1.6.2 .Phương pháp phân tích dữ liệu
4.2. xuất giải pháp nâng cao chất lượng đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong
tại trong nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị xây dựng cho công ty cổ phần phát triển xây dựng và thương mại Thuận An
4.2.1. Hồn thiện cơng tác thu thập và xử lý thông tin
Công ty cổ phần phát triển xây dựng và thương mại Thuận An, để nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý thông tin, cần phải:
- Xác định nhu cầu đảm thông tin: công ty phải xác định nhu cầu thông tin cần thu thập về giá cả, chất lượng hàng hóa, chế độ bảo hành và đổi trả sau bán, phương án kinh doanh cũng như chính sách của nguồn, và mức độ đáp ứng phù hợp của các nguồn cung cấp hiện tại với các tiêu chí đánh giá… Đây là việc làm hết sức quan trọng, đơn giản hóa các việc tiến hành đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại. Công
ty nên đầu tư hơn cho công tác xác điịnh nhu cầu thông tin này để có được những nhu cầu thơng tin nhanh nhạy, chính xác, hiện đại và hữu ích.
- Mở rộng kênh và các nguồn thông tin: Công ty cổ phần phát triển xây dựng và thương mại Thuận An chủ yếu nghiên cứu tại bàn, sử dụng các nguồn thông tin lấy từ tạp chí in ấn phát hành định kỳ, sách báo, tranh ảnh, các báo cáo tài chính và thống kê…Các nguồn thơng tin này nghèo nàn, thiếu tính thời sự. Các thơng tin nên được thu thập từ các nguồn mở rộng hơn, lấy từ các nguồn và kênh thông tin có tính cập nhập. Ngồi việc sử dụng các ấn phẩm tạp chí kinh tế, các báo cáo tài chính… đây là các nguồn thơng tin thứ cấp, có thể tiến hành thu thập các thông tin sơ cấp phục vụ đánh giá nguồn cung cấp hiện tại như tiến hành thảo luận nhóm nội bộ cơng ty giữa các phịng ban liên quan và bộ phận chịu trách nhiệm đánh giá. Bảng hỏi định lượng cũng là một phương pháp tốt để mở rộng thu thập nguồn dữ liệu sơ cấp.
- Nâng cao kỹ năng xử lý thông tin: với công tác xử lý thông tin thu thập được còn nhiều yếu kém như hiện nay, việc cần làm là đầu tư nhân lực có nghiệp vụ chuyên môn về đánh giá nguồn cung cấp hiện tại. Đồng thời, trang bị các máy móc thiết bị hỗ trợ lưu trữ, phân tích xử lý các nguồn tin. Kết hợp những thông tin đã thu thập lại với nhau, so sánh đối chiếu xem có sự mâu thuẫn giữa các thơng tin khơng, và tìm cách lý giải. Thống nhất, hài hịa, bổ sung hồn thiện hai loại thơng tin: sơ cấp và thứ cấp. Cô đọng thông tin là việc làm cần thiết, cuối cùng tổng hợp kết quả xử lý thông tin, chuyển giao cho bộ phận đánh giá. Công ty cần nỗ lực rất nhiều, xử lý thông tin không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tiến hành đánh giá và kết quả đánh giá, làm sai lệch kết quả dẫn đến nhận định sai lệch về chất lượng các nguồn cung cấp hiện tại.
4.2.2. Tăng cường công tác đào tạo và quản trị nhân lực đội ngũ nhân viêntham gia đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu máy móc, thiết bị tham gia đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng
Để thành công trong đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại nói riêng và thành cơng trong kinh doanh nói chung, cơng ty phải thực hiện lại hoạt động quản trị nhân lực cũng như tăng cường công tác đào tạo đội ngũ, cán bộ công nhân viên.
Hiện nay, công ty cổ phần phát triển xây dựng và thương mại Thuận An đang theo mơ hình tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ. Theo đó, cơng ty có từng phịng ban chun mơn các lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh những ưu điểm thì mơ hình này cũng tồn tại những nhược điểm: dễ xuất hiện mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng, khó xác định trách nhiệm cho từng bộ phận, khó phối hợp các bộ phận với nhau.
Cơng ty cần hạn chế những nhược điểm đó, bằng cách:
- Ban giám đốc có vai trị quan trọng trong việc vạch ra kế hoạch, nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban tham gia đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại. Ban giám đốc cần thống nhất ý kiến giữa các phòng ban, chỉ đạo phối hợp, ra quyết định cuối cùng nhằm trách sự mâu thuẫn và gia tăng tính liên kết.
- Tăng sự liên kết giữa những cá nhân chịu trách nhiệm chính về đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại, các cuộc họp bàn về nội dung đánh giá, kế hoạch và quy trình thực hiện. Thực hiện kiểm tra chéo trách nhiệm của từng bộ phận, thành viên, tìm ra những cá nhân thiếu hợp tác, thiếu trách nhiệm và năng lực, có biện pháp tác động kịp thời.
- Khi công bố kết quả đánh giá, cũng như quy trách nhiệm, phải có sự cơng bằng, phân minh nhất định. Chia thành quả cho các cá nhân, phòng ban tham gia đánh giá nguồn cung cấp hiện tại theo tỷ lệ đóng góp vào cơng việc, hoặc chia đều mức thưởng cũng như trách nhiệm.
Bên cạnh đó, mặc dù cơng ty có đội ngũ nhân viên trình độ học vấn cao, tận tụy song nghiệp vụ xuất nhập khẩu lại không được đào tạo bài bản. Cho đến nay, công ty vẫn chưa mở rộng công tác nâng cao và bổ sung chuyên môn thương mại quốc tế cho đội ngũ cán bộ đang dần trẻ hóa. Do việc đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại ở Việt Nam còn khá mới mẻ, nên các cán bộ cần phải cập nhật thơng tin, có kiến thức chun mơn sâu về xuất nhập khẩu lẫn kiến thức về máy móc, thiết bị xây dựng. Để làm được điều đó, cơng ty cần có sự đầu tư thích đáng như:
- Đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của các bộ. Cơng ty nên cung cấp chi phí để mở lớp đào tạo bên trong hoặc bên ngồi cơng ty, mời chun gia có chun mơn về thương mại quốc tế nói chung cũng như đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại nói riêng về giảng dạy các khóa huấn luyện, cử các cán bộ trẻ có năng lực đi học tại các trung tâm bồi dưỡng kiến thức xuất nhập khẩu trong và ngồi
nước. Điều này góp phần bồi dưỡng, nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên tham gia đánh giá. Có thể bồi dưỡng thêm ngoại ngữ cho các cán bộ, để mở rộng việc tìm kiếm các nguồn thơng tin bằng tiếng nước ngoài, cần cho nhân viên tham gia các khóa học cả truyền thống và phi truyền thống để tăng cường khả năng ngoại ngữ của nhân viên. Ở Việt Nam nói riêng, và các nước đang phát triển nói chung, đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa là hoạt động ít được triển khai, hầu như khơng có các tài liệu liên quan đến đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp cũng như khơng có nhiều các doanh nghiệp thực hiện hoạt động này. Điều này gây khó khăn khơng nhỏ cho cơng ty, vì vậy nếu cần thiết, phải sử dụng các tài liệu nước ngoài. Mà để làm được điều này, địi hỏi trình độ ngoại ngữ, cụ thể là Tiếng Anh khá tốt.
- Bồi dưỡng cán cán bộ phải cập nhập các thông tin liên tục phục vụ quá trình đánh giá. Tăng cường học hỏi từ các hội nghị, hội thảo chia sẻ về xuất nhập khẩu, áp dụng vào cơng việc của mình. Nếu cảm thấy cần thiết, cơng ty có thể tổ chức cho các cán bộ tham gia đánh giá nguồn cung cấp hiện tại tham quan các nguồn công ty đã và đang tiến hành nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng. Tìm hiểu và quan sát một cách trực tiếp, có cái nhìn tổng quan hơn về các nguồn cung cấp hiện tại, nâng cao kiến thức.
- Thành lập ban đánh giá nguồn cung cấp hiện tại cho doanh nghiệp, gồm những cán bộ có năng lực nhất. Đầu tư cho nhân lực là đầu tư sinh lợi nhất, cải thiện đáng kể chất lượng, kết quả hoạt động đánh giá. Các cán bộ có năng lực, chun mơn sẽ đẩy mạnh tích cực tiến độ đánh giá và hiệu quả đánh giá.
4.2.3. Đầu tư tài chính cho hoạt động đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị xây dựng
Quy trình đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị xây dựng phải được chú trọng, hồn thiện, địi hỏi sự đầu tư về tài chính. Tuy nhiên, nguồn tài chính cơng ty dành cho hoạt động đánh giá nguồn cung cấp hiện tại đến từ thị trường nhập khẩu chính của mình là Trung Quốc vẫn dừng ở mức hạn chế. Để gia tăng nguồn ngân sách cho đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại, cơng ty có thể:
- Giảm chi phí nhập khẩu hàng hóa. Chi phí nhập khẩu hàng hóa có thể giảm bằng cách tìm hiểu kỹ, thực hiện tốt việc đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại và tìm ra định hướng nhập khẩu thích hợp cho tương lai. Nguồn cung cấp tin cậy giảm độ rủi ro kinh doanh, giảm được chi phí lưu kho lưu bãi do hàng tới chậm, kiểm tra nghiêm túc để tránh được những máy móc, thiết bị xây dựng kém chất lượng. Giảm chi phí vận chuyển, bảo quản, thuê tàu… Xác định lượng hàng nhập khẩu và thời gian nhập khẩu thích hợp, tránh lưu kho.
- Xây dựng tiết kiệm trong tồn cơng ty. Tiết kiệm khơng có nghĩa là cắt giảm các khoản chi phí cần thiết mà là giảm những khoản chi phí phát sinh hoặc chi phí khơng cần thiết. Cơng ty cổ phần phát triển xây dựng và thương mại Thuận An thường xuyên tổ chức các buổi liên hoan, văn nghệ, chiêu đãi với mức độ, tần suất dày đặc. Đây là hành động có thể gây lãng phí.
Các chi phí tiết kiệm được, có thể đầu tư cho hoạt động đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại. Nguồn lợi nhuận thu được này có thể đem vào bổ sung, mua sắm trang thiết bị phần mềm phục vụ đánh giá. Cụ thể như sau:
- Đầu tư các trang thiết bị hiện đại hơn phục vụ đánh giá, như hệ thống xử lý thông tin và lưu trữ thông tin, cho các hệ thống phục vụ hoạt động tìm kiếm thơng tin. Việc đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại của công ty vẫn diễn ra tại bàn là chủ yếu, với phương thức đánh giá 100% thủ công. Điều này tốn nhiều sức lực của đội ngũ nhân viên tham gia đánh giá, làm giảm kết quả đánh giá. Cơng ty có thể liên kết với những nhà cung cấp phần mềm lớn, có uy tín, cũng như tham khảo ý kiến từ những người đi trước về hệ thống các phần mềm hỗ trợ đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại. Hiện nay, có các phần mềm hỗ trợ đắc lực cho thống kê, đánh giá như Lotus Pro, phần mềm tính điểm đánh giá Paradise, cũng như nhiều phần mềm khác đang được cung cấp trên thị trường với mức giá không quá đắt. Đầu tư cho cơ sở hạ tầng phục vụ đánh giá các nguồn cung cấp hiện tại, là đầu tư cho chất lượng sản phẩm máy móc thiết bị xây dựng mà công ty kinh doanh và đầu tư cho gia tăng lợi nhuận lâu dài.