Một số cụng cụ chớnh dựng để mụ hỡnh húa và xõy dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD :
- Khỏi niệm BFD: Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thụng tin chỉ ra cho chỳng ta biết hệ thống của chỳng ta cần phải làm gỡ chứ khụng ra là phải làm như thế nào?
- Phõn cấp của sơ đồ BFD:
Việc phõn cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phộp phõn tớch viờn hệ thống cú thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quỏt đến chi tiết. Trờn cơ sở đú phõn tớch viờn hệ thống cú thể tiến hành theo một trỡnh tự khoa học, cú sự phõn cụng mỗi nhúm phụ trỏch phõn tớch một mức nào đú. Điều này tạo ra nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhúm và làm cho quy trỡnh phõn cấp khụng trựng lặp, khụng nhầm lẫn. Xõy dựng sơ đồ là quỏ trỡnh phõn ró, từ một chức năng lớn (ở cấp cao) được phõn chia thành những phần thớch hợp, nhỏ hơn (ở cấp thấp hơn) theo sơ đồ cấu trỳc hỡnh cõy.
- Quy tắc lập sơ đồ BFD:
+ Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chỳng. + Lựa chọn: khi cú sự lựa chọn giữa những gỡ xảy ra thỡ phải chỉ ra cỏch lựa chọn và đỏnh dấu “0” ở phớa trờn, gúc phải của khối chức năng đú.
+ Phộp lặp: nếu một quỏ trỡnh được thực hiện hơn một lần thỡ đỏnh dấu “*” ở phớa trờn, gúc phải của khối chức năng.
Nếu một quỏ trỡnh nào đú bị loại khỏi đề ỏn do chưa hợp lý hoặc khụng đem lại lợi ớch thỡ nờn đỏnh dấu bằng một dũng đậm vào khối chức năng.
Khi cỏc chức năng phụ thuộc vào cỏc sự kiện bờn ngoài thỡ cú thể đỏnh dấu bằng một mũi tờn bờn lề phải. Nờn thờm vào trờn đầu của sơ đồ một chỳ
thớch ngắn gọn để nhấn mạnh mục đớch của chức năng đú (chức năng này ở mức cao nhất).
+ Tờn gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cỏch đầy đủ, rừ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phõn biệt giữa tờn gọi của cỏc chức năng với nhau.
+ Sơ đồ chức năng cần được xỏc lập một cỏch sỏng sủa, đơn giản, chớnh xỏc và đầy đủ. Cỏc chức năng trờn cựng một cấp thỡ cú độ phức tạp như nhau.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD : là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ liệu và cú liờn quan đến nguồn, đớch, xử lý và kho :
Ký phỏp :
a. Quá trình hoặc chức năng :