Bình Dương
Kết quả thu được từ khảo sát thực tế tổ chức cơng tác kế tốn tại 40 công ty chế biến gỗ trên tỉnh Bình Dương, cho thấy các DN chế biến gỗ trong tỉnh có nhiều hình thức sở hữu vốn khác nhau, trong 40 công ty được khảo sát có 19/40 cơng ty sở hữu
Hình thức sở hữu vốn của doanh nghiệp 50 40 30 20 10 0
DN nhà nước DN 100% vốn nước ngồi DN liên doanh DN ngồi quốc doanh
Quy mơ hoạt động của doanh nghiệp
80 60 40 20 0
Quy mô nhỏ và vừa Quy mô lớn
100% vốn nước ngoài, chiếm tỷ lệ khá cao 47,5%; DN liên doanh có 3/40 cơng ty, chiếm tỷ lệ 7,5% và 18/40 DN có vốn đầu tư trong nước, chiếm tỷ lệ 45% (Hình 2.1).
Hình 2.1: Hình thức sở hữu vốn của doanh nghiệp
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Phần lớn các công ty SX các sản phẩm gỗ ở tỉnh Bình Dương có 30 cơng ty có quy mơ hoạt động nhỏ và vừa (chiếm tỷ lệ 75% trên tổng số 40 công ty được khảo sát), và 10/40 cơng ty chế biến gỗ có quy mơ lớn chiếm tỷ lệ 25% (Hình 2.2).
Hình 2.2: Quy mơ hoạt động của doanh nghiệp
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Mặt dù các DN nhỏ và vừa trong tỉnh chiếm tỷ lệ lớn nhưng đa số các DN nhỏ và vừa này đều khơng áp dụng chế độ kế tốn DN nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 mà phần lớn DN nhỏ và vừa được khảo sát đều đang áp dụng chế độ kế toán DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006.
2.2.1.Thực trạng tổ chức chế độ chứng từ kế toán
Qua kết quả thu được từ khảo sát thực tế tổ chức chế độ chứng từ kế toán ở các DN chế biến gỗ trên tỉnh Bình Dương (Phụ lục số 13), cho thấy:
Chế độ kế toán DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 quy định mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn cho DN áp dụng, 40/40 công ty được khảo sát (chiếm tỷ lệ 100%) đều đang áp dụng cả hai loại chứng từ kế toán trên. Đối với chứng từ kế toán bắt buộc theo mẫu quy định của BTC thì hiện có 38/40 cơng ty là tn thủ đúng quy định (chiếm 95%), chỉ có 2/40 cơng ty (chiếm tỷ lệ 5%) đang sử dụng chứng từ kế toán bắt buộc vừa theo mẫu quy định và không theo mẫu quy định. Tuy nhiên, danh mục chứng từ kế toán mà BTC ban hành vẫn còn thiếu mẫu chứng từ hướng dẫn cho ngành chế biến gỗ, thiếu các chứng từ thu thập thông tin cho KTQT. Hầu hết các DN chế biến gỗ phải tự thiết kế thêm nhiều loại chứng từ để phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin và phù hợp với ngành chế biến gỗ của đơn vị mình, chẳng hạn chứng từ về nghiệm thu gỗ, về lệnh sản xuất, về nghiệm thu cơng trình,...
Các nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán được DN ghi chép bằng máy vi tính chiếm tỷ lệ lớn 67% (27/40 công ty được khảo sát), DN ghi chứng từ vừa ghi bằng tay vừa ghi bằng máy vi tính chiếm 30% (12/40 cơng ty) và chiếm gần 3% (1/40 cơng ty) đang ghi chứng từ kế tốn bằng tay. Phần lớn các DN chưa sử dụng chứng từ kế tốn điện tử 33/40 cơng ty được khảo sát (chiếm 82,5%), có 7/40 cơng ty (chiếm 17,5%) cho rằng cơng ty có sử dụng chứng từ điện tử.
Hiện tại các DN chế biến gỗ đang hoạt động trên tỉnh Bình Dương, có 29/40 DN được khảo sát (chiếm tỷ lệ 72,5%) khơng có mở sổ đăng ký chữ ký thủ trưởng đơn vị, các trưởng phòng, nhân viên trong cơng ty; 27,5% tỷ lệ cịn lại (11/40 cơng ty) có đăng ký mẫu chữ ký lãnh đạo công ty trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Nguyên nhân là do các DN chế biến gỗ phần lớn có quy mơ nhỏ và vừa, số lượng nhân viên ở các phịng ban khơng nhiều nên không cần đến thủ tục này. Để tránh tình trạng giã mạo chữ ký gây tổn hại cho cơng ty, các DN cần nhanh chóng khắc phục việc này.
Thực tế có 25/40 cơng ty được khảo sát (chiếm tỷ lệ 62,5%) chứng từ kế toán trong DN được ln chuyển giữa các phịng ban với nhau khơng theo kế hoạch, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nào hết và 15/40 công ty khảo sát (chiếm tỷ lệ
37,5%) là có lập quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn. Ta thấy đa số DN khơng có lập quy trình ln chuyển chứng từ giữa các phòng ban với nhau làm cho chứng từ về đến phòng kế tốn chậm trễ, khơng được phản ánh ghi chép kịp thời. Do đó các DN cần lập quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn cho đơn vị mình.
Chứng từ về đến phịng kế tốn trước khi ghi sổ kế toán, tất cả đều được kiểm tra, xem xét tính trung thực, hợp lý, hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều DN chưa thực hiện đúng theo quy định của Chế độ kế toán trong việc ghi chép các nội dung trên chứng từ, khơng thể hiện đầy đủ hết thơng tin, có nhiều chỉ tiêu cịn bỏ trống khơng được ghi ra; nhiều chứng từ in ra bị tẩy xoá, sửa chữa trực tiếp lên chứng từ khi phát hiện có sai sót; chứng từ khơng được ký đầy đủ chữ ký trên chứng từ; nhiều DN chưa xây kho lưu trữ và bảo quản chứng từ mà để ln ở phịng kế tốn.
2.2.2.Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống TKKT đang áp dụng ở các DN chế biến gỗ qua kết quả khảo sát (Phụ
lục số 14) thấy rằng hệ thống TKKT mà DN đang áp dụng tuân thủ chế độ kế tốn DN
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC vì đối với các DN hoạt động SX nếu sử dụng danh mục hệ thống TKKT ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 sẽ khơng có các tài khoản 136, 336, 521, 531, 532, 621, 622, 627 để tập hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phức tạp và đa dạng trong DN sản xuất và theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC cho phép DN có quy mơ vừa và nhỏ được áp dụng chế độ kế toán DN theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC nhưng phải thông báo cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp DN biết và áp dụng tối thiểu trong thời gian 2 năm. Vì vậy hầu hết các DN chế biến gỗ được khảo sát đều đang áp dụng chế độ kế toán DN theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 để tổ chức cơng tác kế tốn.
Các công ty được khảo sát chiếm khoảng gần 88% (35/40 DN chế biến gỗ) đều có mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4,... để đáp ứng yêu cầu quản lý tại đơn vị. Ở 35 cơng ty có mở thêm tài khoản chi tiết, 27/35 DN (chiếm 77%) là mở tài khoản chi tiết theo cấp độ chi tiết được xây dựng theo sau hướng dẫn của chế độ kế toán DN, khoảng 23% (8/35 DN) mở tài khoản chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị. Trong hệ thống TKKT DN có các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp dùng để cung cấp thông tin cho KTTC và tài khoản chi tiết cung cấp
thông tin cho KTQT, trong 40 DN được khảo sát có sử dụng hệ thống TKKT vừa cung cấp thông tin cho KTTC và KTQT chiếm tỷ lệ trên 57% (23/40 công ty) và khoảng 43% sử dụng hệ thống TKKT chỉ cung cấp thơng tin cho KTTC. Nhưng rất ít DN dùng thông tin trên tài khoản chi tiết để lập các báo cáo KTQT, phần lớn các DN không quan tâm đến báo cáo KTQT do chủ DN không yêu cầu, các DN chỉ tập trung vào thông tin cho KTTC để lập bộ BCTC hàng năm theo quy định của BTC.
Các đơn vị chế biến gỗ có quan tâm đến KTQT lại tổ chức hệ thống tài khoản tách biệt với tài khoản phục vụ KTTC để cung cấp thông tin riêng phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động nội bộ đơn vị vì cho rằng hai thơng tin trên KTTC và KTQT không liên quan với nhau, sợ thông tin nội bộ tiếc lộ ra ngồi. Điều này làm lãng phí, tốn kém thêm chi phí, thời gian, làm tăng thêm khối lượng cơng việc.
Ta thấy vẫn cịn nhiều bất cập tồn tại trong hệ thống TKKT ở các DN chế biến gỗ cần được khắc phục nhanh giúp DN có được một hệ thống TKKT gọn, nhẹ, đơn giản, dễ vận dụng, không làm tăng khối lượng công việc nhưng ngược lại đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, hữu ích mà vẫn tiết kiệm, hiệu quả. 2.2.3.Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo số liệu khảo sát ở 40 DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương (Phụ
lục số 15) hệ thống sổ kế toán được tổ chức như sau:
Chiếm tỷ lệ 85% DN chế biến gỗ được khảo sát (34/40 công ty) đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế tốn trong tổ chức cơng tác kế toán, một tỷ lệ nhỏ 6/40 DN (chiếm tỷ lệ 15%) khơng sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính mà sử dụng hình thức Nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán ở đơn vị. Trong 34 DN đang áp dụng hình thức kế tốn máy, đại đa số các công ty chế biến gỗ sử dụng mẫu sổ được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung chiếm 91% (31/34 cơng ty được khảo sát), một số ít DN áp dụng mẫu sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ chiếm khoảng 9% (3/34 DN được khảo sát). Nhìn chung, hình thức Nhật ký chung được DN chế biến gỗ sử dụng chủ yếu, lựa chọn theo hình thức sổ này là đúng đắn và hợp lý vì hình thức Nhật ký chung thích hợp cho DN có quy mơ nhỏ và vừa, số lượng sổ sách được mở để ghi chép không quá nhiều, dễ dàng ngay cả khi thực hiện bằng phần mềm kế tốn hay bằng thủ cơng mang lại hiệu quả cao hơn các hình thức kế tốn khác.
Nhiều sổ kế toán chi tiết ở các DN chế biến gỗ được mở theo nguyên tắc DN xây dựng thêm tài khoản kế toán chi tiết nào sẽ mở thêm sổ kế toán chi tiết tương ứng với tài khoản chi tiết đó. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán các DN chế biến gỗ đã mở sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết cho từng đối tượng tương ứng theo thời gian và bảng tổng hợp chi tiết của tất cả các đối tượng, chẳng hạn: mở sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo dõi theo mã khách hàng, theo thời gian; sổ chi tiết hàng tồn kho theo dõi từng mã NVL, công cụ dụng cụ, thành phẩm; về theo dõi nợ vay mở sổ chi tiết cho từng ngân hàng nhận nợ, trong từng ngân hàng mở chi tiết theo tiền VND, tiền ngoại tệ (USD, EUR).
Tuy nhiên, đây chỉ là những sổ kế toán chi tiết phục vụ theo dõi tình hình tài sản DN, phục vụ cho việc lập BCTC và giải trình trong phần thuyết minh BCTC của DN. Phần lớn các DN chế biến gỗ chưa thật sự quan tâm đến việc thiết kế mẫu sổ chi tiết phục vụ cho KTQT để lập các BCQT có liên quan.
In sổ sách kế tốn thường in theo tháng nhưng đa số các DN chế biến gỗ in sổ nhật ký và sổ cái theo tháng, cịn các sổ kế tốn chi tiết được in theo năm. Nhiều DN sử dụng phần mềm kế toán sau khi kết thúc năm tài chính vẫn khơng in sổ sách ra để lưu trữ, khi có quyết định kiểm tra của cơ quan thuế mới in sổ ra để phục vụ cho công tác kiểm tra. DN sẽ gặp nhiều rủi ro, khả năng mất dữ liệu rất cao khi phần mềm bị lỗi không khắc phục được.
Sử dụng phần mềm kế toán các DN được tự do chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm khi sổ sách phát hiện sai giúp sổ in ra đẹp khơng có sự chỉnh sữa nhưng tính cẩn thận của nhân viên kế toán giảm do được chỉnh sửa lại dễ dàng nếu có nhập sai.
2.2.4.Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Theo kết quả khảo sát (Phụ lục số 16) tại 40 DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương về tổ chức hệ thống BCTC, các công ty trong mẫu khảo sát đều lập đầy đủ các báo cáo trong bộ BCTC theo quy định do BTC ban hành.
Phần lớn các công ty được khảo sát chiếm tỷ lệ 82% (33/40 DN) lập bộ BCTC theo đúng biểu mẫu quy định của BTC ban hành, một tỷ lệ nhỏ DN lập BCTC tuân thủ theo yêu cầu lập BCTC như yêu cầu về trung thực, hợp lý; khách quan, đầy đủ, kịp thời; đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng.
Kế toán trưởng
Kế toán ở các chi nhánh phụ thuộc
Trong 40 cơng ty khảo sát có 7 cơng ty (chiếm gần 18%) có tổ chức cơng tác kế tốn nhưng th kế tốn bên ngồi lập BCTC, chủ yếu nhà lãnh đạo muốn thuê nhân viên ngoài lập báo cáo thuế hàng tháng, BCTC hàng năm và thay mặt DN làm việc với cơ quan thuế, đẩy phần rủi ro về thủ tục pháp lý cho công ty dịch vụ kế toán.
Số liệu khảo sát kiểm tốn BCTC ở các cơng ty chế biến gỗ có tới 28/40 DN được khảo sát (chiếm 70%) có kiểm tốn BCTC, chiếm tỷ lệ 30% (12/40 DN) khơng có kiểm tốn BCTC. Chiếm tỷ lệ lớn gần 83% (33/40 công ty được khảo sát) cho biết BCTC chỉ được kiểm tra tại đơn vị khi có yêu cầu quyết định kiểm tra của các cơ quan nhà nước mà chủ yếu là cơ quan thuế.
2.2.5.Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Từ số liệu khảo sát (Phụ lục số 17) ở 40 công ty chế biến gỗ Bình Dương tổ
chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng việc kế toán được tập trung về bộ phận kế tốn nằm ở trụ sở chính của công ty, tại đây sẽ tiến hành tổng hợp số liệu, hạch toán, ghi chép sổ sách và lập các báo cáo cần thiết cũng như kiểm tra kế tốn, phân tích báo cáo; cịn tại các chi nhánh của cơng ty khơng có kế tốn riêng mà bố trí nhân viên ở chi nhánh để thu thập chứng từ ban đầu rồi chuyển về phịng kế tốn của cơng ty. Mơ hình theo kiểu tập trung có thể khái qt qua sơ đồ 2.3 như sau:
Kế tốn vật tư,
cơng cụ,TSCĐ Kế toán tiền,cơng nợ Kế toán khogỗ, tiền lương Kế tốnv.v...
Kế tốn tổng hợp
Sơ đồ 2.3: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung
Ở các DN chế biến gỗ có quy mơ nhỏ số lượng nhân viên trong bộ máy kế toán từ 1 đến 4 người, cịn ở các DN chế biến gỗ có quy mơ vừa và lớn số lượng nhân viên kế toán từ 5 đến 10 người. Các nhân viên có trình độ chun mơn về kế toán ở bậc đại học, cao đẳng chiếm tỷ lệ lớn gần 87%, bậc trung cấp chiếm 12% và một tỷ lệ nhỏ
khoảng 1% ở bậc trên đại học. Bộ máy kế tốn cơng ty chế biến gỗ phần lớn phân công công việc theo các phần hành kế tốn 38/40 cơng ty (chiếm tỷ lệ 95%), 2 cơng ty là phân theo quy trình (chiếm tỷ lệ 5%) do 2 cơng ty này chỉ có một nhân viên kế tốn. Chủ yếu các DN chế biến gỗ là vừa và nhỏ nhân viên kế tốn được phân cơng công việc theo các phần hành kế tốn, khối lượng cơng việc khơng nhiều, số lượng nhân viên kế tốn lại ít nên mỗi nhân viên kế tốn có thể kiêm nhiệm hai hoặc ba công việc. Đa số trong bộ máy kế tốn đều khơng có bản mơ tả cơng việc từng phần hành kế toán rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên kế tốn.
Để cơng việc trong bộ máy kế toán được vận hành xuyên suốt, không bị tắt ngảng ứ động công việc khi có nhân viên nào đó nghĩ việc để khắc phục vấn đề này cần tổ chức luân chuyển công việc giữa các nhân viên với nhau nhưng ở các DN chế biến gỗ phần lớn chưa thực hiện đều này.
Về hình thức tổ chức bộ máy KTQT ở 40 DN chế biến gỗ, 16/40 DN khơng có