3.4.1. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
(1). Khi mua hàng:
Khi mua hàng, trước khi cho nhập kho hàng hóa phải qua giai đoạn kiểm nhận, căn cứ vào chứng từ của bên bán đối chiếu với thực tế hàng nhận về số lượng và chất lượng để lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa”. Căn cứ vào hóa đơn của bên bán và biên bản kiểm nghiệm để bộ phận mua hàng lập “phiếu nhập kho”. Sau khi nhập, thủ kho ghi ngày, tháng, năm và cùng người nhập ký tên vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế toán, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
(2). Khi bán hàng:
Khi bán hàng, kế tốn phải lập “hóa đơn bán hàng thơng thường hoặc hóa đơn GTGT” và “phiếu xuất kho” hàng hóa. Hóa đơn do người bán hàng lập 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần), liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 dùng làm cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt nộp cho kế toán làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế tốn có liên quan (nếu đã thu tiền)
3.4.2. Sổ sách kế toán
Để thực hiện kế toán hàng hóa, cần sử dụng các mẫu sổ sau:
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S10-DN)
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S11-DN) Thẻ kho (mẫu số S12-DN).
Theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 156 “Hàng hóa” để theo dõi giá trị hàng hóa biến động và hiện có cuối kỳ trong kho. TK 156 được hạch tốn chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứ hàng hóa, kho quản lý
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 156 - Hàng hóa: Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá của hàng hóa thuê ngồi gia cơng (gồm giá mua vào và chi phí gia cơng); - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên Có:
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho doanh nghiệp phụ thuộc; th ngồi gia cơng, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định.
Số dư bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho; - Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
Tài khoản 156 - Hàng hóa, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào và đã nhập kho (tính theo trị giá mua vào);
- Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hóa hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hóa hạch tốn vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền th kho, thuê bến bãi,... chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa.
- Tài khoản 1567 - Hàng hóa bất động sản: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản của doanh nghiệp. Hàng hoá bất động sản gồm: Quyền sử dụng đất; nhà; hoặc nhà và quyền sử dụng đất; cơ sở hạ tầng mua để bán trong kỳ hoạt động kinh doanh bình thường; Bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu bắt đầu triển khai cho mục đích bán.
Nếu thực hiện kế toán hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng” (chi tiết là TK 6112 - mua hàng hóa) để theo dõi sự biến động trong khâu mua và TK 632 “Giá vốn hàng bán” để phản ánh sự biến động trong khâu bán.
3.4.4 Nguyên tắc kế tốn
(1) Tài khoản 156 “Hàng hóa” dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hố bất động sản. Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán bn và bán lẻ). Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất, kinh doanh không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích bán lại hay để sử dụng thì vẫn phản ánh vào tài khoản 156 “Hàng hóa”.
Trong giao dịch xuất nhập - khẩu ủy thác, tài khoản này chỉ sử dụng tại bên giao ủy thác, không sử dụng tại bên nhận ủy thác (bên nhận giữ hộ). Mua, bán hàng hóa liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 69 – hướng dẫn kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái.
(2). Những trường hợp sau đây không phản ánh vào tài khoản 156 “Hàng hóa”: - Hàng hóa nhận bán hộ, nhận giữ hộ cho các doanh nghiệp khác;
- Hàng hóa mua về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (ghi vào các tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, hoặc tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ”,...).
(3). Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế tốn “Hàng tồn kho”. Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm,...), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia cơng, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm cả chi phí gia cơng, sơ chế.
- Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa.
- Để tính giá trị hàng hóa tồn kho, kế tốn có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp nhập trước - xuất trước; + Phương pháp thực tế đích danh; + Phương pháp bình quân gia quyền;
- Một số đơn vị có đặc thù (ví dụ như các đơn vị kinh doanh siêu thị hoặc tương tự) có thể áp dụng kỹ thuật xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp Giá bán lẻ. Phương pháp này thường được dùng trong ngành bán lẻ để tính giá trị của hàng tồn kho với số lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự mà không thể sử dụng các phương pháp tính giá gốc khác. Giá gốc hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần
trăm hợp lý. Tỷ lệ được sử dụng có tính đến các mặt hàng đó bị hạ giá xuống thấp hơn giá bán ban đầu của nó. Thơng thường mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng.
- Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến q trình mua hàng như: chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên (trong định mức) phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. Về lý thuyết, tồn bộ chi phí thu mua hàng hóa phải được tính tốn phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ và hàng hóa tồn kho, chưa bán được vào lúc cuối kỳ. Khi doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX thì hàng ngày khi xuất kho để bán, kế tốn sẽ tính tốn và ghi chép vào các tài khoản có liên quan theo chỉ tiêu giá mua hàng hóa. Đến cuối kỳ trước khi xác định kết quả kinh doanh, kế tốn phải phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán trong kỳ và hàng tồn kho chưa bán được lúc cuối kỳ để tính giá vốn của hàng đã bán và giá gốc của hàng chưa bán được lúc cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp nhưng phải được thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.
(4). Trường hợp mua hàng hóa được nhận kèm theo sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế (đề phịng hỏng hóc), kế tốn phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế theo giá trị hợp lý. Giá trị hàng hóa nhập kho là giá đã trừ giá trị sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế.
(5). Kế tốn chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa.
3.4.5. Phương pháp kế tốn một số giao dịch kinh tế chủ yếu