2.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý kinh doanh
2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Cán bộ quản lý của Công ty gồm: 03 cán bộ lãnh đạo (01 Chủ tịch kiêm Giám đốc, 02 Phó Giám đốc) và 03 kiểm sốt viên và 5 phịng nghiệp vụ.
- Phịng Tổ chức - Hành chính. - Phịng Kế hoạch – Kinh doanh. - Phòng Kho quỹ - Kiểm ngân.
- Phòng Kiểm tra và Chi trả các giải trúng XSKT
- Phịng Tài vụ - Kế tốn - Thống kê. (gọi tắt Phịng Kế tốn) Và Trạm trung chuyển vé số kiến thiết Tiền Giang tại TP.Hồ Chí Minh
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và
sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
2.4.2Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.4.2.1Tổ chức cơng tác kế tốn
2.4.2.1.1Chính sách kế tốn tại cơng ty
- Áp dụng Luật Kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006.
- Cơng ty sử dụng hệ thống kế tốn đặc thù dành cho kinh doanh XSKT theo Thông tư số 244/2009/TT-BTC và Thơng tư số 168/2009/TT-BTC của Bộ Tài Chính
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VNĐ”).
- Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt.
- Kỳ kế tốn năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
2.4.2.1.2Tổ chức vận dụng chế độ kế toán + Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Lập chứng từ Kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp
Ghi
chú: Đối chiếu kiểm
tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
*Sơ đồ luân chuy ể n ch ứ ng t ừ :
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán bao gồm: -Nhật ký chứng từ (NKCT), bao gồm các loại NKCT: NKCT-1; NKCT- 2; NKCT-5; NKCT-6; NKCT-7; NKCT-8; NKCT-9; NKCT-10. -Bảng kê. -Sổ cái.
-Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, bao gồm các loại: sổ kế toán chi tiết, thẻ TSCĐ.
+ Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán
Cơng ty sử dụng biểu mẫu báo cáo kế tốn theo quy định gồm: bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị khi cấp trên yêu cầu như: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh từng thời điểm, ....
2.4.2.2Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức kế tốn tại Cơng ty theo mơ hình tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn ở Công ty từ lập chứng từ gốc ban đầu đến sổ sách kế toán chi tiết - tổng hợp - lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn.
- Cơ cấu nhân sự bộ máy kế toán
Hệ thống kế tốn gồm có kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng, một phó phịng và 05 nhân viên kế tốn và các kế tốn viên tại các phịng ban.
2.5 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT TIỀN GIANG.
Tác giả đã sử dụng 88 câu hỏi khảo sát và thơng qua bảng trả lời câu hỏi để tìm hiểu Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang.
2.5.1 Mục đích, đối tượng và phương pháp khảo sát
2.5.1.1Mục đích khảo sát
Mục đích của việc khảo sát nhằm tìm hiểu thực trạng HTKSNB tại cơng ty để đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang thơng qua q trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty theo tiêu chuẩn COSO 2004.
2.5.1.2Đối tượng khảo sát
Việc tiến hành khảo sát được thực hiện tại công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang. Bảng khảo sát gửi trực tiếp đến những người có chức vụ quan trọng như: Ban giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phó các phịng ban, phịng kế tốn và một số nhân viên công tác lâu năm trong công ty.
2.5.1.3Phương pháp khảo sát
Việc khảo sát được thực hiện thông qua công cụ đánh giá là bảng câu hỏi gồm 88 câu hỏi, thiết kế lại từ những câu hỏi của COSO đánh giá trên tám bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ: Mơi trường kiểm sốt, Thiết lập mục tiêu, Nhận dạng các sự kiện, Đánh giá rủi ro, Đối phó với rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thơng, Giám sát.
2.5.2Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang
2.5.2.1.1Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Bảng 2.1: Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Trả lời
Có Khơng Khơng biết
Nhà quản lý các cấp trong cơng ty có trình độ
chun mơn phù hợp với cơng việc hay không? 90% 6,6% 3,4%
Những nhà quản lý các phịng ban trong cơng ty có cùng nhau bàn bạc phối hợp thực hiện các mục tiêu chung của cty không?
96,7% 3,3%
Trong cơng ty có thường xun xảy ra sự biến
động nhân sự ở vị trí quản lý? 36,6% 63,4%
Cơng ty có sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài
chính khi phát hiện ra sai sót khơng? 86,6% 13,4%
Các nhà quản lý lĩnh vực tài chính kế tốn trong cơng ty có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
90% 10%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số TG
Kết quả từ khảo sát thực trạng cho thấy các nhà quản trị và quản lý cấp cao tại công ty được đề bạt dựa trên những kinh nghiệm, chuyên môn và thâm niên công tác trong ngành, vì vậy đa phần họ đều có những hiểu biết về lĩnh vực mình phụ trách. Do đặc thù là loại hình doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, các quyết định về sản xuất kinh doanh thường phải có sự thơng qua của cấp trên. Vì vậy, đơn vị thường khơng có những dự án kinh doanh với mức độ rủi ro cao, mà thường thực hiện các chỉ tiêu tài chính theo kế hoạch được phân bổ từ Xổ số khu vực phía Nam, theo sự chỉ đạo cơ quản chủ quản. Điều này khiến tư duy về rủi ro, quản trị rủi ro cũng như văn hóa rủi ro khơng phát triển mạnh trong đơn vị.
Các quan điểm về rủi ro có thể chấp nhận tồn tại trong doanh nghiệp chủ yếu là các rủi ro trong hoạt động, nhà quản lý chấp nhận những tổn thất trong sử dụng chi phí tại đơn vị, để đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh thật trôi chảy, vận hành tốt. Quan điểm này xuất phát từ việc cân đối giữa chi phí và lợi ích, bởi chi phí bỏ ra cho việc kiểm sốt và ngăn chặn các rủi ro này là quá lớn. Tuy nhiên, ban lãnh đạo đơn vị vẫn chú trọng và đề cao tinh thần chi tiêu tiết kiệm, tránh thất thốt, lãng phí.
Ở vị trí quản lý cấp cao, hầu như tại đơn vị khơng có sự biến động hay thuyên chuyển vị trí làm việc. Nhà quản lý thường có thâm niên cơng tác cao, tạo dựng uy tín trong đơn vị và phụ trách vị trí quản lý đến khi hết tuổi lao động.
Ban lãnh đạo cơng ty am hiểu về thị trường và có kinh nghiệm lâu năm về quản lý kinh doanh, được sự tham mưu của kế toán trưởng đơn vị cũng như cập nhật các văn bản quy định về tài chính kế tốn của Bộ tài chính, chính sách liên quan, cần thiết cho việc điều hành, có tinh thần tuân thủ cao các quy định về thủ tục kế tốn, cũng như các thơng tin minh bạch trên báo cáo tài chính của đơn vị.
2.5.2.1.2Ban giám đốc và Ban thanh tra nhân dân
Bảng 2.2: Ban giám đốc và Ban thanh tra nhân dân
Ban giám đốc và Ban thanh tra Có Khơng Khơng
biết
Ban giám đốc có tổ chức những cuộc họp định kỳ để xem xét, đánh giá lại hoạt động của công ty hay không?
100% Biên bản của những cuộc họp này có được soạn
thảo, ký xác nhận đúng thời gian hay không? 93,3% 6,7%
Ban giám đốc có đánh giá cao vai trị của Ban
kiểm sốt không? 83,3% 16,7%
Ban giám đốc có được cung cấp thơng tin về tình hình hoạt động, tài chính của cơng ty đầy đủ, kịp thời không?
96,7% 3,3%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại cty Xổ số Tiền Giang
Qua tìm hiểu thực tế cho thấy, Ban giám đốc tại Cty thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tồn đơn vị từ đó đề ra những biện pháp giải quyết những khó khăn tồn đọng. Các cuộc họp này được triển khai và phổ biến trong toàn đơn vị, cụ thể:
- Họp hội ý thứ năm hàng tuần đối với trưởng phó các phịng ban. Cuộc họp này thường nhằm triển khai những mục tiêu cụ thể phải thực hiện trong tuần, đánh giá hoạt động tuần trước. Từ đó, Ban giám đốc có ý kiến chỉ đạo cho những mục tiêu sắp tới và phương hướng giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ban thanh tra tại đơn vị được thành lập gồm các thành viên không nằm trong Ban giám đốc, Bộ phận kế tốn tài chính. Ban này được thành lập theo Quyết định của Giám đốc Công ty, tiến hành thanh tra giám sát mỗi năm một lần khi có lịch phân cơng. Nhiệm vụ của Ban thanh tra gồm có:
- Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo những hành vi vi phạm, gian lận trong đơn vị.
- Giám sát giám đốc cơng ty trong việc thực hiện chính sách pháp luật, Nghị quyết đại hội CNVC, nội quy, quy chế của công ty.
Mặc dù đánh giá cao vai trị của Kiểm sốt nội bộ, nhưng hiện nay tại Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang không thành lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ độc lập. Tuy nhiên, định kỳ hàng năm cơng ty vẫn có các chun viên kiểm toán thuộc Kiểm toán khu vực 9, cục thuế đến tiến hành kiểm tốn, kiểm tra hoạt động tài chính kế tốn cho đơn vị.
2.5.2.1.3Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Bảng 2.3: Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình
tuyển dụng và đào tạo nhân sự hay khơng? 66.6% 16,7% 16,7%
Cơng ty có các chương trình đào tạo nội bộ
khơng? 16,7% 66.6% 16,7%
Cơng ty có dành ngân sách đào tạo bên ngồi
cho từng phịng ban và từng vị trí hay khơng? 33,3% 26,6% 40,1%
Cơng ty có xây dựng bảng tiêu chí đánh giá nhân sự (năng lực, tinh thần làm việc, thái độ đối với đồng nghiệp,…) trong thời gian thử việc cũng như quá trình làm việc khơng?
83,3% 6,6% 10,1%
Cơng ty có xây dựng qui chế khen thưởng, kỷ
luật rõ ràng hay không? 96,6% 3,4%
Nhân viên có bị áp lực khối lượng cơng việc để dẫn đến việc trình bày các báo cáo khơng đáng tin cậy khơng?
16,7% 73,3% 10%
Các nhân viên có được trang bị kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ của họ hay không?
93,3% 6,4%
Tổng số lao động hiện có tại cơng ty đến 31/12/2012 là 123 nhân viên. Trong đó:
- Đang học cao học: 02 người, chiếm 1,62% - Đại học: 73 người, chiếm 59,34%
- Đang học đại học: 07 người, chiếm 5,69% - Cao đẳng, trung cấp: 35 người, chiếm 33,33% - Phổ thông chưa qua đào tạo: 6 người, chiếm 4,87%
Thực trạng trên cho thấy, nguồn nhân lực tại đơn vị tương đối tốt, lực lượng lao động đại học chiếm 59,34% tổng số lao động tại đơn vị, lực lượng lao động chiếm phần lớn là lao động trẻ. Cán bộ lãnh đạo được đào tạo đúng chuyên nghành và am hiểu về lĩnh vực kinh doanh công ty đang hoạt động, có khả năng thích ứng cao với thay đổi thị trường.
Cơng ty có chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng theo quy chế văn kiện đại hội CNVC được xây dựng hàng năm. Hàng tháng, q đều có xét khen thưởng cho cá nhân thực hiện xuất sắc công việc được giao theo các mức: A, B và trợ cấp.
Công ty không tổ chức lớp học đào tạo nội bộ cho nhân viên trong doanh nghiệp mà tùy phòng ban chỉ được chọn vài người luân phiên tham dự lớp học bồi dưỡng về kỹ năng bán hàng, nhân sự, luật, chính sách, thuế,…từ những lớp bên ngồi. Điều này tạo sự thụ động trong việc bổ sung nguồn nhân lực có kiến thức và trình độ chun mơn am hiểu rộng có khả năng nắm bắt tổng quát, đáp ứng yêu cầu công việc tại công ty.
Khi phân công công việc, Ban giám đốc rất chú trọng đến năng lực của nhân viên, phân công đúng chuyên môn để giúp nhân viên hồn thành tốt cơng việc được giao, đồng thời các nhà quản lý cũng thường xuyên đánh giá, xem xét năng lực của nhân viên để sắp xếp vào những vị trí cơng việc phù hợp nhất. Tuy nhiên, kỹ năng của nhân viên trước khi giao việc không được chú trọng lắm, chủ yếu là người đi trước chỉ người đi sau.
Cơng ty cũng có một số trường hợp nhân viên được tuyển dụng vào do gửi gắm mặc dù khơng có chun mơn đúng theo yêu cầu của công ty, không phù hợp với yêu cầu công việc, những trường hợp tuyển dụng này, sau đó được đi học bổ sung ở các dạng khác nhau, tình hình này làm giảm sự hiệu quả và chuyên nghiệp của hoạt động cơng ty trên tiến trình phát triển.
2.5.2.1.4Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.4: Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có xây dựng mơi trường văn hóa của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử, các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt..) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên khơng?
96,6% 3,4%
Cơng ty có xây dựng và hướng dẫn cụ thể những yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích cho phép?
90% 6,6% 3,4%
Cơng ty có tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực tình hình tài chính khơng?
16,6% 73,4% 10%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số TG
Ban giám đốc công ty có chú trọng tới việc tạo dựng môi trường làm việc mà trong đó mỗi cá nhân ln ý thức về tính chính trực, đề cao đạo đức nghề nghiệp bản thân cũng như hình ảnh của cả đơn vị. Cụ thể:
- Đề cao hoạt động cơng đồn trong đơn vị, hoạt động cơng đồn ln bảo vệ tiếng nói của người lao động, chăm lo quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên như: thăm hỏi người ốm đau, hỗ trợ cơng đồn viên ngày cưới hỏi, ma chay, lễ Tết…
- Chú trọng xây dựng tổ chức Đảng trong đơn vị trong sạch vững mạnh. Tổ chức họp chi bộ định kỳ hằng tháng, tạo điều kiện để Đồn thanh niên, Cơng đoàn giới thiệu các quần chúng ưu tú có lối sống lành mạnh, đạo đức hạnh kiểm tốt đứng vào hàng ngũ của Đảng. Khen thưởng các đảng viên có đóng góp tích cực trong việc xây dựng tổ chức Đảng.
Do khơng có những quy định cụ thể, thể thức hóa bằng nội quy hay văn