Để thực hiện hoạt động nhập khẩu uỷ thác, công ty phải ký kết hai hợp đồng : một hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và một hợp đồng ngoại với đơn vị nớc ngoài ( đơn vị xuất khẩu ). Ngoài ra, giữa bên nhận uỷ thác và bên uỷ thác cịn phải có một biên bản thanh lý hợp đồng , đây là cơ sở để hai bên thống nhất theo dõi thanh toán tiền hàng và đi đến kết thúc hợp đồng . Mọi thủ tục tiến hành ký kết hợp đồng ngoại đều giống nh khi tiến hành nhập khẩu trực tiếp. Khi nhận đ- ợc thông báo hàng về Cảng , thì cơng ty sẽ báo cho bên uỷ thác để cùng ra nhận hàng và giao luôn cho họ.
Theo tài liệu của công ty tháng12/2002, công ty tiến hành nhận hợp đồng uỷ thác nhập khẩu . Cụ thể nh sau :
* Ngày 25/10/2002, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu số 08/UT/2002 đợc ký kết giữa công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Mesa (bên A, bên giao uỷ thác ) và Công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà nội (bên B, bên nhận uỷ thác ) về việc bên B nhận nhập khẩu cho bên A lô hàng nồi cơm điện , dạng linh kiện rời, đồng bộ hiệu Liona, tổng giá trị lô hàng là : 6.640 USD.
Theo nh thoả thuận giữa hai công ty trong hợp đồng , các bên đều phải có những trách nhiệm nhất định :
- Trách nhiệm của bên A:
+ Chuẩn bị tiền hàng để bên B tiến hành nhập khẩu, sau khi ký kết hợp đồng ngoại, bên A phải chuyển số tiền bằng 30% giá trị hợp đồng để bên B ký quỹ mở L/C, số tiền cịn lại sẽ thanh tốn hết trong vịng một tháng sau khi nhận đợc hàng.
+ Thanh toán cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu bằng 1% giá trị hợp đồng .
+ Chịu mọi chi phí và các khoản thuế : phí mở L/C, phí thanh tốn , phí hải quan , phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu và TTĐB (nếu có).
- Trách nhiệm của bên B :
+ Chịu trách nhiệm giao dịch và ký kết hợp đồng ngoại , làm mọi thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng.
+ Tiến hành mở L/C và thanh tốn tồn bộ cho nhà cung cấp và các khoản thuế. + Sau khi ký kết hợp đồng ngoại và mở L/C, bên B chuyển cho bên A một hồ sơ bao gồm : hợp đồng ngoại, L/C và các giấy tờ liên quan.
Q trình hạch tốn nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác diễn ra nh sau :
* Ngày 5/11/2002, phòng kế toán nhận đợc giấy báo cố của ngân hàng về việc công ty Mesa chuyển tiền vào tài khoản của mình với số tiền bằng 30% giá trị lơ hàng. Kế tốn tiến hành ghi vào Bảng kê thu TK 1121B , Sổ theo dõi TK 1388 theo định khoản sau :
Nợ TK 1121B : 30.577.200 Có TK 1388 : 30.577.200
Số tiền bên A chuyển : 30% x 6.640 x 15.350 = 30.577.200 (VNĐ), tỷ giá ngoại tệ trong ngày : 15.350 VNĐ/USD.
* Đến ngày 9/11/2002, công ty ký quỹ mở L/C cho hợp đồng nhập khẩu uỷ thác , việc ghi sổ tơng tự nh trờng hợp nhập khẩu trực tiếp :
Nợ TK 144 : 30.577.200
Có TK 1121B : 30.577.200
* Ngày 14/12/2002, phịng kế tốn nhận đợc bộ chứng từ từ ngân hàng , kế toán tiến hành kiểm tra thấy phù hợp với L/C và chuyển cho bên A một bộ :
* Ngày 7/1/2003, công ty nhận đợc thông báo hàng đã về đến Cảng và thông báo cho bên A để bên A cử ngời cùng ngời của công ty đi nhận hàng. Cơng ty khơng nhập kho lơ hàng nói trên mà giao ngay cho công ty TNHH thơng mại và dịch vụ Mesa, kế toán phản ánh việc giao hàng cho bên uỷ thác nh sau :
Nợ TK 1388 : 122.388.480 Có TK 331 : 101.990.400 Có TK 3333 : 20.398.080
Tỷ giá thanh toán trong ngày là 15.360 VNĐ/USD Trị giá lô hàng : 6.640 x 15360 = 101.990.400 Thuế nhập khẩu : 20% x 101.990.400 = 20.398.080
* Căn cứ vào tờ khai thuế, kế toán phản ánh thuế GTGT lô hàng uỷ thác vào Sổ theo dõi thuế GTGT và ghi theo dõi TK 1388.
Nợ TK 1388 : 12.238.848
Có TK 33312 : 12.238.848 Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp : 10% x 122.388.480 = 12.238.848
Nợ TK 1388 : 5.730.500 Có TK 111 : 5.730.500
* Ngày 10/1/2003, cơng ty TNHH thơng mại và dịch vụ Mesa đa tiền nộp hộ thuế , kế toán ghi :
Nợ TK 1121B : 32.636.928 Có TK 1388 : 32.636.928
Các khoản thuế phải nộp : 20.398.080 + 12.238.848 = 32.636.928 * Khi nộp thuế xong kế toán phản ánh chi tiền gửi ngân hàng :
Nợ TK 33312 : 12.238.848 Nợ TK 3333 : 20.398.080 Có TK 1121B : 32.636.928 * Hoa hồng uỷ thác nhận đợc : Nợ TK 1388 : 1.019.572 Có TK 511 : 926.884 Có TK 33311 : 92.688
Hoa hồng uỷ thác mà công ty nhận đợc : 1% x 6.640 x 15.355 = 1.019.572 * Tồn bộ q trình nhập khẩu uỷ thác tại công ty sẽ đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 1388 theo mẫu quy định . Sổ này đợc , mở riêng cho đối tợng hàng nhập khẩu uỷ thác .
3. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu :
Khi hàng nhập khẩu đã đợc nhập về kho, công ty tiến hành tổ chức tiêu thụ trong nớc. Hình thức tiêu thụ hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là bán buôn trực tiếp qua kho và thờng đợc xuất theo từng lơ. Cơng ty sử dụng giá thực tế đích danh để hạch toán trị giá vốn của hàng bán.
Tài liệu công ty tháng 10 năm 2002, công ty tiến hành tiêu thụ lơ hàng lị vi sóng Samsung nhập khẩu từ tháng 8 năm 2002.
* Ngày 16/8/2002, hợp đồng mua bán đợc ký kết với Xí nghiệp Dịch vụ Sửa chữa và Bảo hành về việc Công ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà nội xuất bán lơ hàng lị vi sóng Samsung . Cụ thể :
- Số lợng : 190 chiếc lị vi sóng Samsung - Đơn giá : 2.202.300 đồng/chiếc
- Tổng giá của lô hàng : 418.437.000 đồng - Thuế GTGT (10%) : 41.843.700 đồng
Xí nghiệp dịch vụ sửa chữa và bảo hành sẽ thanh toán trả chậm tiền hàng cho cơng ty trong vịng 15 ngày sau khi nhận hàng.
Q trình hạch tốn tiêu thụ hàng nhập khẩu đợc diễn ra nh sau :
* Sau khi kiểm nhận hàng hoá giao cho khach hàng, thủ kho viết giấy xuất kho. Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành ba liên : liên 1 lu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 ghi sổ . Phiếu xuất kho có mẫu nh sau :
Đơn vị: Công ty TM – XNK Hà nội
Địa chỉ : 142, Phố Huế
Phiếu xuất kho
Ngày 16/8/2002 Mẫu số 01 – VT Số: 30 Nợ : 632
Có : 156 Họ và tên ngời nhập hàng : Xí nghiệp dịch vụ và sửa chữa bảo hành
Địa chỉ : Số 4, Triệu Quốc Đạt Xuất tại kho : XNK 2.
Số
TT Tên hàng Mãsố Đơn vịtính Yêu Số lợng Đơn giá Thành tiền cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Lị vi sóng
Samsung Chiếc 190 190 2.202.300 418.437.000
Cộng 190 190 2.202.300 418.437.000
Tổng số tiền : (bằng chữ) Bốn trăm mời tám triệu bốn trămba bảy nghìn đồng chẵn
Ngời giao hàng Ngày 16/8/2002.
Thủ kho
(đã ký) (đã ký)
Sau khi, thủ kho gửi phiếu xuất kho đến phịng kế tốn , kế tốn sẽ căn cứ vào đó để ghi hố đơn GTGT , hoá đơn số 04256.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT phản ánh giá vốn hàng bán vào bảng kê xuất hàng hoá theo quy định :
Nợ TK 632 : 367.048.080
Có TK 1561 : 367.048.080
Giá vốn hàng bán : 1.931.832 x 190 = 367.048.080
Đồng thời kế toán ghi vào Bảng kê xuất hàng hố , bảng kê có mẫu là (Biểu
mẫu 7)
Tiếp đó, kế tốn phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua , cho từng khách hàng , sổ theo dõi thuế GTGT , sổ theo dõi TK 511 theo định khoản sau :
Nợ TK 131: 460.280.700
Có TK 511: 418.437.000 Có TK 33311: 41.843.700
* Đến ngày 28/8/2002, Xí nghiệp dịch vụ sửa chữa và bảo hành trả tiền hàng mua ngày 16/8/2002 vào tài khoản TGNH , kế toán theo dõi để ghi vào sổ chi tiết
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01.GTGT.3LL
Liên 3 (Dùng để thanh toán) GE/99 - B
Ngày16/8/2002 N0- 072557
Họ và tên ngời bán hàng: Công ty TM Xuất Nhập khẩu Hà nội Địa chỉ: 142, Phố Huế , Hà nội
Điện thoại:-------------------------MS: 0100637000 – 1
Họ và tên ngời mua hàng: Xí nghiệp dịch vụ sửa chữa và bảo hành Địa chỉ: Số 4 Triệu Quốc Đạt
Hình thức thanh tốn: Trả trong vịng 15 ngày sau khi nhận hàng nhập khẩu
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1ì2
1 Lị vi sóng Samsung VNĐ 190 2.202300 418.437.000
Tổng công tiền hàng 418.437.000
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 41.843.700
Tổng cộng tiền thanh toán 460.280.700
(Số tiền viết bằng chữ:Bốn trăm sáu mơi triệu hai trăm tám mơi nghìn bảy
trăm đồng chẵn)
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
thanh toán với ngời mua (tơng tự nh sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo mẫu ở phần trên) , ghi vào bảng kê TK 1121, bảng kê các khoản phải thu :
Nợ TK 1121 : 460.280.700 Có TK 131 : 460.280.700
Bảng kê các khoản phải thu có mẫu nh Biểu mẫu 8 kèm theo và Sổ theo
dõi thuế GTGT (Biểu mẫu 9 kèm theo).
Ngoài ra, để tiện cho việc theo dõi các khoản doanh thu, kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ theo dõi TK 511, sổ này có mẫu nh Biểu
mẫu10
* Sau khi ghi sổ hàng ngày, cuối tháng kế toán căn cứ vào những số liệu tổng cộng trên các Bảng kê, sổ theo dõi trên các tài khoản để vào sổ cái các tài khoản: TK 156, TK 511, TK 632 ... Đồng thời tính tốn xác định kết quả kinh doanh cuối mỗi quý. Sổ cái đợc ghi từ số liệu là tổng cộng cuối tháng ở các nhật ký- chứng từ, Theo hình thức kế tốn của cơng ty, sổ cái đợc mở cho cả năm trên cùng một trang sổ, mỗi tài khoản mở một trang sổ, mỗi tháng ghi một cột. Sở dĩ ghi nh vậy mà khơng ghi hai cột (Nợ, Có) vì số liệu ghi Có chỉ có một số duy nhất là số tổng cộng ghi Có từ nhật ký – chứng từ mở cho bên có của tài khoản này ghi vào .
Các loại Sổ cái TK 156, Sổ cái TK 511, Sổ cái TK 632 đợc thể hiện qua các biểu mẫu lần lợt : Biểu Mẫu 11, Biểu Mẫu 12, Biểu Mẫu 13 .
Minh hoạ các loại sổ chi tiết , các bảng kê, sổ cái từ Biểu Mẫu 6 đến Biểu
Mẫu 13 đợc thể hiện bắt đầu từ trang sau đây :
Trên đây là tình hình cơng tác hạch tốn kế tốn và lu chuyển hàng nhập khẩu tại Công ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà nội.Trong phạm vi bài viết này tuy không thể phản ánh đợc tồn bộ cơng tác hạch tốn nhng phần nào cũng khái quát đợc thực trạng của q trình kế tốn lu chuyển hàng hố nhập khẩu tại cơng ty. Từ những thực trạng đó sẽ là cơ sở của việc đa ra một số phơng hớng nhằm hồn thiện hơn cơng tác hạch tốn kế tốn lu chuyển hàng nhập khẩu tại cơng ty.
Phần III: Hồn thiện hạch tốn nghiệp vụ nhập khẩu và lu chuyển hàng nhập khẩu tại Công ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà nội
I. Đánh giá khái quát tình hình kinh doanh nhập khẩu và lu chuyển hàng hố nhập khẩu tại Cơng ty thơng mại xuất nhập khẩu Hà nội .
1. Mặt u điểm
Nhìn chung kế tốn nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và lu chuyển hàng nhập khẩu ở Công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. Kế tốn của Cơng ty đã ghi chép đầy đủ tình hình thanh tốn tiền hàng đối với khách hàng, tình hình nhập, xuất khẩu, tồn hàng hố, cung cấp các số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt đợc hiệu quả cao.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán và luân chuyển sổ sách chứng từ tơng đối hợp lý, trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ Công ty, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị, thuận tiện cho việc quản lý.
Khối lợng cơng việc của phịng kế tốn tơng đối lớn do phải tổng hợp theo dõi các số liệu từ các phòng kinh doanh và các cửa hàng, đồng thời phải quản lý sát sao tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu và bán hàng của từng phòng và cửa hàng, thế nhng cơng ty đã có kế hoạch theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị này khá chi tiết thông qua các sổ chi tiết nội bộ của doanh nghiệp. Việc này thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp.
Cơng ty ln chấp hành đúng chính sách, chế độ kế tốn tài chính của Nhà n- ớc, các chính sách về thuế, tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh và theo dõi tình hình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời ghi chép đầy đủ hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cho lĩnh vực lu thông đạt hiệu quả cao.
2. Những tồn tại
Bên cạnh những u điểm trên kế tốn nhập khẩu và lu chuyển hàng nhập kjhâủ cịn có những tồn tại cần khắc phục.
Việc xác định trị giá vốn của hàng nhập bao gồm giá mua thực tế cộng với chi phí mua cộng với thuế nhập khẩu, điều này đúng nhng ở Công ty lại không tách biệt chi phí mua hàng riêng để tập hợp phân bổ cho hàng hoá xuất bán theo chế độ kế toán quy định. Theo chế độ thì các khonả chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng trong các doanh nghiệp thơng mại phaỉ hạch tốn vào tài khoản 1562: “Chi phí mua hàng”, việc ghi gộp này làm cho công việc đơn giản hơn nhng khơng theo dõi đợc rõ ràng, chính xác các khoản chi phí này nếu khơng thể phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ cũng nh hàng tồn cuối kỳ.
Để theo dõi giá trị hàng hố ln chuyển phịng kế tốn Cơng ty lập duy nhất một sổ chi tiết theo dõi vật t để theo dõi kho hàng khôg lập sổ để theo dõi cùng nhân viên phịng kế tốn, việc này gây khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu.
ở Công ty hiện nay, việc xuất bán hàng cho các cửa hàng thuộc Cơng ty kế
tốn tiến hành ghi nhận doanh thu nh đối với nớc ngoài, tức là hạch toán vào tài khoản 511. Việc hạch toán này là trái với quy định của Nhà nớc về hạch toán doanh thu bán hàng trong đơn vị nội bộ doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty. Tài khoản sử dụng trong việc hạch tốn tiêu thụ nội bộ cơng ty nên vào TK 512 “ Doanh thu nội bộ ”.
Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quả lý doanh nghiệp ở Cơng ty cha phù hợp và nh vậy, khó có thể thấy đợc tỷ trọng từng yếu tố chi phí trong từng chi phí bán hàng và chì phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu % để từ đó có kế hoạch phấn đấu giảm chi phí. Bên cạnh đó, có những khoản chi phí khơng đợc coi là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh: Chi phí lãi vay (cho các khoản mục chi phí bán hàng), khấu hao TSCĐ (cho tồn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp). Vì vậy, doanh nghiệp cần phải phân loại lại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay, ở Cơng ty có rất nhiều mặt hàng khơng có hiệu quả (tức là khơng có lãi) điều này do giá cả thị trờng biến động, trong khi đó ở cơng ty lại khơng hề sử