II- Thực trạng triển khai các hoạt động PR tại Vnnetsoft
1. Quan hệ với báo chí, giới truyền thơng
Quan hệ với báo chí, phương tiện truyền thơng là một trong năm hoạt động chủ yếu của PR và cũng là hoạt động quan trọng nhất nhằm tạo sự biết đến và gây dựng lịng tin, u thích đối với một nhãn hiệu hay một doanh nghiệp. Chắc chắn công chúng chịu sự tác động của những bài báo, những phóng sự trên truyền hình hơn rất nhiều so với những đoạn quảng cáo. Người ta chỉ biết những gì họ đọc, nghe, hay nhìn thấy trên các phương tiện truyền
thơng hay là những gì họ biết được từ những người mà họ tin tưởng và để được bên thứ 3 nói đến trước hết phải có cái mới mẻ và khác biệt. Một khi cái mới đó được xuất hiện trên những tờ báo uy tín trong lĩnh vực thì sức tác động của nó là rất lớn.
Vnnetsoft cũng đã có những hoạt động với giới báo trí, truyền thơng trong thời gian vừa qua như:
Sự kiện gần đây nhất là tháng 8-2007 Vnnesoft tổ chức kỷ niệm 4 năm thành lập. Đây là một buổi lễ được tổ chức với sự tham gia của rất nhiều quan khách, nhà báo cùng tồn thể nhân viên cơng ty. Đây là cơ hội để cơng ty xây dựng hình ảnh của mình trong mắt các nhóm cơng chúng quan tâm như chính quyền địa phương, các tổ chức ngành nghề, đồn thể, khách hàng... Sau sự kiện này đã có một số báo có tin bài về cơng ty như tạp trí Kinh tế, Nhà quản lý ...
Ngoài ra Vnnetsoft rất quan tâm tới mảng quan hệ với các báo điện tử, một loại hình báo chí có tốc độ cũng như phạm vi thị trường rất lớn. Vnnetsoft thường cung cấp thông tin về công ty cho một số báo điện tử như: tintuc.vnn.vn, baodientu.com, raovat.com... và qua đó cơng ty có thể làm PR với cơng chúng đông đảo của báo mạng.
Tận dụng triệt để ưu thế của báo điện tử, Vnnetsoft còn thường xuyên cập nhật thông tin lên trang raovat.com các thông tin tuyển dụng hay khuyến mãi
Chưa thực hiện được những chương trình truyền hình hấp dẫn như một số doanh nghiệp khác nhưng Vnnetsoft có được những hoạt động truyền thơng đáng khích lệ. Vnnetsoft thường xuyên tham gia các trương trình qun góp ủng hộ trên truyền hình, nhất là vào ngày 12 tháng 3 vừa qua công ty đã có một buổi ghi hình với Đài truyền hình Việt Nam nhằm giới thiệu về công
ty. Để chuẩn bị cho buổi ghi hình tất cả nhân viên đều cố gắng hoàn thiện mọi thứ từ khung cảnh nơi làm vịêc, thái độ làm việc tạo khơng khí chun nghiệp. Đây là một cơ hội làm PR hiếm có nên đã được tận dụng triệt để, sau khi trương trình này được phát sóng Vnnetsoft đã nhận được sự biết đến nhiều hơn và sự quan tâm của đông đảo công chúng.
Luôn ý thức được sức mạnh của giới báo trí, truyền thực- quyền lực thứ 3 trong xã hội, Vnnetsoft vẫn đang cố gắng xây dựng mối quan hệ này ngày càng tốt đẹp hơn
2.2.2. Tham gia các hoạt động cơng ích, hoạt động xã hội
Hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường đang rất quan tâm tới hoạt động cơng ích, hoạt động xã hội. Ngun nhân thì có nhiều nhưng ngun nhân chủ yếu có thể là 2 nguyên nhân sau: thứ nhất vì đây là hoạt động mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp là đóng góp vào sự phát triển xã hội; thứ hai quan trọng hơn là do qua các hoạt độn này doanh nghiệp có cơ hội tiếp xúc với đơng đảo cơng chúng và có cơ hội làm PR một cách hiệu quả. Đây là hoạt động rất hữu ích cho việc xây dựng thương hiệu hay khẳng định thương hiệu của một doanh nghiệp hay một sản phẩm. Từ chỗ chưa được bết đến hoặc ít được biết đến thì chỉ sau một thời gian ngắn thương hiệu Tơn Phương Nam đã xuất hiện như một thương hiệu có uy tín với người dân cả nước. Trước tiên là việc đồng tài trợ cho chương trình Vượt lên chính mình cùng nhiều nhãn hàng khác, sau đó là nhà tài trợ chính chương trình Một điều ước. Cả hai chương trình đều ủng hộ cho những gia đình nghèo giúp họ vượt qua hồn cảnh khó khăn đi lên từ chính bàn tay khối óc của mình.
Cịn rất nhiều các điển hình khác đáng để Vnnetsoft học tập làm theo. Vnnetsoft luôn ý thức trách nhiệm của mình với xã hội, phải làm được một điều gì đó đóng góp vào cái chung tổng thể xã hội. Là doanh nghiệp cịn non trẻ, đang trong q trình xây dựng trưởng thành nhưng Vnnetsoft ln tham
gia tích cực các hoạt động xã hội trong khả năng của mình. Bắt đầu từ các hành động nhỏ như quyên góp quần áo cho đồng bào lũ lụt hay đóng góp 1 ngày lương cho những người nghèo, ủng hộ các quỹ từ thiện, quỹ trẻ em ... Đây là những hoạt động thường xuyên của cơng ty và ln nhận được sự nhiệt tình tham gia của tồn thể nhân viên công ty. Riêng năm 2007 số tiền Vnnetsoft quyên góp ủng hộ qua các đợt là 17.200.000 VNĐ. Đây không phải là một con số lớn nhưng nó thể hiện sự quan tâm của cơng ty với xã hội, thể hiện ý thức trách nhiệm xã hội của Vnnetsoft.
Cũng như chính sách nhân sự của Vnnetsoft là ln đặt yếu tố con người lên hàng đầu, Vnnetsoft rất quan tâm tới các cuộc thi trí tuệ sáng tạo của giới học sinh, sinh viên. Không chỉ dừng lại ở sự quan tâm theo dõi mà cịn có cả sự ủng hộ cả về mặt vật chất và tinh thần cho các đối tượng tham gia cuộc thi đó. Nổi bật hơn cả là hoạt động tài trợ cho đội Robocon của trường đại học Bách khoa Hà Nội năm 2006. Chơng trình Robocon là một chương trình tơn vinh các tài năng trẻ Việt Nam với sự sáng tạo, trí tuệ đã vinh danh Việt Nam trên đấu trường quốc tế. Năm 2006 khi cuộc thi Robocon lần thứ 4 được tổ chức Vnnetsoft đã chủ động tài trợ cho đội BKHN với số tiền là 20 triệu đồng. Đây là sự cổ động to lớn với các bạn sinh viên, giúp họ có điều kiện thực hiện ý tưởng, ước mơ của mình. Đây là hành động thể hiện sự quan tâm của Vnnetsoft tới thế hệ tương lai của đất nước. Thông qua hoạt động tài trợ này Vnnetsoft vừa làm một việc có ích cho xã hội vừ xây dựng được hình ảnh của cơng ty tới nhiều người hơn và một điều quan trọng hơn đó là Vnnetsoft cố được cơ hội tiếp xúc, lựa chọn, chuẩn bị lực lượng lao động có kỹ thuật cao cho cơng ty. Thực tế là đã có 2 nhân viên của phịng cơng nghệ phần mềm và phòng thiết kế Mutilmedia của Vnnetsoft là những sinh viên bách khoa trước đây. Họ tới với Vnnetsoft với điều kiện làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và họ cũng đã đóng góp rất nhiều cho cơng ty.
2.2.3. Ủng hộ, tài trợ các hoạt động của địa phương nơi đặt trụ sở kinh doanh.
Vnnetsoft hiện đặt trụ sở kinh doanh tại 151 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội. Ủng hộ, tham gia các hoạt động của địa phương là vấn đề được Vnnetsoft quan tâm nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với chính quyền và nhân dân địa phương.
Điều này được thể hiện qua các hoạt động :
Vnnetsoft luôn chấp hành tốt các quy định của nhà nước cũng như của địa phương về an ninh trật tự, về văn minh, về lối sống....là một công ty ln có ý thức thực hiện các nghĩa vụ xã hội của mình khơng gây rắc rối phiền hà cho các cơ quan quản lý, chính quyền và nhân dân phường Phương Mai. Nằm trên trục đường có rất nhiều cơng ty, nhà hàng cũng như nhà ở của dân, tập thể nhân viên Vnnetsoft luôn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với tất cả mọi người.
Tham gia tất cả các hoạt động do địa phương phát động như các đợt ủng hộ, qun góp giúp đỡ các gia đình có hồn cảnh khó khăn trong phường, các quỹ của địa phương... Các hoạt động này được Vnnetsoft tham gia tích cực, góp phần đưa địa phương thành một phường văn minh có nhiều hoạt động xã hội mạnh mẽ và tiên tiến. Một công việc nữa được Vnnetsoft rất quan tâm là các hoạt động dành cho thiếu nhi tại địa phương. Các hoạt động vào dịp Trung thu hay các buổi sinh hoạt hè cơng ty đều tích cực ủng hộ cả về vật chất cũng như tinh thần để tổ chức cho các em có được những buổi sinh hoạt thật vui và ý nghĩa. Thơng thường cơng ty sẽ đóng góp vào quỹ đồn của phường đặc biệt có những dịp cơng ty sẽ tổ chức những buổi để nhân viên công ty trực tiếp giảng dạy cho các em hiểu biết thêm về máy tính, tin học... Các buổi học thường diễn ra rất sôi nổi và được các em u thích. Nhìn chung cơng ty ln sẵn sàng tham gia các hoạt động xã hội tại địa phương nếu có cơ hội. Thơng qua các buổi hoạt động như vậy Vnnetsoft đã làm tăng sự tín
nhiệm của chính quyền và nhân dân địa phương. Có được sự ủng hộ này là một lợi thế cho công ty rất nhiều trong việc quan hệ với công chúng. Đây là một sức mạnh vơ hình giúp cơng ty có ưu thế trong cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Hằng năm số tiền Vnnetsoft ủng hộ cho các hoạt động của địa phương vò khaỏng từ 15-20 triệu VNĐ và tăng qua các năm. Con số này tuy khơng lớn nhưng nó cũng thể hiện phần nào ý thức của cơng ty trong việc đóng góp cho các hoạt động của phường.
2.2.4. Dịch vụ hỗ trợ
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay các doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện sản phẩm- dịch vụ của mình. Đối với Vnnetsoft thành cơng của họ là đưa ra dịch vụ hỗ trợ khách hàng rất thuận lợi, nhanh chóng.
Trong thời gian bảo hành, triển khai tồn bộ sự cố vướng mắc kỹ thuật phát sinh đều được Cơng ty Vnnetsoft khắc phục miễn phí chậm nhất sau 48h kể từ khi nhận được thông báo từ khách hàng, đảm bảo công việc của khách hàng không bị gián đoạn.
Tất cả những thắc mắc, những phản ánh về sản phẩm, cách sử dụng, cách cài đặt, các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, thao tác đều được Vnnetsoft phản hồi lại bằng cách cung cấp thông tin tư vấn cho khách hàng hoặc khắc phục các sự cố. Tất cả mọi người có thể liên hệ với Vnnetsoft, rất đơn giản bạn có thể liên hệ qua một trong những cách sau:
+Liên hệ trực tiếp tại trụ sở công ty tại 151 Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội.
+Fax: (84-4). 5763073 +Email: info@vnnetsoft.vn +Form Contact: Contact
+Trợ giúp trực tuyến qua Yahoo Messenger
Đặc biệt qua đường dây Hostline 24/24: 0953345790
Vnnetsoft cung cấp cho khách hàng dịch vụ hỗ trợ trực tuyến (Online) dịch vụ đường dây nóng (Hostline). Với sự hỗ trợ này khách hàng dù ở bất kỳ đâu cũng có thể được đáp ứng, tư vấn trực tiếp với các chuyên gia tin học, quản trị mạng của Vnnetsoft để khắc phục các sự cố phát sinh trong quá trình triển khai.
Qua dịch vụ này các chuyên gia của Vnnetsoft cũng liên tục cung cấp cho khách hàng các thông tin mới nhất về công nghệ thông tin, tư vấn cho khách hàng trong việc duy trì, phát triển hệ thống thơng tin.
Chính nhờ có dịch vụ hỗ trợ này mà có rất nhiều khách hàng mới biết đến cơng ty, góp phần tạo dựng uy tín cho Vnnetsoft. Vnnetsoft ln duy trì khả năng tiếp cận với các công nghệ mới, giải pháp phần mềm mạng tiến bộ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao chất lượng dich vụ do công ty cung cấp. Vì vậy mà Vnnetsoft ln có được sự tín nhiệm từ phía khách hàng và đối tác cả trong và ngoài nước, là một trong những đơn vị đứng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ phần mềm và dịch vụ thương mại địên tử. Vnnesoft tự hào là một trong những đơn vị có dịch vụ chăm sóc khách hàng uy tín tại Việt Nam.
Một mảng hoạt động hỗ trợ khác rất quan trọng mà công ty thực hiện là việc phát triển các phần mềm với các đối tác quan trọng có thể kể ra như:
* Đối tác NXB Kim Đồng về phần mềm quản lý xuất bản
* Đối tác là trường Đại học Quốc gia, Trung tâm công nghệ cao Vi điện tử Tin học Imet về thư viện điện tử
*Công ty Vinamilk, Fintec về phần mềm Quản lý Nhân sự * Siêu thị hải sản Vincom- phần mềm Quản lý bán hàng siêu thị ....
2.2.5. Phương tiện nhận dạng cơng ty
Bạn đang kinh cần tìm một giải pháp phàm mềm cho doanh nghiệp của mình, bạn khơng thể tự xây dựng, bạn muốn tìm một doanh nghiệp chuyên doanh giúp bạn. Thật dễ dàng bạn chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản là đã có một danh sách các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm mà bạn đang tìm kiếm. Qua tình huống này bạn nhận thấy điều gì? Một mặt nó cho thấy lợi ích của internet và các cơng cụ tìm kiếm thơng tin hiện đại, mặt khác điều mà các doanh nghiệp kinh doanh như Vnnetsoft quan tâm hơn đó là trong danh sách rất dài đó phải làm sao để khách hàng chọn bạn chứ không phải đối thủ cạnh tranh của bạn. Chưa nói tới sản phẩm mà bạn cung cấp với giá cả, chất lượng ...ra sao mà trước tiên là phải lôi cuốn được khách hàng họ di chuột vào biểu tượng của cơng ty bạn. Chính vì lẽ đó mà các phương tiện nhận dạng cơng ty rất quan trọng. Phương tiện nhận dạng doanh nghiệp bao gồm logo, câu slogan, bảng hiệu, danh thiếp, và web...
Với Vnnetsoft là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử thì vấn đề nhận dạng doanh nghiệp là rất quan trọng và được công ty chú ý xây dựng. Vnnetsoft đã xây dựng cho mình một logo riêng rất rõ ràng tính thơng tin cao và sử dụng nó cho tất cả các tài liệu, hình ảnh của cơng ty. Tuy nhiên Vnnetsoft vẫn chưa xây dựng cho mình một câu slogan định hướng hoạt động cho doanh nghiệp. Mặc dù cơng ty có rất nhiều khẩu hiệu như: “
Phương châm hoạt động của chúng tôi là cung cấp dịch vụ với chất lượng cao, mang tính tổng thể với giá cả hợp lý”; “ Sản phẩm của chúng tôi luôn đạt chất lượng cao và ln làm hài lịng khách hàng” hay “ Nhân tố con người luôn luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu”
Một phương tiện để nhận dạng công ty là Hồ sơ năng lực công ty. Đây là một tài liệu giới thiệu về công ty với rất nhiều thông tin quan trọng như quyết định thành lập, sản phẩm dịch vụ kinh doanh, cơ cấu tổ chức, nhân lực, khách hàng, định hướng hoạt động... Hồ sơ năng lực công ty được xây dựng khá sớm và ln có sự cập nhật, điều chỉnh qua các năm để thơng tin trong đó ln chính xác và đầy đủ. Mỗi thành viên của cơng ty đều có trách nhiệm tìm hiểu Hồ sơ năng lực cơng ty, tha gia xây dựng chỉnh sửa, vừa tạo sự gắn bó với cơng ty vừa giúp hồn thiện tài liệu này.
Các phương tiện nhận dạng này tao ra sự biết đến của công chúng với công ty, mang lại sự khác biệt cho Vnnetsoft , giúp nhận dạng công ty trong số vô vàn các doanh nghiệp khác kinh doanh cùng lĩnh vực mà tốn chỉ một số nhỏ kinh phí. Đây cũng là ưu điểm của PR so với quảng cáo chỉ với một phần nhỏ kinh phí quảng cáo nhưng PR lại tạo ra sự biết đến gấp nhiều lần quảng cáo.
Một phương tiện nhận dạng vơ cùng quan trọng khác đó là trang Web của doang nghiệp. Với một Website ta vừa có thể giới thiệu về cơng ty vừa có thể quảng cáo, đưa tin khơng những về chính doanh nghiệp mình mà cịn về nhiều đối tượng khác nữa. Đây còn là phương tiện liên hệ với công chúng một cách hiệu quả mà không bị giới hạn về thời gian về không gian. Tầm quan trọng của Website đang càng trở nên quan trọng khi toàn cầu hố về kinh tế,