2.3. Thực trạng cơng tác kế tốn vật liệu ở công ty cổ phần Sơn Tây
2.3.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngồi nên khi có nhu cầu cần cơng ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm:
Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ kế tốn.
Trường hợp vật liệu khơng đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế
toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.
+ Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phịng kế tốn để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
+ Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại. + Một liên do người mua gửi cùng với hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phịng kế tốn làm thủ tục thanh tốn.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hố đơn GTGT số 001494 ngày 10/ 12/ 2004, Công ty mua vật tư của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội.
Biểu số 02: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT- 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng)
ET/ 99-B N0 001494 Đơn vị bán hàng : Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội- CH 17. Địa chỉ : 658- Trương Định Số TK: 710A00521
Điện thoại : 04.8437546 MS:
0 1 0 0 1 0 2 0 6 9 1
Họ tên người mua hàng: Đỗ Anh Tuấn Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây.
Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây Số TK:
Hình thức thanh tốn (Trả chậm) MS:
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 x x x x
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép tròn trơn CT3TN φ 28
Kg 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thép tấm Kg 806 4.200 3.385.200
Cộng tiền hàng 7.398.000
Tổng cộng tiền thanh toán 8.137.800 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu một trăm ba mươi bảy nghìn tám trăm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật liệu về nhập kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm như sau:
Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Số: 12.
Ngày 10 tháng 12 năm 2004
Đơn vị bán: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Hoá đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ơng: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Ông: Đỗ Cường Thành- phòng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư.
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư
Đơn vị Số lượng
Theo hoá đơn Theo thực tế 1 Thép tròn trơn
CT3TN φ 28
Kg 1003,2 1003,2
2 Thép tấm Kg 806 806
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 04: Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 12 năm 2004 Mẫu số 01VT. QĐ số 1141- TC/QĐ/ CĐKT Ngày 1/1/ 1995 của BTC Số: 12 Họ và tên người giao hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Theo hoá đơn số: 001494, ngày 10 tháng 12 năm 2004
Nhập tại kho: Vật tư STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Kg 1003,2 1003,2 4.000 4.012.800 2 Thép tấm Kg 806 806 4.200 3.385.200 Cộng 7.398.000
(Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm chín mươi tám nghìn đồng)
Ví dụ 02: Căn cứ vào hố đơn giá trị gia tăng số 018051, công ty mua vật tư của hợp tác xã vật tư thắng lợi.
Biểu số 05: Hoá đơn (GTGT)
Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL
Lên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 16 tháng 12 năm 2004 GQ 99B
N0 018051
Đơn vị bán hàng : HTX vật tư Thắng Lợi Địa chỉ : Phố Cò –Thái Nguyên - Thái nguyên Số TK: T10A08030
Điện thoại : 0280.862 296 MS:
4 6 0 0 2 0 1 0 6 5 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Minh
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây.
Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây Số TK
Hình thức thanh tốn (Trả chậm) MS
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 1
ST
T Tên hàng hoá
Đơn
vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gang đúc Cao
Bằng Kg 8000 2140 17.120.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 6.900 3.450.000
Cộng tiền hàng 20.570.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.057.000
Tổng cộng tiền thanh toán 22.627.000
(Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu sáu trăm hai mươi bảy nghìn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Đóng dấu, ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 06: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05VT Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 15.
Đơn vị bán: HTX vật tư Thắng Lợi Hoá đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ơng: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cán bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Ơng: Đỗ Cường Thành- phịng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư.
Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng
Theo hoá đơn Theo thực tế
1 Gang đúc Cao Bằng Kg 8.000 8.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 500
Cộng 8.500 8.500
Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày.
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho
Biểu số 07: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Phiếu nhập kho Mẫu số 01VT Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 15 Họ và tên người giao hàng: HTX vật tư Thắng Lợi.
Theo hoá đơn số: 018051 ngày 16 tháng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật tư
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập
1 Gang đúc Cao Bằng Kg 8.000 8.000 2.140 17.120.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 500 6.900 3.450.000
Cộng 20.570.000
(Số tiền bằng chữ: Hai mươi triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn.) 2.3.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các phân xưởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của công ty được thực hiện như sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư thơng qua phịng kế hoạch kỹ thuật và được phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt sau đó mang xuống thủ kho lĩnh vật tư.
Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 ÷ 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho vật liệu giữa thủ kho và kế tốn vật tư.
Ví dụ: Trong tháng 12 cơng ty thực hiện lĩnh vật tư cho sản xuất có phiếu lĩnh vật tư như sau.
Biểu số 08: Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư Số 16
Ngày 16 tháng 12 năm 2004
Tên đơn vị lĩnh vật tư : Phân xưởng I. Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm. Lĩnh tại kho : Vật tư
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Kg 304 304 2 Gang đúc Cao Bằng Kg 10.990 10.990 Cộng (Viết bằng chữ:...............................)
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 09: Phiếu xuất kho
Đơn vị: C.ty CP Sơn
Tây Phiếu xuất kho
Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Mẫu số 02VT
QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 16
Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Văn Hùng Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại PX I Xuất tại kho: Vật tư
TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Thép tròn trơn CT3TNφ28
Kg 304 304 4008,3 1.218.523 2 Gang đúc Cao Bằng Kg 10.990 10.990 2.140 23.518.600
Cộng 11.294 11.294 24.737.123
Viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu bảy trăm ba bảy nghìn một trăm hai ba đồng.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.3.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý vật liệu địi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức cơng tác kế tốn chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được tồn bộ cơng tác vật liệu nói chung và kế tốn chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế tốn để phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Sơn Tây, để tổ chức cơng tác kế tốn chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Mẫu thẻ kho như sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Thẻ kho Mẫu số 06VT.
Tên kho: Vật tư (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC)
Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2004 Tờ số: 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép trịn trơn CT3TN φ 28
Đơn vị tính: kg Mã số: Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X Tồn cuối tháng 11 200 10/12 12 Nhập kho vật tư 1003,2 1203,2
16 16/12 Xuất cho phân xưởng I 304 899,2
Cộng phát sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối tháng 12 899,2
Kế toán trưởng Người lập thẻ
+ Ở phịng kế tốn: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu kế tốn chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình qn gia quyền.
- Cuối tháng kế tốn tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật tư
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật tư
TK: 152 ( 1521)
Tên vật tư: Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Tại kho vật tư
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu tháng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong tháng 4.000 1.003, 2 4.012.800 16/12 16 Xuất cho PXI 4.008,
3 304 1.218.523 Cộng phát sinh 1.003, 2 4.012.800 304 1.218.523 Tồn cuối tháng 899,2 3.604.277 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật tư
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật tư
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tên vật tư: Gang đúc Cao Bằng Tại kho: Vật tư
Ngày tháng
Chứng
từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
N X lượngSố Số tiền lượngSố Số tiền lượngSố Số tiền Tồn đầu tháng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong tháng 2.140 8.000 17.120.00 0 18 Xuất cho tổ đúc 10.990 23.518.600 Cộng phát sinh 8.000 17.120.00 0 10.990 23.518.600 Tồn cuối tháng 510 1.091.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế tốn tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đó kế tốn và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế tốn ký xác nhận vào thẻ kho cơng việc tiếp theo là kế tốn căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dịng của bảng này. Từ sổ kế tốn chi tiết vật tư, kế tốn tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dịng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy cơng tác hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thơng tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty.
Và thực tế cho thấy cơng tác kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN VẬT TƯ
Tháng 12 năm 2004
TT Tên vật tư Đơn
vị
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuốikỳ
SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số
lượng Thành tiền 1 Thép tròn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thép tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đúc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thép 9XCφ30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fêrôsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ...... ............................... ...... .......... ............... ....... .............. ........... ................. ......... ............... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874
2.3.6. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu ở cơng ty cổ phần Sơn Tây
Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh