2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY
2.2.1. Kế hoạch hoá vốn lưu động
2 .2.1.1.Xác định nhu cầu vốn lưu động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Trước mỗi năm kế hoạch, Công ty luôn lập ra những chỉ tiêu kế hoạch để thực hiện dựa trên những căn cứ có khoa học như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật,giá cả và trình độ năng lực quản lý. Nhưng việc xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động cho kinh doanh là khó khăn. Vì vậy để xác định chính xác hơn
- Phải căn cứ vào doanh thu thuần năm báo cáo và năm kế hoạch: theo phương pháp này Công ty nên chọn các khoản mục của vốn lưu động có liên quan và các khoản mục có mối quan hệ chặt chẽ với doanh thu thực hiện trong kỳ. Sau đó dùng tỷ lệ phần trăm vừa ước tính để ước tính nhu cầu vốn lưu động cho năm kế hoạch dựa trên doanh thu dự kiến. Trên cơ sở đó tính xem một đồng doanh thu tăng thêm thì công ty cần bỏ thêm bao nhiêu đồng vốn lưu động. Sau đó lại sử dụng các tỷ trọng đã phân bổ các khoản mục vốn lưu động. Chúng ta sẽ tính được nhu cầu vốn lưu động.
- Phải căn cứ vào các chỉ tiêu tài chính phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của năm báo cáo để xác định các chỉ tiêu tài chính cho năm kế hoạch sao cho khả thi nhất. Tuy nhiên điều kiện để áp dụng phương pháp này là người làm kế hoạch phải hiểu rõ ngành nghề hoạt động, quy mô kinh doanh (được đo lường bằng mức doanh thu dự kiến hàng năm)
- Công ty cần phải chú trọng đến tình hình thị trường, nhu cầu về sản phẩm có liên quan đến hoạt động của Công ty cũng như tình hình phát triển kinh tế và kế hoạch định hướng của Công ty trong những năm sắp tới.
Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu vốn lưu động không phải lúc nào cũng thuận lợi và chính xác như mong muốn. Vì vậy, Công ty nên có kế hoạch huy động vốn lưu động một cách kịp thời.
2 .2.1.2. Lựa chọn một cách hợp lý các hình thức khai thác và tạo lập vốn lưu động.
Nguồn vốn lưu động của Công ty cổ phần PICO được đáp ứng từ nhiều nguồn khác nhau như nguồn vốn từ lợi nhuận để lại của Công ty, nguồn vốn đi vay của các tổ chức tín dụng, nguồn chiếm dụng từ các cá nhân, tổ chức khác.
Trong các nguồn này thì vốn trong thanh toán chiếm tỉ trọng cao nhất,đó là các khoản mua bán trả chậm hay trả góp hàng hóa của doanh nghiệp hoặc người mua trả tiền trước.Doanh nghiệp đã chiếm dụng nguồn vốn tín dụng nhà cung cấp để thực hiện quá trình kinh doanh..
Để huy động vốn,bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên chú ý đến huy động nội lực của mình.Nguồn vốn lợi nhuận để lại cũng chiếm tỉ trọng cao trong nguồn vốn lưu động của Công ty và tăng qua các năm.Việc huy động nội lực chiếm vai trò quan trọng
triển, không phát huy được các tiềm năng trong xã hội, dễ dẫn đến rủi ro, do đó Công ty cần có kế hoạch huy động có hiệu quả vốn lưu động từ bên ngoài
- Nguồn vốn bên ngoài quan trọng nhất là vốn vay ngân hàng. Nguồn vốn vay của Công ty chủ yếu là vay ngắn hạn. Trong những năm tới, Công ty cần tiếp tục huy động vốn từ nguồn này tuy nhiên cần phải đảm bảo được tính an toàn và tính hiệu quả. Các nguồn vốn vay ngắn hạn chỉ nên dùng để tài trợ cho tài sản lưu động không nên dùng để tài trợ cho tài sản cố định bởi điều này gây mất an toàn cho tình hình tài chính của Công ty ảnh hưởng đến tính độc lập của Công ty trên thị trường.
- Nhận, kêu gọi đầu tư, liên doanh, liên kết từ các tổ chức, đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước. Việc liên doanh, liên kết dựa trên sự thoả thuận, hợp tác giữa các bên thể hiện qua việc góp vốn trên cơ sở hai bên cùng có lợi, rõ ràng là nó đã giải quyết vấn đề vốn đầu tư cho đầu tư phát triển của công ty. Tuy nhiên, hình thức này thường có nhiều khó khăn hơn, đặc biệt với các hợp
đồng kinh doanh lớn, nó đòi hỏi Công ty phải có dự án mang tính khả thi cao đảm bảo quyền lợi mong muốn của các bên tham gia liên doanh.
2.2.2.Quản lý thật tốt vốn lưu động.
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động không thể thiếu được vai trò quản lý vốn lưu động.
2 .2.2.1.Quản lý tiền mặt.
Tiền mặt tuy chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng tài sản lưu động của Công ty nhưng nó lại liên quan đến nhiều hoạt động của Công ty và đặc biệt nó có vai trò quan trọng trong thanh toán tức thời cúa Công ty.
Chính vì vậy, Công ty nên xác định một lực lượng dự trữ tiền mặt hợp lý và tối ưu nhất để vừa đảm bảo khả năng thanh toán nhanh trong những trường hợp cần thiết. Hiện tại, thị trường chứng khoán của nước ta đang dần phát triển, đây là một công cụ rất hữu hiệu để Công ty có thể vừa nhằm mục đích sinh lợi lại vừa điều chỉnh lượng tiền mặt về mức tối ưu. Khi Công ty có mức tiền mặt dự trữ vượt quá mức tối ưu Công ty có thể sử dụng số tiền dư thừa đó để đầu tư vào chứng khoán thanh khoản cao vừa nhằm mục đích sinh lợi lại vừa tăng khả năng thanh toán. Ngược lại, nếu nhu cầu tiền mặt lớn, mà mức dự trữ tiền mặt không đủ thì Công ty có thể sử dụng chứng khoán
Nhưng bên cạnh đó, về mặt quản lý, Công ty cần phải thực hiện các biện pháp quản lý tiền theo hướng kiểm tra chặt chẽ các khoản thu chi hàng ngày để hạn chế tình trạng thât thoát tiền mặt. Thủ quỹ có nhiệm vụ kiểm kê số tiền tồn quỹ đối chiếu sổ sách để kịp thời điều chỉnh chênh lệch.
- Xác định nhu cầu vốn bằng tiền và thời gian vốn bằng tiền cần được tài trợ. Để làm được điều này thì phải thực hiện tốt các công tác quan sát, nghiên cứu vạch rõ quy luật của việc thu chi.
- Song song với việc xác định nhu cầu vốn bằng tiền, Công ty rút ngắn chu kỳ vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt để tăng lợi nhuận, bằng cách giảm thơi gian thu hồi những khoản thu bằng việc tăng tốc độ thu, kéo dài thời gian trả những khoản phai trả bằng việc trì hoãn thanh toán.
2 .2.2.2.Quản lý dự trữ.
Việc xác định lượng tiền mặt tối ưu phải được dựa trên mức dự trữ tối ưu vì vậy quản lý dự trữ cũng có một vai trò quan trọng đối với Công ty.
Hàng tồn kho là vốn chết trong suôt thời gian chờ đợi sử dụng. Như vậy trong thời gian trong thời gian tới Công ty cần thực hiện các biện pháp hữu hiệu để giảm lượng hàng hoá tồn kho cũng như chi phí bảo quản không cần thiết.
Việc hàng tồn kho trong năm còn nhiều tỷ trọng tương đối cao trong tổng vốn lưu động cho thấy lượng hàng hóa mua cũng như gửi tại các siêu thị còn nhiều. Việc hàng tồn kho trong quá trình chưa đến tay người tiêu dùng có nhu cầu và chuyển giao quyền sở hữu thì việc mất mát, hỏng hóc, thất thoát vốn là không tránh khỏi.
- Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về. Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty.
- Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng để nhanh chóng thu hồi vốn.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa. Từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc nhập khẩu và lượng hàng hóa trong kho trước sự biến động của thị trường. Đây là biện pháp rất quan trọng để bảo toàn vốn của công ty.
Nội dung của quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn qúa nhiều. Để thực hiện tốt điều này Công ty cần áp dụng những hoạt động sau:
- Công ty cần phải tăng cường công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi đi đến quyết định cung cấp tín dụng thương mại (năng lực tài chính, khả năng trả nợ).Công ty cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán như: thực hiện triết khấu, giảm giá, có những ưu tiên, ưu đãi đối với những khách hàng trả tiền ngay.
- Theo dõi thường xuyên tình trạng của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ quá lâu dẫn đến khó đòi.
- Bên cạnh đó Công ty cũng cần tăng cường công tác thu hồi nợ:
+ Công ty cần lập bảng phân tuổi các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu, thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn
+ Trong công tác thu hồi nợ, Công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn.
+ Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả Công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ
+ Đối với những khoản nợ quá hạn trong thanh toán Công ty có thể tuỳ vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ, hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng
+ Đối với các khoản nợ khó đòi: một mặt công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính.
Mặt khác Công ty có biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất
Như vậy, để quản lý các khoản phải thu, kiến nghị với Công ty nên theo dõi các khoản phải thu như sau:
- Xác định kỳ thu tiền bình quân
- Xắp xếp tuổi thọ các khoản phải thu: chia các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh toán, sau đó dựa vào thời gian đến hạn thanh toán của các khoản
phải thu để tiến hành xắp xếp, và so sánh tỷ lệ của các khoản nợ phải thu so với tổng cấp tín dụng.
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn, tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.