Hướng phát triển của hệ thống trong tương la

3.4.1. Đánh giá

Ngày nay, thông tin ngày một nhiều, đa dạng và phong phú nhu cầu trao đổi, làm việc theo nhóm ngày càng tăng. Vậy làm thế nào để tổ chức có thể: Lưu trữ cũng như tìm kiếm khai thác sử dụng các thông tin đó một các hiệu quả mà tiết kiệm thời gian. . Có hai nhóm lý do chính cho việc sử dụng SharePoint:

• Khó khăn khi làm việc nhóm (collaboration).

• Nhu cầu nghiệp vụ.

Một số vấn đề cho hai lí do trên:

3.4.1.1. Khó khăn khi làm việc nhóm (collaboration)

 Chia sẻ dữ liệu, tệp tin:

Việc chia sẻ các tệp tin dùng chung thường được thực hiện bằng cách lưu chúng trong các thư mục chia sẻ trong mạng. Khi chia sẻ kiểu này thì phát sinh các vấn đề như sau:

• Khó khăn trong việc tìm và định vị được các tệp tin trong các thư mục chia sẻ trên mạng, nhất là khi có nhiều tệp tin được cất lên.

• Khó khăn trong việc bảo vệ các tệp tin lưu trên các thư mục chia sẻ, nhiều mức quyền phải thiết lập, phân chia cấu trúc thư mục lưu trữ…

 Cộng tác qua Email:

Việc trao đổi thông tin qua email rất phổ biến, tuy nhiên khi phải chia sẻ/trao đổi qua email cũng nảy sinh rất nhiều vấn đề:

• Khi phải gửi thư cho nhiều người, việc quản lý các luồng trao đổi này sẽ rất khó khăn khi việc trao đổi qua lại gia tăng hàng ngày, có thể nhầm lẫn trong việc theo dõi và quản lý nội dung của mỗi một email.

Sinh viên: Vũ Sỹ Huy LỚP 49 TH1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

• Thông tin được lưu trong các hộp thư cá nhân, vậy khi người này nghỉ việc hoặc ra khỏi trường học, công ty, làm sao lấy/sử dụng lại được nội dung từ các hộp thư cá nhân đó.

• Khi trao đổi qua email, thông tin có thể bị đánh cắp trên đường lưu chuyển và có thể làm lộ các thông tin quan trọng.

• Sự trùng lặp thông tin khi chia sẻ qua email, dẫn đến lãng phí tài nguyên của hệ thống – băng thông, dung lượng lưu trữ…

 Phiên bản tài liệu:

Khi lưu trữ các tài liệu trên thư mục chia sẻ, sẽ không có cơ chế quản lý phiên bản.

 Loại bỏ các thông tin cũ:

Khi chia sẻ tài liệu bằng các thư mục chia sẻ, làm thế nào để tìm và xóa các tệp tin, tài liệu không cần thiết nữa, nhất là khi trên đó có hàng ngàn, hàng vạn tệp tin.

 Thông báo thay đổi cho người dùng:

Khi soạn xong một tệp tài liệu, ̣đưa nó lên thư mục chia sẻ, người khác đang trông chờ nội dung tệp tài liệu đó, làm thế nào để thông báo cho những người đó biết là bạn đã làm xong. Có hai việc phải làm trong trường hợp này, một là đưa tài liệu lên thư mục chia sẻ, hai là gửi email hoặc gọi điện thông báo cho những người đang chờ.

 Môi trường làm việc toàn cầu:

Nếu bộ phận của tổ chức làm việc hoạt động trên nhiều vùng miền địa lý khác nhau thì bạn có thể gặp phải các vấn đề liên quan như: Chia sẻ nội dung, cũng như liên hệ với đồng nghiệp.

3.4.1.2. Nhu cầu nghiệp vụ

Dưới đây là một số nhu cầu nghiệp vụ của các tổ chức hoặc doanh nghiệp:

Sinh viên: Vũ Sỹ Huy LỚP 49 TH1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

 Giảm việc sử dụng thư điện tử:

Sử dụng sharepoint tạo ra các nơi lưu trữ tập trung cho việc chia sẻ các nội dung và tài liệu thay vì sử dụng email.

 Truy cập qua Web:

Khi lưu trữ tài liệu, thông tin lên các website sharepoint, bạn có thể truy cập đến chúng bằng bất cứ loại trình duyệt web nào, cũng như sử dụng các tính năng tìm kiếm. Ngoài ra bạn còn có thể tuỳ biến nội dung trên website thông qua mã lệnh html hoặc sử dụng các webparts.

 Tìm kiếm thông tin:

Sharepoint cung cấp cho chúng ta tính năng tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

 Sao lưu, khôi phục:

Sharepoint cung cấp đầy đủ các tính năng như: Sao lưu và khôi phục các dữ liệu trên website.

 Bảo mật, phân quyền:

Sharepoint cung cấp nhiều cơ chế xác thực nên bạn có thể chọn được cơ chế phù hợp với cơ chế xác thực mà cơ quan mình đang sử dụng, Sharepoint hỗ trợ phân quyền theo nhiều mức khác nhau từ web application, tới website, list, item, và cung cấp các công cụ trực quan để quản lý việc phân quyền đó.

 Toàn cầu hóa:

Sharepoint hỗ trợ bản địa hóa nên bạn có thể sử dụng các gói ngôn ngữ khác nhau cho các khu vực địa lý khác nhau

 Tự động hóa các chính sách quản lý thông tin:

Sharepoint cung cấp và hỗ trợ các thiết lập về chính sách quản lý thông tin, và áp dụng nó một cách tự động để bạn hoàn toàn dễ dàng tuân thủ các chính sách quản lý thông tin của cơ quan hoặc theo yêu cầu của pháp luật.

Sinh viên: Vũ Sỹ Huy LỚP 49 TH1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3.4.2. Hướng phát triển

Trong quá trình thực hiện đồ án dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy hướng dẫn, nhưng do thời gian và trình độ của tôi có hạn nên sản phẩm vẫn còn thiếu sót.

Để sản phẩm hoàn thiện hơn và có thể đưa vào sử dụng trong thực tế thì sản phẩm cần phải thêm các tính năng như:

• Tạo thêm flash cho các mục trở lên sinh động hơn.

• Sắp xếp lại các mục.

• Chia lại cơ sở dữ liệu.

• Sử dụng Sharepoint designer vào trong tạo các quy trình công việc cũng như chỉnh sửa các mục.

Sinh viên: Vũ Sỹ Huy LỚP 49 TH1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN