Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2)

2.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Cơ Khí Ngân Hàng

2.1.6. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1.6.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ phận bảo trì, bảo dưỡng Bộ phận quản lý chất lượng Bộ phận thiết kế kỹ thuật Tổ Lắp ráp Tổ Sơn Tổ Sắt Tổ Hàn Tổ Cơ khí Bộ phận Quản Lý Kho Bộ phận Hành Chính Nhân Sự Bộ phận Kế Tốn Tài Chính HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SỐT

TT. Kinh Doanh Tiếp Thị Văn Phịng Cơng Ty TT. Kỹ Thuật Chất Lượng XN.Xây Dựng- TBAT XN Cơ Khí Chi nhánh Lê Hồng Phong, Q10, TP.HCM Nghiệp vụ: -Giao hàng -Kinh doanh -Tiếp thị Nghiệp vụ: - Thiết kế, dự toán, quyết tốn -Thi cơng lắp đặt, sửa chữa thiết bị -Xây dựng

Hội Đồng Quản Trị:( gồm có)

 Ơng Phan Văn Minh Chủ tịch

 Ông Nguyễn Văn Triển Phó chủ tịch

 Ơng Trương Ngọc Tấn Ủy viên

 Ông Lê Thanh Trung Ủy viên

 Bà Nguyễn Thị Kim Khánh Ủy viên Ban Tổng Giám Đốc:(gồm có)

 Ơng Phan Văn Minh Tổng Giám Đốc

 Ông Nguyễn Văn Triển Phó Tổng Giám Đốc

 Ơng Phạm Lý Phó Tổng Giám Đốc

2.1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban

Ban Giám Đốc

 Quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trương lớn về tài chính, nhân sự của cơng ty.

 Quyết định về hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết của công ty với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước.

 Có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức vụ quan trọng trong cơng ty.

 Giám sát, kiểm sốt tình hình sử dụng vốn, phê duyệt các quyết tốn của cơng ty.

 Quyết định thành lập mới, giải thể các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc nguồn vốn của công ty.

Bộ Phận Tài Chính - Kế Tốn

 Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch tốn tài chính, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho Ban Lãnh Đạo công ty đưa ra những giải pháp điều hành kịp thời và phù hợp.

 Thực hiện các báo cáo quyết tốn tài chính, thống kê kế tốn về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo định kỳ phải kịp thời và theo đúng quy định của pháp luật.

 Theo dõi các khoản nợ của công ty, phản ánh và đề xuất các kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác.

 Lập các chứng từ thu chi, tạm ứng tiền mặt, chuyển khoản trình Ban Giám Đốc duyệt.

 Quản lý các loại tiền, tài sản, vật tư, hàng hóa,… của cơng ty.

 Tổ chức quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, chứng từ kế toán….theo quy định Nhà nước.

Bộ Phận Hành Chính - Nhân Sự

 Tham mưu Ban Lãnh Đạo về tổ chức bộ máy hoạt động và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu về thực tế hoạt động và mục tiêu phát triển mà công ty đã đề ra.

 Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên, thực hiện các thủ tục liên quan đến chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động,…là thành viên thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng – kỷ luật của cơng ty.

 Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề, nâng lương, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên.

 Tổ chức quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu.

 Thực hiện cơng tác lưu trữ văn thư, tài liệu,…theo quy định của Nhà nước.

 Làm cơng tác khác khi có chỉ thị của Ban Lãnh Đạo.

Trung Tâm Kinh Doanh – Tiếp Thị

 Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, khuyến mãi, quảng cáo,…theo tình hình thực tế với nhu cầu thị trường.

 Lập các hợp đồng mua bán, báo giá, thanh lý hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng và các dịch vụ của công ty.

 Xây dựng chiến lược tổ chức và thực hiện các phương án mở rộng thị trường, mở chi nhánh, đại lý, cửa hàng…

 Tổ chức giải quyết kịp thời, linh hoạt và khéo léo các yêu cầu từ phía khách hàng trên cơ sở “Khách hàng là thượng đế”.

 Đón tiếp khách hàng đến trao đổi, tìm hiểu hoặc mua bán sản phẩm với công ty.

 Thực hiện kế hoạch giao nhận hàng hóa, dịch vụ bảo hành, sửa chữa sản phẩm, giải quyết các sự cố, giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc sử dụng sản phẩm mà công ty kinh doanh.

 Soạn thảo và ban hành (3 tháng /1 lần hoặc đột xuất) các bảng giới thiệu và giá bán sản phẩm của công ty.

 Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa, giao hàng, giải quyết hàng hóa, thành phẩm tồn kho, số hàng còn thiếu theo hợp đồng để Ban Lãnh Đạo kịp thời giải quyết.

 Làm các công tác khác do Ban Lãnh Đạo giao.

Trung Tâm Kỹ Thuật – Chất Lượng

 Xây dựng quản lý điều hành và tổ chức thực hiện cơng tác kỹ thuật, quy trình sản xuất, quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm.

 Hướng dẫn và kiểm tra, kiểm sốt xí nghiệp cơ khí trong việc gia công, sản xuất hoặc sửa chữa các sản phẩm và cơng việc được giao theo đúng mẫu mã, quy trình và thiết kế đúng kỹ thuật được Ban Lãnh Đạo duyệt.

 Phối hợp chặt chẽ với Trung tâm kinh doanh - tiếp thị và các Xí nghiệp trong việc tổ chức thực hiện cơng tác có liên quan đến sản xuất, kỹ thuật và chất lượng.

 Xây dựng các chiến lược để cải tiến, đổi mới và phát triển sản phẩm phù hợp với u cầu của thị trường và có tính cạnh tranh cao.

 Mua các thiết bị, máy móc, cơng cụ, dụng cụ, đồ nghề,…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vật tư phục vụ cho hoạt động bảo trì, sửa chữa hoặc nâng cấp máy móc, thiết bị, nhà xưởng.

 Quản lý hồ sơ kỹ thuật của tất cả máy móc thiết bị trong cơng ty. Xây dựng và hướng dẫn kỹ thuật sử dụng, bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị. Thực hiện chế độ kiểm tra, bảo trì máy móc, thiết bị theo định kỳ hoặc đột xuất.

 Soạn thảo và lưu trữ hồ sơ, tài liệu kỹ thuật - chất lượng, các bản hướng dẫn sử dụng thiết bị và sản phẩm, an toàn lao động…..một cách chặt chẽ, ngăn nắp và bảo mật.

Xí Nghiệp Xây Dựng Và Thiết Bị An Toàn (TBAT)

 Tổ chức thiết kế, thuyết minh và lập dự tốn các cơng trình theo đúng tiêu chuẩn.

 Lập dự tốn, báo giá,… các yêu cầu của khách hàng về sửa chữa, cải tạo, nâng cấp hệ thống thiết bị.

 Tổ chức khảo sát hiện trạng cần cải tạo, sửa chữa nâng cấp, lắp đặt thiết bị, xây dựng mới khi có yêu cầu của các đơn vị.

 Phối hợp với Trung tâm kỹ thuật - chất lượng và Văn phịng cơng ty mở các khóa đào tạo tập huấn, ơn thi nâng bậc cho công nhân.

 Thực hiện các công tác dịch vụ, kỹ thuật khi có yêu cầu.

Xí Nghiệp Cơ Khí

 Tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, phiếu sản xuất, phiếu giao việc, yêu cầu của Ban lãnh đạo,….đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và đạt được những yêu cầu quy định kỹ thuật, chất lượng an toàn và các yêu cầu khác.

 Hỗ trợ Trung tâm kinh doanh – tiếp thị trong việc giải quyết các sự cố phát sinh, lắp đặt kỹ thuật cửa kho hoặc sửa chữa, nâng cấp khóa, két sắt, tủ sắt, cửa kho, … theo yêu cầu.

 Phối hợp chặt chẽ với Trung tâm kỹ thuật – chất lượng thực hiện công tác chế thử sản phẩm, xây dựng và điều chỉnh mức kỹ thuật, xử lý khắc phục các sản phẩm khơng phù hợp.

 Báo cáo tình hình sản xuất, chất lượng sản phẩm theo quy định.

2.1.7. Đặc điểm cơng tác kế tốn tại cơng ty

2.1.7.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung. Cơng ty cổ phần Cơ Khí Ngân Hàng là một cơng ty tương đối nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh nhiều cho nhưng cơng tác tổ chức kế tốn tại công ty cũng đơn giản, tập trung dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.

2.1.7.2. Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế tốn tại cơng ty

2.1.7.3. Chức năng, nhiệm vụ phịng kế tốn.

 Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm với Giám đốc về mọi cơng việc tại phịng kế tốn; lập báo cáo tài chính theo đúng niên độ kế tốn; điều hành bộ máy kế toán theo đúng quy định của luật kế tốn; phân cơng và hướng dẫn nhân viên nghiệp vụ,

Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán thanh tốn Thủ quỹ Thủ kho KẾ TỐN TRƯỞNG

lập chứng từ, tổ chức ghi sổ kế toán, quy định việc luân chuyển các chứng từ kế toán.

 Kế toán tổng hợp: phụ trách việc tổng hợp quyết toán cùng Kế toán trưởng.

 Kế tốn tiền lương: tính tiền lương, BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn phải trả phải nộp cho các bộ phận có liên quan.

 Kế tốn vật tư: phản ánh chính xác tình hình biến động nhập xuất tồn vật tư tài sản.

 Kế tốn thanh tốn cơng nợ: thực hiện việc theo dõi, ghi chép tình hình thanh tốn cơng nợ trong cơng ty, theo dõi về vấn đề vay vốn, tiền gửi ngân hàng.

 Thủ quỹ: quản lý tiền mặt và theo dõi việc thu chi tại đơn vị.

 Thủ kho: theo dõi việc xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm tại kho.

2.1.7.4. Hệ thống tài khoản sử dụng và chứng từ kế toán

 Hệ thống tài khoản sử dụng

Cơng ty áp dụng hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp và Thông tư 244/2009/ TT- BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.

Hệ thống chứng từ kế tốn

Cơng ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo nợ, giấy báo có,……và một số chứng từ cơng ty thiết kế mẫu như phiếu thu kế toán, phiếu chi kế toán.

2.1.7.5. Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ

Niên độ kế toán

Kỳ kế tốn năm của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày giao dịch.

2.1.7.6. Hình thức kế tốn áp dụng

Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Báo cáo tài chính

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

 Kế tốn trên máy tính

Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thơng tin chính là sức mạnh. Với khả năng cung cấp thơng tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn. Phần mềm kế tốn giúp tự động hóa hồn tồn các cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm, và kiết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân lực và thời gian, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ tính hiệu quả của phần mềm kế tốn, Cơng ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán MISA được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ để hỗ trợ trong công tác kế tốn của cơng ty, mọi cơng tác kế toán đều được thực hiện trên máy tính. Bên cạnh đó, cơng ty cịn sử dụng Microsoft Word, Microsoft Excel trong công tác kế tốn tại cơng ty.

2.1.7.7. Hệ thống sổ kế toán sử dụng

 Chứng từ ghi sổ

 Sổ cái

 Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết

2.1.7.8. Chính sách kế tốn áp dụng tại công ty.

 Nguyên tắc xác định các khoản tiền : tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản tương đương tiền

 Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: những nghiệp vụ liên quan đến các loại ngoại tệ phát sinh trong năm được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng nhà nước tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

 Các chênh lệch phát sinh do quy đổi ngoại tệ và đánh giá lại số dư các tài khoản ngoại tệ được kết chuyển vào lãi, lỗ của niên độ.

 Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn (< 3 tháng), có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và khơng có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho

Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc.(Áp dụng theo chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho”)

 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp Nhập trước – xuất trước (FIFO).

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Áp dụng theo thông tư 13/TT-BTC

ngày 27/2/2003 của Bộ Tài Chính)

Được lập vào thời điểm cuối năm theo số chênh lệch giữa giá gốc của HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.

 Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Nguyên tắc ghi nhận tài sản hữu hình: là tồn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẳn sàng sử dụng.

Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao được tính dựa trên nguyên giá của TSCĐ và theo phương pháp khấu haođường thẳng. Tỷ lệ khấu hao hằng năm dựa trên mức độ hữu dụng dự tính của TSCĐ phù hợp với thơng tư 203/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài Chính.

 Các khoản đầu tư ngắn hạn khác: được ghi nhận theo giá gốc.

 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả

 Chi phí phải trả: chi phí thực tế phát sinh nhưng chưa có hóa đơn chứng từ được trích trước vào chi phí trong kỳ và được tất tốn khi có hóa đơn chứng từ.

 Quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm áp dụng theo thông tư 82/2003/TT- BTC ngày 14/8/2003 của Bộ Tài Chính.

 Phương pháp hạch toán thuế GTGT

Cơng ty hạch tốn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

 Phương pháp ghi nhận doanh thu

 Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

 Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.

 Cơng ty khơng cịn nắm giữ quyền quản lý như quyền sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa.

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

 Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

 Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả kinh doanh của