- Phiếu tiếp nhận hồ sơ
*Khai và tớnh thuế: chủ hàng tự khai và ỏp mó tớnh thuế
*Đăng kớ tờ khai: Nhõn viờn HQ kiểm tra bộ hồ sơ, ghi số tờ khai. Nếu hồ sơ đầy đủ
nhõn viờn HQ sẽ kớ xỏc nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng hải quan để phỳc tập tờ khai. Sau đú bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra và ra thụng bỏo thuế. Nhõn viờn nhận thụng bỏo thuế cựng phiếu tiếp nhận hồ sơ cũn bộ hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm hoỏ nếu là hàng phải kiểm hoỏ, nếu hàng khụng phải kiểm hoỏ (hàng miễn kiểm) thỡ thụi.
*Nộp lệ phớ hải quan
*Đăng ký kiểm húa hải quan (nếu hàng khụng thuộc diện được miễn kiểm húa ): ghi
những yờu cầu của mỡnh như thời gian, địa điểm, tờn hàng, tờn doanh nghiệp, số lượng container, số tờ khai hải quan vào sổ đăng ký của đội kiểm hoỏ.
Tổ chức kiểm tra hàng húa: Trước khi mở container, cỏn bộ giao nhận phải lưu ý kiểm tra hỡnh thức container và khúa chỡ, đồng thời phỏt hiện những ký hiệu, mó hiệu chỉ dẫn đặc biệt của container trước khi cỏc cơ quan chức năng khỏc tiến hành kiểm tra hàng húa. Nếu khụng đỳng nội dung của hồ sơ hàng húa và tiờu chuẩn quy định, nhõn viờn giao nhận xin một biờn bản kết toỏn nhận hàng với tàu ( ROROC– Report on receipt of cargo ) được lập giữa hóng tàu với nhõn viờn giao nhận của cảng.
Kết hợp kiểm tra hải quan với kiểm định, kiểm dịch… cựng một lỳc, cỏc bờn cựng tiến hành mở container để kiểm tra hàng húa. Sau khi đối chiếu và kiểm tra giữa nội dung khai bỏo và thực tế, nếu đỳng, cỏn bộ hải quan sẽ ký kết toỏn tờ khai hải quan. Cỏn bộ giao nhận kẹp chỡ mới vào container và ký bàn giao số khoỏ chỡ mới cho cảng.
Nếu khụng bố trớ được thời gian cho cỏc cơ quan chức năng kiểm tra cung một lỳc thỡ phải tổ chức kiểm húa trước rồi mới kiểm định, kiểm dịch…
*Kiểm tra thuế: sau khi kiểm hoỏ hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận theo dừi và thu
thuế để kiểm tra việc ỏp mó tớnh thuế, loại thuế ỏp dụng,thuế suất ỏp dụng, giỏ tớnh thuế, tỷ giỏ tớnh thuế… Nếu mó số tớnh thuế HS ( Harmonized system ) trong tờ khai hải quan khụng phự hợp với hàng húa thực tế, hải quan sẽ xử lý vi phạm đơn vị khai bỏo thuế. Sau cỏc thủ tục này, hải quan sẽ ký và đúng dấu “đó hoàn tất thủ tục hải quan ”. Cơ quan HQ sẽ trả tờ khai HQ cho người mở (bản lưu người khai HQ).
+ Lấy hàng tại bói của cảng.
Việc lấy hàng tại bói của cảng càng sớm càng tốt vỡ giảm được chi phớ lưu kho bói, phớ thuờ container.
Muốn lấy hàng về thỡ phải mang cỏc chứng từ sau đến kho hàng tại cảng xuất trỡnh: 5. Tờ khai HQ
6. Giấy uỷ quyền 7. Giấy giới thiệu 8. Lệnh giao hàng D/O 9. Giấy mượn vỏ cont
Sau đú cảng sẽ cấp lệnh giao hàng tại cảng (phiếu xuất kho ) cho chủ hàng. Lệnh xuất kho bói tương đương với phiếu giao nhận container (cú lưu ý đến tỡnh trạng của vỏ container).
Tại kho bói của cảng, người ta sẽ xem xột cỏc chứng từ trờn, tớnh ngày lưu container, thu tiền lưu. Sau khi nộp tiền kho bói, sẽ được cấp biờn bản giao hàng, giấy ra khỏi cổng. Cú thể sử dụng đội xe của mỡnh lấy hàng, nếu khụng sẽ thuờ phương tiện vận chuyển để đưa hàng ra khỏi cổng. Ngoài ra cũn phải trả tiền dịch vụ nõng container lờn phương tiện vận chuyển do cụng nhõn ở cảng làm. Và đến khi trả vỏ container thỡ phải trả tiền dịch vụ hạ vỏ container.
Cỏc bói trạm container khi đến lấy hàng và trả vỏ (địa điểm mượn vỏ, địa điểm trả vỏ) đều do hóng tàu quy định, căn cứ vào địa điểm kho bói đó quy định của hóng tàu để mang cỏc chứng từ đến lấy hàng và trả vỏ.
Khi phương tiện vận chuyển (ụ tụ) ra khỏi cổng của cảng thỡ phải xuất trỡnh biờn bản giao hàng, giấy ra khỏi cổng thỡ bảo vệ mới cho xe ra.
Sau khi vận chuyển hàng về kho cho bờn NK thỡ phải đem trả vỏ, đến hóng tàu lấy tiền cược vỏ và thanh toỏn phớ mượn. Nếu mượn container trong vũng 5 ngày đầu thỡ được miễn phớ, cũn từ ngày thứ 6 trở đi thỡ phải trả thờm tiền, chi phớ sẽ tăng theo số ngày mượn tuỳ theo quy định của hóng tàu.
b, Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hóng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O. Sau đú mang D/O đến phũng giao nhận của kho CFS làm phiếu giao hàng kiờm phiếu xuất kho, đúng phớ lưu kho. Sau khi cú xỏc nhận của hải quan kho CFS trờn phiếu đú thỡ sẽ mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng, giao phiếu giao hàng kiờm phiếu xuất kho cho lỏi xe thỡ bảo vệ mới cho xe qua cổng.
Nhõn viờn giao nhận sau khi giao container hàng cho khỏch hàng, họ phải tập hợp cỏc chi phớ liờn quan đến cụng tỏc giao nhận để thanh toỏn với phũng kế toỏn cụng ty như:
- Phớ bồi dưỡng hải quan: phớ này chiếm phần lớn trong tổng chi phớ giao nhận cho 1 lụ hàng và khụng cú húa đơn đầu vào để tớnh vào chi phớ hoạt động kinh doanh của cụng ty. Việc này dẫn tới cụng ty lói nhiều nhưng mà khụng nhiều.
- Phớ bồi dưỡng cụng nhõn cảng: ngoài chi phớ mà cảng vụ đó thu được thể hiện trờn húa đơn, nhõn viờn giao nhận cũn phải trả những phớ khỏc như bồi dưỡng cho cụng nhõn bốc xếp hàng tại cảng,nhõn viờn xe nõng container, nhõn viờn cắt seal để kiểm tra hàng húa…
- Phớ hóng tàu : D/O, B/L - Phớ vận chuyển, lưu kho bói
Trờn cơ sở đú kế toỏn cụng ty lập bảng chi phớ và xuất húa đơn thu phớ dịch vụ từ nhà nhập khẩu.
Nhõn viờn giao nhận sau đú tập hợp cỏc chứng từ cần thiết để bàn giao cho nhà nhập khẩu, cũng như tiến hành khiếu nại với cơ quan giỏm định hàng húa về việc xỏc định số lượng hàng húa tổn thất, hàng húa bị hư hỏng, mó H.S của hàng húa(nếu cú).