CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty
TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh
2.4.1 Nhân tố khách quan
- Đặc điểm sản phẩm xây lắp có tác động rất lớn đến kiểm soát hoạt động xây dựng , chất lượng, tiến độ cơng việc, cũng như tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt. - Xây dựng là lĩnh vực sản xuất phức tạp do đó địi hỏi nguồn nhân lực có trình
độ chun mơn, có năng lực đáp ứng nhu cầu cho từng vị trí cơng việc.
2.4.2 Nhân tố chủ quan
- An Thịnh là cơng ty có quy mơ vừa và nhỏ, sự kiêm nhiệm là tất yếu, hiện tại công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức của các nhân viên. Với áp lực công việc và khả năng của con người, việc sai sót, quên, nhầm lẫn rất dễ xảy ra.
- Vì trở ngại về khoảng cách, khơng có sự kiểm tra thực tế thường xuyên của Giám đốc, việc giám sát, kiểm tra tại các cơng trình phụ thuộc hồn toàn vào các cá nhân quản lý tại cơng trình, việc thơng đồng có thể xảy ra.
- Các phòng ban làm việc độc lập, thiếu sự phối hợp, kiểm tra, giám sát lẫn nhau
- Trong công tác kiểm sốt chi phí, cơng ty chưa có sự quan tâm đúng mức đến việc phân tích chi phí và lập báo cáo quản trị.
Bảng 2.1 BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CÁC THÀNH PHẦN NHƯỢC ĐIỂM
1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
Hoạt động kiểm soát dựa vào Giám đốc và nhân viên giám sát kỹ thuật
Thiếu sự phối hợp, kiểm sốt lẫn nhau giữa các phịng ban
Thiếu bộ phận chức năng kiểm sốt nội bộ tại cơng trình
2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO Thiếu việc tham gia đánh giá rủi ro của nhân viên
3. THƠNG TIN TRUYỀN THƠNG
Dữ liệu thu thập cịn thiếu tính kịp thời
Lưu trữ hồ sơ thiếu tính thống nhất
Chưa khai thác hết chức năng của các phần mềm ứng dụng và tính năng của hệ thống mạng nội bộ
4. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
Thiếu thiết kế cụ thể quy trình mua và xuất NVL
Thiếu chứng từ đối chiếu giữa mua và nhập kho NVL
Chưa thực hiện phân tích chi phí cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình
5. GIÁM SÁT Khơng thường xun đánh giá chất lượng hệ thống kiểm
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Từ kết quả khảo sát thực tế tại công ty, nội dung Chương 2 đã phản ánh những nét đặc trưng nhất của hệ thống kiểm sốt nội bộ hiện hành. Có thể nói cơng ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ với những ưu, nhược điểm trong từng thành phần của hệ thống.
Trên cơ sở phát huy những ưu điểm, thuận lợi hiện có:
- Lãnh đạo và toàn thể nhân viên ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ
- Quy trình hoạt động đã được thiết lập và vận hành
- Khả năng ứng dụng cơng nghệ, chính sách đổi mới, và tính tn thủ của tồn thể nhân viên công ty.
Cùng với việc rút kết những nhược điểm trong từng thành phần hệ thống và nhận diện những nhân tố đe dọa đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ là cơ sở đưa ra các giải pháp hồn thiện hơn hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu công tác quản lý tại Công ty An Thịnh trong điều kiện hiện nay.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY- XÂY DỰNG AN THỊNH
3.1 Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên tắc và căn cứ xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản Xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh
- Trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp gặp khơng ít rủi ro khách quan và chủ quan đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu. Mỗi doanh nghiệp phải tìm những biện pháp đối phó với các rủi ro đó. Hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu là một công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu, ngăn ngừa, phát hiện gian lận,sai sót, giảm thiểu, ngăn ngừa các rủi ro .
- Mục tiêu của các doanh nghiệp là đạt được hiệu quả hoạt động với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này.
- Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên nền tảng của hệ thống sẵn có, phát huy nguồn lực hiện có, cần sự kết hợp giữa nhà quản lý và tòan thể nhân viên cùng hướng đến thực hiện các mục tiêu và nâng cao hiệu quả hoạt động
- Trên cơ sở nêu trên, kết hợp với việc tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ và cùng với việc đánh giá những ưu điểm -nhược điểm của hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty An Thịnh được trình bày ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành. Những giải pháp tập trung vào các vấn đề sau:
• Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
+ Thiết lập tổ chức có sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Bổ sung chính sách nhân sự
Hồn thiện thơng tin và truyền thơng
+ Bổ sung các biện pháp nhằm cải thiện hệ thống thông tin phản hồi giữa văn phịng và cơng trường
+ Tăng cường ứng dụng cơng nghệ vào hoạt động thơng tin, truyền thơng. • Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
+ Bổ sung các biện pháp tăng cường hoạt động đánh giá rủi ro • Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
+ Các giải pháp tăng cường kiểm sốt quy trình xây dựng cơng trình • Thực hiện giám sát, thẩm định chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ + Định kỳ thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Lập báo cáo đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Sản xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thiết lập lại cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm hợp lý
- Để việc thi cơng một cơng trình được diễn tiến thuận lợi và đạt hiệu quả cao cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban trong cơng ty. Khi cơng ty trúng thầu, phịng kỹ thuật thiết kế, lập bản vẽ kỹ thuật, lập dự tốn chi phí cơng trình, giám đốc có kế hoạch bố trí nhân viên ban quản lý cơng trình. Khi cơng trình đi vào thi cơng để nâng cao hiệu quả thi cơng, các phịng ban nên có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Cụ thể là sự phối hợp giữa phịng kỹ thuật, phịng kế tốn và ban quản lý cơng trình. Các phịng ban nên trao đổi thông tin cho nhau và tổ chức các cuộc họp thảo luận trong q trình thi cơng,với vai trị của các phịng ban:
+ Phịng kỹ thuật có trách nhiệm cung cấp các thơng tin ban đầu về cơng trình: Bảng phân tích đơn giá, dự tốn chi phí cơng trình; kết hợp các phịng ban khác trong việc phân tích chi phí cơng trình,phân tích chênh lệch chi phí.
+ Phịng kế toán tiếp nhận dữ liệu, cung cấp thông tin liên quan từng cơng trình; kiểm tra, đối chiếu các chi phí phát sinh, thực hiện việc phân tích chi phí các cơng trình để có những hành động phù hợp với những vấn đề phát sinh.
+ Ban quản lý cơng trình cung cấp nguồn dữ liệu thực tế phát sinh từ cơng trình; có trách nhiệm thực thi các kết quả trong phân tích và quan sát, báo cáo việc thực hiện các biện pháp đề ra.
+ Giám đốc là người đưa ra các quyết định và đánh giá hệ thống. - Xây dựng tổ kiểm sốt cơng trình để kiểm tra hoạt động xây lắp :
+ Tổ kiểm sốt cơng trình được lập dựa vào nguồn nhân lực có sẵn khơng phải tuyển dụng thêm, bao gồm: đại diện tổ bảo vệ, đại diện kho, đại diện đội trưởng/tổ trưởng đội thi cơng, giám sát kỹ thuật cơng trình, và giám sát của chủ đầu tư.
+ Tổ kiểm sốt cơng trình thực hiện chức năng:
Lập kế hoạch chi phí xây lắp phát sinh trong ngắn hạn các cơng trình, thường xuyên báo cáo nhu cầu NVL cho giám đốc.
Giám sát hoạt động các đội thi công, báo cáo tiến độ thi cơng cơng trình Thực hiện kiểm kê tài sản cơng trình đột xuất
Phân tích tình hình sử dụng vật tư, nhân cơng tại cơng trình
Cùng tham gia với các phịng ban khác trong phân tích chi phí xây lắp, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động xây lắp
Chính sách nhân sự
- Việc đánh giá nhân sự cần lập thành văn bản, đồng thời cần có mục tự đánh giá và ý kiến của nhân viên.
- Cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ như hổ trợ kinh phí, thời gian học tập, chính sách lương, khen thưởng cho những cá nhân có thành tích tốt.
- Khuyến khích nhân viên quản lý (Đội trưởng, tổ trưởng các tổ đội thi công) đào tạo, huấn luyện đội ngũ công nhân giỏi tay nghề,chuyên môn liên quan làm đội ngũ nồng cốt, nhằm đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực thi cơng.
Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty
- Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty trong đó mọi người cùng chia sẻ, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm lẫn nhau, không ngừng nâng cao kiến thức, giúp mỗi cá nhân hồn thành tốt cơng việc được giao, hoàn thiện năng lực và phẩm chất bản thân. Giám đốc luôn là tấm gương tốt nhất cho đội ngũ nhân viên.
3.2.2 Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
- Cần thường xuyên đánh giá khả năng và những hạn chế hiện tại trong việc đề ra những mục tiêu cụ thể thực hiện những mục tiêu chung của Công ty thông qua việc trao đổi giữa giám đốc và nhân viên các phịng ban.
- Ln hướng đến xây dựng những mối quan hệ tốt với tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân giao dịch với công ty nhằm tạo những cơ hội, khả năng giải quyết các tình huống rủi ro xảy ra.
- Tuyên truyền, và có các chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích rủi ro: biện pháp trả lương chức vụ trong tiền lương khuyến khích cá nhân có ý thức trách nhiệm trong công việc; Quy định việc tự đánh giá, kiểm điểm công việ định kỳ; …
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.2.3.1 Hồn thiện quy trình nhập xuất ngun vật liệu
- Cần có sự kết hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc mua nguyên vật liệu. Kế toán vật tư, ban quản lý cơng trường có thể hổ trợ, tham vấn cho Giám đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp và thời điểm nhập vật tư.
- Sử dụng đơn đặt hàng điện tử, ứng dụng chức năng hộp thư điện tử gửi đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng (kho tại các công trường) làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu hàng nhập tại công trường.
- Tách rời phiếu nhập kho và xuất kho. Lập phiếu xuất kho trong đó nội dung nêu rõ cấp cho đội nào, ai có trách nhiệm quản lý sử dụng vật tư đó và có sự xét duyệt của giám sát cơng trình.
SƠ ĐỒ 3.3 QUY TRÌNH XUẤT VẬT TƯ
BẢNG 3.1 MẪU PHIẾU XUẤT KHO
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.. tháng... năm...
Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho:
TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất Ghi chú ...
Người nhận Đội trưởng Thủ kho GS cơng trình
3.2.3.2. Kiểm sốt chung về chi phí
-Cơng ty cần quy định hạn chế tối đa các khoản chi khơng có chứng từ hợp lệ thông qua việc kiểm tra chặt chẻ chứng từ thanh toán và việc xét duyệt chi của giám đốc, trưởng các bộ phận.
-Đối với kiểm sốt chi phí xây lắp, Cơng ty mới chỉ thực hiện kiểm soát vật chất và kiểm soát xử lý thơng tin, các chi phí mới chỉ được theo dõi về mặt số liệu trên sổ sách báo cáo, chưa đi vào so sánh thực tế với dự tốn cũng như phân tích các ngun nhân và tìm biện pháp quản lý thích hợp hơn. Để thực hiện các giai đoạn sau của quá trình kiểm sốt cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như việc quản lý ở cơng trình.
+ Cơng việc lập dự tốn chi phí do phịng kỹ thuật lập trong Bảng tổng hợp dự tốn thơng qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng như khảo sát tình hình thực tế
+ Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự tốn Phịng kế tốn phải so sánh, phân tích tìm ngun nhân của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các cơng trình thi cơng tiếp theo.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và tính hiệu quả của phân tích đối với hoạt động kiểm sốt nên khơng phải tất cả các biến động chi phí đều phải được kiểm sốt..Thơng thường, các biến động có giá trị lớn (về cả số tương đối và số tuyệt đối) và biến động mà tổ chức có khả năng kiểm sốt là những biến động cần phân tích và xác định ngun nhân
BẢNG
3.2 BẢNG PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ
Cơng trình ...
TT Khoản mục chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
I Chi phí trực tiếp
1 Chi phí nguyên vật liệu 2 Chi phí nhân cơng
II Chi phí sử dụng máy thi cơng II Chi phí sản xuất chung
Tổng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
3.2.3.3 Hồn thiện kiểm sốt các khoản mục chi phí
- Đây là q trình kiểm sốt chi phí xây lắp thơng qua cơng cụ phân tích biến động chi phí,sử dụng phương pháp thay thế liên hồn để tìm nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, từ đó xác định ngun nhân, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có liên quan
a/ Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu trong xây lắp thường chiếm một tỷ lệ lớn và đóng vai trị quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Việc kiểm sốt tốt chi phí này sẽ tạo nên chất lượng cơng trình đảm bảo cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm.
-Để thực hiện phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trước hết cần: phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục cơng trình,cơng trình; lập bảng tổng hợp biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
BẢNG 3.3 BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾPCơng trình ... Cơng trình ... TT Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự tốn (1) Thực tế (2) Giá trị (3)=(2)-(1) Tỷ lệ% (4)=(2)/(1) 1
- Thực hiện việc phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá mức biến động giữa thực tế với dự tốn, phương pháp thay thế liên hồn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố.
• Chỉ tiêu phân tích Tổng chi phí NVL = trực tiếp Khối lượng công tác xây X lắp Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị X khối lượng xây lắp
Đơn giá NVL xuất dùng
Ký hiệu: Cv = ∑Q m P (3.1)
** Do chi phí NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng xây lắp nên khi tiến hành phân tích thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế.
+ Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán: Cvk = ∑Q1 mk Pk + Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế: Cv1 =∑ Q1 m1 P1 + Đối tượng phân tích: Δ Cv = Cv1 - Cvk