II. Thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty
5. Nội dung hoạt động nhập khẩu của Công ty
Cơng ty thực hiện hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị và vật liệu xây dựng nhằm mục đích để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân Công ty, cho các đơn vị thành viên của TCT và phục vụ cho nhu cầu đổi mới thiết bị, cơng nghệ cho các đơn vị bên ngồi Tổng Công ty. Công ty tiến hành hoạt động nhập khẩu chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chung của TCT: giá trị nhập khẩu hàng hoá cho các đơn vị trong TCT là 80% giá trị nhập khẩu của Cơng ty.
Quy trình nhập khẩu của Cơng ty:
1. Xác định nhu cầu.
Đây là khâu vô cùng quan trọng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trong nền kinh tế thị trờng của các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và của các cơng ty kinh doanh nhập khẩu nói riêng. Cơng tác này giúp cho Công ty nắm bắt đợc những thông tin cần thiết về tổng cầu mỗi mặt hàng nhập khẩu, nắm bắt đợc những đòi hỏi của khách hàng về mặt hàng nhập khẩu qua đó mới có thể đáp ứng đợc một cách tốt nhất những địi hỏi đó và chỉ có thế mới đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Công ty thực hiện việc xác định nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu dựa vào căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch SXKD do Tổng Công ty giao, kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên Công ty và bạn hàng và kết quả nghiên cứu thị trờng xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hố của Cơng ty.
Cơng ty có các khách hàng thờng xuyên là các Công ty trực thuộc Tổng Cơng ty, ngồi những khách hàng quen thuộc này công ty đã phải năng động tìm kiếm và thu hút các khách hàng bên ngồi có nhu cầu nhập khẩu các máy móc, thiết bị và vật liệu xây dựng…
Đối với các khách hàng là thành viên của Tổng Công ty : Các Cơng ty trong TCT có thể chủ động tìm đến Cơng ty đa ra u cầu về một mặt hàng nào đó muồn Công ty nhập khẩu cho hoặc uỷ thác cho Công ty tiến hành nhập khẩu, hoặc các Công ty tiến hành đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị Cơng ty tham gia đấu thầu và thắng thầu cung cấp.
Hoặc là dựa vào mối quan hệ sẵn có giữa các thành viên ở Tổng, khi có sự hớng dẫn chỉ đạo từ trên Tổng công ty đề nghị Công ty nhập khẩu cho các đơn vị thành viên của TCT.
Còn đối với các khách hàng ngồi TCT thì Cơng ty tiến hành tìm hiểu nhu cầu thơng qua nghiên cứu định hớng kế hoạch phát triển của họ để tiến hành chào hàng đối với doanh nghiệp đó, nhng chủ yếu Cơng ty dành đợc các hợp đồng cung cấp máy móc, thiết bị là từ việc thắng thầu cung cấp máy móc, thiết bị cho họ.
Thông tin về nhu cầu Cơng ty cũng có thể có đợc nhờ vào hệ thống thơng tin riêng của đội ngũ công nhân viên: qua mối quan hệ làm ăn, bạn bè… hoặc là do tập thể các cán bộ làm công tác nhập khẩu tự điều tra nghiên cứu. Qua các nguồn thơng tin chính thức và khơng chính thức Cơng ty sẽ phát hiện ra các khách hàng của mình có nhu cầu gì? có u cầu cụ thể nh thế nào? để từ đó tiến hành nhập khẩu nhanh chóng và kịp thời để khơng bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Hiện nay, hoạt động nhập khẩu của Công ty vẫn chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu của các thành viên trong Tổng Công ty: giá trị hàng nhập khẩu cho các đơn vị thuộc Tổng Công ty chiếm tới 80%, số cịn lại là để đáp ứng cho thị trờng ngồi TCT.
Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh các nhu cầu nhập khẩu hàng hố, trởng phịng kinh doanh có trách nhiệm trình phơng án hiệu quả kinh doanh lên Giám đốc Cơng ty (nay là Giám đốc xí nghiệp 12.6) và báo cáo Giám đốc phê duyệt.
Trong phơng án kinh doanh cần chỉ rõ những vấn đề sau :
+ Đơí tác Kinh doanh (bên mua và bên bán) : tên, địa chỉ, t cách pháp nhân.
+ Phơng thức, địa điểm, thời gian giao nhận.
+ Xuất xứ hàng hoá, tên hàng hoá, số lợng, chất lợng, quy cách. + Giá trị bán ra, mua vào.
+ Các chi phí liên quan :
- Nộp Cơng ty … % doanh số bán ra.
- Chi phí quản lý xí nghiệp …% doanh số bán ra.
- Phí nhập khẩu …% giá trị mua vào.
- Thuế VAT chênh lệch …% giá trị chênh lệch.
- Lơng kinh doanh … %doanh số bán ra.
- Khốn chi phí khác …% doanh số.
- Giao nhận đăng kiểm, bảo hiểm, lu hành, vận chuyển…
- Lãi thực hiện …% doanh số bán ra.
+ Diễn giải : Điều kiện thanh tốn, hình thức thanh tốn L/C, thuế nhập khẩu, chi phí giám định giao nhận…
2. Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán soạn thảo hợp đồng.
Cơng ty có 2 hình thức nhập khẩu chính là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác cho một doanh nghiệp khác.
Đối với các hợp đồng uỷ thác cho một đơn vị khác thì việc lựa chọn nhà cung cấp do các đơn vị có nhu cầu nhập khẩu trực tiếp đánh giá và lựa chọn, Công ty chỉ thực hiện đàm phán về nội dung thơng mại của hợp đồng. Đối với hợp đồng kinh tế thì việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp do phịng kinh doanh và thị trờng của xí nghiệp và Giám đốc xí nghiệp thực hiện đối với từng hợp đồng và Công ty cũng là ngời đứng ra đàm phán về nội dung của hợp đồng nhập khẩu.
Công ty tiến hành mua sắm bằng phơng thức:
- Mua sắm trực tiếp và
- Mua sắm qua đàm phán.
Việc lựa chọn phơng thức mua sắm hoàn toàn phụ thuộc vào khối l- ợng hàng hoá cần mua sắm, giá trị hàng hoá mua sắm. Nhng nhìn chung Cơng ty tiến hành mua sắm bằng phơng thức mua sắm qua đàm phán là chủ yếu. Điều này là do hàng hố nhập khẩu của Cơng ty có thờng có giá trị lớn và mặt hàng nhập khẩu khơng cố định mà thờng xuyên thay đổi do đó thay đổi cả nhà cung cấp lẫn các thông số kỹ thuật đối với các mặt hàng nhập khẩu.
Công ty không tiến hành mua sắm bằng phơng thức đấu thầu? Bởi vì ngồi việc cung cấp hàng cho sản xuất kinh doanh nội bộ Cơng ty thì Cơng ty phải tham gia đấu thầu cung cấp máy móc, thiết bị cho các đơn vị ngồi Cơng ty, với các đơn vị trực thuộc TCT, Công ty muốn cung cấp máy móc, thiết bị cho các đơn vị này thờng cũng phải đấu thầu cung cấp. Do đó là một nhà kinh doanh nhập khẩu Công ty không thể đấu thầu mua hàng nhập khẩu để rồi lại đi đấu thầu cung cấp hàng nhập khẩu.
Cơng ty tổ chức tìm kiếm những thơng tin về nhà cung cấp thơng qua các nguồn thông tin thứ cấp: qua báo, qua truyền hình, qua hệ thống internet… và qua cả nguồn thông tin sơ cấp do cán bộ của Công ty thu thập. Công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp qua nhiều hình thức đa dạng nh: qua điện thoại, qua fax, qua th… và cũng có thề là gặp gỡ trực tiếp.
Vì bạn hàng chủ yếu của Cơng ty là các hãng lớn (nên hầu nh đều có đại diện của mình tại Việt Nam) nên việc đàm phán và ký kết hợp đồng cũng có nhiều thuận lợi. Đối với những nhà cung cấp này Công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng trực tiếp với các đại diện của các nhà cung cấp tại Việt Nam. Việc đàm phán trực tiếp giúp Cơng ty có nhiều thuận lợi nh hai bên dễ dàng hiểu nhau, hiểu những yêu cầu của nhau một cách cụ thể qua đó mới có thể đáp ứng một cách tốt nhất, giảm đợc chi phí trong đàm phán và ký kết hợp đồng, tạo dựng đợc mối quan hệ bền vững với các bạn hàng.
3. Triển khai thực hiện hợp đồng.
Cũng giống nh các doanh nghiệp khác trong nớc Công ty cũng chủ yếu nhập khẩu theo giá CIF, rất ít khi nhập khẩu theo giá FOB.
Nếu Cơng ty tiến hành nhập khẩu theo giá FOB, Cơng ty cịn phải tự mình đi thuê tàu, phải tự mình đi mua bảo hiểm hàng (nếu cần).
Ngay sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế cán bộ nhập khẩu của Cơng ty có trách nhiệm mở sổ theo dõi thực hiện hợp đồng và bàn giao cho kế toán 01 bộ hợp đồng để theo dõi và cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào nội dung hợp đồng đã ký kết cán bộ nhập khẩu bàn bạc với phịng kế tốn về việc thanh toán, chuyển tiền hoặc mở L/C qua ngân hàng, Ngân hàng thanh toán là do phịng kế tốn quy định. Cán bộ nhập khẩu làm các thủ tục, giấy tờ theo biểu mẫu của ngân hàng thanh toán quy định.
Phơng thức thanh tốn duy nhất của Cơng ty trong hoạt động nhập khẩu đợc tiến hành dới hình thức L/C. ở Cơng ty có một đội ngũ riêng chuyên phụ trách mở L/C tại các ngân hàng. Các giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng mở L/C, đối với L/C trả chậm cần nộp các giấy tờ: giấy phép nhập khẩu hàng hoá hoặc Quota, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phơng án bán hàng và thanh toán, đơn xin mở L/C, đơn xin bảo lãnh cam kết nợ. Đối với L/C trả ngay cần nộp cho hàng nhập khẩu các giấy tờ: giấy phép nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn xin mở L/C trả nợ.
Nội dung L/c cần ghi rõ: loại L/C, ngày mở L/C, cam kết trả tiền của ngân hàng khi bên bán xuất trình bộ chứng từ yêu cầu đối với chứng từ thanh toán, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, bao bì đóng gói, mã hiệu, thời hạn nộp chứng từ, chỉ thị ngân hàng thơng lợng, tỷ lệ ký quỹ.
Khi nhận hàng từ bến cảng, Cơng ty sẵn có lực lợng vận tải hàng mạnh, Cơng ty sẽ tự mình tiến hành việc chuyên chở hàng vào kho, hay giao cho các đơn vị mua sắm hàng.
Trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng nếu có những phát sinh nh chậm tiến độ giao hàng thay đổi phơng thức và thời hạn thanh toán và các phát sinh khác cán bộ nhập khẩu phải báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng để giải quyết những phát sinh trên với khách hàng. Cán bộ nhập khẩu của Công ty phải ghi nội dung phát sinh, phơng pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
Căn cứ vào tiến độ giao hàng ghi trong hợp đồng nhập khẩu cán bộ nhập khẩu chủ động thờng xuyên theo dõi, liên lạc với đối tác và hãng vận chuyển để đảm bảo việc giao hàng đúng tiến độ đáp ứng nhu cầu SXKD của các bạn hàng và mua bảo hiểm hàng hố đối với các lơ hàng cha có bảo hiểm.
Cán bộ nhập khẩu phải thực hiện công việc đôn đốc bên bán về ngày hàng nhập cảng để họ bố trí sắp xếp hợp lý, kịp thời sao cho đúng với thời hạn quy định đã nêu. Vấn đề này đơi khi cũng gặp khó khăn đối với các nớc nhập khẩu ở xa nh Mỹ, Thuỵ Điển… Cơng việc này cũng khơng có điều kiện để tiến hành liên tục vì gây ra khơng ít tốn kém.
Vào thứ sáu hàng tuần bộ phận nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện trong tuần và kế hoạch tuần sau gửi trởng phòng xem xét.
Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ chứng từ nhập khẩu ngay sau khi nhận đợc bộ chứng từ giao hàng bằng bản FAX, hoặc 1/3 bộ chứng từ do bên bán gửi tới. Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính chính xác các thơng tin nh hợp đồng ngoại đã ký kết và L/C đã mở qua ngân hàng. Đồng thời tiến hành kiểm tra và liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng về cảng.
Nói chung Cơng ty ln tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đối tác để nhận tiền hàng một cách nhanh chóng sau khi hàng đã đợc nhập khẩu và kiểm tra chất lợng.
Cán bộ nhập khẩu chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu để làm thủ tục khai báo hải quan, kiểm tra việc tính thuế và áp mã số thuế, chuẩn bị các chứng từ của bộ hồ sơ nhập khẩu theo quy định của Hải quan và giao cho các đơn vị vận tải (dùng giấy uỷ quyền) đồng thời báo cho hãng bảo hiểm đối với những hàng hoá mua bảo hiểm trong nớc dễ bị tổn thất.
Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng để giải quyết các phát sinh trong q trình nhận hàng và thơng báo kịp thời cho các bạn hàng kế hoạch giao hàng tại các đơn vị. Cán bộ nhập khẩu ghi nội dung phát sinh, phơng pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
5. Bàn giao hàng hoá.
Sau khi làm thủ tục thơng quan hàng hố cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm tổ chức bàn giao hàng hố cho các bạn hàng, cho các đơn vị trực thuộc Công ty và cho phân xởng sản xuất thuộc Công ty. Đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng, ký biên bản giao nhận với các bạn hàng, với ngời các phân sản xuất thuộc Công ty.
6. Bàn giao chứng từ.
Sau khi hoàn tất việc bàn giao hàng hoá và ký biên bản giao hàng, cán bộ nhập khẩu phải tập hợp hồ sơ chứng từ để bàn giao cho bộ phận kế tốn của Cơng ty để hạch tốn viết hố đơn thu hồi cơng nợ kịp thời. Thời gian bàn giao trong vòng 07 ngày (bản copy) và 15 ngày bản gốc kế từ ngày hoàn tất thủ tục giao hàng. Các chứng từ bao gồm:
- Biên bản bàn giao chứng từ.
- Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế: 01 bản sao.
- Tờ khai hải quan gốc.
- Hố đơn thơng mại gốc.
- Phiếu đóng gói gốc.
- Biên bản giao nhận hàng.
- Hoá đơn chứng từ vận tải giao nhận, bảo hiểm, giám định, các khoản chi hộ của bên giao nhận, lu kho bãi và các chứng từ thanh toán khác liên quan đến việc thực hiện lơ hàng nhập khẩu.
- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm phối hợp cùng phịng kế tốn bàn giao hoá đơn đầu ra cho các khách hàng và giải thích các chi phí chi hộ, hoặc phát sinh khác trong quá trình nhập hàng.
7. Đánh giá và lu hồ sơ.
Ngày 25 hàng tháng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng trong tháng do mình theo dõi gửi trởng phịng xem xét để có các điều chỉnh kịp thời.
Trong vịng 15 ngày kể từ khi lơ hàng nhập khẩu đợc hoàn tất, cán bộ nhập khẩu phải kiểm tra rà sốt lại tồn bộ hồ sơ nhập khẩu để lu trữ.
Hình 18: Sơ đồ quy trình nhập khẩu
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình Mơ tả và tài liệu Giám đốc Xí nghiệp 12.6 và trởng phòng kinh doanh thị trờng của Xí nghiệp. Kế hoạch nhập khẩu năm Giám đốc Xí nghiệp, trởng phòng kinh doanh thị trờng và CBXNK. Hợp đồng ngoại th- ơng, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế. Giám đốc Công ty Phê duyệt hợp đồng
Công văn phê duyệt nội dung hợp đồng của Công ty.
Lãnh đạo phòng kinh doanh, cán bộ nhập khẩu Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng. Cán bộ nhập khẩu Các chứng từ Cán bộ nhập khẩu và khách hàng Biên bản bàn giao Cán bộ nhập khẩu và
kế toán Các chứng từ thanhtoán
Cán bộ nhập khẩu và
phịng kế tốn Danh mục hồ sơnhập khẩu