II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY BDC
a- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm tại Công ty
a- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm tại Công ty phẩm tại Công ty
Trên cơ sở nhìn nhận những yếu kém, khuyết điểm, tồn tại ở phần trên, mục tiêu, giải pháp để nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm hàng hoá tại Công ty BDC trước hết là là phải nhanh chóng xây dựng, hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý, giám sát, kiểm tra tại Công ty, hoàn thiện hệ thống văn bản qui phạm pháp luật, tăng cường đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng, làm cho các hoạt động chất lượng vừa có tác dụng hướng dẫn, vừa đảm bảo điều kiện sản xuất, kinh doanh, vừa có khả năng kiểm tra, giám sát, thực hiện yêu cầu quản lý của Nhà nước, vừa đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế. Để làm được điều này, trước mắt cần tập trung giải quyết một số vấn đề có liên quan như sau:
* Tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hoá Công ty
Hiện tại Công ty BDC chưa có tổ chức để thực hiện hoạt động tiêu chuẩn hoá. Từ trước đến nay để thực hiện việc đo đạc chất lượng sản phẩm, xây dựng quy trình sản xuất, kiểm nghiệm vật liệu, bán thành phẩm đầu vào đều phải thuê mướn các đơn vị có chức năng đo lường kiểm chuẩn.
Để tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hoá, Công ty cần quan tâm đến 2 yếu tố, đó là:
Cán bộ tiêu chuẩn hoá
Tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hoá
+ Cán bộ tiêu chuẩn hoá
Cán bộ tiêu chuẩn hoá trong công ty phải có hiểu biết vững chắc về hoạt động của công ty như : sản phẩm, công nghệ và thị trường của Công ty. Những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hoá, hoạt động của cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia, của các hội kinh doanh chuyên ngành và của các công ty khác có liên quan. Ngoài ra họ là những người phải viết và nói lưu loát, có nghệ thuật giao tiếp tốt.
33
Để đạt trình độ này, Công ty cần có một chương trình đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hoá riêng cho mình. Cán bộ trong các phòng, ban của Công ty cũng cần được đào tạo theo những nội dung cụ thể khác nhau. Bên cạnh đó Công ty phải tranh thủ sự trợ giúp của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trong vấn đề này. Những nội dung chung nhất mà một cán bộ tiêu chuẩn cần được đào tạo là:
- Những nguyên tắc của tiêu chuẩn hoá, tổ chức cơ quan tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế
- Áp dụng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hoá và chất lượng, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn...
- Xây dựng tiêu chuẩn công ty
+ Bộ phận tiêu chuẩn hoá công ty
Để đảm bảo các hoạt động tiêu chuẩn hoá của Công ty mang lại hiệu quả, mỗi Công ty dù lớn hay nhỏ cũng cần thành lập một bộ phận tiêu chuẩn hoá. Theo dự kiến, Công ty BDC sẽ thành lập phòng quản lý chất lượng, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của cấp lãnh đạo cao nhất: giám đốc kỹ thuật.
Nhiệm vụ cơ bản của phòng quản lý chất lượng là: - Xây dựng tiêu chuẩn
- Phổ biến thông tin về tiêu chuẩn
- Tổ chức và kiểm tra việc áp dụng tiêu chuẩn
Như vậy trách nhiệm của phòng quản lý chất lượng của công ty là:
- Tổ chức xây dựng và giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn của Công ty, tiêu chuẩn hội, tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan.
- Xem xét quá trình sản xuất và các hoạt động của Công ty để đảm bảo các quy trình, quy phạm, các thủ tục tốt nhất đang được sừ dụng trong toàn công ty.
- Xem xét lại các tiêu chuẩn của Công ty để phù hợp với những tiến bộ về vật liệu và công nghệ, những quy định mới về luật pháp, làm cho tiêu chuẩn của công ty luôn luôn được cập nhật.
- Duy trì thư viện tiêu chuẩn của Công ty phục vụ cho các hoạt động của công ty.
- Đảm bảo cho tất cả các tài liệu kỹ thuật của công ty được trình bày rõ ràng, thống nhất và chuyển giao cho mọi người có liên quan.
34
- Đảm bảo cho quan điểm và quyền lợi của Công ty được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn quốc gia. Để thực hiện được những trách nhiệm trên, tốt nhất là cán bộ tiêu chuẩn hoá của Công ty được tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn có liên quan.
Để bộ phận này hoạt động có hiệu quả, ngoài nhân sự, thì việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho các phép đo, kiểm tra cơ bản cho vật liệu đầu vào, cho sản phẩm đầu ra cũng phải dần được trang bị. Đối với lĩnh vực điện tử viễn thông, những thiết bị đo chủ yếu cần trang bị là:
- Máy đo trở kháng đầu vào, đầu ra của các sản phẩm như tăng âm, máy phát, anten, các bộ cộng cộng suất, các bộ phối hợp, bàn trộn âm thanh ...
- Thiết bị đo méo phi tuyến, tạp âm, đáp tuyến tần số ... - Thiết bị phân tích phổ
- Máy đo trở kháng đất
- Máy kiểm tra chất lượng mối hàn - Máy kiểm tra chất lượng bán dẫn - Mấy đo điện trở, điện dung, điện cảm.
Khi đã có bộ chuyên lo về vấn đề chất lượng, bước tiếp theo sẽ là xây dựng tiêu chuẩn hoá Công ty.
* Xây dựng hệ thống văn bản liên quan đến quản lý chất lượng
Để tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện áp dụng, hệ thống quản lý chất lượng cần được thể hiện dưới dạng văn bản. Trước hết cần thống nhất quan điểm rằng việc xây dựng và áp dụng hệ thống văn bản là một hoạt động gia tăng giá trị. Hệ thống văn bản thích hợp sẽ giúp xí nghiệp:
- Đạt chất lượng sản phẩm yêu cầu và cải tiến chất lượng; - Huấn luyện đào tạo
- Đảm bảo lặp lại được công việc và xác định nguồn gốc - Đánh giá hiệu lực của hệ thống;
- Cung cấp bằng chứng khách quan;
Trong quá trình đánh giá, xem xét, hệ thống văn bản là bằng chứng khách quan rằng các quá trình đã được xác định và các thủ tục đã được kiểm soát.
Hệ thống văn bản hỗ trợ cho cải tiến chất lượng theo nghĩa giúp người quản lý hiểu được mọi việc được tiến hành như thế nào và xác định được chất lượng của việc thực hiện. Chỉ khi đó ta mới xác định được hiệu quả của 35
những thay đổi, cải tiến. Ngoài ra, nếu xét thấy việc cải tiến là có hiệu quả thực sự, thì bước tiếp theo phải là tiêu chuẩn hoá chúng thành các qui định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được những cải tiến đã đề ra.
Các loại tài liệu được sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Tài liệu cung cấp thông tin nhất quán, cả trong nội bộ và với bên ngoài về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức; những tài liệu này được gọi là sổ tay chất lượng
- Tài liệu mô tả cách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho một sản phẩm, dự án hay hợp đồng cụ thể; những tài liệu này được gọi là kế hoạch chất lượng
- Tài liệu cung cấp thông tin nhất quán về cách thức tiến hành các hoạt động; những tài liệu này được gọi là các thủ tục/qui định/qui trình/hướng dẫn.
- Tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về việc thực hiện các hoạt động hay kết quả đạt được; tài liệu này là các hồ sơ
Một vấn đề đặt ra là mức độ "văn bản hoá" như thế nào cho thích hợp với tình hình cụ thể của tổ chức, như qui mô và loại hình của tổ chức, sự phức tạp và mối quan hệ tương tác giữa các quá trình, tính phức tạp của sản phẩm, yêu cầu của khách hàng và yêu cầu pháp chế được áp dụng, trình độ, kỹ năng của nhân viên, và mức độ cần thiết để thể hiện việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Nếu không lưu ý đến điểm này, có thể rơi vào một trong hai trạng thái: hoặc quá nhiều văn bản dẫn tới quan liêu giấy tờ, hoặc không đủ văn bản hướng dẫn, áp dụng dẫn đến tình trạng lộn xộn thiếu thống nhất, và không có cơ sở để đánh giá sự hợp chuẩn cũng như cơ sở để nâng cao chất lượng sản phẩm..
* Xây dựng tiêu chuẩn hoá Công ty
Tiêu chuẩn của Công ty thường bao gồm những tiêu chí cụ thể hơn so với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Vì các hệ thống tiêu chuẩn này mang tính khái quát cao hơn tiêu chuẩn của công ty. Tiêu chuẩn của Công ty cũng cần phải được soạn thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của Công ty cần cụ thể và có chất lượng cao vì chúng là những tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong Công ty.
Các giai đoạn chính trong xây dựng là: 36
- Đề xuất yêu cầu
- Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin - Xây dựng dự thảo
- Hoàn thiện dự thảo - Phê duyệt - công bố
+ Đề xuất yêu cầu
Bộ phận hoặc cá nhân trong và ngoài Công ty có thể đề xuất yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn công ty, đặc biệt trong trường hợp nảy sinh vấn đề nào đó do không có tiêu chuẩn thích hợp. Đề nghị này được đưa lên phòng tiêu chuẩn.
+ Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin
Phòng tiêu chuẩn tổ chức việc phân tích yêu cầu, thu thập thông tin về sử dụng tiêu chuẩn, các thông tin và tài liệu có liên quan, xác định chức năng và nội dung của tiêu chuẩn dự kiến, xác định chi phí và hiệu quả dự kiến.
+ Xây dựng dự thảo
Việc biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn. Dự thảo tiêu chuẩn cần phải : đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn trình bày như một tiêu chuẩn thực sự. Dự thảo tiêu chuẩn cần phải có bản thuyết minh kèm theo nói rõ : Sự cần thiết phải có tiêu chuẩn, những nội dung và định hướng của tiêu chuẩn, nguồn gốc tiêu chuẩn và các tài liệu tham khảo khác trích dẫn khi xây dựng tiêu chuẩn.
+ Hoàn chỉnh dự thảo
Dự thảo tiêu chuẩn và bản thuyết minh cần được gửi tới những người có liên quan trong Công ty để lấy ý kiến. Cần quy định thời hạn thu ý kiến. Phòng tiêu chuẩn tổng hợp các ý kiến nhận được, thảo luận với những bên có liên quan để dung hoà các ý kiến.
+ Phê duyệt - công bố
Sau khi đã hoàn chỉnh dự thảo, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt tiêu chuẩn. Hồ sơ gồm: bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn, các bản dự thảo tiêu chuẩn, bản thuyết minh, các ý kiến góp ý, biên bản họp thảo luận, bản dự thảo cuối cùng. Tiêu chuẩn cần được lãnh đạo cấp cao nhất của công ty phê duyệt.
37
Sau khi phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân phát cho các bộ phận có liên quan của Công ty.
+ Soát xét
Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm bảo nó không bị lạc hậu.
* Triển khai việc áp dụng tiêu chuẩn trong Công ty
Công ty ban hành tiêu chuẩn là để sử dụng cho mục đích của Công ty. Nếu vì một lý do nào đó, một tiêu chuẩn của Công ty không thể áp dụng được, lãnh đạo Công ty phải biết điều đó để xem xét lại tiêu chuẩn kịp thời. Công ty có thể và nên sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, ngành hay tiêu chuẩn của các Công ty khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cách sử dụng tốt nhất là xem xét để công nhận chúng thành tiêu chuẩn của Công ty mình, cấp cho nó một số hiệu của Công ty để dễ dàng tra cứu.
* Bao gói, bảo quản, xếp dỡ
Công ty cần xây dựng tiêu chuẩn về kích thước, nguyên vật liệu bao gói để duy trì chất lượng sản phẩm. Cần áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế thích hợp . Cần nắm vững và áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế về ghi nhãn đối với một số hàng đặc biệt. Công ty cần quy định rõ quy trình bảo quản, xếp dỡ sản phẩm và các loại nguyên vật liệu sử dụng để chất lượng sản phẩm không bị xuống chấp do việc bao gói, bảo quản, vận chuyển gây ra.