THỰC TRẠNG CHO VAY VÀ SỬ DỤNG VỐN VAY TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TÂN NINH
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Quỹ tín dụng nhân dân Tân Ninh Sơ đồ 2.1 Sơ dồ tổ chức bộ máy của quỹ tín dụng
Sơ đồ 2.1. Sơ dồ tổ chức bộ máy của quỹ tín dụng
- Chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân • Đại hội thành viên:
+ Đại hội thành viên có quyền quyết định cao nhất của Quỹ tín dụng
+ Báo cáo kết quả hoạt động trong năm,báo cáo hoạt động của hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
+ Báo cáo công khai tài chính-kế toán ,dự kiến phân phối lợi nhuận và xử lý các khoản lỗ (nếu có).
+ Phương hướng hoạt động năm tới.
+ Tăng,giảm vốn điều lệ theo mức quy định của ngân hàng nhà nước ,mức góp vốn tối thiểu của thành viên.
+Bầu ,bầu bổ xung hoặc bãi miễn chủ tịch HĐQT ,các thành viên HĐQT ,Ban kiểm soát quỹ tín dụng.
+Thông qua phương án do HĐQT xây dựng về mức thù lao cho thành viên HĐQT ,Ban kiểm soát,mức lương của giám đốc và các nhân viên làm việc tại quỹ tín dụng.
+ Thông qua danh sách kết nạp thành viên mới và cho thành viên ra khỏi quỹ tín dụng do HĐQT báo cáo ,quyết định khai trừ thành viên.
+ Chia ,tách ,hợp nhất ,sát nhập ,giải thể quỹ tín dụng + Sửa đổi điều lệ của quỹ tín dụng.
+ Những vấn đề khác do HĐQT ,Ban kiểm soát hoặc có ít nhất 1/3 tổng số thành viên đề nghị.
+ Riêng đại hội thành viên nhiệm kỳ còn thông qua báo cáo kết quả hoạt động trong nhiệm kỳ ,báo cáo hoạt động của HĐQT và Ban kiểm soát ,thông qua phương hướng hoạt động và bầu chủ tịch HĐQT,các thành viên HĐQT,Ban kiểm soát của nhiệm kỳ tới.
• Hội đồng quản trị:
+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết Đại hội thành viên;
+ Quyết định những vấn đề về tổ chức và hoạt động của Quỹ tín dụng (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội thành viên);
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, phó Giám đốc, Kế toán trưởng; quyết định số lượng lao động, cơ cấu tổ chức và các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn của Quỹ tín dụng;
+ Chuẩn bị chương trình nghị sự của Đại hội thành viên và triệu tập Đại hội thành viên;
+ Xây dựng phương án trình Đại hội thành viên về mức thù lao cho thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, mức lương của Giám đốc và các nhân viên làm việc tại Quỹ tín dụng.
+ Xét kết nạp thành viên mới, giải quyết việc thành viên xin ra khỏi Quỹ tín dụng (trừ trường hợp khai trừ thành viên) và báo cáo để Đại hội thành viên thông qua;
+ Quyết định việc tăng, giảm vốn điều lệ trong mức được Ngân hàng Nhà nước cho phép và tổng hợp báo cáo chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố và báo cáo trước Đại hội thành viên gần nhất.
+ Xử lý các khoản cho vay không có khả năng thu hồi và những tổn thất khác theo quy định của Nhà nước;
+ Trình Đại hội thành viên Báo cáo về tình hình hoạt động và kết quả hoạt động, báo cáo quyết toán, dự kiến phân phối lợi nhuận, phương án xử lý lỗ (nếu có); phương hướng kế hoạch hoạt động năm tới;
+ Kiến nghị sửa đổi Điều lệ; • Chủ tịch hội đồng quản trị:
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện cho Quỹ tín dụng trước pháp luật.
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Hội đồng quản trị; triệu tập và chủ trì các phiên họp của Hội đồng quản trị; phân công và theo dõi các thành viên Hội đồng quản trị thực hiện nghị quyết Đại hội thành viên và quyết định của Hội đồng quản trị; đôn đốc và giám sát việc điều hành của Giám đốc Quỹ tín dụng.
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người ký các văn bản thuộc thẩm quyền của HĐQT (Các văn bản trình Đại hội thành viên; trình Ngân hàng Nhà nước...). • Ban kiểm soát :
+ Kiểm tra, giám sát Quỹ tín dụng hoạt động theo pháp luật;
+ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành Điều lệ Quỹ tín dụng, Nghị quyết Đại hội thành viên, Nghị quyết Hội đồng quản trị;
+ Kiểm tra về tài chính, kế toán, phân phối thu nhập, xử lý các khoản lỗ, sử dụng các Quỹ của Quỹ tín dụng, sử dụng tài sản và các khoản hỗ trợ của Nhà nước;
+ Tiếp nhận và Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến hoạt động của Quỹ tín dụng thuộc thẩm quyền của mình;
+ Trưởng Ban kiểm soát hoặc đại diện Ban kiểm soát được tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị nhưng không biểu quyết;
+ Yêu cầu những Người có liên quan trong Quỹ tín dụng cung cấp tài liệu, sổ sách chứng từ và những thông tin cần thiết khác để phục vụ cho công tác kiểm tra, nhưng không được sử dụng các tài liệu, thông tin đó vào mục đích khác;
+ Được sử dụng bộ máy kiểm tra, Kiểm toán nội bộ của Quỹ tín dụng nhân dân để thực hiện nhiệm vụ của Ban kiểm soát;
+ Chuẩn bị chương trình và triệu tập Đại hội thành viên bất thường khi có một trong các trường hợp sau:
Khi Hội đồng quản trị không sửa chữa hoặc sửa chữa không có kết quả những vi phạm pháp luật, vi phạm Điều lệ và Nghị quyết của Đại hội thành viên mà Ban kiểm soát đã yêu cầu.
Khi Hội đồng quản trị không triệu tập Đại hội thành viên bất thường theo yêu cầu của thành viên .
+ Thông báo cho Hội đồng quản trị, báo cáo trước Đại hội thành viên và Ngân hàng Nhà nước về kết quả kiểm soát; kiến nghị với Hội đồng quản trị, Giám đốc khắc phục những yếu kém, những vi phạm trong hoạt động của Quỹ tín dụng.
• Giám đốc:
+ Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Quỹ tín dụng theo đúng pháp luật, Điều lệ và Nghị quyết Đại hội thành viên, nghị quyết Hội đồng quản trị;
+ Lựa chọn, đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh phó Giám đốc (nếu có), Kế toán trưởng;
+ Tuyển dụng, kỷ luật, cho thôi việc các nhân viên làm việc tại Quỹ tín dụng;
+ Ký các báo cáo, văn bản, hợp đồng, chứng từ; trình Hội đồng quản trị các báo cáo về tình hình và kết quả hoạt động của Quỹ tín dụng;
+ Giám đốc không phải là thành viên Hội đồng quản trị được tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị nhưng không được quyền biểu quyết;
+ Chuẩn bị báo cáo hoạt động, báo cáo quyết toán, dự kiến phân phối lợi nhuận, phương án xử lý lỗ (nếu có) và xây dựng phương hướng hoạt động của năm tới để Hội đồng quản trị xem xét và trình Đại hội thành viên;
+ Được từ chối thực hiện những quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị , các thành viên Hội đồng quản trị nếu thấy trái pháp luật, trái Điều lệ và nghị quyết Đại hội thành viên đồng thời báo cáo ngay với Ngân hàng Nhà nước để có biện pháp xử lý.
• Phòng kế toán
+ Tổ chức ghi chép ,phản ánh một cách chính xác ,đầy đủ ,kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh về hoạt động nguồn vốn ,sử dụng vốn.Tổng hợp số liệu để hình thành các chỉ tiêu thông tin kinh tế phục vụ chỉ đạo ,điều hành hoạt động của quỹ tín dụng,trên cơ sở đó bảo vệ an toàn vốn,tài sản của Quỹ tín dụng cũng như của thành viên và của khách hàng gửi tiền tại Quỹ tín dụng cả về số lượng và chất lượng.
+ Phân loại nghiệp vụ ,tổng hợp số liệu theo đúng phương pháp kế toán và theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ ,chính xác ,kịp thời phục vụ cho công tác quản lý ,chỉ đạo hoạt động của Quỹ tín dụng.
+ Giám sát quá trình sử dụng tài sản (vốn) nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các loại tài sản thông qua kiểm soát trước các nghiệp vụ bên NỢ
và bên CÓ qua đó góp phần củng cố ,tăng cường chế độ hạch toán kế toán
• Phòng tín dụng
+ Thu thập thông tin và và phân tích đánh giá về thành viên xin vay,kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp của các tài liệu do thành viên cung cấp,phân tích tính khả thi, khả năng trả nợ của dự án,phương án vay vốn đối với khoản vay trung
hạn.Trường hợp khoản vay có bảo đảm bằng tài sản phải yêu cầu khách hàng thực hiện đúng thủ tục theo quy định.
+ Đề xuất cho vay hay không cho vay
+ Kiểm tra ,kiểm soát quá trình sử dụng vốn của khách hàng đến khi thu hồi dứt điểm khoản vay.
• Thủ quỹ
+ Mở các sổ quỹ ,sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền ,tài sản ,thẻ kho,các sổ sách cần thiết khác ;ghi chép và bảo quản các sổ sách ,giấy tờ đầy đủ ,rõ ràng,chính xác
+ Tổ chức sắp xếp tiền,tài sản trong kho tiền và nơi giao dịch gọn gàng khoa học theo đúng qui định,áp dụng các biện pháp chống ẩm mốc ,mối xông,chuột cắn ,bảo đảm vệ sinh kho tiền và quầy giao dịch.
+ Quản lý và giữ chìa khoá 1 ổ khoá thuộc cánh cửa của cửa kho bảo quản tài sản được giao.
+ Từ chối xuất nhập thu chi bất kỳ tài sản nào nếu không có lệnh ,chứng từ kế toán hợp pháp
+ Không cho nhập vào kho tiền những tài sản ,giấy tờ không được quy định bảo quản trong kho tiền
+ Không cho những người không có trách nhiệm ,không được lệnh vào nơi giao dịch và kho tiền do mình quản lý