Kết quả khảo sát 72 nhân viên cho thấy quy trình ln chuyển chứng từ cịn rời rạc, độc lập giữa các phòng ban, có sự trùng lắp giữa các bộ phận. 8% cho rằng bộ phận thực hiện sau chưa sử dụng được kết quả từ bộ phận thực hiện trước đã làm, vì vậy dẫn tới việc trùng lắp một cơng việc giữa 02 bộ phận khác nhau. 57% cho rằng bộ phận thực hiện sau sử dụng < 50% kết quả từ bộ phận thực hiện trước, 29% cho rằng bộ phận thực hiện sau sử dụng từ 50% -> ít hơn 80% kết quả từ bộ phận trước và 6% cho rằng bộ phận sau có tính kế thừa bộ phận trước >80%. Như vậy, HTTTKT của Công Ty hiện chỉ đáp ứng được khoảng 29% tính kế thừa từ 50%-80%, có nghĩa là kế tốn có thể sử dụng từ 50% kết quả cơng việc của bộ phận trước để ứng dụng vào cho cơng việc của mình, phần cịn lại chưa thấy được sự gắn kết giữa các bộ phận, có nghĩa
Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Cơng Ty Hải Âu 6% 8% Khơng có tính kế thừa Kế thừa < 50% Kế thừa từ 50% -80% Kế thừa > 80 % 29% 57%
là có sự trùng lắp, thực hiện lại cùng một cơng việc, thu thập, báo cáo cùng một công việc…(Phụ lục 01)
Hình 2.6: Hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty Hải Âu
Kết quả khảo sát 10 nhân viên phịng kế tốn bằng phỏng vấn trực tiếp đều cho thấy rằng mặc dù đã có phần mềm nhưng việc theo dõi chứng từ vẫn thực hiện thủ công nhiều. Phần lớn các báo cáo đều thực hiện thủ công, theo dõi riêng từng file, các file chưa được liên kết với nhau chặt chẽ để cho ra kết quả báo cáo, có sự báo cáo trùng lắp giữa các phần hành. Kết quả báo cáo thường bị chậm trễ do thơng tin từ các phịng ban khác cung cấp cho phịng kế tốn chậm, khơng chính xác với thực tế phát sinh. Tất cả các ý kiến đều cho rằng phải hồn thiện HTTTKT hiện hành để giúp cơng việc được thực hiện tốt hơn và giảm bớt khối lượng cơng việc mà kế tốn hiện đang đảm nhiệm
(Phụ lục 03)
Đồng thời, thông qua bảng khảo sát cho thấy HTTTKT sẽ bị ảnh hưởng nếu như doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP, hầu hết các yếu tố này đều ở mức cao, đặc biệt quy trình kế tốn (65/72) và q trình nhập liệu (69/72) được xem như là ảnh hưởng
Ảnh hưởng tới HTTTKT khi ứng dụng ERP 80 70 69 60 50 40 30 20 10 0 65 60 60 59 52 50 50 47 47 25 25 22 20 15 7 7 13 3 12 12
Hệ thống Chế độ kế Quy trình Kết xuất báo cáo đơn giản Loại bỏ phần mềm kế tốn cũ Q trình ln chuyển chứng từ Q trình nhập liệu Phân quyền truy cập Phân chia trách nhiệm Ý thức nhân viên tốn
tài khoản kế tốn
Khơng Thấp Trung Bình Cao Rất cao
cao khi mà doanh nghiệp ứng dụng ERP. Việc phân chia trách nhiệm khi ứng dụng ERP được thấy rõ với ý kiến ở mức rất cao 50/72 cho rằng khi ứng dụng ERP thì sẽ có sự phân chia trách nhiệm rất cao, 69/72 cho rằng quá trình nhập liệu ảnh hưởng cao khi ứng dụng ERP, 65/72 cho rằng quy trình kế tốn hiện tại sẽ bị thay đổi cao khi ứng dụng ERP, 60/72 cho rằng ý thức nhân viên sẽ thay đổi cao khi ứng dụng ERP, 60/72 người cho rằng công việc kết xuất báo cáo sẽ trở nên đơn giản hơn. Và không thể kể đến là 47/72 cho rằng hệ thống cũ sẽ bị loại bỏ ở mức cao. Ngoài ra những yếu tố khác chỉ ảnh hưởng ở mức trung bình trở xuống nên khơng đáng kể. (Phụ lục 04).
Hình 2.7 : Ảnh hưởng tới HTTTKT khi ứng dựng hệ thống ERP
Kết quả khảo sát cho thấy các yếu tố ảnh hưởng quyết định hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP (Phụ lục 05) thể hiện: Tầm nhìn của nhà lãnh đạo chiếm 14% trên tổng số ý kiến trả lời, tương tự thơng tin cung cấp đảm bảo chính xác nhất chiếm 14%, hệ thống thơng tin cũ khơng cịn đáp ứng được yêu cầu của Công ty chiếm 11%, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất lao động chiếm 11%, giúp BQT quản lý hệ thống theo một quy trình thống nhất chiếm 10%, quản lý hệ thống
YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH TỚI VIỆC HOÀN THIỆN HTTTKT ĐỂ ỨNG DỤNG ERP
Yếu tố khác 4%
Gia tăng quy mô hoạt động của công ty (Mở thêm công ty con, chi nhánh, đầu tư thêm tàu, thêm nhân sự…)
9%
Quản lý hệ thống nhân sự và công việc ở các vùng địa lý khác nhau tốt nhất 9%
Tầm nhìn của nhà lãnh đạo 14%
Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty 9%
Giúp BQT quản
lý hệ thống theo một quy trình thống nhất 10%
Thơng tin cung cấp đảm bảo chính xác nhất 14%
HTTT cũ khơng cịn đáp ứng đủ các u cầu của cơng ty
11% Tạo ra văn hóa làm việc cho công ty9%
nhân sự và công việc ở các vùng địa lý khác nhau tốt hơn chiếm 9%, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty chiếm 9%, gia tăng quy mô hoạt động của công ty chiếm 9%, yếu tố khác 4%.
Hình 2.8: các yếu tố quyết định đến việc hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng ERP
Như vậy ta có thể thấy được yếu tố Tầm nhìn của nhà lãnh đạo (14%) và thơng tin cung cấp đảm bảo chính xác nhất (14%) là yếu tố quan trọng quyết định tới việc hồn thiện HTTKT tại Cơng Ty Hải Âu. Tiếp theo là giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất lao động cũng như HTTTKT cũ khơng cịn đáp ứng đủ yêu cầu của
Tác động mà ERP mang lại khi hồn tất quy trình triển khai hệ thống ERP 80 70 60 50 40 30 20 10 0 70 67 58 57 56 50 42 30 40 30 40 3436 20 20 16 15 12 10 4 5 2 2 2 2
Giảm khối Thông tin Thông tin Tiết kiệm lượngđược cập đầu ra được thời nhập liệu nhật kịp luôn được gian và Kiểm sốtchặt chẽ
Giúp ban quản trị ln có cái nhìn đúng vềGiúp doanh nghiệp cạnh tranhCung cấp Tất cả các Tạo nên
nhiều phương pháp xửcông việc đều được làm theomột văn hóa làm việc cho cơng ty cho nhân thời từcung cấp viên kế khâu ban kịp thờichi phí cho tồn bộ quy trình hoạt động
lý và phân quy trình tích hiệu
tốn đầu hoạt động được với
kinhthị trườngquả doanhphát triển hiện nay
Khơng Thấp Trung bình Cao Rất cao
công ty cũng là yếu tố quyết định tới việc hoàn thiện HTTTKT, tuy nhiên ở mức ảnh hưởng nhỏ hơn. Ngồi ra các yếu cịn lại đều góp phần quyết định hồn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng ERP nhưng ở mức độ thấp hơn.
Kết quả khảo sát cho thấy những tác động mà ERP mang lại khi hồn tất quy trình triển khai hệ thống ERP như sau: Tất cả các công việc đều được thực hiện theo quy trình được đánh giá là tác động rất cao (42/72) mà ERP mang lại, bên cạnh đó được đánh giá cao là: thơng tin đầu ra luôn cung cấp kịp thời (70/72), thông tin được cập nhật đầy đủ từ khâu ban đầu (67/72) và giảm bớt cơng việc của kế tốn (57/72), cung cấp nhiều phương pháp xử lý và phân tích hiệu quả (56/72) cũng là những yếu tố được đánh giá cao. Tạo ra văn hóa làm việc (58/72), giúp cho doanh nghiệp cạnh tranh được với thị trường (50/72 người) được đánh giá ở mức trung bình. (Phụ lục 06)
Hình 2.9: Tác động mà ERP mang lại khi hồn tất quy trình triển khai hệ thống
Các yếu tố quyết định đến việc ứng dụng ERP thành công 80 70 60 50 40 30 20 10 0 70 65 60 56 50 45 40 28 36 30 20 16 1215 7 6 7 5 2 2 2 2
Đặc điểm của đội dự ánSự hỗ trợ của ban lãnh đạoĐặc điểm của hệ thốngĐơn vị cung Đặc điểm Thời gianChuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới triển khai
Chi phí triển khai cấp
của người dùng và đặc điểm của doanh nghiệp
Khơng Thấp Trung bình Cao Rất cao
Hình 2.10: Các yếu tố quyết định đến việc ứng dụng ERP thành cơng
Ta có thể thấy được, qua kết quả khảo sát phần lớn các yếu tố này đều nằm ở mức độ cao và rất cao, đặc biệt là thời gian triển khai (70/72) và chi phí triển khai (60/72) được xem như là yếu tố ảnh hưởng rất cao tới việc ứng dụng ERP thành công, tiếp theo là Đặc điểm của đội dự án (50/72) và sự cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo (65/72) cũng là yếu tố ảnh hưởng cao. Việc chuyển đổi dữ liệu (56/72), đặc điểm của hệ thống (45/72), đặc điểm của người dùng và của doanh nghiệp (40/72) được đánh giá ở mức trung bình. Đáp ứng đầy đủ các yếu tố này có thể xem như phần nào hồn thành trong q trình hồn thiện HTTTKT và ứng dụng ERP thành công (Phụ lục 07)
Như vậy số lượng nhân viên của Công ty biết về ERP tương đối thấp, một mặt là do ERP chưa phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Công Ty Hải Âu, mặt khác trong trường học thì khơng phải ngành nào cũng được học về ERP, trong khi ứng dụng thì ERP được ứng dụng cho tồn bộ hệ thống Công ty. Mặc dù qua định nghĩa về ERP thì có thể nắm được phần nào về ERP, tuy nhiên để ứng dụng và triển khai nó thì
khơng hề dễ dàng. Đó cũng là khó khăn đối với BQT trong việc lên kế hoạch triển khai hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng ERP, cụ thể như là việc đào tạo, hướng dẫn nhân viên về ERP.
2.4. Những khó khăn, hạn chế và cơ hội liên quan đến ứng dụng mơ hình ERP tại cơng ty.
2.4.1. Khó khăn và hạn chế liên quan đến ứng dụng mơ hình ERP tại Cơng Ty. Thứ nhất, thiếu các quy trình thống nhất chung: như chúng ta đã biết, ERP là
một phương pháp hoạt động theo quy trình. Vì vậy việc hồn thiện HTTTKT phù hợp với việc ứng dụng ERP thì điều cần làm đó là xem xét, phân tích lại HTTTKT hiện hành từ đó xây dựng lại các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay Công ty Hải Âu đã chuyển sang quản lý theo quy trình, quản lý theo ISO, tuy nhiên, giữa các bộ phận hay các nhóm cơng việc vẫn thực hiện chuyển giao thông tin và xét duyệt thủ cơng và quy trình vẫn chưa được chuẩn hóa rõ ràng. Các quy trình doanh thu, chi phí, tín dụng vẫn hoạt động mang tính thủ cơng, đơn lẻ và giữa các bộ phận chưa có sự liên kết chặt chẻ để tận dụng và trao đổi thông tin cho nhau.
Thứ hai, sự phản đối của nhân viên: Việc ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc
xây dựng lại tồn bộ quy trình của cơng ty, vì vậy những quy trình cũ hiện đang hoạt động sẽ thay đổi cho phù hợp với quy trình mới, gây mất thời gian cho việc xây dựng quy trình mới và thời gian cho việc cập nhật, sửa đổi cách thức làm việc theo quy trình mới. Việc này đơi lúc gây phản ứng không tốt của nhân viên do việc ứng dụng ERP là hồn tồn mới lạ và khơng dễ dàng để sử dụng, sửa đổi cách thức làm việc trong giai đoạn đầu. Cụ thể như việc ứng dụng nếu khơng đi theo một quy trình thì tồn bộ hệ thống bị ảnh hưởng và không cho ra kết quả như mong muốn. Với Cơng ty Hải Âu, về phía BQT chỉ có khoảng 50% biết về ERP và phần lớn nhân viên là chưa biết và hiểu về ERP, cho nên đây cũng là khó khăn cho việc xây dựng và thuyết phục nhân viên thực hiện mặc dù tất cả đều đồng ý sẽ hoàn thiện HTTTKT hiện hành.
Thứ ba, việc chuyển đổi dữ liệu: Việc chuyển đổi dữ liệu cũ từ hệ thống cũ sang hệ thống mới nếu như việc xây dựng ERP thành cơng cũng khơng hề đơn giản, vì nếu như sơ suất có thể làm ảnh hưởng tới nguồn dữ liệu lưu trữ bấy lâu nay. Cho nên việc này cần được thực hiện kỹ lưỡng và giao cho những người có kinh nghiệm làm. Đồng thời dữ liệu cũ chưa hẵn đã phù hợp với hệ thống mới nếu như kết xuất thông tin để đưa sang hệ thống mới, điều này gây mất thời gian cho việc sao chép dữ liệu, nếu như việc sao chép này sử dụng thủ công.
Thứ tư, thời gian hoàn thiện HTTTKT và ứng dụng ERP: Thời gian cho việc hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP là tương đối dài, điều này đủ để làm nãn lịng doanh nghiệp nếu như khơng có sự cam kết chắc chắn từ phía ban lãnh đạo. Đồng thời việc xây dựng tương đối dài nên đơi khi quy trình được xây dựng trong giai đoạn này lại khơng cịn phù hơp với giai đoạn tiếp theo. Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải có cái nhìn sâu và rộng để thấy để đưa ra một quy trình tiên tiến nhất. Theo như kết quả phỏng vấn thì đây cũng là vấn đề mà ban lãnh đạo đang cân nhắc và định hướng cho việc xây dựng hệ thống ERP nếu như khi doanh nghiệp bắt đầu tiến hành xây dựng kế hoạch.
Thứ năm, Chi phí triển khai: Qua việc phỏng vấn Ban lãnh đạo, mặc dù hiểu
rõ về lợi ích của việc ứng dụng ERP, tuy nhiên để ứng dụng được ERP thì doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí khơng hề nhỏ, trong khi việc xây dựng ERP thì khơng thể đứt qng, mà phải liên tục, nhất quán với kế hoạch đề ra. Đó là khó khăn của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay nếu như có kế hoạch cho việc xây dựng hệ thống ERP.
Thứ sáu, năng lực của nhà tư vấn, Phần mềm ERP không phải viết chung cho
tất cả các doanh nghiệp, mà dựa vào tình hình hoạt động, cơ cấu tổ chức của từng đơn vị mà nhà cung cấp có những thiết kế, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Vì vậy, người thiết kế, xây dựng, sửa đổi cần phải có kinh nghiệm, chun nghiệp để có cái nhìn sâu và rộng hơn trong quá trình xây dựng, Nhưng ở Việt Nam thì hiện nay đội ngũ nhà
cung cấp ERP còn non trẻ, kinh nghiệm chưa nhiều nên việc xây dựng chỉ đơn thuần khắc phục được phần nào hệ thống cũ, phát triển và ứng dụng hệ thống mới, nhưng chưa tận dụng triệt để được các lợi ích mà ERP mang lại để hướng dẫn cho người dùng sử dụng.
Thứ bảy, năng lực của đội dự án: Đội dự án như là một đội tiên phong cho doanh nghiệp trong q trình triển khai hồn thiện HTTTKT và xây dựng ERP. Nếu như đội dự án không am hiểu về quy trình hoạt động của ERP thì khơng thể nào xác định được các hướng để hồn thiện quy trình HTTTK. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo cũng khơng kém phần quan trọng, ban lãnh đạo là người có tiếng nói và cũng ảnh hưởng rất lớn tới các quyết định khi thực hiện dự án. Với Công Ty Hải Âu, số lượng nhân viên biết về ERP thấp nên số người tham gia vào đội dự án có hạn, vì vậy việc hồn thiện HTTTKT sẽ có nhiều điểm bất lợi đối với Công ty.
Thứ tám, kiến thức chuyên môn, am hiểu về ERP: Để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn khơng phải ngày một ngày hai là có thể thay đổi để đi theo một hướng mới. Đối với Cơng ty Hải Âu cũng vậy, với quy trình hoạt động đã có từ lúc hình thành, tồn thể ban lãnh đạo, nhân viên đã quen với những quy trình hoạt động đã được xây dựng. Vậy để hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ban đầu, trước hết ban lãnh đạo phải là người tiên phong dẫn đầu thay đổi tư tưởng về cách quản lý, huấn luyện, hướng dẫn nhân viên có cái nhìn mới về sự thay đổi. Cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn, mở các buổi tập huấn để nắm rõ hơn quy trình hoạt động mới. Một trong những khó khăn mà Cơng ty đang gặp phải đó là gần như tồn bộ nhân viên Cơng ty chưa được biết đến ERP hoặc được thực hành trên ERP, nếu có thì chỉ là sự mơ hồ về định nghĩa của ERP, cho nên để hồn thiên hệ thống thơng tin kế tốn phù hợp với việc ứng dụng ERP tại Công Ty Hải Âu thì đội dự án phải mất nhiều thời gian cho việc