MẠI TRƯỜNG PHÚ.
2.2.1. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH DV GN - TM Trường Phú.
2.2.1.1. Các phương thức bán hàng.
Với quy mô hoạt động kinh doanh lớn. Đồng thời Doanh nghiệp đã biết tận dụng lợi thế của mình trong lĩnh vực vận tải, để có giá bán hợp lý ra ngồi thị thường và đem lại lợi nhuận lớn cho công ty trong lĩnh vực kinh doanh ôtô nhập khẩu. Mặt khác, công ty đã áp dụng các phương thức bán hàng cụ thể như sau:
Bán hàng trực tiếp: đây là phương thức bán hàng truyền thống. Với lượng khách hàng (cá nhạna, doanh nghiệp) đặt mua hàng ngày càng nhiều với nhiều chủng loại khác nhau, đã khẳng định chất lượng và uy tín của Doanh nghiệp trên thị trường.
Bán hàng qua đại lý là phương thức bán hàng mang lại nguồn lợi nhuận không nhỏ cho doanh nghiệp. Công ty luôn liên kết với các Doanh nghiệp lớn, có uy tín trong nước: Cơng ty ơtơ Cửu Long Giang, Công ty Thương mại và sản xuất dịch vụ Long Vũ, Cơng ty VILEXIM ….
2.2.1.2. Kế tốn Doanh thu bán hàng.
Doanh thu bán hàng của công ty tập hợp trên TK 511. TK nay phản ánh giá trị của hàng hố, dịch vụ mà cơng ty đã bán, cung cấp cho khách hàng. Cũng như các khoản giảm trừ Doanh thu đều được kết chuyển sang TK 911-
* Tài khoản kế toán sử dụng:
- Tk 5111: Doanh thu Bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Trong đó: TK 33311- Thuế GTGT đầu ra.
- Tk 131: Phải thu của Khách hàng.
Ngồi ra, kết tốn cón sử dung các tài khoản có liên quan
- TK 111: tiền mặt.
- TK 112: tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ sử dụng: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, Hợp đồng mua
bán, biên bản bàn giao và các chứng từ có liên quan. *Trình tự hạch tốn:
Khi nhận được hố đơn, Biên bản bàn giao (hoặc là Phiếu xuất kho), Hợp đồng mua bán (đã có chữ ký của hai bên) từ thủ kho, kế toán tiến hành nhập dữ liệu như sau:
- Từ màn hình làm việc chọn nghiệp vụ “kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu’. Sau đó chọn loại chứng từ “Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Lúc này trên máy hiện ra một màn hình nhập liệu, kế tốn nhấn nút “Mới” để bắt đầu q trình nhập liệu.
- Ơ mã khách: ấn phím Enter để xuất hiện danh mục khách hàng. Nếu là khách hàng quen đã được khai bào từ trước thì dùng phím Enter để chọn. Nếu là khách hàng mới thì phải khai báo thêm trong danh mục khách hàng.
- Ô địa chỉ người mua: Chương trình tự động điền vào sau khi chọn mã khách.
- Ơ mã số thuế: Chương trình tự nhập vào.
- Ơ số dư hiện thời: Máy tự động điền số tiền khách hàng nợ (Được lấy từ số dư cuối kỳ trên Sổ chi tiết cơng nợ từng khách hàng).
- Ơ diễn giải: ghi diễn giải nghiệp vụ bán hàng.
- Ơ mã kho: Dùng phím Enter để chọn mã kho xuất hàng hố trong danh mục kho.
- Ơ số hố đơn: nhập số hố đơn GTGT. - Ô sêri: Nhập số sêri trên hố đơn.
- Ơ ngày hố đơn: Nhập số ngày ghi trên hoá đơn.
- Ơ tỷ giá: nếu thanh tốn bằng ngoại tệ thì nhập tỷ giá của ngày phát sinh nghiệp vụ bán hàng.
- Ô TK nợ: Máy tự động tiền tên tài khoản 1311.
- Ô tỷ giá: Nếu thanh tốn bằng ngoại tệ thì nhập tỷ giá của ngày phát sinh nghiệp vụ bán hàng.
- Ô TK nợ: máy tự động điền tên tài khoản 1311.
Sau khi điền đầy đủ các thơng tin vào các ơ trên, kế tốn tiến hàng nhập liệu thông tin vào bảng ngang phía dưới:
- Cột mã hàng: Dùng phím Enter để chọn mã hàng xuất trong danh mục vật tư hàng hoá. Sua khi chọn mã hàng máy tự điền tên hàng và đơn vị tính.
- Cột số lượng: kế toán nhập số lượng hàng xuất bán căn cứ vào hoá đơn GTGT.
- Cột giá bán: nhập giá bán trên Hoá đơn GTGT. - Cột tài khoản doanh thu: nhập tài khoản 511.
Các thông tin trên cột: giá vốn, tiền vốn, tài khoản vốn sẽ được kế tốn nhập sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất bán vào cuối kỳ.
Khi kế toán đã thực hiện đầy đủ các cơng việc trên, máy tính sẽ đưa các thơng tin phía dưới, bao gồm: số lượng, tiền vốn, tiền hàng. Tại ô mã số thuê, kế toán nhập thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng bán. Máy tính sẽ đưa tổng tiền thanh tốn.
- Kết thúc quy trình nhập liệu, kế tốn ấn nút “Lưu” để lưu lại nghiệp vụ bán hàng.
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản; hay trường hợp bán hàng trả chậm quy trình nhập liệu đều tương tự như trên. Khi có phiếu thu tiền mặt hoặc các chứng từ qua ngân
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”, sau đó chọn chứng từ tương ứng: Phiếu thu tiền mặt, hoặc chứng từ ngân hàng, để phản ánh nghiệp vụ thu tiền từ bán hàng. Trong các chứng từ này đã đặt Tài khoản ghi nợ TK 111, 112; kế toán chỉ cần điền thêm tài khoản ghi có là TK 131 - chi tiết cho khách hàng.
HỐ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Liên 1: Lưu)
Ngày 20 tháng 02 năm 2009. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH DV GN - TM Trường Phú. Địa chỉ: 106A Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Số Tài khoản: Số điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Phúc Tên đơn vị:
Địa Chỉ: Tây Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: CK MS
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Xe ôtô mới 100%, sử dụng xăng khơng chì, tay lái thuận, sản xuất năm 2008, Nhật, hiệu:
MERCEDES GL450
cái 01 1,925,000,000
Cộng tiền hàng: 1,925,000,000 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 96,000,000
Tổng tiền thanh tốn: 2,021,250,000 Số tiền bằng chữ: Hai tỷ, khơng trăm hai mươi mốt triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Mẫu số: 01/GTKT-3LL
CB/2008B 0072155
Nguyễn Văn Phúc Nguyễn Huyền Nga Nguyễn Phương Lan
* Xử lý trùng lặp: Thơng qua cách hạch tốn trên ta có thể thấy Phần
mềm kế tốn của Công ty TNHH DV GN – TM Trường Phú đang áp dụng đã tiến hàng xử lý trùng lặp thông qua tài khoản trung gian là TK 131 – Phải thu của khách hàng. Cụ thể như sau:
Kế toán doanh thu
Kế toán thanh toán
* Xử lý dữ liệu:
Sau khi tiến hàng nhập liệu hoá đơn giá trị gia tăng, số lượng hàng xuất bán trong kỳ của từng hoá đơn sẽ được máy tính kết chuyển sang phần xuất trong kỳ trên Sổ chi tiết hàng hoá. Đồng thời các dữ liệu trên hoá đơn giá trị gia tăng cũng là cơ sở để máy tính lên báo cáo thuế giá trị gia tăng. Phiếu thu hoặc chứng từ ngân hàng được sử dụng để máy tính ghi Sổ Cái TK 511.
* Sổ sách kế tốn:
- Đối với trường hợp bán hàng thanh tốn ngày, cuối kỳ có thể xem chi tiết trên sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Đối với trường hợp bán hàng trả chậm, kế tốn Cơng ty đã mở Sổ chi tiết tào khoản phải thu của khách hàng, trong đó chi tiết cho từng khách hàng. Thông qua Sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng, Cơng ty có thể theo dõi sát số phải thu, số đã thu, số còn phải thu của từng khách hàng. Số liệu của số cịn phảt thu máy tính tự điền vào “Ơ số dư hiện thời” của từng mã khách hàng trên màn hình nhập liệu từng Hoá Đơn GTGT.
VD: Ngày 20/2/2009 Cơng ty đã xuất bán Ơtơ MERCEDES GL450
TK 511 TK 131 TK 111 ...
đơn VAT số: 0072155. Giá Bán chưa có thuế là: 1,925,000,000 VND, thuế VAT: 5%, tổng giá thanh toán là: 2,021,500,0000 VND. Ơng Phúc đã thanh tốn bằng chuyển ngày 27/2/2009 với số tiền là 2,021,500,000 VND.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 02 năm 2009.
- Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Phúc Địa chỉ: Tây Mỗ, Từ Liêm, HN - Lý do xuất kho: xuất bán.
- Xuất tại kho: Kho Ơtơ của Công ty TNHH DV GN – TM Trường Phú
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xe ôtô mới 100%, sử dụng xăng khơng chì, tay lái thuận, sản
xuất năm 2008, Nhật, hiệu: MERCEDES GL450 cái 01 01 1,925,000,000 Cộng 1,925,000,000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một tỷ, chính trăm hai mươi lăm triệu đồng chẵn./. Xuất, ngày 20 tháng 02 năm 2009.
Thủ trưởng đơn vị
(ký , họ tên) Nguyễn Phương Lan
Phụ trách bộ phận sử dụng (ký , họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký , họ tên) Trịnh Thu Phương Người nhận hàng (ký , họ tên) Nguyễn Văn Phúc Thủ Kho (ký , họ tên) Nguyễn Thị Lan Mẫu số: 02 –VT Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài Chính
Đơn vị: Cty Trường Phú Địa chỉ: 106A Đội Cấn, HN
Kế toán tiến hành nhập liệu như sau:
* Mô tả cách nhập liệu ngày 20/2:
- Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu:
+ Bước 1: Chọn chứng từ: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho + Bước 2: Nhập dữ liệu:
Loại hoá đơn:1 Ngày ht: 20/2/2009
Mã Khách hàng: Enter: NVPHUC Ngày lập Ctừ: 20/2/2009
Địa chỉ, MST: Chương trình tự nhập vào.
Người mua hàng: Số Seri: CB/2008B.
Diễn giải: Xuất bán hàng hoá. Hố đơn số: 0072155.
Mã NX (TK nợ): Máy tính tự điền. BPKD: Nhóm hàng:
Mã hàng: GL450.
Tên hàng: máy tính tự điền thơng tin.
Kho: máy tính tự điền thơng tin.
Đơn vị tính: máy tính tự điền thơng tin.
Số lượng: nhập theo hoá đơn CB/2008B, số: 0072155.
Đơn giá: 1,925,000,000 VND.
Thành tiền: máy tính tự điền thơng tin.
Giá Vốn: 1,850,000,000 VND. Thuế suất: 5%. Định Khoản: Nợ TK 131: Số tiền - máy tự tính Có TK 151: Số tiền -máy tự tính + Bước 3: nhấn nút “Lưu”.
* Kế toán tiến hành nhập liệu ngày 27/2/2009: Giấy Báo Có của Ngân hàng:
TECHCOMBANK
GIẤY BÁO CĨ
Ngày 27 tháng 02 năm 2009.
Kính gửi: CT TNHH DV GN TM TRUONG PHU Số tài khoản: 108.10815848.012 Địa chỉ: 106A ĐOI CAN, P. DOI CAN, Q. BA
DINH, HN
Loại tiền : VND
Mã số thuế: 0101310826 Loại tài khoản: TIEN GUI THANH TOAN Số ID khách hàng: 10815848 Số bút tốn hạch tốn: FT0901060063 Chúng tơi xin thơng báo đã ghi có tài khơnr của Q Khách số tiền theo chi tiết kèm theo:
Nội dung Số tiền
Chuyển khoản 2,021,500,000 .00
Tổng số tiền 2,021,500,000 .00
Số tiềnbằng chữ: Hai tỷ, không trăm hai mươi mốt triệu, năm trăm ngàn đồng chắn ./.
Trích yếu: NGUYỄN VĂN PHÚC TT MUA XE MERCEDES GL450 CHO CTY TNHH DV GN-
N.H TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK HỒN KIẾM MST; 0100230800
Theo cơng văn số 21208/CT/AC Cục thuế Hà Nội
Trang: 1/1 Số: 010
TM TRUONG PHU.
Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng + Bước 1: Chọn chứng từ - Giấy báo có (thu) của Ngân hàng.
+ Bước 2: Nhập dữ liệu.
Ngày 27/2/2009.
Chứng từ: Giấy báo có (thu) của Ngân hàng số 010/2009
Diễn giải: Khách hàng thanh toán tiền hàng.
Đơn vị khách hàng: Nhấn phím F5 – Ơng Phúc. Định Khoản: Nợ TK 112 (ngầm định): Số tiền - 2,117,500,0000 VND. Có TK 131: Số tiền - 2,117,500,0000 VND. + Bước 3: Ấn “Lưu”. v.v... Kết chuyển cuối tháng 2/2009: Nợ TK 511: 9,212,300,000 VNĐ. Có TK 911: 9,212,300,000 VNĐ. Sổ TK 511 (Biểu số 1) Phần phụ lục.
Cùng với việc đẩy mạnh quá trình bán hàng, Cơng ty ln chú trọng việc thúc đẩy thu hồi công nợ với khách hàng nhanh nhất. Do vậy, kế toán cần phải mở sổ chi tiết cho từng khách hàng trên các tài khoản, để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, công ty thực hiện trên TK 131.
Bảng tổng hợp thanh toán TK 131 và bảng kê 11 (biểu số 2 phần phụ lục).
c. Các khoản giảm trừ doanh thu.
Trong thực tế tìm hiểu và nghiên cứu ở Cơng ty hiện tượng giảm trừ khơng có, do vậy bài viết này em khơng đề cập tới.
Hàng hố thuộc nhóm hàng tồn kho, là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp. Do đó việc tính tốn giá vốn hàng bán theo phương pháp hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh và xác định trị giá tài sản hiện có. Tính giá hàng hoá là việc xác định trị giá hàng nhập kho, xuất kho và hiện cịn trong kho theo phương pháp thích hợp.
Cơng ty hạch tốn theo phương pháp đơn giá đích danh để xác định trị giá vốn hàng bán trong kỳ trên TK 156.
Ví dụ: ngày 22/2/2009 Cơng ty nhập: 01 chiếc HONDA CRV 3.5 theo tờ khai nhập khẩu số 43/NKD: với trị giá tính thuế là: 412,375,000 VND, thuế NK là: 342,271,250 VND, Thuế TTĐB là: 377,323,125 VNĐ, thuế GTGT: 113,196,938 VND, các chi phí khác là: 5,000,000 VNĐ.
Đến ngày 25/2/2009 Công ty Xuất bán hàng trên. - Kế toán xác định giá vốn hàng bán:
- Kế toán tiến hành nhập liệu vào chương trình phần mềm tương tự như kế tốn xác định kết quả kinh doanh.
Kết chuyển cuối kỳ tháng 2.20009:
Nợ TK 911: 8,986,312,500 VNĐ.
Có TK 632: 8,986,312,500 VNĐ.
Sổ TK 632 (biểu số 3) phần phụ lục.
e. Kế tốn chi phí bán hàng.
Trong q trình tiêu thị sản phẩm, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí cho khâu lưu thơng, bán hàng. Những khoản mục chính trong chi phí bán hàng tại Cơng ty như sau:
- Chi phí nhân viên: Bao gồm tiền lương, tiền công, BHXH phải trả cho nhân viên bán hàng.
Trị giá vốn
- Chi phí khác như: chi phí hội nghị khách hàng, chi phí Quảng cáo...., tất cả các chi phí phát sinh trong ngày được thanh tốn vào TK 641.
* Chứng từ sử dụng:
Kế tốn chi phí bán hàng liên quan rất nhiều loại chứng từ khác nhau tuỳ thuộc vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ví dụ như: phiếu chi tiền mặt, hố đơn GTGT ....
* Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh, kế tốn sử dụng tài khoản TK 641- Chi phí bán hàng. Trong đó mở chi tiết như sau:
TK 6142- Chi phí vật liệu bao bì. TK 6143 – Chi phí cơng cụ, đồ dùng. TK 6416 – Chi phí giao hàng Cơng ty. TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngồi. TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác.
* Trình tự hạch tốn:
Khi phát sinh chi phí bán hàng, kế tốn cứ vào các chứng từ phát sinh, chẳng hạn Phiếu chi tiền mặt để tiến hành nhập liệu theo trình tự như sau:
- Trên màn hình làm việc chọn nghiệp vụ “kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng” và chọn chứng từ “Phiếu chi tiền mặt”
- Tại màn hình nhập liệu của Phiếu chi tiền măt, kế tốn nhấn nút “Mới” để bắt đầu nhập liệu.
+ Ơ mã khách hàng: Ấn phím Enter để xuất hiện Danh mục khách hàng. Nếu là khách hàng quen đã được khai báo từ trước thì dùng phím Enter để chon. Nếu là khách hàng mới thì khai báo thêm trong danh mục khách hàng.
+ Ơ địa chỉ người bán: Chương trình tự động điền vào sau khi đã chọn mã khách hàng.
+ Ô người nhận tiền: Ghi tên người nhận tiền. + Ô diễn giải: Nhập số hố đơn.
+ Ơ tỷ giá: Ghi diễn giải nghiệp vụ.
+ Ơ số chứng từ: Nhập ngày trên hố đơn.
+ Ôt tỷ giá: Nếu thanh tốn bằng ngoại tệ thì nhập tỷ giá của ngày phát sinh nghiệp vụ.
+ Ơ TK có: máy tự động đặt sẵn tài khoản 111.
+ Ô TK nợ: nhập tên tài khoản chi phí bán hàng, có ghi chi tiết theo nội