Hoàng Nguyên Thuỳ
PHN HAI
THỰC TRẠNG HẠCH TỐN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY FINTEC
I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY FINTEC ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TỐN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty FINTEC
Cơng ty cổ phần Đầu tư -Cơng nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại , tên giao dịch là FINTEC được thành lập từ tháng 9 năm 1995. Đây là Cơng ty Cổ phần với số vốn gĩp ban đầu là 2.500.000.000 VNĐ. Ở những buổi đầu thành lập, Cơng ty cĩ 7 thành viên gĩp vốn, hiện nay số lượng cổ đơng đã nhiều hơn, số vốn gĩp cũng đã nhiều hơn trước. FINTEC khởi đầu bằng việc kinh doanh các sản phẩm cơng nghệ thơng tin, cĩ trụ sở chính tại 212 C2 Vĩnh Hồ, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Đây là một cơng ty phát triển theo mơ hình tập đồn kinh doanh đa ngành, hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất và xuất khẩu nơng phẩm, kinh doanh các sản phẩm cơng nghệ thơng tin và thiết bị văn phịng, cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ tư vấn và đầu tư. Hiện nay, Cơng ty cĩ các chi nhánh tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và một số quốc gia trên thế giới.
Cĩ thể liệt kê ra đây các mốc đánh dấu quá trình phát triển của Cơng ty:
Tháng 9 năm 1995: Cơng ty FINTEC thành lập theo hình thức cơng ty cổ phần, hoạt động kinh doanh : cung cấp các giải pháp cơng nghệ thơng tin với
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
31
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
s vốn điều lệ là 2 tỉ rưỡi . Cĩ trụ sở chính tại 212 C2, Vĩnh Hồ, Đống Đa, Hà Nội.
Tháng 1 năm 1996: chuyển tồn bộ trụ sở giao dịch đến địa chỉ 5-7 Đinh Lễ, Hồn Kiếm, Hà Nội. Trở thành hội viên chính thức của Phịng thương mại và cơng nghiệp Việt Nam (VCCI).
Tháng 4 năm 1997: thành lập trung tâm thiết bị văn phịng (FINTEC_OA) đặt tại 101 K1 Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội.
Tháng 9 năm 1998: thành lập Xí nghiệp chế biến thực phẩm (FINTEC_Factory) tại số 2 Chương Dương Độ, Hồn Kiếm, Hà Nội.
Tháng 4 năm 1999: thành lập văn phịng chi trả kiều hối (FINTEC_Finance) taị tầng 6 tồ nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội.
Tháng 12 năm 1999: thành lập trung tâm cơng nghệ phần mềm và thương mại điện tử tại tầng 6 tồ nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội. Cùng thời gian này, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh cũng được thành lập, trụ sở là: tầng 6 tồ nhà Techcombank, 24-26 Pasteur, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
Tháng 3 năm 2000: thành lập chi nhánh tại TP Đà Nẵng (256/1 đường Đống Đa, Quận Thạch Thang, Đà Nẵng.
Tháng 5 năm 2000: thành lập chi nhánh tin học tại số 5-7 Đinh Lễ, Hà Nội và chuyển tồn bộ văn phịng cơng ty về tầng 6 tồ nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội, nâng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 VNĐ
Tháng 6 năm 2001: nâng vốn điều lệ lên 15.000.000.000 VNĐ với số cổ đơng lên đến 19 người
Tháng 11 năm 2001: đổi tên Trung tân thiết bị văn phịng thành Chi nhánh Thăng Long.
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
Tháng 12 năm 2001: chuyển Văn phịng về 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội. Cơng ty FINTEC với đội ngũ nhân viên trẻ, giàu kiến thức chuyên mơn, năng động và nhiệt huyết, dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giam đốc đã tạo được cho mình một mạng lưới chi nhánh rộng rãi cũng như khơng ngừng mở rộng các hình thức kinh doanh nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của thị trường. Việc làm này đồng thời cịn giúp Cơng ty cĩ mối quan hệ với thị trường ở nhiều lĩnh vực khác nhau, tạo điều kiện cho việc phát triển hơn nữa nhãn hiệu các sản phẩm của mình.
2. Tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty FINTEC
Cơ cấu bộ máy quản lý của Cơng ty FINTEC cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau:
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng 33 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
ĐẠI HỘI CỔ ĐƠNG
BAN KIỂM SỐT BAN GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI Văn phịng P. Kế tốn Bộ phận bán hàng Phịng XNK Chi nhán h TP Hồ Chí Minh Văn phịn g chi trả kiều hối Chi nhán h TP Đà Nẵng Chi nhán h Thăn g Long Xí nghiệ p chế biến thực phẩm Chi nhán h Tin học
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
Sơ đồ 3: Cơ cấu bộ máy quản lý của cơng ty FINTEC
Qua sơ đồ này ta thấy đây là cơ cấu tổ chức của một cơng ty cổ phần được tổ chức theo mơ hình trực tuyến – chức năng, sáu chi nhánh của Cơng ty đều hạch tốn độc lập. Tuy nhiên, hiện nay tồn bộ cổ phiếu của Cơng ty khơng phát hành rộng rãi ra cơng chúng nên cĩ thể gọi đây là một cơng ty cổ phần nội bộ, loại hình này khơng thu hút đươc nguồn vốn bên ngồi để giúp cho nhu cầu mở rộng và phát triển cơng ty.
Hiện nay, nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc trong cơ cấu quản lý của cơng ty FINTEC như sau:
Đại hội cổ đơng là cơ quan cĩ quyền quyết định cao nhất. Đại hội cĩ quyền
quyết định các loại cổ phần, mức cổ tức hàng năm, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm sốt, quyết định tổ chức lại và giải thể Cơng ty, quyết định sửa đổi, bổ xung điều lệ của cơng ty và các quyết định quan trọng khác theo luật doanh nghiệp qui định.
Hội đồng quản trị (HĐQT): là cấp quản lý cao nhất, quyết định các hoạt
động của cơng ty. HĐQT gồm 7 thành viên, được họp 3 lần trong một năm, lần 1 họp vào đầu năm nhằm vạch ra kế hoạch hoạt động sản xuất trong năm, lần hai thường được tổ chức vào giữa năm để kiểm tra tiến độ thực hiện, điều chỉnh kế hoạch nếu cần, cịn lần ba được tổ chức vào cuối năm nhằm đánh gía kết quả q trình hoạt động trong năm.
LuËn văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
Ban kiểm sốt: gồm 3 thành viên khơng phải là thành viên của hội đồng
quản trị, cĩ nhiệm vụ kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế tốn , báo cáo tài chính của Cơng ty và một số nhiệm vụ khác theo điều lệ cơng ty qui định. Ban kiểm sốt phải chịu trách nhiệm về những sai phạm gây ra.
Ban giám đốc: hiện nay gồm tổng giám đốc, TS. Nguyễn Hồng Chương do
HĐQT bổ nhiệm chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Cơng ty, giúp đỡ cho tổng giám đốc điều hành cơng ty là phĩ tổng giám đốc, kỹ sư Đỗ Hồng Minh.
Phịng kế tốn cĩ nhiệm vụ thu thập, xử lý các thơng tin tài chính kế tốn,
giúp ban giám đốc quản lý, giám sát một cách thường xuyên và cĩ hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Phịng xuất nhập khẩu cĩ nhiệm vụ lập và triển khai thực hiện kế hoạch
xuất, nhập khẩu cung ứng vật tư, hàng hố, trang thiết bị và các phương tiện sản xuất cho các đơn vị trực thuộc Cơng ty.
Văn phịng chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản, hợp đồng kinh
tế và các giấy tờ, ... tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động của Cơng ty
Phịng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho Cơng ty, tìm
kiếm nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hố, tiếp nhận và phê duyệt đơn đặt hàng, thơng báo cho phịng kế tốn những thơng tin về khách hàng.
Với thời gian hoạt động chưa bao lâu nhưng cơng ty FINTEC đã khơng ngừng phát triển cả về chiểu rộng lẫn chiều sâu, đi đơi với việc phát triển là đa dạng hố các sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng.
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
35
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
Giờ đây, Cơng ty FINTEC cĩ sáu đơn vị thành viên hạch tốn độc lập hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, chịu sự chỉ đạo chung của ban giám đốc ty. Tại mỗi đơn vị đều cĩ giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành đơn vị mình cũng như chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước ban giám đốc cơng ty. Cơng việc quản lý được thực hiên theo mơ hình trực tuyến chức năng, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường đối với các cơng ty vừa và nhỏ ở nước ta. Theo mơ hình này, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý đã cĩ những bộ phận chức năng giúp đỡ trong các lĩnh vực chuyên mơn.
II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN VÀ BỘ SỔ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY FINTEC ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TỐN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HỐ
1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn của Cơng ty FINTEC được tổ chức theo mơ hình kế tốn phân tán. Mơ hình đĩ như sau:
Kế tốn trưởng cơng ty
Kế tốn các hoạt
động tại cơng ty Kế tốn các chi nhánh của cơng ty
Kế Kế
Luận văn tốt nghip Hồng Ngun Thuỳ
S đồ 4: Mơ hình kế tốn theo kiểu phân tán của cơng ty FINTEC
Theo như mơ hình này, kế tốn trung tâm và kế tốn chi nhánh đều cĩ sổ sách kế tốn và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng nhiệm vụ của kế tốn phân cấp:
Kế tốn chi nhánh phải mở sổ kế tốn, thực hiên tồn bộ cơng tác kế tốn phần hành tương tự như các phần hành của Cơng ty từ giai đoạn hạch tốn ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo quản trị đưa lên kế tốn Cơng ty. Các chi nhánh được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành tồn bộ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh.
Kế tốn các hoạt động tại Cơng ty được tổ chức theo tám phần hành chính. Số lượng nhân viên kế tốn trong phịng kế tốn gồm cĩ ba người: kế tốn trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra tồn bộ các nghiệp vụ do nhân viên kế tốn thực hiện, kế tốn cơng nợ chịu trách nhiệm với các phần hành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và thanh tốn, kế tốn tổng hợp đảm nhiệm tất cả các phần hành cịn lại.
Mơ hình kế tốn theo kiểu phân tán, sử dụng kế tốn máy trong hạch tốn kế tốn nên số lượng nhân viên kế tốn được giảm bớt. Bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình này rất phù hợp với bộ máy quản lý nĩi trên.
2. Hàng hố và các kênh phân phối của cơng ty FINTEC
Cơng ty FINTEC chủ yếu kinh doanh các mặt hàng sau:
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
37
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
Thit bị văn phịng của hãng CANON: máy in phun, máy in lazer, máy quét scanner, máy photocopy, máy fax ...
Mực in SEPOMS cho máy in: CANON, HP, EPSON,....
Máy vi tính thương hiệu KEYMAN của Việt Nam
Các sản phẩm máy vi tính của các hãng: COMPAQ, IBM, HP, DELL, ...
Các thiết bị mạng và giải pháp hệ thống của CISCO, 3COM, HP, INTEL,.....
Máy huỷ giấy của hãng INTIMUS
Cơng ty FINTEC phân phối sản phẩm rộng rãi trên thị trường Hà Nội và các chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng
FINTEC Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Chi nhánh TP Đà Nẵng Thiết bị văn phịng và sản phẩm tin học TP Hà Nội
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuú
Các sản phẩm tin học và các thiết bị văn phịng của Cơng ty FINTEC được tiêu thụ trên thị trường cả nước, song chủ yếu là tại Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh. Những hàng hố này được Cơng ty tiêu thụ trực tiếp tại Hà Nội hoặc được bán cho các Chi nhánh của Cơng ty tại các thành phố khác để cung cấp cho thị trường nơi đĩ. Quan hệ giữa chi nhánh với Cơng ty là quan hệ bên mua và bên bán bởi vì các Chi nhánh của Cơng ty đều hạch tốn độc lập.
3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn
Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Cơng ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế tốn được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm:
Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng
tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được chương trình kế tốn tự động lập và in ra theo định kì.
Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu
tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đĩ, Nhật kí bán hàng ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hố đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hố đơn, ngày chứng từ.
Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ khơng liên quan đến mua bán
hàng hố, thanh tốn mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch tốn khấu hao tài sản cố định, các bút tốn phân bổ, trích trước...
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế tốn ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế tốn được tổng quát theo sơ đồ sau:
GVHD: §Ỉng Thuý H»ng
39
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuú
Sụ ủồ 6: Chu trỡnh ghi soồ toồng hụùp tái cõng ty FINTEC
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu
III- HẠCH TỐN TIÊU THỤ HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY FINTEC 1. Phương thức tiêu thụ hàng hố và tài khoản sử dụng.
1.1. Phương thức tiêu thụ hàng hố và phương thức thanh tốn.
Cơng ty FINTEC chuyên kinh doanh các thiết bị văn phịng và sản phẩm tin học. Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luơn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng địi hỏi các phương thức tiêu thụ của Cơng
Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Luận văn tốt nghip Hoàng Nguyên Thuỳ
ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, Cơng ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buơn và phương thức bán lẻ hàng hố. Cơng ty cĩ nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung cĩ hai nhĩm khách hàng chính: các chi nhánh của Cơng ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các cơng ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lơ hàng lớn, giá trị. Cịn khách lẻ thường khơng ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
Tại Cơng ty, chỉ áp dụng hai phương thức thanh tốn đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, cĩ tín nhiệm, Cơng ty cho phép nợ lại theo thời hạn. Cịn những khách hàng khơng thường xuyên thì phải thanh tốn đầy đủ mới được nhận hàng
Về hình thức thanh tốn, Cơng ty chấp nhận các hình thức như: tiền mặt,