Từ khi mở rông thị trường phân phối các dòng thiết bị phòng tắm cao cấp và gạch lát nền nhập khẩu Tây Ban Nha từ năm 2012 thì Cơng ty đã xây dựng cho mình một mơ hình kho gắn liền với thủ kho và phịng bảo hành ln túc trực 24/24 để theo dõi mọi biến động của kho hàng.
Khu kho chứa thành phẩm còn khá hẹp, nhiều sản phẩm bị xếp chồng lên nhau quá mức giớ hạn. Tron khi đó kho linh phụ kiện lại cịn nhiều khoảng trống khơng dùng đến. Do đó trong thời gian tới cơng ty cần quy hoạch lại vị trí từng kho hợp vớ thầy nhu cầu và khối lượng hàng hóa.
hóa mà lại chỉ có 1 thủ kho, việc này có thể làm giảm tầm kiểm sốt của thủ kho vì thủ kho khơng thể bỏ kho linh kiện và kho thành phẩm để sang kho phụ kiện giám sát được.
Bên cạnh đó tường của kho và phòng bảo hành đã cũ, khi trời mưa thì bị ngấm nước, mái che làm bằng tôn mạ màu nhưng có chỗ bị dột điều này sẽ làm ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hố, linh kiện, thành phẩm trong kho do tính chất của các loại hàng này là hàng điện tử.
Do diện tích kho dài nhưng khơng rộng, khi có nhiều thành phẩm nhập kho thì thiếu chỗ phải để lẫn sang khu vực linh kiện bảo hành chờ lắp ráp, chưa kể đến linh kiện nhập về nhưng khơng có chỗ để phải để tràn lan sang khu bảo hành và phụ kiện, ngoài sân mà người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Qua đó có thể thấy cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho là khơng chặt chẽ.
- Việc bố trí kho như trên có ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm: khoảng cách giữa kho và phòng bảo hành là ngắn nên thuận
tiện cho việc vận chuyển linh kiện, thành phẩm.
Nhược điểm: vị trí của kho và phịng bảo hành bố trí như vậy chưa hợp
lý, khi xảy ra mất hàng thì khó quy trách nhiệm, khó kiểm sốt hàng hố. Diện tích để hàng là quá hẹp, chỉ cần một loại hàng hố nào đó nhiều là việc sắp xếp, nhập kho hàng khác sẽ gặp khó khăn.
2.3.2.Cơng tác tổ chức theo dõi sự biến động hàng hóa dự trữ.
Trên thực tế lượng hàng nhập xuất để phục vụ kinh doanh ln ở trạng thái biến động. Do đó cần phải tổ chức theo dõi sự biến động của lượng hàng dự trữ, nhằm kịp thời điều chỉnh dự trữ thực tế cho phù hợp với định mức. Ở Công ty TNHH TM và DV Hải Nghuyệt Chân công tác tổ chức theo dõi sự biến động của hàng hóa trong kho được tiến hành nhằm mục đích sau:
Xác định số lượng cụ thể từng loại hàng hóa và linh phụ kiện đang dự trữ trong kho tại một thời điểm nào đó. Đây là cơ sở để đề ra biện pháp giải quyết tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa trong kho, tạo thuận lợi cho cơng tác kiểm
kê hàng hóa linh phụ kiện trong kho.
Thấy rõ được trách nhiệm vật chất của thủ kho trong công tác quản lý hàng tồn kho. Thấy được tình hình biến động hàng hóa, từ đó biết được trong q trình kinh doanh có bị hư hỏng mấy mát gì khơng. Biết được linh phụ kiện đặc biệt các linh phụ kiện điện tử trong các máy thơng minh bảo quản có tốt hay khơng, có bị hỏng, hoặc bị kém chất lượng không.
Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phịng kế tốn lập thẻ và ghi các chỉ tiêu như :Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã linh phụ kiện, thành phẩm, sau đó giao cho thủ kho quản lý kho ghi chép hằng ngày.
Hằng ngày nhân viên quản lý kho hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng của thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dịng. Cuối ngày tính số tồn kho. Cuối tháng, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của nhân viên trông kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ.
2.4. Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý kho
Công ty Hải Nguyệt Châm đang sử dụng hệ thống quản lý Kho tại từng kho phần mềm quản lý "VsoftBMS.IM". Hệ thống này được triển khai trên hệ thống
mạng nội bộ của từng kho theo mơ hình Client-Server, giải quyết các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê tồn kho, báo cáo tồn kho v.v….
- Hệ thống quản lý dữ liệu và điểu hành kinh doanh tập trung “VsoftHQ.IM”: + Vsoft HQ.IM được thiết kế để quản lý dữ liệu của các kho trong hệ thống một cách dễ dàng hơn.
+ VsoftHQ.IM cho trung tâm biết tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực tại mỗi kho. Từ trụ sở chính, nhà quản lý có thể nắm bắt được tồn bộ hoạt động nhập, xuất, tồn của từng kho.
Hình 2.1: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ phần mềm quản lý kho
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.5. Những yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại cơng ty
- Mua hàng: Khi có nhu cầu mua linh phụ kiện thì các bộ phận mua hàng sẽ lập
phiếu đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc HẢI NGUYỆT CHÂM. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập. Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót.
- Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng của HẢI NGUYỆT CHÂM sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm vật tư Hải Nguyệt Châm phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng Hải Nguyệt Châm độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán.
- Lưu kho: Hàng đặt được chuyển tới kho và hàng sẽ được chuyên gia của Hải
Nguyệt Châm kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thơng báo cho phịng kế tốn về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
- Xuất kho vật tư hàng hoá:
+ Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển.
- Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và
giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn khi mua hàng tại SMS ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao. mã số, chúng loại quy cách, phẩm chất, sổ lượng, đơn giá và thành tiền thành toán.
- Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng tại Hải Nguyệt
Châm lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất.
- Lưu kho thành phẩm: Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của
Hải Nguyệt Châm khi hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này bộ phận an ninh Hải Nguyệt Châm cũng như thủ kho phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm về tài sản mình trơng coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập – xuất – tồn kho.
- Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho: Chứng từ Kiểm
30
thể là các tài liệu kế tốn hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ Kiểm toán thường bao gồm:
+ Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho HTK.
+ Sự ảnh hưởng của phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Hệ thống kế tốn chi phí và tình giá thành sản phẩm.
+ Hệ thồng các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt hại do ngừng sản xuất.
+ Hệ thống sổ sách kế tốn chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp, hàng hóa, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung..
Tác động của quyết định mức tồn kho đến lợi nhuận của công ty
+ Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm của Hải Nguyệt Châm.
+ Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động trong HNC bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp.
+ Hàng tồn kho được đánh giá thơng qua số lượng chất lượng, tình trạng hàng tồn kho.
2.6. Nhận xét đánh giá hoạt động quản trị tồn kho tại công ty
2.6.1. Ƣu điểm
Trong thời gian qua dù tình hình thị trường có nhiều khó khăn nhưng Cơng ty vẫn tìm ra những khách hàng mới, do đó mặt hàng cơng ty kinh doanh luôn tiêu thụ mạnh, doanh thu tăng cao qua các năm.
Công ty đã cố gắng đa dạng hoá nhà cung cấp để nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các mặt hàng để đáp ứng tối đa nhu cầu của khác hàng, tránh tình trạng khách hàng muốn mua chủng loại hàng hóa mà cơng ty lại khơng phân phối làm mất khách hàng.
31
Nhanh chóng nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để đưa ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh cao, sản phẩm đa dạng, nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới từ các nhà cung cấp để đưa sản phẩm mới ra thị trường.
Để nâng cao số lượng sản phẩm tiêu thụ Công ty đã thực hiện chính sách quảng cáo, khuyến mại thông qua các chương trình chăm sóc khách hàng mới, bên cạnh đó để nâng cao uy tín Cơng ty đã thực hiện một số dịch vụ sau bán hàng như dịch vụ bảo hành nhanh cho khách hàng đối với những lỗi mà phịng kỹ thuật có thể khắc phục ngay được mà không phải chờ đợi nhà cung cấp, đổi mới sản phẩm đối với những sản phẩm lỗi, hỏng bằng chính sản phẩm dự trữ trong kho của công ty.
Trong thời gian 2013 - 2015 Cơng ty đã có những chính sách mới để giữ chân người lao động, nâng cao tinh thần làm việc của họ bằng cách sử dụng điểm thưởng tích luỹ. Mỗi cơng nhân viên làm việc vƣợt định mức, có tinh thần tố giác hành vi gian lận trong Công ty, làm thêm giờ,… sẽ được cộng điểm thưởng và đến cuối tháng tổng kết số điểm đó quy ra tiền thưởng. Bên cạnh đó Cơng ty cũng có chính sách xử phạt những hành vi gian lận, vi phạm quy chế của Cơng ty để có sự cơng bằng trong quản lý.
Với việc sử dụng phần mềm quản lý kho VsoftBMS.IM, Công ty đã thu được những hiệu quả cao trong các hoạt đông:
- Quản lý sản phẩm
+ Quản lý thông tin của sản phẩm theo barcode, mã, tên, đơn vị tính, giá, hình ảnh,…
+ Cho phép thiết lập mức thuế cho từng sản phẩm và tự động tính thuế khi nhập, xuất hàng.
+ Cho phép quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính. + Hỗ trợ in tem mã vạch cho sản phẩm.
+ Cho phép thiết lập định mức tồn kho an toàn cho từng sản phẩm. Hệ thống tự động thông báo cho người dùng những mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn khi thống kê hàng tồn.
+ Cho phép cập nhật giá hàng loạt cho hàng hóa từ file Excel hoặc cập nhật tự động theo tỉ lệ.
+ Cho phép khai báo cấu tạo thành phẩm cho hàng hóa.
+ Quản lý các loại hàng hóa là nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm, dịch vụ. + Thống kê những lần nhập – xuất gần nhất theo từng sản phẩm.
- Quản lý nhập kho
+ Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập kho.
+ Tự động điều chỉnh lượng tồn kho sau khi nhập kho. + Quản lý danh sách phiếu nhập kho.
+ Quản lý xuất kho
+ Quản lý và theo dõi hàng hóa xuất kho.
+ Tự động giải trừ hàng tồn kho theo phương pháp FIFO sau khi xuất kho. + Quản lý danh sách phiếu xuất kho.
- Quản lý nhập xuất khác
+ Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập xuất khác. + Quản lý chuyển kho
+ Cho phép thực hiện luân chuyển hàng hóa giữa các kho trong hệ thống. + Quản lý danh sách phiếu chuyển kho.
- Nghiệp vụ kiểm kho
+ Cho phép thực hiện kiểm kho theo từng kỳ hoặc trong mọi thời điểm. + Nghiệp vụ điều chỉnh kho
+ Hỗ trợ điều chỉnh kho bằng tay hoặc tự động khi có sự chênh lệch giữa số lượng tồn kho thực tế và trong hệ thống.
- Thống kê hàng tồn
+ Hỗ trợ xem chi tiết hàng tồn tại từng kho tại mọi thời điểm. + Hỗ trợ cảnh báo các mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn. + Cho phép thống kê hàng tồn theo từng nhóm hàng.
+ Khởi tạo hàng tồn đầu
+ Hỗ trợ người dùng khởi tạo hàng tồn đầu bằng cách Import từ file Excel hoặc bằng tay.
2.6.2. Những mặt còn tồn tại.
Mặc dù Công ty đã cố gắng kiểm sốt chất lượng nguồn hàng hóa đầu vào nhưng những hàng hóa phải nhập từ nước ngồi thì vẫn khơng tránh khỏi chất lượng bị ảnh hưởng làm cho chi phí tồn kho tăng lên. Khi nhập hàng hóa về kho sau một thời gian lưu kho q dài mà hàng hóa đó khơng được tiêu thụ thì một số sản phẩm phụ kiện có hiện tượng bị biến dạng do không phù hợp với điều kiện môi trường của Việt Nam.
Tuy Công ty đã xây dựng định mức hàng hóa, tổ chức theo dõi sự biến động hàng hóa nhưng cơng tác thực hiện vẫn chưa tốt nên đã để lượng hàng hóa tồn kho năm 2013 và năm 2015 quá nhiều gây lãng phí vốn lưu động và chi phí lãi vay lại tăng do khơng có vốn cho kinh doanh.
Trình độ nhân viên trơng coi kho cịn hạn chế nên cơng tác sắp xếp hàng tồn kho, cơng tác theo dõi chưa khoa học, cịn chậm chạp làm ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh.
Mặc dù có chính sách điểm thưởng tích luỹ nhưng mức phạt còn cao hơn mức thưởng khiến cho nhân viên thấy khơng hài lịng và có khơng khí nặng nề trong cơng việc. Tất cả nhân viên đều bức xúc về vấn đề lương thưởng bởi lương thấp hơn so với việc phải làm việc trong thời gian quá dài, phụ cấp thì bị
cắt giảm và khơng có thưởng vào các dịp lễ tết, hoặc có thì cũng rất ít. Đây chính là vấn đề khiến cho người lao động rời bỏ Công ty. Nếu Cơng ty khơng cải thiện tình hình này thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bởi vì những nhân viên kinh doanh giỏi sẽ ra đi, hàng hóa trong kho của Cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong vấn đề phân phối đầu ra.
Một điểm bất cập tại Cơng ty là Kế tốn trưởng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, vừa là Kế toán trưởng vừa là thủ quỹ nhưng lại có thể tự ý xuất hàng