hay khụng cú mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rừ rang giỳp ớch rất nhiều trog việc rỳt ngắn thời gian kiểm toỏn, cụng việc sẽ hiệu quả.
Đối với những lónh đạo hay người ký BCKT: thỡ cụng việc soỏt xột hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toỏn là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giỳp cho cụng việc kiểm tra soỏt xột được dễ dàng hơn, giảm thiểu những sai sút trong kiểm toỏn. Bố trớ hồ sơ hợp lý, sẽ giỳp cho cỏc chủ nhiệm soỏt xột nhanh chúng thuận lợi, trờn cơ sở ý kiến sẽ được chớnh xỏc hơn.
-Làm tài liệu đào tào cho cỏc lớp nhõn viờn mới: Hồ sơ kiểm toỏn cỏc năm trước sẽ tạo điều kiện giỳp cho cỏc nhõn viờn mới cú thể hỡnh dung cụng việc làm của mỡnh trong tương lai, họ cú thể dựng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo.
- Làm bằng chứng: cũng như yờu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toỏn thỡ việc sử dụng hồ sơ kiểm toỏn cũng nhằm thỏa món cỏc yờu cầu của một bằng chứng kiểm toỏn, cú thể chứng minh cho tất cả cỏc cụng việc mà KTV và trợ lý đó làm và cũn trỡnh bày tài liệu một cỏch đầy đủ khoa học, rừ rang hơn nõng cao sức thuyết phục của bằng chứng.
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn được đơn giản húa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn năm và thường trực nhằm đảm bảo cho cụng việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đó được lưu trữ thỡ cần mmọt tài liệu nào đú trũng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ cú hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tỡm kiếm tài liệu được đơn giản húa. Nguyờn tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đó quen hơn thỡ sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng cụng việc.
- Hồ sơ kiểm toỏn thụng minh gúp phần rỳt ngắn quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn, đưa ra cỏc khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khõu lập kế hoạch kiểm toỏn. Đồng thời, hồ sơ kiểm toỏn càng hiệu quả cũng giỳp kiểm toỏn viờn thiết lập cỏc giấy tờ làm việc phục vụ cho quỏ trỡnh kiểm tra chi tiết.
Để thuận tiện trong cụng tỏc quản lý hồ sơ kiểm toỏn, hệ thống hồ sơ kiểm toỏn được xõy dựng trờn cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Cụng ty quy định.
Hệ thống hồ sơ kiểm toỏn được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đú, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm cỏc thụng tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toỏn đú như là sự đỏnh dấu sự tỡm hiểu những thụng tin ban đầu, kế hoạch kiểm toỏn, bỏo cỏo kiểm toỏn.Hồ sơ nay do KTV phụ trỏch thực hiện. Cỏc chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả cỏc giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quỏ trỡnh kiểm toỏn. Hồ sơ này được thực hiện bởi cỏc thành viờn trong nhúm được phõn cụng việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05.
Nội dung Tham chiếu
Lập kế hoạch I
Đỏnh giỏ rủi ro và mụi trường kiểm toỏn 100
Tỡm hiểu hoạt động khỏch hang 200
Tỡm hiểu cỏc quy trỡnh kế toỏn 300
Cỏc thủ tục đỏnh giỏ phõn tớch 400
Xỏc định mức độ trọng yếu 500
Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toỏn 600
Quản lý kiểm toỏn II
Tài liệu họp với khỏch hàng 700
Tài liệu giao dịch với khỏch hàng 800
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ 900
Kiểm soỏt cỏc chu trỡnh ứng dụng 1000
Kiểm tra chi tiết tài sản III
Phần hành tiền 1100
Về kiờm soỏt hồ sơ kiểm toỏn
Ghi chộp giấy tờ làm việc
Giấy tờ làm việc được Cụng ty xõy dựng theo quy chuẩn riờng của Cụng ty, trờn cỏc giấy tờ đú đều cú biểu tượg Cụng ty VAE và được đỏnh số theo chỉ mục trờn biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toỏn cỏc KTV khụng được sử dụng giấy tờ làm việc nào khỏc, chỉ cú giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ sơ kiểm toỏn của Cụng ty, ngoài ra cỏc giấy tờ ghi chộp khỏc khụng được coi là bằng chứng kiểm toỏn, hay sử dụng tài liệu để làm soỏt xột.
Cỏc giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toỏn tại phũng nghiệp vụ I:
- Tờ tổng hợp số dư kiểm toỏn: là một phần quan trọng nhỏt của hồ sơ kiểm toỏn, nú phản ỏnh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phõn loại sau điốu
chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trờn giấy tờ làm việc đều phải đỏnh số tham chiếu vào từng phần hành riờng (đỏnh tham chiếu trờn từng số liệu). - Tờ đầu của từng phần hành: gồm những giấy tờ làm việc phản ỏnh số dư
trờn sổ cỏi mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả cỏc bỳt toỏn điều chỉnh cú ảnh hưởng đến khoản mục đú. KTV phải đỏnh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trỡnh kiểm toỏn để người soỏt xột cú thể soỏt xột nội dưng kiểm tra từng khoản mục.
- Tờ ghi chỳ: là những tờ ghi chộp cỏc thong tin cơ sở của khỏch hang cú ảnh hưởng trực tiếp tới phần hành kiểm toỏn. Thớ dụ như khi kiểm tra phần hành tiền thỡ tờ lưu trữ cỏc thụng tin về đơn vị tiền tệ hoạch toỏn, ngoại tệ sử dụng, tỷ giỏ giao dịch của NHNN, cỏc số hiệu tài khoản ngõn hàng mà Cụng ty thực hiện giao dịch, biờn bản kiểm kờ tiền, giấy bỏo nợ hay cú của ngõn hàng. Ngoài ra trong tờ giấy tờ ghi chỳ hệ thống này cũng phản ỏnh cỏc phõn tớch của KTV, mức rủi ro đỏnh giỏ về cỏc tài khoản trong phần hành đú.
- Chương trỡnh kiểm toỏn: là bảng tổng hợp cỏc thủ tục kiểm toỏn chi tiết đối với một phần hành. Ở mội phần hành, chương trỡnh kiểm toỏn đều cú hệ thống cỏc thủ tục chuẩn. KTV trờn cơ sở đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn và mụi trường kiểm soỏt cũng như sau khi tỡm hiểu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của khỏch hàng sẽ tiến hành trả lời cỏc cõu hỏi cú sẵn để xỏc định thủ tục kiểm toỏn sẽ thực hiện.
- Giấy tờ làm việc: như đó đề cập ở phần trờn, giấy tờ làm việc dung để ghi chộp và lưu trữ cỏc bằng chứng mà kiểm toỏn viờn thu thập được trong quỏ trỡnh kiểm toỏn phục vụ cho việc đưa ra ý kiến về phần hành kiểm toỏn. - Bảng tổng hợp cỏc bỳt toỏn điều chỉnh: giấy tờ này dựng để tập hợp toàn
chỉnh và phõn loại lại và được ghi vào giấy tờ làm việc đú là tờ tổng hợp số dư kiểm toỏn và bảng tổng hợp cỏc bỳt toỏn điều chỉnh thỡ KTV mới lập BCTC mới sau khi đó điều chỉnh.
Cỏc giấy tờ làm việc những phần hành chớnh thỡ do Chủ nhiệm kiểm toỏn lập hoặc do KTV phụ trỏch phần hành trực tiếp lập và sẽ được soỏt xột, kiểm tra trực tiếp bởi ccỏc KTV cấp cao hơn.
Soỏt xột giấy tờ làm việc của KTV
Đối với cỏc giấy tờ làm việc mà được Chủ nhiệm kiểm toỏn lập thỡ việc soỏt xột bởi Phú tổng giỏm đốc hoặc do Tổng giỏm đốc soỏt xột. Trỡnh tự được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: trỡnh tự tham gia soỏt xột của Ban Giỏm đốc
Ghi chộp giấy tờ làm việc
Soỏt xột giấy tờ làm việc
KTV Chớnh Chủ nhiệm kiểm toỏn
Trợ lý kiểm toỏn
Kiểm toỏn viờn chớnh
Chủ nhiệm kiểm toỏn
Ghi chộp giấy tờ
làm việc mục Soỏt xột giấy tờ làm việc
Sơ đồ 2.2 : trỡnh tự soỏ t xột của chủ nhiệm kiểm toỏn
Theo biểu số 03 trong cuộc khỏch hàng XYZ tại Hà Nội, cụng việc soỏt xột giấy tờ được thực hiện như sau:
Cụng việc của KTV: trong suốt thời gian kiểm toỏn, chị Nuyễn Hồng Võn và Chị Trinh sẽ thực hiện kiểm toỏn và hoàn thiện giấy tờ làm việc cỏc phần hành như Giỏ vốn hàng bỏn, giỏ thành sản phẩn, doanh thu, Bỏo coa, Lập kế hoạch, vốn chủ sở hữu đõy là những phần hành phức tạp. Sau mỗi phần hành, cỏc giấy tờ làm việc do trợ lý kiểm toỏn Hà thực hiện được chuyển cho KTV Trinh soỏt xột. Việc kiểm soỏt và soỏt xột của KTV Trinh được thực hiện trong suốt cuộc kiểm toỏn. Tuy vậy, KTV bắt buộc phải thực hiện soỏt xột chớnh thức hồ sơ kiểm toỏn trước khi chuyển cho KTV chớnh soỏt xột.
Việc soỏt xột hồ sơ là để đảm bảo rằng cỏc trợ lý kiểm toỏn đó thực hiện đỳng, hợp lý cỏc thủ tục kiểm toỏn đó được thiết lập và chương trỡnh kiểm toỏn cũng như cỏc giấy tờ làm việc đó hồn thành và được ghi chộp đầy đủ. Cỏc yờu cầu về hỡnh thức đối với giấy tờ làm việc là phải cú đầy đủ tờn người lập, ngày soỏt xột; phải cú nội dung soỏt xột, tờn khỏch hang, tài khoản kiểm tra…Về nội dung, chị Trinh sẽ kiểm tra tớnh đầy đủ của cỏc thong tin phản ỏnh trờn giấy tờ làm việc như nội dung cấu thành số dư tài khoản tiền, cỏc bước kiểm toỏnỏp dụng, phỏt hiện của KTV, đỏnh giỏ, kết luận và gợi ý điều chỉnh của KTV, giải thớch cỏc ghi chỳ kiểm tra.
Vớ dụ về một giấy tờ làm việc kiểm soỏt phần hành tiền mặt theo biểu 03:
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM
VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY
Client/ Khỏch hàng: cụng ty CP XYZ Prepare/ Người lập (ký tờn)…….date 26/1/2007 Period/ Kỳ: từ 1/1/06- 31/12/06 Reviewed by/ nguời soỏt xột……..date………… Subject / Nội dung: kiểm tra chi tiết Tk tiền mặt
Stt nội dung theo sổ sỏch kế toỏn số KTV chờnh lệch ghi chỳ
1 chi tiền cho CNV 2.581.133.000 2.581.133.000 0
2 gửi tiền vào NH 2.825.048.000 2.793.832.000 312.156 đó kt
. .
- Cụng việc của kiểm toỏn viờn chớnh: Sau khi kiểm toỏn viờn Trinh soỏt xột, cỏc giấy tờ làm việc được tập hợp thành hồ sơ kiểm toỏn và gửi cho KTV Võn kiểm tra, kiểm soỏt. Mục đớch của việc soỏt xột của KTV chớnh là để đỏnh giỏ tất cả cỏc bằng chứng kiẻm toỏn thu thập được qua cỏc cuộc kiểm toỏn để cú thể đưa ra ý kiến kiểm toỏn tương ứng và cỏc bỏo cỏo khỏc được phỏt hành kốm theo. Soỏt xột của KTV chớnh phải đảm bảo rằng từ khõu lập kế hoạch chuơng trỡnh kiểm toỏn đến cỏc bước kiểm toỏn đều đó được ghi chộp đầy đủ trong hồ sơ kiểm toỏn trứoc khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm toỏn và Ban giỏm đốc soỏt xột. Nhiệm vụ của KTV Võn là phải bảo đẩm tất cả cỏc giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toỏn trong hồ sơ kiểm toỏn đó được tự soỏt xột.
- Cụng việc của chủ nhiệm kiểm toỏn: chủ nhiệm kiểm toỏn là người chịu trỏch nhiệm trực tiếp đối với một cuộc kiểm toỏn. Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn, chủ nhiệm kiểm toỏn Sơn phải thường xuyờn theo dừi và kiểm soỏt về tiến độ và chất lượng cụng việc thực hiện. Cụ thể thỡ Chủ nhiệm kiểm toỏn Sơn phải cú trỏch nhiệm giải đỏp mọi thắc mắc cũng như đưa ra cỏc quyết định giải quyết cỏc khú khăn trong quỏ trỡnh thực hành kiểm toỏn của cỏc KTV. Ngoài ra, chủ nhiệm kiểm toỏn cú trỏch nhiệm soỏt xột giấy tờ làm việc của trợ lý kiểm toỏn, cỏc KTV và trỏch nhiệm soỏt xột lại cỏc giấy tờ làm việc được lập bởi KTV chớnh.
Về trỡnh tự soỏt xột của KTV chớnh và chủ nhiệm kiểm toỏn cú sự khỏc nhau:
Nếu KTV Võn soỏt xột chi tiết từng giấy tờ làm việc của tất cả cỏc phần hành, tiến hành đối chiếu giữa tờ tổng hợp và chi tiết thỡ Chủ nhiệm kiểm toỏn lại soỏt xột theo một trỡnh tự khỏc. Tức là chủ nhiệm kiểm toỏn sẽ soỏt xột tất cả cỏc tờ tổng hợp của từng khoản mục trờn BCTC, kết luận của kiểm toỏn viờn đối với ừng phần hành, chương trỡnh kiểm toỏn đối với từng phần hành đó được thực hiện, cỏc cụng việc do KTV thực hiện mà chưa được soỏt xột. Sau đú Chủ nhiệm kiểm toỏn Sơn sẽ xột đoỏn và quyết định xem phải đi sõu vũa soỏt xột những tờ chi tiết dưa trờn tớnh trọng yếu, đỏnh giỏ rủi ro và kinh nghiệm nghề nghiệp của cỏc kiểm toỏn viờn và cỏc trợ lý kiểm toỏn trong