Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kho vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính tốn và bổ sung chính xác cho đối tượng vật liệu, phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách.
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty sử dụng nhiều loại vật liệu, các vật liệu này được bảo quản tại kho. Trong đĩ loại vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là mút xốp, loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khĩ bảo quản nếu việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở Cơng ty phải được theo dõi chặc chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. Ở Cơng ty, việc xuất kho sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho.
Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau:
Khi các phịng ban, phân xưởng sản xuất cĩ nhu cầu vật tư, người phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu “đề nghị xuất kho”. Nếu vật liệu cĩ giá trị lớn thì phải qua Tổng Giám Đốc ký duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì khơng cần qua kí duyệt của Ban lãnh đạo cơng ty. Khi đĩ yêu cầu xuất vật tư được chuyển lên phịng kế hoạch thị trường, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho cịn loại vật tư đĩ, phịng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên:
1 liên lưu tại phịng kinh doanh thi trường 1 liên giao cho người lĩnh vật tư
1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho.
39 Đơn giá bình quân gia quyền
cuối kỳ =
135.678.710 +149.020.916 4.323+ 5000 4.323+ 5000
Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phịng kế tốn để luân chuyển và ghi sổ lưu.
Ví dụ minh họa:
Ngày 2 tháng 1 năm 2009, bộ phận “máy cắt - ép nhiệt” cần vật liệu để sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho Biểu 09: GF PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ký mã hiệu GF – TT -7.1/BM01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 01/02/2008 Người đề nghị : Vo Van Trai Khách hàng : SANYO
Bộ phận : MC – EN Đơn hàng : SANYO ST T Tên sản phẩm cần mua Đvt Số lượng Ghi chú 1 INS SUCTION TUBE Ống 600 210608 2 CR 5mm (white ) yar
d