II. HẠCH TỐN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CƠNG TY
a/ Hạch tốn hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại được sử dụng khi cơng ty chấp nhận cho người trả lại hàng do hàng bán kém phẩm chất, khơng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên, vì mục tiêu của cơng ty là cố gắng thỏa nãm tối đa nhu cầu của khách hàng về số lượng, quy cách, nhưng lại cũng như chất lượng hàng hĩa nên trường hợp này ít xảy ra tại cơng ty. Ngồi ra, nếu khơng làm được giấy tờ, cơng ty cũng chấp nhận cho người tiêu dùng trả lại xe máy với điều kiện xe khơng bi hư hỏng, trầy xước và khoảng thời gian kể từ thời điểm mua đến thời điểm trả lại khơng quá 5 ngày .
Khi phát sinh nghiệp vụ này, đồng thời với việc nhập kho hàng bị khách hàng trả lại, phịng kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho cĩ mẫu như sau :
Số : 26/12/03
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 6 tháng 12 năm 2003
Tên và địa chỉ người nhập : Cơng ty TNHH Vinh Hưng St
t Tên vật tưsản phẩm ĐVT YêuSố lượng Đơn giá Thànhtiền cầu Thựcnhập
Xe máy Deahan Apra màu xanh
nhớt
chiế
c 05 11.427.727 57.363.635
(Kèm 5 chiếc mũ bảo hiểm + 5 áo thun) Cộng tiền hàng 57.363.635 VAT 5.736.365 Cộng tiền thanh tốn Hàng trả lại 63.100.000 ( Bằng chữ: Sáu mươi ba triệu một trăm ngàn đồng y) Người nhập Thu kho Kế tốn Phụ
Căn cứ vào hố đơn (GTGT) và phiếu nhập kho, kế tốn doanh thu lên tờ kê chi tiết TK 531
b/ Hạch tốn giảm giá hàng bán :
Khi tình hình giá cả của mặt hàng xe máy trên thị trường biến động theo chiều hướng giảm cùng với khả năng tiêu thụ mặt hàng xe Daehan do cơng ty sản xuất, lắp ráp gặp nhiều khĩ khăn thì ban lãnh đạo cơng ty sẽ họp và quyết định giảm giá hàng xe Daehan kể từ ngày ra quyết định. Trong thời gian này, nếu người tiêu dùng chi nhánh và đại lý mua hàng xe Daehan thì cơng ty sẽ tiến hành giảm giá trên hĩa đơn ( GTGT) tức là khoản giảm giá đã được trừ vào tổng trị giá bán trên hĩa đơn nên khoản giảm giá này sẽ khơng được theo dõi trên sổ sách kế tốn. Cơng ty chỉ tiến hành theo dõi trên sổ sách các khoản giảm giá đối với.
Hàng xe Daehan mà cơng ty đã bán trước đây hiện đang tồn kho tại các chi nhánh tại đại lý
- Hàng xe Daehan mà các chi nhánh và đại lý đã bán cho khách hàng với số lượng lớn nhưng khách hàng chưa thanh tốn tiền hàng
Để hạch tốn khoản giảm giá cho chi nhánh và đại lý, kế tốn căn cứ vào hĩa đơn ( GTGT) sau :
HĨA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 3 : Dùng để thanh tốn HM/01-N
Ngày 24/12/2003 No: 19847
Đơn vị bán hàng : Cơng ty Điện máy và kỹ thuật Cơng nghệ Địa chỉ : 124 Nguyễn Chí Thanh Đà Nẵng
Điện thoại :.............................................. Số tài khoản : 0400100827
Mã số: 0400100827
Họ tên người mua hàng : .................................................... Đơn vị : Cửa hàng xe máy Dũng
Địa chỉ : Mai Thúc Loan - Huế
Số tài khoản : ..................................... mã số: 3300137064 Hình thức thanh tốn : ...............................
SttTên hàng hố dịch vụĐVTSố lượngĐơn giáThành tiềnABC123= 1x21
2Giảm giá cho HĐ số 12298
(25/11/03)theo quyết định số 85/VPĐMCN ngày 418/12/03 Trong đĩ: xe Deahan II 2 chiếc
Xe Deahan Super 2 chiếc
Chiếc04909.1413.636.564Cộng tiền hàng: 3.636.564Thuế suất GTGT: 10%Tiền thuế GTGT: 363.656Tổng cộng tiền thanh tốn : 4.000.220Số tiền bằng chữ: Bốn triệu hai trăm hai mươi hai ngàn đồng y
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ
trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Kế tốn doanh thu căn cứ vào hĩa đơn ( GTGT) để lên tờ kê chi tiết TK 532
TỜ KÊ CHI TIẾT TK 532
Tháng 12 năm 2003 Chứng Từ
Diễn giải Tổngcộng Ghi nợ các TK sau
Số Ngày 532 3331
19846 24/12
QĐ86/VPĐMCN giảm giá 5
chiếc xe máy Daehan II 4.569.125 4.569.125
19847 24/12 QĐ86/VPĐMCN giảm giá 5chiếc xe máy Daehan 3.636.564 3.636.564 ........ ..... ..............
TỜ KÊ CHI TIẾT TK 531 Tháng 12 năm 2003 Chứng Từ Diễn giải Tổngcộng Ghi nợ các TK sau Số Ngày 531 3331 PN
26/12 6/12 Nhập hàng trả lại của Cơng ty TNHH Vinh Hưng HĐ26289 57.363.635 57.363.635 PN70/1
2 16/12 Nhập hàng trả lại của NguyễnQuốc Thái HĐ26148 22.181.818 22.181.818 PN43/1
2 1/12
Nhập hàng trả lại của Trương
Thị Kim Chung HĐ26212 11.181.818 11.181.81 8 PN17/1 2 28/1 2 Nhập hàng trả lại của TT 146 Bạch Đằng HĐ44338 572.727 572.727 ...... ... ............. ..... Tổng cộng 109.280.3 61 108.707. 634 572.727
Từ tờ kê chi tiết TK 531 và tờ kê chi tiêt TK 532, kế tốn lên nhật ký chứng từ TK 511, 512 531, 532 vào cuối tháng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ TK 511,512,531,532 Tài khoản NỢ
SDDK Số Phát Sinh Cĩ Trong Kỳ nợ TK liên quan
Nợ Cĩ 1111 1121 131 136 6418 511 512 511 3.303.094.507 706.237.716 16.675.130.639 120.910.568 512 37.564.690.928 532 108.707.634 572.727 532 754.965.145 3.636.564 Cộng Cĩ Số phát sinh Nợ trong kỳ Cộng Nợ SDCK 131 136 531 532 911 Nợ Cĩ 20.805.373.4 30 108.707.634 754.965.145 19.941.700.651 20.805.373.430 37.564.690.9 572.727 3.636.564 36.077.989. 37.564.690.9
28 881 28
109.280.361 108.707.634 572.727 109.280.361 2.241.093.46
Từ nhật ký chứng từ TK 511,512,531,532, kế tốn tổng hợp sẽ lên sổ cái cho từng tài khoản.
SỔ CÁI TK 511 SD Đà Nẵng năm : nợ - Cĩ Ghi cĩ các TK đối ứng với bên nợ TK này ............ Tháng 12 Tổng 911 19.941.700.65 1 531 108.707.634 532 754.965.145 Cộng SPS Nợ 20.805.373.430 Cộng SPS Cĩ 20.805.373.430 SDC năm : - Nợ - Cĩ
III/ HẠCH TỐN KẾT QUẢ TIÊU THỤ 1/ Hạch tốn chi phí bán hàng . 1/ Hạch tốn chi phí bán hàng .
Chi phí bán hàng là chi phí biểu hiện bằng tiền của lao động vật hĩa và lao động trực tiếp cho q trình tiêu thụ hàng hĩa, thành phẩm và dịch vụ. Chi phí bán hàng của cơng ty bao gồm cả chi phí mua hàng, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngồi như điện nước, thủ tục phí ngân hàng.
Các khoản chi phí này phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc kế tốn hạch tốn trên các tờ kê chi tiết cĩ trongTK 111,112,331,334. Cuối tháng kế tốn tổng hợp số liệu từ các tờ kê do các phần hành gởi lên tổng hợp lại mở sổ nhật ký chứng từ TK641 “ chi phí bán hàng “ lên sổ cái TK 641 .
Cơng ty ĐM và KTCN PHIẾU KẾ TỐN GELIMEX Tháng 12 năm 2003 Số
chứn g từ
Diễn giải TK đối
ứng Số tiền Nợ Cĩ
Kết chuyển chi phí bán
hàng cho DN 641 131 12.187.564 TNTM Cơng Lâm theo QĐ
ngày 6/12/2003
Cộng 12.187.56 4 ( viết bằng chữ ) : mười hai triệu một trăm tám mươi bảy ngàn năm trăm sáu mươi bốn đồng y .
Người lập Ngày 8/ 12 / 2003 Kế tốn trưởng
Căn cứ vào phiếu kế tốn đã được kế tốn tốn trưởng ký duyệt kế tốn cơng nợ ngồi sẽ lên tờì kê chi tiết TK 131phản ánh khoản chi phí cơng ty hỗ trợ cho DNTNTM Cơng Lâm và mở sổ theo dõi cơng nợ ghi giảm khoản phải thu cho doanh nghiệp Cơng Lâm .
- Chi phí mua hàng : khi trả tiền cho đơn vị cung cấp dịch vụ, kế tốn tiền mặt sẽ viết phiếu chi để làm căn cứ ghi sổ chi phí . PHIẾU CHI Số : 20/12 Mẫu Số : C22 - H Ngày 8/12/2003 Ban hành theo QĐ số Nợ : 641 999- TC /QĐ/CĐKT Cĩ : 1111 ngày 02/ 11.1996 của bộ tài chính
Người nhận tiền : Nguyễn Văn Thường Địa chỉ : Tổ bĩc văc Hịa Cường
Lý do chi : thanh tốn tiền bốc vác 112 xe máy nhập kho
Số tiền : 168.000 ( viết bằng chữ ) ; một trăm sáu mươi tám ngàn đồng y
Từ phiếu chi, kế tốn tiền mặt sẽ lên tờ kê chi tiết TK 641 theo dõi chi phí mua hàng và chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền mặt tại cơng ty .
TỜ KÊ CHI TIẾT TK 641 Tháng 12 năm 2003 Chứng
từ Diễn giải Số tiền
Sơ ú Ngà y 641 1111 1 1/12 Thanh tốn tiền làm 10.000 tờ rơi xe máy Daehan cơng ty TNHH Advicw 10.909.10 0 10.909.100
3 2/12 Thanh tốn tiền quảng cáo trên báo HĐ 247- 30/12/03BáoĐN
4.545.454 4.545.45 4 6 3/12 thanh tốn tiền vận
chuyển 40 xe đi TP Hồ Chí Minh Nguyễn Thu Dung
3.085.714 3.085.71 4
12 5/12 Thanh tốn tiền thuê xe vận chuyển 132 xe Daehan Nguyễn Thị Hiền 559.999 559.999 20 8/12 Thanh tốn tiền bốc vác 112 xe máy nhập kho Nguyễn Văn
Thường 168.000 168.000 Tổng 572.777. 054 572.777 .054 2/ Hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí biểu hiện bằng tiền của lao động vật hĩa và lao động sống dùng cho quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của cơng ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm : tiền lương, khấu hao TSCĐ, chi phí tiếp khách, chi phí dự phịng, dịch vụ mua ngồi như điện nước.
Ơí Cơng ty, các khoản chi phí này thường phát sinh vào cuối tháng, khi phát sinh căn cứ vào chứng từ kế tốn hạch tốn chi tiết vào tờ kê ghi cĩ TK111,112,331,334, kế tốn tổng hợp các tờ kê do các phần hành chuyển lên lấy số liệu tổng hợp mở sổ nhật ký chứng từ TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp “ lên sổ cái TK 642 .
* Vd:
Khi phát sinh chi phí tiếp khách tại phịng thị trường, kế tốn tiền mặt viết phiếu chi :
Từ phiếu chi, kế tốn tiền mặt lê tờ kê chi tiết TK 642 TỜ KÊ CHI TIẾT TK 642
Tháng 12 năm 2003
Chứng từ Diễn giải Số tiền
Số Ngày 642 1111
7 4/12 Thanh tốn chi phí tiếp khách Võ Thu Hiền
488.000 488.000
8 4/12 Thanh tốn tiền cơng tác phí đi HCM Đỗ Anh Quân
865.125 865.125
10 4/12 Chi mua quần áo cho CBCNV văn phịng cơng ty
33.099.26
0 33.099.260
PHIẾU CHI Số : 7/12 Mẫu Số C 22 - H Ngày 4 /12/ 2003 Ban hành theo QĐ số Nợ : 642 999- TC/ QĐ/ CĐKT Cĩ : 1111 ngày 02.11.1996 của bộ tài chính
Người nhận tiền : Võ Thị Hiền Địa chỉ : phịng thị trường
Lý do chi : thanh tốn chi phí tiếp khách
Số tiền : 488.000 ( viết bằng chữ ) : bốn trăm tám tám ngàn đồng y
Kèm theo : ( một chứng từ gốc )
18 7/12 Thanh tốn chi phí hội nghị Trần Thị Vân 842.500 842.500 Tổng 109.524.2 36 109.524.2 36 3. Hạch tốn kết quả tiêu thụ
Căn cứ vào hĩa đơn ( GTGT), kế tốn kho hàng lên tờ kê chi tiết TK 156.
Cuối tháng, căn cứ vào nhật ký chứng từ của các phần hành cĩ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, nhật ký chứng từ TK 632 và nhật ký chứng từ TK 511,512,531,532,... kế tốn tổng hợp thực hiện các bút tốn kết chuyển trên bảng chữ T để xác định kết quả kinh doanh của văn phịng cơng ty.
Tháng 12 / 2003 TK 641 TK 642 (111 1) 572.777.054 2.400.487.083 (1111) 109.524.236 848.336.383 (112 1) 839.031.526 (1121) 37.702.227 (112 2) 7.586.699 (3341) 42.360.947 (131 ) 252.425.50 0 (334. 2) 159.151.5 00 (136 ) 304.215.00 0 (338. 2) 2.015.124 (141 ) 26.337.224 (338. 3) 6.354.142 (156 ) 265.112.45 6 (338. 4) 847.219 (511 ) 120.910.568 (141) 2.251.540 (333 1) 12.091.056 (153) 14.816.300 2.400.487. 083 2.400.487.083 (139) 9.853.615 (159) 402.846.1 37 (156) 10.314.29 6
(136) 50.299.10 0 848.336.3 83 848.336.383 TK 911 (632.1 ) 20.174.136.548 19.941.700.651 (511) (632. 2) 31.730.738.056 36.077.989.881 (512) (641) 2.400.487.0 83 122.125.896 (711) (642) 848.336.383 413.128.566 (721) (811) 62.617.562 (421) 1.338.629.3 62 56.554.944. 994 56.554.944.994
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ TK 641, 642, 911... Tháng 12 năm 2003 Tài khoản Số phát sinh cĩ trong kỳ Cộng cĩ Số phát sinh nợ trong kỳ 911 511 512 711 721 1111 1121 1122 641 2.400.487.083 2.400.487.083572.777.054839.031.526 7.586.699 642 848.336.383 848.336.383109.524.23637.702.227 911 19.941.700.651 36.077.989.881122.125.896413.128.566 56.554.944.994 ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng nợ 131 136 141 6321 6322 641 811 421 ..... 252.425.5 00 304.215.000 26.337.224 2.400.487.083 50.299.1 00 2.251.540 958.336.383 20.174.136.548 31.730.738.056 2.400.487.083 62.617.562 1.338.629.362 56.554.944.994
SỔ CÁI TK 911 TK ghi cĩ Tháng 12 TK 421 1.338.296.362 TK6321 20.174.136.548 TK6322 31.730.738.056 TK 641 2.400.487.083 TK 642 848.336.383 TK 811 62.617.562 Số phát sinh nợ 56.554.944.944 Số phát sinh cĩ 56.554.944.944 Số dư cuối tháng Nợ Cĩ Ngày. ... tháng .... năm Kế tốn ghi sổ Kế tốn trưởng
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)
I/ NHẬN XÉT XỀ TÌNH HÌNH HOẠCH TỐN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ .
1. Nhận xét về bộ máy kế tốn và hình thức kế tốn tại cơng ty
* Ưu điểm:
Hiện nay phịng kế tốn của cơng ty gồm cĩ 10 người tất cả đều trải qua đào tạo chuyên ngành nên rất vững về chuyên mơn . Mỗi cán bộ kế tốn kiêm một phần hành kế tốn nhất định , chẵng hạn kế tốn kho hàng thì thì theo dõi xuất nhập hàng hĩa , kế tốn tiêu thụ thì theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hĩa , kế tốn cơng nợ thì theo dõi cơng nợ phải thu . Chính điều này làm cho bộ máy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ , đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chĩng , kịp thời , chính xác .
Cơng ty đã xây dựng được bộ máy khoa học và hợp lý , phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty . Mọi cơng việc của phịng kế tốn được sự chỉ đạo của kế tốn trưởng , nên các nhân viên kế tốn đèu cĩ mối quan hệ chặc chẻ và cơng việc của họ khơng bị chồng chéo .
Hình thức sổ kế tốn cơng ty đang sử dụng là “ nhật ký chứng từ “ một số điểm tương đối dể hiểu , dể sử dụng phù hợp với trình độ kế tốn và quy mơ sản xuất củ cơng ty .
* Nhược điểm :
Với hình thức sổ kế tốn dể hiểu , dể sử dụng , nhưng sổ sách cĩ kết cấu chưa được hợp lý , chưa đảm bảo cung cấp thơng tin theo yêu cầu cảu nhà quản lý.
Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn là chứng từ ghi sổ , nhưng lại chưa sử dụng mẫu đăng ký chứng từ ghi sổ , nên khĩ xác định và tìm ra những sai sĩt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh .
2. Nhận xét về tình hình hoạch tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp :
* Ưu điểm :
Ơí cơng ty các khoản chi phí này thường phát sinh vào cuối tháng , biên độ kế tốn căn cứ vào chứng từ hoạch tốn chi tiết vào tờ kê ghi cĩ TK 111, 112, 331, 334, kế tốn tổng hợp mở sổ nhật ký chứng từ TK 641 , 642 lên sổ cĩ TK641 , 642 tiện cho việc theo dõi .
* Nhược điểm :
Cơng ty khơng phân chia rỏ ràng TK chi phí bán hàng và TK chi phí doanh nghiệp mà gộp chung lại bao gồm rất nhiều TK liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp , chưa đáp ứng việc cung cấp thơng tin cho ban lãnh đạo cơng ty một cách thuận lợi hơn .
Việc hoạch tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế tốn mới hoạch tốn tổng hợp , chưa theo dõi chi tiết cho từng khoản mục chi phí kế tốn chưa phản ánh đúng , đầy đủ các khoản chi phí phát sinh điển hình như kế tốn khơng hoạch hoạch tốn chi phí điện nước , khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý .
3. Nhận xét về tình hình hoạch tốn tiêu thụ :
* Ưu diiểm :
Việc hoạch tốn kết quả tiêu thụ của cơng ty được đánh giá đúng dắn và khách quan , chính xác nhằm giúp cho lãnh đạo cơng ty cùng các bộ phận khác đề ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh sao cho hợp lý .
Kế tốn cơng ty đã xây dựng được hệ thống sổ sách ghi chép quá trình tiêu thụ phù hợp với đặt điểm , tính chất của thành phẩm tiêu thụ cho nên kế tốn đã xác định chính xác đầy đủ doanh thu trong kỳ chính , điều này giúp cho việc xác định kết quản tiêu thụ được chính xác hơn .
* Nhược điểm
Kế tốn khơng cần thiết phân bổ cho hàng tồn kho và