trách nhiệm cá nhân là đòi hỏi tuyệt đối ở mỗi thành viên.
3. Quá trình áp dụng ISO 9000 của công ty:
Việc xây dựng ISO 9000 tại công ty được tiến hành theo các bước sau.
•Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn tiêu chuẩn
Công ty cần tìm hiểu và xác định xem có thể áp dụng tiêu chuẩn vào hệ thống chất lượng và quá trình phát triển của công ty như thế nào. Công ty có thể chọn một trong 3 tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002 hoặc ISO 9003 để áp dụng. Nếu như công ty có thực hiện thiết kế thì chọn ISO 9001, nếu chỉ áp dụng cho sản xuất, lắp đặt, dịch vụ thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002, nếu chỉ áp dụng cho việc kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng thì chọn tiêu chuẩn ISO 9003. Phạm vi áp dụng tùy thuộc vàp quyết định của công ty. Hệ thống chất lượng theo chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty hoặc chỉ sử dụng cho một số hoạt động đặc thù. Công ty đã lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
• Bước 2: Đánh giá thực trạng của công ty và so sánh với tiêu chuẩn
Đối với công ty đã có các quá trình và thủ tục được thiết lập và đã được viết ra một cách đầy đủ, thì các bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện. Thông thường ở các công ty, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ. Thậm chí đôi khi không có thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ. Trong trường hợp các quá trình và thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn. Còn trong trường hợp công ty chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản.
Sau đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy công ty cần tổ chức thành dự án sao cho có hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại công ty, bao gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận nằm trong phạm vi ápdụng của ISO 9000.
•Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung xác lập trong giai đoạn đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu hệ thống của công ty chưa có những hoạt động sau thì cần phải tiến hành trong bước này:
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn công ty phải chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm đối với chứng nhận hệ thống chất lượng. Đây là người quản lý có quyền ra quyết định và huy động những nguồn lực khi cần thiết. Cần bổ nhiệm vào vị trí này một cán bộ có phẩm chất và năng lực đồng thời có đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm trong công việc điều hành bộ máy chất lượng.
Xây dựng sổ tay chất lượng bằng văn bản, trong đó bao gồm cả chính sách chất lượng. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000. - Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra. - Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục dối với sự không phù hợp.
• Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
• Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tến hệ thống chất lượng của công ty.
Trên đây là một số các bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9000. Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng và phạm vi áp dụng của ISO 9000 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.
4. Thuận lợi của công ty VIMECO.
Công ty cổ phần VIMECO cơ khí và thương mại là đơn vị thành viên thuộc Công ty cổ phần VIMECO. Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIMECO MECHANICAL AND TRADING JOINT STOCK COMPANY (VIMECO - M&T). Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103022275 ngày 01/02/2008 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Ban đầu khi mới được thành lập phạm vi hoạt động của Công ty chủ yếu trong các lĩnh vực gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí sản xuất gioăng phớt thủy lực. Sau hai năm thành lập để mở rộng qui mô , hòa nhập cùng với xu thế phát triển chung của đất nước và cũng để phát huy khả năng , năng lực của mình, công ty đã mạnh dạn mở rộng phạm vi hoạt động sang các lĩnh vực như xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, lắp đặt các công trình đường dây tải điện và trạm biến áp đến 220KV;
Chủ trương của công ty là luôn cố gắng để kiện toàn công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Sau hơn ba năm áp dụng hệ thống ISO 9002:1994. Với xu hướng phát triển chung của hệ thống, Công ty đã thực hiện việc chuyển đổi nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng sang tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ, thiết bị thi công mà còn quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật, cán bộ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân có tay nghề cao với kỹ thuật chuyên sâu.
5. Khó khăn của công ty VIMECO
Tuy những năm qua Công ty đã đầu tư rất lớn để đào tạo công nhân kỹ thuật và nâng cao năng lực các trạm trộn bê tông thương phẩm nhưng do yêu cầu dồn dập của các dự án lớn nên Trạm bê tông VIMECO vẫn còn gặp nhiều khó khăn về nhân lực và thiết bị, xe máy sản xuất.
Với dự án Bút Sơn II, để sớm triển khai kế hoạch cung cấp bê tông cho các dự án xi măng,Trạm đã báo cáo với lãnh đạo Công ty, kết hợp với các phòng ban chức năng, đề xuất phương án sử dụng thiết bị có sẵn để giảm chi phí mua sắm thiết bị mới như : đề xuất di chuyển trạm trộn KYC – 90 từ Cẩm Phả về Bút Sơn- Hà nam ; cải tạo trạm KYC – 60 ở Trung Hoà II và di chuyển về Bút Sơn, tạo thành tổ hợp sản xuất vật liệu xây dựng tại khuôn viên khu mỏ đá Núi Nhà Dê của VIMECO với 02 trạm trộn bê tông có công suất 140 m3/giờ, đủ năng lực đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư. Hiện tại,với nguồn đá dăm sẵn có tại chỗ, nguồn cát vàng từ Hà Nội chuyển về ( kết hợp đầu về của các xe chở đá) đã giúp chúng ta chủ động một phần nguyên liệu đầu vào, cung cấp kịp thời mọi nhu cầu về bê tông của dự án Bút Sơn II đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để VIMECO tham gia thi công các dự án khác tại khu vực Hà nam như Xi măng Hoà Phát và Đường cao tốc Cầu Giẽ – Ninh Bình…
Để hợp lý hoá nguồn lực,sau khi cân đối khối lượng bê tông cần cung cấp cho dự án xi măng Cẩm phả cho tới khi kết thúc phần xây dựng, Trạm cũng đã đề nghị Công ty điều chuyển một số cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân kỹ thuật tăng cường và ổn định biên chế cho các trạm trộn tại Hà Nam.
Đồng thời với việc di chuyển, lắp dựng trạm trộn và bổ sung đội ngũ CBCNV, Trạm đã chủ động liên hệ với chủ đầu tư dự án để hoàn tất các thủ tục kỹ thuật liên quan đến chất lượng bê tông, nhà cung cấp dự phòng, giá sản phẩm ; liên hệ với các nhà thầu phụ để ký kết hợp đồng cung cấp xi măng, cát vàng, phụ gia.
Với dự án xi măng Nghi Sơn II, ngay sau khi nhận được kế hoạch, Trạm bê tôngVIMECO đã cử cán bộ tham gia đoàn cán bộ nhà thầu VINACONEX vào Nhà máy xi măng Nghi sơn gặp đại diện Ban quản lý dự án xi măng Nghi sơn 2 để xác định mặt bằng, vị trí đặt trạm trộn bê tông, liên hệ với nhà cung cấp vật tư để ký kết các hợp đồng cung ứng.
Để đáp ứng nhu cầu cung ứng bê tông cho Dự án, sau khi cân đối năng lực hiện có, Trạm đã lập tờ trình đề nghị Công ty đầu tư chế tạo trạm trộn mới với công suất 60 – 90 m3/giờ, đầu tư 04 - 05 xe chuyên trở bê tông, 01 máy xúc lật cho Dự án đồng thời cử cán bộ kỹ thuật tiến hành lập cấp phối bê tông, xác định giá thành sản phẩm, chào giá với Phòng đấu thầu & QLDA của Tổng Công ty.
Ngoài công tác chuẩn bị chu đáo các nguồn lực, việc cập nhật thông tin về tiến độ cung cấp bê tông của mỗi trạm trộn cũng thường xuyên được duy trì, tạo điều kiện cho lãnh đạo trạm cân đối, điều động kịp thời nguồn nhân lực, thiết bị xe máy, đáp ứng yêu cầu tiến độ của các dự án.
Cung cấp bê tông đúng khối lượng, đảm bảo chất lượng và yêu cầu tiến độ của khách hàng luôn là mục tiêu chất lượng hàng đầu của Trạm bê tông và được cán bộ công nhân viên trạm bê tông luôn ghi nhớ, thực hiện - vì nó là tiền đề để tăng cường năng lực cạnh tranh trong hiện tại và tương lai, là đảm bảo cho sự tồn tại, phát triển của thương hiệu VIMECO trên lĩnh vực sản xuất và cung ứng bê tông thương phẩm…
Có thể nói, nhiệm vụ sản xuất 6 tháng cuối năm của Trạm là rất căng thẳng do yêu cầu tiến độ của nhiều dự án vì vậy xe, máy và công nhân vận hành ,thí nghiệm sẽ phải làm việc với cường độ cao, đòi hỏi phải có thiết bị, phụ tùng thay thế thường xuyên ; mặt khác, trạm đang cần được bổ sung một số lái xe dự bị để tăng ca, tăng thời gian sử dụng của các xe chuyên chở bê tông. Do vậy, Trạm rất cần được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Lãnh đạo Công ty, sự phối hợp chặt chẽ, giải quyết công việc có hiệu quả của các phòng ban, đơn vị có liên quan. Tin tưởng rằng, với sự quan tâm chỉ đạo và phối
hợp ăn ý ấy, CBCNV Trạm sẽ đoàn kết, quyết tâm thực hiện thành công nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2007.
6. Lợi ích công ty dạt được sau khi áp dụng ISO 9000.
Việc áp dụng ISO 9000 có một số lợi ích quan trọng như sau:
- Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9000 sẽ giúp công ty quản lý chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy hệ thống chất lượng cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
- Tạo năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và chi phí cho hành động khắc phục đối với sản phẩm sai hỏng vì thiếu kiểm soát và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc. Đồng thời, nếu công ty có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giúp giảm thiểu được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được chi phí cho cả công ty và khách hàng.
- Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có được hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ khẳng định. Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 được định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được đảm bảo rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất khẳng định. Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000.
- Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu suất của các quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhầm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thảo mãn khách hàng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1] Giáo trình quản lí chất lượng- Trường ĐH Đà Lạt
2] Giáo trình quản lý chất lượng- Trường ĐH Kinh tế quốc dân; 3] Đồ án ISO 9000- ĐH Công nghiệp Hà Nội;