Xây dựng dự án ứng dụng TMĐT là đầu tư vốn, các nguồn lực của công ty vào chiến lược kinh doanh. Kết quả khảo sát cho biết quản trị rủi ro trong dự án TMĐT có vai trị vơ cùng quan trọng. Quản trị rủi ro trong dự án trên tất cả các lĩnh vực như tài chính, tổ chức nhân sự, cơng nghệ kỹ thuật của dự án. Theo đánh gia thì cơng tác quản trị rủi ro dự án TMĐT đa số cho rằng rất tốt và đạt yêu cầu.
Để dự án từ trên lý thuyết đi vào thực tế thì cơng tác thẩm định dự án rất cần thiết. Kết quả điều tra cho thấy công tác thẩm định dự án TMĐT bao gồm tất cả các nội dung như là thiết kế kỹ thuật, thiết kế cơ sỏ nền hạ tầng, nội dung dự án thi cơng, bản vẽ, thời gian hồn thành, cơng tác thẩm định dự án TMĐT được đánh giá và quan tâm đúng mức. Khi tìm hiểu những lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho công ty, đa số các ý kiến cho rằng dự án ứng dụng TMĐT vào công ty sẽ giúp cơng ty hiện đại hóa cơ sỏ vật chất, giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận và tăng thị phần thị trường khách hàng của cơng ty. Đó cũng là những lợi ích mong muốn của tồn cơng ty khi dự án mang lại.
Theo biên bản phỏng vấn phó giám đốc cơng ty TNHH Sơng Hồng 2 bà Bùi Thị Minh đã cho biết trước đây đã có vài dự án nhỏ ứng dụng TM ĐT tại công ty như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử, dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị cơng nghệ đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp các dự án đó cũng thu được kết quả rất khả quan tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng cho chiến lược phát triển của công ty. Bà Minh cho biết có rất nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan ảnh hưởng đến công tác xây dựng dự án ứng dụng TMĐT tại cơng ty như là tình hình kinh tế vĩ mơ, yếu tố văn hóa xã hội, cơ chế chính sách của nhà nước, sự phát triển của khoa học công nghệ, chiến lược kinh doanh của công ty, nguồn nhân lực… hiện nay trang thiết bị CNTT và cơ sở hạ tầng của công ty mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu của dự án ứng dụng TMĐT, dự án được triển khai sẽ giúp cơng ty hiện đại hóa trang thiết bị công nghệ đáp ứng chiến lược phát triển của công ty. Khi hỏi công việc, nhiệm vụ của nhà quản trị dự án phải làm bà Minh cho biết nhà quản trị dự án phải có bản lĩnh chính trị, am hiểu sâu lĩnh vực chuyên mơn của dự án, có kiến thức hiểu biết về lĩnh vực liên quan. Nhà quản trị chỉ đạo điều hành ra quyết định đúng lúc, hiệu quả. Khi được hỏi những vấn đề cần giải quyết
liên quan đến việc xây dựng dự án ứng dụng TMĐT tại cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 bà cũng đề cập đến rât nhiều vấn đề cần giải quyết như hạ tầng của dự án bao gồm trang thiết bị công nghệ, nguồn nhân lực phục vụ cho dự án, chi phí của tồn bộ dự án, chiến lược marketing quảng bá dự án, xác định thị trường mà dự án hướng tới (chủ yếu là thị trường khách quốc tế có thu nhập trung bình), xây dựng tổ chức quản trị dự án.
3.4 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp.
Qua các cuộc phỏng vấn điều tra các cán bộ công nhân viên trong cơng ty, cùng với sự quan sát, tìm hiểu từ những tài liệu, thơng tin từ các tạp chí báo đài có liên quan đên công tác xây dựng dự án ứng dụng TMĐT tại cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 được biết doanh nghiệp đã có vài dự án nhỏ về ứng dụng TMĐT vào hoạt động sản xuất kinh doanh như:
Năm 2006 có dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của công ty TNHH SÔNG HÔNG 2 qua các phương tiện điện tử.
Năm 2007 và 2008 cơng ty có dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Bảng số liệu về doanh thu, chi phí dành cho đầu tư TMĐT của cơng ty:
(Đơn vị : 1.000.000 VNĐ). Doanh thu (1) Tổng Chi Phí (2) Chi phí Đầu tư TMDT(3) Tỷ lệ (3)/(2) Tỷ lệ (3)/(1) 2006 1690,6 776,2 53,2 6,85% 3,14% 2007 1808,2 926,6 114,3 12,34% 6,32% 2008 1483,7 541,2 115,2 21,3% 7,76%
Số liệu kinh doanh của công ty TNHH Sông Hồng 2 qua ba năm 2006, 2007, 2008 cho ta thấy mức độ quan tâm của công ty đối với việc đầu tư vào các dự án TMDT ngày càng tăng. Mức độ đầu tư cho TMĐT công ty tăng dần theo các năm, năm 2006 công ty đã đầu tư là 53,2 triệu đồng (chi phí này tập trung chủ yếu vào việc quảng cáo trên mạng) thì sang năm 2007 chi phí dành cho TMĐT đã là 114,3 triệu đồng, năm 2008 là 115,2 triệu đồng (chủ yếu là mua sắm các trang thiết bị máy móc, cơng nghệ ). Do hai năm 2006 và năm 2007 tình hình kinh tế ổn định với chi phí đầu tư cho TMĐT tăng gấp đơi là một trong các yếu tố khiến doanh thu năm của công ty tăng thêm 118,1 triệu đồng. Điều này cũng cho thấy hiệu quả của việc đầu tư cho TMĐT của công ty trên thị trường.
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2006 đến năm 2008 đã cho thấy công ty TNHH Sông Hồng 2 là công ty tư nhân kinh doanh dịch vụ khách sạn với quy mơ nhỏ. Vì vậy việc ứng dụng TMĐT vào các hoạt động kình doanh của cơng ty nên được chú trọng đầu tư nhằm quảng bá hình ảnh của cơng ty và thu hút khách hàng đến với công ty qua môi trường internet. Các dự án phát triển TMĐT của công ty trong các giai đoạn tiếp theo có một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và nước ngồi. Qua q trình điều tra tổng hợp đã cho thấy tình hình cơng tác xây dựng dự án ứng dụng TMĐT tại cơng ty TNHH SƠNG HỒNG 2 đang diễn ra.
Căn cứ xây dựng dự án.
Xây dựng dự án ứng dụng TMĐT phải xuất từ chiến lược phát triển của cơng ty, như chiến lược nâng cao hình ảnh và thương hiệu của cơng ty, như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử năm 2006 giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ trên thị trường, mở rộng thị trường. Nhóm khách hàng chính của cơng ty là khách du lịch
người nước ngồi có thu nhập trung bình và khá đặc biệt nhóm khách hàng này đa số là người trẻ tuổi có kiến thức vì vậy các hình thức quảng cáo của cơng ty đã có sự thay đổi để phù hợp như việc quảng cáo các tour du lịch trên website, các forum. Internet được coi là kênh tìm hiểu thơng tin chủ yếu của giới trẻ. Theo thống kê hạ tầng viễn thơng ở nước ta hiện nay có trên 5,83 triệu thuê bao Internet quy đổi với gần 19,77 triệu người sử dụng, đạt mật độ 23,2%. Tổng số thuê bao đạt 1,6 triệu số, cao hơn mức bình quân của khu vực và thế giới và đang phát triển rất mạnh.
Trong năm 2006, năm 2007 công ty đã phát triển quảng cáo trực tuyến thông qua việc gửi email cho khách hàng nhưng trong năm 2008 chính phủ đã ban hành nghị định 90/2008/NĐ-CP về chống thư rác chính thức có hiệu lực kể từ ngày 9/2/2009 vì vậy cơng ty cần nghiên cứu kỹ các chính sách của nhà nước để khơng làm ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu Sơng Hồng 2 mà công ty đang nỗ lực phát triển.
Việc xây dựng dự án ứng dụng TMĐT phải tìm hiểu và dưa trên cở sở pháp lý như nghị định, luật liên quan đến TMĐT và CNTT. Chính phủ ban hành Nghị định số 57/2006/NĐ-CP về thương mại điện tử ngày 9 tháng 6 năm 2006 đánh dấu một bước tiến lớn trong việc tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về thương mại điện tử. Nghị định này thừa nhận giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong các hoạt động liên quan tới thương mại. Đây là cơ sở để DN yên tâm tiến hành xây dựng dự án ứng dụng TMĐT và CNTT, qua đó khuyến khích TMĐT phát triển, bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia, đồng thời cũng là căn cứ pháp lý để xét xử khi có tranh chấp liên quan đến hoạt động thương mại điện tử.
Chuẩn bị xây dựng dự án.
Qua tìm hiểu thực tế về các dự án trước đây được xây dựng và triển khai tại cơng ty TNHH SƠNG HỒNG 2 như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu qua các phương tiện điện tử năm 2006 hay dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT. Các dự án trên đều xác định rõ
được mục tiêu, yêu cầu của dự án. Việc soạn thảo các dự án đều do ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm, đứng đầu là ông Trần Quang Hảo- giám đốc cơng ty. Nhóm soạn thảo dự án sẽ tổ chức lãnh đạo điều hành và theo dõi tồn bộ q trình xây dựng dự án.
Ngồi ra cịn có các điều kiện cần thiết khác cho việc soạn thảo dự án bao gồm: các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, cấp trên có liên quan đến các nội dung của dự án, các điều kiện vật chất như hạ tầng mạng viễn thông internet, các trang thiết bị kỹ thuật như máy tính, máy in, máy fax, điện thoại....
Ban quản trị dự án thấy được sự thành công của các dự án trong tương lai như giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, tăng lợi nhuận…để xác định những vấn đề liên quan cần thiết đối với xây dựng dự án.
Vấn đề nghiên cứu thị trường, đây là công việc rất quan trọng trong xây dựng dự án. Xác định yêu cầu địi hỏi của thị trường, từ đó dự án xác định đươc phương hướng thực hiện sao cho tơt nhất, phù hợp nhất. Ví dụ dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử. Có rất nhiều phương pháp quảng bá thương hiệu, như quảng bá qua internet, đài báo, phát tờ rơi quảng cáo… tuy nhiên để phù hợp nhất với dự án ban quản trị dự án chỉ chọn phương pháp quảng bá qua internet, khơng quan tâm tới các hình thức quảng cáo khác, điều đó vơ tình đã làm hạn chế sự thành cơng của dự án. Thông tin thu thập được chưa đầy đủ, không khách quan, bỏ qua các mảng thị trường tiềm năng của công ty. Chỉ thu thập được thông tin từ những người sử dụng, truy cập internet đa số la khách hàng trẻ tuổi, bỏ qua những khách hàng không truy cập, sử dụng internet.
Vấn đề nhân sự cho các dự án đều huy động từ các bộ công nhân viên, họ đều là những người tâm huyết nhiệt tình với cơng việc được giao. Ban quản trị phân công công việc cho các thành viên trong dự án
sao cho phù hợp nhất với năng lực của mỗi cá nhân. Thực hiện các công việc cho dự án như kế tốn chi phí, nghiên cứu thị trường, in ấn tài liệu, mua sắm trang thiết bị….Tuy nhiên do trình độ của các thành viên khơng đồng đều, khi thực hiện dự án cũng gặp một số khó khăn như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử, cơng ty chưa có bộ phận thương hiệu riêng hay là cá nhân phụ trách vấn đề phát triển thương hiệu, nhiệm vụ phát triển thương hiệu đều do phòng kinh doanh phụ trách. Khó khăn trong việc quản lý thương hiệu do thiếu người đi sâu nghiên cứu tìm ra những tồn tại, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, các chiến lược quảng bá thương hiệu trong dài hạn.
Tiến hành soạn thảo dự án.
Xây dựng lịch trình và quy trình soạn thảo dự án. Đa số các dự án trước đây của công ty đều là các ngắn và trung hạn có thời hạn khơng dài như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HÔNG 2 qua các phương tiện điện tử, dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT đều là các dự án ngăn hạn có thời gian từ 1 đến 2 năm. Dự trù kinh phí để soạn thảo dự án bao gồm các chi phí thu thập thơng tin, tư liệu cần thiết, chi phí hành chính văn phịng in ấn, chi phí nhân cơng… như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của công ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử có kinh phí là 8,3 triệu đồng, dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT có kinh phí soạn thỏa là 12,5 triệu đồng.
Khái quát dự án, lập đề cương sơ bộ và chi tiết trình bầy các nội dụng, phương án cơ bản, phân công và giao nhiệm vụ cho các thành viên. Soạn thảo dự án bao gồm xây dựng dự án tiền khả thi để khái quát sự cần thiết của dự án TMĐT tại công ty, vai trị đóng góp của dự án trong sự phát triển của cơng ty, lợi ích kinh tế của các dự án như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các
phương tiện điện tử năm 2006 hay dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT mang lại cho công ty mở rộng thị trường, tăng số lượng khách hàng, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận giảm những chi phí khơng cần thiết, hiện đại hóa máy móc, trang thiết bị cơng nghệ kỹ thuật của doanh nghiệp... Xây dựng dự án khả thi bao gồm các căn cứ nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, lựa chọn hình thức đầu tư như là dự án nên đầu tư mới, đầu tư theo chiều sâu, kết hợp cả 2 hình thức đâu tư ví dụ dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT đã lựa chọn hình thức đầu tư mới, giúp doanh nghiệp tiếp cận được các công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại nhất. Các dự án sau khi soạn thảo xong được tổ chức phản biện, trao đổi, hoàn chỉnh thống nhất ý kiến trong ban lãnh đạo cơng ty cũng như tồn thể cán bộ công nhân viên. Ban quản trị dự án trình bầy dự án trước tồn thể ban lãnh đạo cung như tồn cơng ty để lấy ý kiến đóng góp sửa đổi bổ sung hồn chỉnh dự án cả về nội dung và hình thức sao cho phù hợp nhất với điều kiện của công ty.
Công tác thẩm định dự án ( bảo vệ dự án ).
Khi tiến hành bảo vệ dự án đại diện ban lãnh đạo công ty (Nhà quản trị dự án) có trách nhiệm trình bày, thuyết minh nhấn mạnh được tính hợp lí của dự án đáp ứng cho chiến lược phát triển của công ty, phù hợp với điều kiện khách quan xu thế phát triển chung của thị trường. Tính khả thi của các dự án như dự án phát triển và quảng bá thương hiệu của cơng ty TNHH SƠNG HƠNG 2 qua các phương tiện điện tử năm 2006 hay dự án đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa trang thiết bị CNTT tại cơng ty đều đi vào thực tế mức độ khả thi cao, mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp thể hiện ở trang thiết bị kỹ thuật, đội nguồn nhân lực của công ty đáp ứng được những đòi hỏi ban đầu của dự án và tính hiệu quả của tồn bộ dự án. Các nội dung được trình bày đảm bảo tính logic, chặt chẽ, ngắn gọn, súc tích mang tính thuyết phục cao. Công tác thẩm định dự án được tiến
hành với các nội dung chủ yếu: thiết kế kỹ thuật của dự án, thiết kế cơ sở