CHƯƠNG I : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
3.1 Phương pháp nghiên cứu về kế tốn bán mặt hàng que hàn tại Cơng ty cổ phần
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Để có cái nhìn tổng thể về cơ cấu tổ chức, hoạt đông kinh doanh đặc biệt là để nắm rõ thực trạng kế tốn bán hàng của Cơng ty. Em đã sử dụng rất nhiều các phương thức thu thập khác nhau bao gồm:
3.1.1.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm
Phiếu điều tra trắc nghiệm là một mẫu phiếu điều tra bao gồm các câu hỏi trắc nghiệm được thiết kế trước.
- Mục đích: Hiểu rõ hơn về tình hình bán hàng và cơng tác kế tốn bán hàng của Cơng ty xem có phù hợp với chế độ kế tốn cũng như bộ máy tổ chức kinh doanh của Công ty.
- Đối tượng: kế tốn trưởng và các nhân viên kế tốn trong Cơng ty.
- Nội dung thông tin cần thu thập: Cách thức tổ chức công tác kế tốn ở cơng ty như: chế độ kế tốn áp dụng, mơ hình kế tốn của cơng ty, PP tính thuế, PP kế tốn hàng tồn kho, tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức lập báo cáo tài chính,…
- Các bước tiến hành:
+ Bước 1: Xác định mục tiêu điều tra trắc nghiệm, xác định đối tượng điều tra trắc nghiệm là: các nhân viên trong Phịng kế tốn
+ Bước 2: Thiết lập phiếu điều tra trắc nghiệm: Các câu hỏi điều tra cho các phòng ban được thiết kế liên quan đến chính sách kế tốn, mơ hình kế tốn áp dụng tại cơng ty, việc quản lý và trình tự hạch tốn bán hàng đặc biệt là mặt hàng que hàn tại công ty.
+ Bước 4: Sau khi phát phiếu điều tra tới các đội tượng cần quan tâm, thu thập lại tất cả các phiếu điều tra và tổng hợp lại thành bản tổng hợp.
Phiếu điều tra trắc nghiệm (phụ lục 01)
- Kết quả thu được: Kết quả điều tra trắc nghiệm được thể hiện trong bảng tổng hợp kết quả điều tra (Phần 3.3 của luận văn này)
3.1.1.2 Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn là PP thu thập dữ liệu một cách chính xác và rõ ràng nhất được thực hiện thông qua các câu hỏi mở đã được chuẩn bị sẵn.
- Mục đích: Nắm rõ hơn về thực trạng cơng tác kế tốn trong Cơng ty đặc biệt là kế tốn bán mặt hàng que hàn.
- Đối tượng: kế toán trưởng và nhân viên kế tốn bán hàng của Cơng ty với thời gian hẹn trước.
- Nôi dung thông tin cần thu thập: Cách thức tổ chức bộ máy kế tốn, trình tự hạch tốn kế toán bán hàng mặt hàng que hàn từ hạch toán ban đầu, chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng,…các chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi mà cơng ty sử dụng.
- Các bước tiến hành:
+ Bước 1: Xác định mục tiêu phỏng vấn: Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn, lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn, đặt lịch làm việc,…
+ Bước 2: Tiến hành phỏng vấn
+ Bước 3: tổng hợp lại các kết quả phỏng vấn, lấy dữ liệu thu thập được phục vụ cho việc viết luận văn.
Phiếu điều tra phỏng vấn (Phụ lục 02)
- Kết quả thu được: qua việc tiến hành điều tra phỏng vấn, em thu thập được những thông tin sau: Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Mơ hình này phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thơng tin cho nhà quản lý. Quy trình bán hàng của cơng ty đươc thực hiện theo các bước sau: đề nghị xuất hàng -> lên đơn hàng -> tiêu thụ -> biên bản giao nhận hàng hóa -> cơng nợ. Trong từng khâu địi hỏi phải có
Đại học Thương Mại Khoa Kế Toán - Kiểm Toán
chứng từ đầy đủ, đúng quy định. Các chứng từ như: phiếu đề nghị xuất hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu,...Kế tốn bán hàng sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký bán hàng,sổ chi tiết theo dõi doanh thu, sổ chi tiết thanh toán người mua,…Để thu hút khách hàng cơng ty đã áp dụng chính sách chiết khấu thương mại, tuy nhiên công ty khơng áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn cho những khách hàng thanh toán sớm,…
3.1.1.3 Phương pháp quan sát
Là phương pháp thu thập dữ liệu dựa vào mắt quan sát trực tiếp những hoạt động đang diễn ra tại Cơng ty.
- Mục đích: Tiếp cận trực tiếp, theo dõi được các hoạt động, các thao tác và quá trình làm việc của một hệ thống kế toán và cụ thể hơn là kế toán bán hàng
- Đối tượng: Quy trình xử lý của các nhân viên phịng kế tốn.
- Nội dung thơng tin cần thu thập: Quy trình xử lý kế tốn bán hàng: từ hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán,…
- Kết quả thu được: Nắm rõ được q trình hạch tốn kế tốn bán hàng. Kết quả này được thể hiện rõ trong bút ký thực tập (phụ lục 03)
3.1.1.4 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Là phương pháp nghiên cứu các tài liệu trong và ngồi cơng ty.
- Mục đích: Thu thập các thơng tin chung về Cơng ty như lịch sử hình thành, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, thông tin về thực trạng kế tốn bán hàng nói chung và cơng tác kế tốn bán mặt hàng que hàn nói riêng,…
- Đối tượng: các tài liệu viết như giấy phép đăng ký kinh doanh, các tài liệu về lịch sử hình thành, đăc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu,…; Các tài liệu tổng hợp như báo cáo kiểm kê, báo cáo tài chính,…
- Nội dung thơng tin cần thu thập: Các tài liệu về hoạt động của Công ty, các báo cáo tài chính, các văn bản, thơng tư, chuẩn mực,..
- Kết quả thu được: Thu thập được các thơng tin về Cơng ty như lịch sử hình thành, bộ máy tổ chức, bộ máy kế toán, các chứng từ, sổ sách kế toán.
Kết quả thu thập được là các phụ lục của luận văn này: phụ lục 04, 05, phụ lục 10, 11, 12,…
3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Để thực hiện phân tích dữ liệu thu thập được địi hỏi phải thu thập được lượng thơng tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và phù hợp với mục đích, yêu cầu cả về nội dung và đối tượng cần phân tích. Sau quá trình kết hợp các PP thu thập dữ liệu em sẽ sử dụng PP tổng hợp, các kỹ thuật so sánh đối chiếu để phân tích các sổ liệu thu thập kết hợp với sử dụng các phần mềm xử lý như word, excel.
3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế toán bán mặt hàng que hàn tại Cơng ty CP Kim Tín.
3.2.1 Tổng quan về Cơng ty CP Kim Tín
3.2.1.1 Lịch sử hình thành và q trình phát triển của Cơng ty CP Kim Tín
Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (phụ lục 04) và bản thuyết minh báo cáo tài chính (phụ lục 05) của cơng ty, ta có thể tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty cổ phần Kim Tín.
Cơng ty Cổ phần Kim Tín tiền thân là Cơng ty TNHH Thương mại Linh Anh hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực: thiết bị điện, vật liệu ngành hàn, kim khí. Năm 2006, căn cứ theo Quyết định số 046/2006/QĐ-LIAN của Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh Quyết định chuyển Công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Cơng ty CP Kim Tín.
Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Kim Tín
Tên giao dịch: KIM TIN JONT STOCK COMPANY (KIMTIN.JSC)
Trụ sở chính: Số 3, A11, khu Đầm Trấu, P. Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 04. 3972 20 57
Fax: 04. 3972 48 18
Vốn điều lệ : 8.000.000.000 VNĐ
Trong những năm đầu, Công ty chuyên hoạt động kinh doanh thương mại các sản phẩm que hàn, dây hàn, vật liệu hàn do Tập đồn Kim Tín sản xuất trong
Đại học Thương Mại Khoa Kế Toán - Kiểm Toán
nước và kim loại màu được nhập từ các nước Nhật, Đức, Hàn Quốc, ấn Độ, Thái Lan, Trung Quốc.
Sau khi có mặt trên thị trường, các sản phẩm của Cơng ty CP Kim Tín đã dần chiếm lĩnh được thị Trường, chinh phục được người tiêu dùng và có mặt khắp các tỉnh thành trong cả nước. Thương hiệu “Que hàn điện Kim Tín” ln được sự ủng hộ, tín nhiệm và tin tưởng của Quý khách hàng.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty:
- Buôn bán tư liệu sản xuất chủ yếu là: Vật tư, nguyên liệu phục vụ ngành chế tạo thiệt bị điện và cơ khí.
- Sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn, nối. - Dịch vụ môi giới và xúc tiến thương mại.
- Kinh doanh hàng kim khí điện máy, cơng nghệ thực phẩm. - Sản xuất và mua bán các sản phẩm nhựa gia dụng.
- Đại lý ký gửi hàng hóa. - …
Trong đó, hoạt động Sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn, nối chiếm một tỷ trọng lớn trong tồn bộ các hoạt động của Cơng ty.
3.2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của cơng ty
Cơng ty CP Kim Tín là một DNTM nên quy trình kinh doanh của Cơng ty bắt đầu từ khâu nhập hàng cho đến khâu tiêu thụ.
Lượng hàng được nhập chủ yếu theo 2 hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu. Đối với mặt hàng cáp thép, que hàn đặc chủng, dây hàn inox được nhập khẩu tại các nước như Trung Quốc, Malaysia. Còn đối với que hàn thường, thiết bị điện được nhập từ các Cơng ty có uy tín trong nước như Cơng ty TNHH SX-TM-DV Lâm Hưng Phát, nhà máy vật liệu hàn Cơng ty TNHH Kim Tín tại khu CN Phố nối A Văn Lâm- Hưng Yên.
Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty CP Kim Tín (Phụ lục 06) Sau khi lượng hàng được nhập về kho, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, Thư ký kinh doanh (hành chính bán hàng) hoặc kế tốn bán hàng kiểm tra
lượng hàng thực tế trong kho để lên đơn hàng. Đơn hàng sẽ được chuyển xuống kho vận. Kho vận có trách nhiệm điều chuyển nhân viên đi giao hàng. Cuối cùng, căn cứ vào biên bản giao nhận giữa bên giao và bên nhận, kế tốn vào cơng nợ của từng khách hàng.
Hiện nay, Cơng ty CP Kim Tín Miền Bắc có 09 kho hàng trực thuộc. Vùng Đơng Bắc gồm tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang. Vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thái Nguyên, Việt Trì, Sơn La. Vùng Nam Sơng Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hóa, Vinh.
3.2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý củaCông ty.
Công ty được tổ chức theo các bộ phận chun mơn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phịng ban. Cơng ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng. Theo những đặc điểm trên, bộ máy của Cơng ty chia thành các phịng ban sau: Hội đồng Quản trị công ty, giám đốc điều hành, phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng xuất nhập khẩu, phòng kho vận, phịng hành chính nhân sự.
Tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty CP Kim Tín (Phụ lục 07)
Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP Kim Tín rất chặt chẽ. Đứng đầu Hội đồng quản trị - Là các cổ đông lớn nhất và là cơ quan đầu não của Cơng ty, dưới Hội đồng quản trị có Giám đốc điều hành, điều hành tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty và chịu hồn tồn trách nhiệm trước pháp luật và trước Hội đồng quản trị. Hỗ trợ cho Giám đốc có độ ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm với năng lực, chuyên môn cao được phân ra 5 phịng ban. Tuy mỗi phịng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có cùng mục đích tham mưu, đưa ra kế hoạch tối ưu nhất và giúp cho Giám đốc điều hành bộ máy Công ty suôn sẻ và đưa Công ty ngày càng phát triển hơn.
3.2.1.4 Tổ chức kế tốn của Cơng ty CP Kim Tín
* Đặc điểm tổ chức kế toán tại Cơng ty CP Kim Tín
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006.
Đại học Thương Mại Khoa Kế Tốn - Kiểm Tốn
Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống Sổ kế tốn tại Cơng ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK, các Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết công nợ (phải thu, phải trả).
Cơng ty tiến hành lập các Báo cáo kế tốn khi kết thúc kỳ kế tốn năm và nộp cho Bộ Tài Chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là 3 tháng.
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thơng tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Cơng ty đã ứng dụng tin học vào trong kế tốn. Hiện nay Cơng ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC Soft - Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Sản xuất Cơng nghiệp. Phần mềm kế tốn AC Soft được xây dựng bởi VCCI và được ứng dụng chung cho tồn Tập đồn Kim Tín.
Quy trình xử lý dữ liệu trên phần mềm kế toán AC – Soft (Phụ lục 08)
Để theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của từng ngành hàng, từng khách hàng, kế tốn Cơng ty phải tiến hành mã hóa:
- Mã hóa ngành hàng: Hiện nay Công ty đang kinh doanh và tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí. Mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng (từ cấp 1 đến cấp 6).
Ví dụ: Đối với mặt hàng Que hàn được mở chi tiết như sau: +/ Cấp 1: 01: Que hàn. +/ Cấp 2: 0101: Que hàn KT +/ Cấp 3: 010101:Que hàn KT421 +/ Cấp 4: 01010101: Que hàn KT421-2.5 +/ Cấp 5: 01010102: Que hàn KT421-3.2 +/ Cấp 6: 01010103: Que hàn KT421-4.0
Tương tự đối với mặt hàng Que hàn KT6013, Que hàn GL26.
- Mã hóa khách hàng: Hiện nay mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng khắp các tỉnh từ Vinh, Thanh Hóa, Nghệ An cho đến các tỉnh Hải Phịng, Hải Dương, Bắc Giang, Thái Nguyên, Nam Định, Việt Trì, Sơn La. Để thuận tiện trong
việc theo dõi lượng hàng tiêu thụ và tình hình cơng nợ khách hàng tại các kho hàng trực thuộc, mỗi kho hàng đều được cài đặt phần mềm AC Soft. Tại đây, kế tốn có nhiệm vụ mã hóa từng khách hàng theo tên của khách hàng. Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì kế tốn chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Bộ máy kế toán tại Cơng ty CP Kim Tín
Phịng Tài chính kế tốn của Cơng ty ra đời ngay từ khi Công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay phịng kế tốn của Cơng ty gồm có 21 người (có 9 kế tốn kho tại 9 tỉnh thành và 12 kế toán tại văn phịng Cơng ty). Tất cả kế toán kho tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phịng Tài chính kế tốn Cơng ty.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty CP Kim Tín (Phụ lục 09)
- Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng Tài chính kế tốn: Chỉ đạo cơng tác tài
chính kế tốn, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, tham mưu cho Ban Giám đốc trong mọi cơng việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp là người tổng hợp số liệu từ các kế toán chuyên quản báo