II. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH
2. Những tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên do đặc điểm riêng của ngành xây lắp, Cơng ty vẫn cịn một số khó khăn nhất định trong việc hạch tốn chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm. Việc ban hành chế độ kế toán riêng cho các doanh nghiệp xây lắp từ ngày 16/12/1998 vẫn chưa khắc phục được hết những tồn tại này.
* Về tổ chức và luân chuyển chứng từ:
Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng. Tuy nhiên tại các cơng trình đều có các nhân viên kế tốn cơng trình lập, thu nhập và gửi các chứng từ về phịng kế tốn của Cơng ty theo từng quý. Tuy nhiên thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế tốn đội thường rất chậm trễ gây khó khăn cho cơng tác hạch tốn. Thơng thường việc giao nộp chứng từ thường kéo dài qua một kỳ. Khi có sự hối thúc của phịng kế tốn, các kế tốn đội thường giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho cơng tác hạch tốn rất vất vả. Đơi khi các kế tốn đội cũng khơng tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về chế độ tổ chức chứng từ kế tốn.
Ví dụ: Đơn xin tạm ứng khơng có bản hợp đồng kèm theo. Điều này cản trở việc ký duyệt các đơn xin tạm ứng làm chậm trễ quá trình thi cơng. Ngồi ra việc lập dự tốn tiến độ thi cơng cũng khơng được các đội tuân thủ đầy đủ dẫn đến kế hoạch tài chính của Cơng ty ln bị thay đổi. Kế toán ngân hàng thường phải đến Ngân hàng để vay các khoản chi bất thường tại các cơng trình xây dựng mà kế hoạch tài chính khơng phản ánh được do khơng có dự tốn thi cơng.
Những tồn tại trên trong công tác tổ chức chứng từ đã gây khó khăn khơng nhỏ cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại phịng kế tốn của Cơng ty đơi khi khơng phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
* Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản của Công ty áp dụng hiện nay theo đúng chế độ kế tốn, tuy nhiên trong các tài khoản chi phí, Cơng ty đã hạch tốn chi phí sử dụng máy thi cơng (bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí trích trước sửa chữa lớn máy thi cơng, chi phí ngun vật liệu chạy máy thi công, lương công nhân điều khiển máy thi cơng, chi phí th máy thi cơng...) vào chung tài khoản 627 - chi phí sản xuất chung chứ không hạch tốn chi tiết vào tài khoản 623 - chi phí sử dụng máy thi cơng. Theo chế độ kế toán ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp: quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 thì đã có thêm tài khoản 623 - chi phí sử
dụng máy thi cơng. Theo em Công ty nên mở tài khoản này để theo dõi chi phí sử dụng máy thi cơng ở các cơng trường xây dựng.
Tài khoản này gồm có 6 tài khoản cấp 2: + 6231: Chi phí nhân cơng
+ 6232: Chi phí vật liệu
+ 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất + 6234: Chi phí khấu hao máy thi cơng + 6237: Chi phí dịch vụ mua ngồi + 6238: Chi phí bằng tiền khác
Khi mở tài khoản này cơng ty có thể theo dõi chặt chẽ và chính xác hơn những chi phí về máy thi cơng phát sinh tại các cơng trình. Từ đó tập hợp về cơng ty để quản lý.
* Về cơng tác quản lý chi phí:
Trong q trình sản xuất của Cơng ty, ngun vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn và là mục tiêu để hạ giá thành sản phẩm nhưng trên thực tế với cơ chế khốn gọn, Cơng ty đã cho các đội xây dựng tự mua sắm vật tư cho đội mình. Đây là một ưu điểm nhưng cũng là nhược điểm của cơ chế này. Tại các đội xây dựng chỉ có các chứng từ nhập xuất kho theo giá mua thực tế mua về khơng có sổ sách theo dõi chặt chẽ theo từng danh điểm vật tư cho từng cơng trình. Việc khốn gọn này dễ gây hiện tượng mua bán khơng trung thực và Cơng ty rất khó quản lý.
Việc quản lý nhân cơng cũng cịn nhiều khó khăn. Lực lượng lao động thuê ngoài là khá nhiều nhưng chưa được quản lý chặt chẽ dễ tạo tình trạng chấm cơng và trả lương không trung thực. Với công nhân trực tiếp sản xuất trong biên chế, Công ty chỉ theo dõi qua bảng chấm cơng và thanh tốn lương của cả đội mà không theo dõi chặt chẽ được ở các tổ thi cơng.
Chi phí máy thi cơng cũng chiếm một phần khơng nhỏ trong giá thành nhưng việc th ngồi máy thi cơng chưa được kiểm tra chặt chẽ. Chi phí sản xuất chung được các đội tập hợp lên có kèm theo các chứng từ gốc và các bảng kê chi phí song chi phí sản xuất chung ở các đội xây dựng cơng trình gồm rất nhiều khoản nên việc kê chung vào một bảng kê sẽ khó kiểm sốt.
Cơng ty chưa khai thác triệt để việc sử dụng kế tốn máy trong cơng tác kế tốn nên khơng phát huy được tính chính xác, nhanh gọn để giảm nhẹ cho lao động kế toán đồng thời giảm hiệu suất lao động kế toán.
Với những mặt cịn tồn tại trên, Cơng ty xây lắp Hà Nam đã và đang cố gắng để khắc phục những nhược điểm, phát huy những ưu điểm để hoàn thiện hơn cơng tác quản lý kế tốn, đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu thị trường và tạo dựng uy tín với khách hàng.