II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP SỔ KẾ TOÁN
3. Những quy định về sổ kế toán
_ Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình,mọi lĩnh vực hoạt động SXKD và mọi thành phần kinh tế đều phải mở,ghi chép,quản lý,lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng quy định
_ Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ,nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các loại sổ cái,sổ nhật ký,quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các loại sổ,thẻ kế toán chi tiết và các loại sổ kế toán khác.
3.1 Quản lý và sử dụng sổ kế toán
_ Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán,các quy định của Nhà nƣớc về kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết.
_ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế tốn.Mọi số liệu thơng tin trên sổ kế tốn bắt buộc phải có chứng từ kế tốn chứng minh.
_ Sổ kế toán phải đƣợc quản lý chặt chẽ,phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ
và ghi sổ.
_ Sổ kế toán phải dùng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng,sạch sẽ.Ghi sổ kế tốn phải dùng mực tốt,khơng phai,cấm tẩy xoá,cấm dùng chất hố học để sửa chữa.
Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng thống nhất đốI với các doanh nghiệp: + Hình thức sổ Nhật ký-sổ cái.
+ Hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung. + Hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ. + Hình thức sổ kế tốn Nhật ký chứng từ.
_ Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh,yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ
thuật tính tốn để lựa chọn một hình thức kế tốn phù hợp và tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế tốn đó.
_ Trƣờng hợp sử dụng phần mềm kế tốn thì hệ thống sổ kế toán phảI đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế tốn đã lựa chọn và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lƣu trữ.
3.2 Mở và ghi chép sổ kế toán
- Việc mở và ghi sổ kế toán phảI đảm bảo phản ảnh một cách đầy đủ,kịp thờI,toàn diên,liên tục,trung thực,có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất,kinh doanh,tình hình tài sản,tình sử dụng nguồn vốn của đơn vị nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cái tài chính của Doanh Nghiệp.
- Sổ kế toán phải đƣợc mở vào đầu mỗi niên độ kế toán hoặc ngây sau khi có quyết định thành lập.
- Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn,có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lƣu trữ.
- Các sai sót trong sổ kế tốn (nếu có) phải đƣợc sữa chữa theo một trong ba phƣơng pháp:phƣơng pháp cải chính;phƣơng pháp ghi số âm;phƣơng pháp bổ sung.Trƣờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tuỳ trƣờng hợp có thể sữ chữa sai sót theo một trong ba phƣơng pháp nêu trên,nhƣng phải tuân thủ các quy định sau:
Nếu sai sót đƣợc phát hiện khi chƣa in sổ thì sữa chữa trực tiếp trên máy.
Nếu sai sót đƣợc phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in đƣợc sữa chữa theo
một trong ba phƣơng pháp nêu trên, đồng thời phải sữa chữa lại chỗ sai trên máy và in tờ sổ mới,phải lƣu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót để thuận tiện cho việc kiểm tra,kiểm soát.
- Khi báo cáo quyết toán cuối năm đƣợc duyệt hoặc khi công việc thanh tra,kiểm tra,kiểm tra kiểm tốn kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức,nếu có quyết định phải sữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tốn thì đơn vị phải sữa lại sổ kế toán và số dƣ của những tài khoản có liên quan. Tuỳ trƣờng hợp cụ thể,việc sữa chữa số liệu có thể thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm báo cáo hoặc sổ kế toán năm nay.Trong trƣờng hợp điều chỉnh vào sổ kế tốn năm nay thì đồng thời phải ghi chú vào trang cuối(dịng cuối) của sổ kế toán năm trƣớc để tiện đối chiếu, kiểm tra.
3.3 Khoá sổ, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán
- Cuối kỳ kế toán(tháng,quý) và cuối niên độ kế toán phải khoá sổ kế toán.Khi khoá sổ,ngƣời giữ sổ,ngƣời kiểm tra sổ và kế toán trƣởng (hoặc ngƣời phụ trách kế toán)phải ký tên vào sổ.Cuối niên độ kế toán khi đã hồn tất cơng việc kế toán(bao gồm các việc ghi sổ,kiểm tra, đốI chiếu,khóa sổ và lập báo cáo tài chính) đơn vị phảI sắp xếp,phân loại,gói buộc,liệt kê ngồi gói,lập danh mục sổ kế tốn lƣu trữ và đƣa vào lƣu trữ tại bộ phận lƣu trữ chung của đơn vị.
- Trƣờng hợp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính thì cuối mỗi kỳ kế tốn,sau khi hồn thành các cơng việc ghi sổ và khố sổ kế tốn phải in tồn bộ hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lƣu giữ và phục vụ công tác kiểm tra,kiểm toán, thanh tra tài chính.Các sổ kế tốn này cũng phả làm đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định.
- Các loại sổ kế toán phải đƣợc sắp xếp gọn gàng,ngăn nắp và bảo quản chu đáo ở trong tủ hoặc phịng có khố chắc chắn để tránh mất mát thất lạc.trong thời gian các loại sổ kế tốn cịn tạm lƣu trữ ở bộ phận kế tốn thì kế tốn trƣởng là ngƣời. chịu trách nhiệm tổ chức cơng việc bảo quản.Trƣờng hợp đƣợc lƣu trữ tại nơi lƣu trữ chung của Doanh Nghiệp thì kế tốn trƣởng và Giám đốc Doanh Nghiệp phải chịu trách nhiệm…
4. Phương pháp lập sổ kế toán
Lịch sử phát triển của khoa học kế toán từ trƣớc đến nay đã trãi qua các hình thức sổ kế tốn sau đây:
Hình thức sổ kế tốn Nhật ký – sổ cái
Hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung
Hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ
Hình thức Sổ kế tốn Nhật ký- chứng từ
Nhƣng thơng dụng nhất là hình thức Nhật ký chung.Vì đây là phƣơng pháp dễ dàng sử dụng hơn các phƣơng pháp cịn lại.
4.1 Các chính sách kế tốn áp dụng
_ Các phương pháp kế tốn cơ bản đang thực hiện tại cơng ty:
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho:Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp tính giá xuất kho :Cơng ty tính giá xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.
Phƣơng pháp tính khấu hao: Cơng ty áp dụng phƣơng pháp khấu hao theo đƣơng thẳng
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Cơng ty tính thuế theo phƣơng pháp thuế GTGT đƣợc khấu trừ.
_ Chế độ báo cáo quyết tốn tại cơng ty:
Báo cáo quyết tốn tài chính của đơn vị gồm các biểu mẫu báo cáo quyết toán sau:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng cân đối kế toán.
Báo Cáo lƣu chuyển tiền tệ.
_ Các chứng từ sử dụng:
Hóa đơn bán đơn bán hàng.
Chứng từ chung, phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền, biên bảng thanh lý TSCĐ…
_ Các loại sổ sử dụng:
Sổ nhật kí chung, sổ cái.
Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
4.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
_ Khi nhận đƣợc chứng từ kế toán nhân viênn kế tốn phải xử lý theo trình tự sau
Kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ đƣợc kiểm tra theo những nội dung sau:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ.
Kiểm tra việc chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hồn chỉnh chứng từ kế tốn
Sau khi kiểm tra nhân viên kế tốn thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Các chứng từ kế tốn đã đƣợc kiểm tra và hồn chỉnh sẽ đƣợc dùng làm căn cứ ghi vào sổ kế toán
Tổ chức luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán đƣợc lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị, do đó nó phải đƣợc tổ chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ phịng kế tốn để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm………..
Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ:
Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ CÁI
Năm…
Tên tài khoản…………….. Số hiệu:………………….. Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trƣớc chuuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trƣớc chuuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK …
Ghi Có các tài khoản
Số Ngày Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK …
Ghi Nợ các tài khoản
Số Ngày Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm…. Ngà y thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Tài khoản ghi Nợ
Phải trả cho ngƣời bán S ố Ngà y Hàn g hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm…… Ngà y ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ ngƣời mua (ghi Nợ)
Ghi Có tài khoản Doanh thu Số Ngà y Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
NHẬT KÍ CHUNG
Nội dung
_ Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi ,chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản(định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ Cái.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
_ Kết cấu sổ Nhật ký đƣợc quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ sổ kế toán.
Cột 1: Ghi ngày,tháng ghi sổ.
Cột 2+3: Ghi số ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: Ghi nộI dung nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh.
Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã đƣợc ghi vào sổ Cái.
Cột 6: ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ,ghi Có theo định khoản kế tốn các nghiệp vụ phát sinh.Tài khoản ghi Nợ đƣợc ghi trƣớc,tài khoản ghi Có đƣợc ghi sau,mỗi tài khoản đƣợc ghi một dòng riêng.
Cột 7: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ
Cột 8: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ,cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang
_ Về nguyên tắc,tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđều phải ghi vào sổ Nhật ký chung.Tuy nhiên trong trƣờng hợp một hoặc một số đối tƣợng kế tốn có số lƣợng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lƣợng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế tốn đó.
_ Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phƣơng pháp ghi chép tƣơng tự nhƣ sổ Nhật ký chung.Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên Nhật ký đặc biệt thì khơng ghi vào sổ Nhật ký chung.Trong trƣờng hợp này,căn cứ để ghi sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
SỔ NHẬT KÍ THU TIỀN
Nội dung
_ Là sổ nhật ký đặc biệt dung để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị.Mẫu sổ này đƣợc mở riêng cho thu tiền mặt,thu qua ngân hàng,cho từng loại tiền(đồng Việt Nam,ngoại tệ)hoặc cho từng nơi thu tiền(Ngân hàngA,ngân hàngB)
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Cột 1: ghi ngày,tháng ghi sổ
Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ dung làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 5: ghi số tiền thu đƣợc vào bên Nợ của tài khoản tiền đƣợc theo dõi trên sổ này nhƣ: tiền mặt,tiền gửi ngân hàng.
Cột 6+7+8+9+10+11: ghi số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng.
Cuối trang sổ,cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang.
NHẬT KÍ CHI TIỀN
Nội dung
là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị.Mẫu sổ này đƣợc mở riêng cho chi tiền mặt ,chi tiền qua ngân hàng,cho từng loại tiền(đồng Việt Nam,ngoại tệ)hoặc cho từng nơi chi tiền(ngân hàngA,ngân hàng B….)
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 5: ghi số tiền đã chi vào bên Có và tài khoản tiền đƣợc theo dõi trên sổ này nhƣ: Tiền mặt,tiền gửi ngân hàng…
Cột 6+7+8+9+10+11: ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng.
Cuối trang sổ,cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
NHẬT KÍ MUA HÀNG
Nội dung
_ Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị,nhƣ:ngun vật liệu,cơng cụ,dụng cụ,hàng hố….
_ Sổ Nhật ký mua hàng đƣợc dùng để ghi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau(mua chịu)Trƣờng hợp trả tiền trƣớc cho ngƣời bán thì khi phát sinh nghiệp vụ cũng ghi sổ này.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 5+6+7+8: ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho nhƣ:hàng hoá,nguyên vật liệu,công cụ ,dụng cụ…Trƣờng hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó nhƣ: hàng hố A,hàng hoá B….
Cột 9: ghi số tiền phải trả ngƣời bán tƣơng ứng với số hàng đã mua.
Cuối trang sổ,cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang.
NHẬT KÍ BÁN HÀNG
Nội dung
_ Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị nhƣ: bán hàng hoá,bán thành phẩm,bán dịch vụ.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 6+7+8: mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: bán hàng hoá,bán thành phẩm,bán dịch vụ…Trƣờng hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại nghiệp vụ: bán hàng hố,bán thành phẩm,bán dịch vụ… thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá ,thành phẩm,dịch vụ.Trong