Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ kế tốn theo hình thức kế toán
Nhật ký chung
Hình thức này tách rời hạch tốn theo thời gian và theo hệ thống trên 2 loại sổ khác nhau, tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên 2 loại sổ khác
Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính vào chứng từ Kiểm tra chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
nhau. Đối với loại hình sổ kế tốn này cơng ty cần phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo kế tốn vì sổ cái của mỗi tài khoản được phản ánh riêng trên 1 vài trang sổ.
Hiện nay, để phù hợp với sự phát triển của xã hội và quản lý, doanh nghiệp đã áp dụng thêm hình thức kế tốn máy Excel giúp tiết kiệm thời gian, chi phí.
Sơ đồ 2.4:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phải được ghi vào Sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng Cân đối số
phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngàyGhi cuối quýĐối chiếu, kiểm traGhi cuối năm
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế tốn ghi số liệu vào Sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái. Các số liệu liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng được đồng thời ghi vào các sổ, thẻ chi tiết tương ứng. Cuối quý, năm cộng các số liệu trên sổ cái, tính số dư để lập Bảng cân đối tài khoản. Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết cũng được tổng hợp để lập ra các Bảng tổng hợp chi tiết. Các số liệu sau khi kiểm tra thấy khớp và đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo kế tốn.
Sơ đồ 2.5:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy